金碟財務軟件手冊――憑證審核

1、金碟財務軟件手冊憑證審核憑證審核從 4-1界面中, 您可以清晰地看出憑證處理的主要業(yè)務流程。 當您輸入記賬憑證 后, 就需要相關人員對這些憑證進行審核。 在這里請您注意的是制單人與審核人 不能為同一操作員,否則系統(tǒng)拒絕審核簽章。憑證一旦進行了審核, 就不允許對其進行修改和刪除, 用戶必須進行反審核操作 后才能對憑證進行修改和刪除。對輸入的憑證進行審核,有單張審核和成批審核兩種方式:一、案例說明案例:繼續(xù)第一節(jié)的案例, 我們對剛才錄入的“銀 -3”號憑證進行審核和反審核。 操作流程:1、通過“文件”菜單下的“更換操作員”功能切換系統(tǒng)操作員。如:更換操作 員為“董為民”。2、單擊賬務處理模塊的 &

2、lt;憑證審核 >功能,系統(tǒng)進入憑證序時簿界面,將光標定 位于“銀 -3”號憑證, 單擊菜單欄中的“審核”按鈕, 系統(tǒng)進入憑證界面, 單擊 菜單欄上的“審核”按鈕, 憑證下方的審核人即打上“董為民”的名字, 表示這 張憑證被審核。3、審核后,當再次點擊“審核”按鈕,審核人的名字將會去掉,表示這張憑證 被反審核。圖 4-16二、單張審核用鼠標點擊圖 4-1中的憑證審核, 系統(tǒng)會彈出菜單, 您選擇其中的單張審核, 即 進入憑證的單張審核狀態(tài)。 系統(tǒng)進入記賬憑證窗口, 在此窗口中您可以對記賬憑 證審核。 此窗口中的項目不能修改, 只能查看。 查看完畢后可以對此張憑證審核 并簽章, 按下按鈕或“

3、F3”即表示審核通過, 并在審核人處進行了簽章, 您可以 利用記錄移動器對多張憑證進行審核。如果記賬憑證已經(jīng)過審核, 則在按下按鈕后會消除原審核簽章, 該憑證即變?yōu)槲?經(jīng)審核狀態(tài)。要修改已審核過的記賬憑證時,必須先銷章,然后才能修改。三、成批審核金蝶 KIS 標準版提供了成批審核、 成批銷章功能, 以便減少由于因單個憑證審核 或沖銷時花費您許多時間。 用鼠標點擊圖 4-1中的憑證審核, 系統(tǒng)首先需要您過 濾出您所需要審核的憑證,在會計分錄序時簿文件菜單,單擊成批審核或 Ctrl+H時,系統(tǒng)彈出對話框:“批量審核序時簿中的憑證嗎?”如單擊“是” 后,系統(tǒng)隨即出示一份審核報告,如圖 4-17所示。

4、成批銷章的具體操作類似成 批審核。圖 4-17憑證檢查憑證檢查是系統(tǒng)進行針對輸入憑證的合理、 合法性檢查的簡稱。 其檢查范圍及標 準有:A. 是否按照賬套選項設定的條件。 B. 是否遵循基本的憑證輸入原則, 如借 貸不平衡等。 C. 用戶自行設定的檢查條件。 D. 憑證字所許可的會計科目范圍等等。在會計憑證輸入完成后, 您隨時可以檢查憑證, 單擊 <憑證檢查 >按鈕即可彈出如 圖 4-18所示的憑證檢查條件輸入窗口,可以輸入相應的條件,檢查當前期間的 憑證,并顯示圖 4-19示的檢查結果。圖 4-18圖 4-191. 日期范圍:當前期間的開始日期和結束日期。2. 憑證字:確定要檢查

5、屬于哪一種憑證字的憑證, 系統(tǒng)在此默認全部憑證字, 但 您可以用下拉按鈕根據(jù)需要進行選擇。3. 憑證號:確定要檢查憑證號的范圍, 當憑證字為非全部憑證字, 如“現(xiàn)付”的 情況下,您才可以輸入憑證號的范圍,否則系統(tǒng)默認為灰色不可選。4. 制單人:憑證的制作人,系統(tǒng)默認空白表示全部制單人。5. 包括已過賬憑證:當選擇此選項時, 表示包括當前期間已過賬的憑證, 系統(tǒng)默 認為未過賬憑證。憑證過賬憑證過賬就是系統(tǒng)將已錄入的記賬憑證根據(jù)其會計科目登記到相關的明細賬簿 中的過程。 經(jīng)過過賬的憑證以后將不再允許修改, 只能采取補充憑證或紅字沖銷 憑證的方式進行更正。 因此, 在過賬前應該對記賬憑證的內(nèi)容仔細審

6、核, 系統(tǒng)只 能檢驗記賬憑證中的數(shù)據(jù)關系錯誤, 而無法檢查業(yè)務邏輯關系。 這其中的內(nèi)容只 能由會計人員自已檢查。注意事項:為了方便用戶對已經(jīng)過賬憑證的修改,系統(tǒng)提供了反過賬的功能 (Ctrl+F11,進行反過賬、反審核的憑證就可以進行修改和刪除了。系統(tǒng)在過賬時, 會根據(jù)您在賬套選項中是否選定了“過賬前憑證必須經(jīng)過審核” 選項對憑證審核進行控制, 如果選擇了“過賬前憑證必須經(jīng)過審核”選項, 則在 過賬時, 系統(tǒng)會檢查記賬憑證是否經(jīng)過審核。 否則, 系統(tǒng)不對憑證是否經(jīng)過審核 進行檢查,直接過賬。盡管金蝶 KIS 標準版在錄入會計憑證時已經(jīng)進行了較嚴格的檢查工作。 但在憑證 過賬時,系統(tǒng)還要進行更進

7、一步的嚴格檢查,以防止賬務數(shù)據(jù)產(chǎn)生錯誤。憑證過賬是一項十分簡單的操作, 您可以在過賬向導的帶領下, 輕松的完成過賬 操作,過賬可分為以下幾個步驟進行:第一步、在賬務處理窗口中單擊憑證過賬按鈕,系統(tǒng)進入提示信息窗口,如 圖 4-17所示。在窗口中,系統(tǒng)會提示您在憑證過賬之前需要完成的準備工作, 如果您還沒有準備好, 您可以改變主意, 按下 取消 按鈕, 停止過賬。 按下 前 進按鈕,系統(tǒng)就帶您進入到了憑證過賬的第二個操作步驟,如圖 4-20所示。圖 4-20第二步、 對憑證號連續(xù)性處理的選擇。 系統(tǒng)在這里為了給用戶靈活的操作提供方 便, 未對憑證號的連續(xù)性做嚴格的限制, 而把控制權交給了用戶自已

8、。 在這里您 可以針對您對憑證號連續(xù)性的要求的高低來進行選擇,如圖 4-21所示。圖 4-21金蝶 KIS 標準版為了方便您在賬務處理過程中由于某種特殊需要, 或業(yè)務員只處 理自己的所轄范圍的業(yè)務, 系統(tǒng)提供部分過賬功能, 這樣一來對其他業(yè)務員的業(yè) 務處理可能帶來許多便利的地方。您如果不選取“部分憑證過賬”選項, 則系統(tǒng)和原版本功能一樣, 否則, 當選取 “部分憑證過賬”選項時, 系統(tǒng)即時彈出一憑證需過賬的過濾條件, 此時輸入相 應的過濾條件并確認之后, 系統(tǒng)將對滿足過濾條件的憑證進行過賬。 在選擇完之 后,按前進按鈕,就進入了第三步操作過程。第三步、完成過賬進入到圖 4-22所示窗口后,系統(tǒng)

9、就要開始對憑證過賬了,在過賬之前系統(tǒng)最后 給您一個機會, 確定是否要進行過賬處理。 如果此時您想改變主意還來得及, 只 要按下取消按鈕即可放棄憑證過賬。按下完成按鈕系統(tǒng)就開始過賬,并 顯示出過賬進度。圖 4-22憑證過賬過程中不只是對記賬憑證過賬, 還要對固定資產(chǎn)變動資料進行過賬, 一 旦過賬完成,則這些固定資產(chǎn)資料就不能再進行修改了。在過賬過程中, 系統(tǒng)要對所有的記賬憑證及業(yè)務資料的數(shù)據(jù)關系進行檢查, 一旦 發(fā)現(xiàn)錯誤, 系統(tǒng)會給出錯誤提示信息, 并中止過賬。 在修正完錯誤之后重新過賬。 過賬完畢之后,系統(tǒng)進入第四步操作。第四步、顯示過賬憑證信息圖 4-23在這個步驟中, 系統(tǒng)將本次所過賬的表

10、內(nèi)科目和表外科目憑證及各種業(yè)務資料的 數(shù)量、 金額等項內(nèi)容顯示在窗口中, 為您提供過賬信息。 您在看完過賬信息之后, 可以接下完成按鈕,結束本次過賬操作。憑證查詢憑證查詢功能提供了十分豐富的憑證處理功能,在單擊憑證查詢后,系統(tǒng)彈 出憑證過濾窗口如圖 4-24所示,下面進一步詳細說明憑證查詢功能。圖 4-24一、過濾條件其操作方法分別在內(nèi)容、 比較、 比較值列選擇或填值, 接著可繼續(xù) 輸入類似條件, 并且在最左邊選項窗口選擇且或或, 同時您還可以選擇 “已過賬”、 “未過賬”和“全部”三選項中之一, “審核”、 “已審核”和“全 部”三選項中之一;最后單擊 <確定 >系統(tǒng)進入“會計分

11、錄序時簿”窗口,如圖 4-25所示,您可以增加、修改、審核、查看、刪除和憑證打印,也可以查找或 復制記賬憑證。圖 4-25二、瀏覽會計分錄序時簿會計分錄序時簿是經(jīng)過憑證篩選后生成的, 序時簿中憑證默認為不排序, 按錄入 的順序排列。三、打印序時簿在會計憑證查詢處理中, 系統(tǒng)提供了分錄序時簿打印輸出功能, 可以按照您所選 定的會計期間將序時簿打印出來。在文件菜單選擇“打印”或在工具條中單擊 “打印”按鈕,即可打印輸出序時簿。四、打印預覽單擊打印預覽按鈕,可以按照打印樣式在屏幕上顯示序時簿。五、打印憑證在會計分錄序時簿窗口中, 可以將序時簿中的憑證, 按照記賬憑證的格式順序打 印出來。在文件菜單中

12、選擇“打印憑證”或單擊工具欄中的按鈕, 系統(tǒng)會出現(xiàn)打印記賬憑 證窗口,如下圖所示:圖 4-26打印預覽:屏幕上預覽打印出的憑證樣式。打印:將憑證篩選后的全部記賬憑證送打印機.打印設置:如果選擇套打憑證,系統(tǒng)將彈出 4-23后,選擇單據(jù)類型、對應 套打設置,同時還可“維護 /引出”、“引入”。如果沒有選擇套打憑證,單擊 <打印設置 >后,系統(tǒng)將彈出如圖 4-5窗體。圖 4-27取消:取消打印記賬憑證處理,返回到序時簿窗口。在憑證打印設置功能 (見圖 4-5 里,用戶除了可設置打印尺寸外,還可通過“常 規(guī)設置”標簽頁來設置憑證里面的分錄按指定匯總到哪個科目級次和按核算項 目匯總,如果選

13、擇憑證匯總的科目級次為非明細級,則憑證打印預覽及打印時, 自動累加一張憑證中同科目的記錄。然后再打印,及決定是否打印外幣、數(shù)量。如果用戶決定在憑證輸入和打印時, 要顯示帶多核算項目的科目的全名, 也需要 在“多核算”設置界面里進行有關設置,如下圖所示:圖 4-28當一個會計科目帶多個核算項目時, 在會計科目名稱后各個核算項目名稱的不同 排列順序可能有著不同的業(yè)務含意, 所以用戶必須根據(jù)實際為系統(tǒng)指定一個恰當 的多核算項目名稱排列顯示順序。為了簡便,系統(tǒng)用數(shù)字 1來代表往來單位核算項目類別, 2代表部門, 3代表職 員, 4代表用戶自定義的核算項目。上述數(shù)字所組成的字符串中, 每個數(shù)字的相對位置

14、順序則代表了相應類別核算項 目在一個科目全名中的位置順序。舉例:要求帶多核算科目在名稱中反映:不同部門各業(yè)務人員 (職員 的往來單位及該業(yè) 務員所銷售的產(chǎn)品 (自定義核算項目 。即:科目全名 = 科目名 -部門 -職員 -往來單位 -自定義核算項目則需定義的相應多核算項目名稱排列順序:2314所定義的多核算項目名稱排列順序是針對所有帶多核算項目的科目的。 如果一個 科目并不帶有名稱排列順序串中定義的核算項目類別,則在顯示該科目全名時, 所定義的核算項目位置為空,即不影響全名顯示。對于中國廣東深圳地區(qū)的用戶, 如果要使用深圳地區(qū)的標準格式來打印憑證, 同 樣可在序時簿或憑證錄入菜單中的“打印憑證

15、 |打印設置”功能里設置。通過里 面的地區(qū)設置標簽頁, 可以設置是否使用深圳地區(qū)標準格式憑證, 也可以分別設置此類憑證特有元素的字體 (設置通用憑證元素的字體功能在序時簿的查看菜單 里 ,并且在打印“深圳地區(qū)標準格式憑證”時,總賬科目(一級科目、明細 科目及核算項目分開顯示,不再重復顯示。六、查找記賬憑證系統(tǒng)提供了完善的查找功能, 選擇編輯菜單的查找選項, 或單擊工具條中的 按鈕,系統(tǒng)彈出如圖 4-29所示的記賬憑證查找窗口。內(nèi)容:在此處選擇要按什么項目內(nèi)容去查找。 系統(tǒng)提供了日期、 憑證字、 憑證號、 摘要、 會計科目、幣別、原幣金額、匯率、數(shù)量、單價、業(yè)務編號、結算方式、結算碼、 借方金額

16、、貸方金額等項目內(nèi)容。比較關系:選擇項目內(nèi)容按照什么比較關系與比較值進行比較。系統(tǒng)提供了等于、不等于、 大于、大于或等于、小于或等于、包含、不包含、為空值、不為空值等幾項比較 關系。比較值:輸入要查找憑證中比較項目條件滿足的數(shù)值。 憑證查詢功能還提供了各項條件的 綜合查詢, 在多項條件之間提供了“且”與“或”的邏輯運算。 如圖 4-29所示。圖 4-29例如:我們要查找借方金額大于 25000或會計期間等于 3,并且?guī)艅e為 RMB 的憑 證。 即可按如上圖所示的方式設定條件, 條件設定完畢之后, 單擊 確定 按鈕, 系統(tǒng)即開始在當前序時簿中查找滿足條件的憑證。如果查不到,系統(tǒng)提示:“是否要從頭

17、開始查找”,如選擇是則系統(tǒng)會從頭 開始查找到當前記錄,選擇否則停止查找,查找到滿足條件的憑證之后,系 統(tǒng)會將光標定位于滿足條件的憑證上供您查看, 要查下一條滿足條件的憑證, 可 按F 3鍵,系統(tǒng)會繼續(xù)查找。七、憑證整理憑證查詢界面“編輯”菜單下 <憑證整理 >功能, 可以將憑證號碼重新排列, 解決 憑證斷號的問題。如選擇“按憑證日期重排憑證號”的選項, 可按憑證日期重排憑證號, 否則按原 來的憑證順序。憑證整理只對可修改狀態(tài)憑證進行整理, 對已審核、 已過賬憑證、 已結賬期間的 憑證不起作用。八、新增憑證如果您需要在查看憑證序時簿時新增記賬憑證,您不必退回到憑證錄入中新增。 您只需

18、在文件菜單中選擇“新增”選項, 或單擊工具條中的按鈕即可, 其操作過 程與憑證錄入中的操作過程一致。 只有當會計分錄序時簿所選的會計期間為“未 過賬”或“全部”時,此時新增的會計分錄方可顯示。九、修改憑證在憑證查詢功能中, 對憑證過濾器選擇“未過賬”進入會計序時簿后, 您可以修 改已錄入的未過賬憑證。 將光帶定位于要修改的憑證中, 在文件菜單中選擇“修 改”選項或單擊工具條中相應的按鈕。 在未過賬的憑證中也可以將鼠標移到要修 改的憑證上,然后雙擊鼠標左鍵。系統(tǒng)會顯示記賬憑證修改窗口,如下圖所示。 您可以在此窗口中對記賬憑證進行修改, 其操作方法與憑證錄入相似, 請參閱憑 證錄入一節(jié)。圖 4-3

19、0如果要修改的記賬憑證已經(jīng)過審核, 系統(tǒng)會彈出對話框, 提醒您憑證已經(jīng)過審核, 問您是否要查看此憑證。選擇“是”則進入記賬憑證窗口, 此憑證只能進行查看, 不能修改, 只有未審核 且未過賬的憑證才允許修改。在憑證修改窗口中系統(tǒng)提供了一些快捷處理功能, 以便于用戶使用。 在修改憑證 時,您可以利用工具條中的按鈕進行快速定位和查找憑證。十、刪除憑證憑證的刪除, 只能是未過賬和未審核的憑證, 對審核或已經(jīng)過賬的憑證是不能刪 除的, 系統(tǒng)將會提示, 如果確要刪除已過賬或已審核之憑證, 需反過賬或銷章處 理。 刪除不需要的憑證, 將光帶定位于要刪除的憑證上, 選擇編輯菜單中的“刪 除”功能項或單擊工具條

20、中相應的按鈕,系統(tǒng)會提示您是否確認刪除該張憑證。確實要刪除時單擊是,不要刪除時單擊否。如果刪除的憑證是本類憑證 的最后一張, 則系統(tǒng)會直接將它從序時簿中完全刪除。 否則, 系統(tǒng)只對該憑證加 注“作廢”標記“X”,并不真正刪除。要想真正刪除該張記賬憑證,可選中已 作廢的憑證再次執(zhí)行刪除功能,系統(tǒng)會提示是否要真正刪除該張憑證。確定后, 系統(tǒng)將該憑證永久刪除。十一、作廢憑證可恢復在憑證會計分錄序時簿中, 可以使用編輯菜單中的 恢復已刪除憑證 選項對分 錄有作廢標志“X”的憑證進行恢復。十二、憑證審核請參見第二節(jié):憑證審核十三、會計序時簿引出金蝶 KIS 標準版為了更方便地滿足您的特殊要求, 系統(tǒng)可以

21、將會計序時簿以不同 的文件形式引出, 使用您較為了解的應用軟件編輯加工整理, 甚至還可將引出的 文件作為二次開發(fā)的數(shù)據(jù)來源等。引出的文件格式如圖 4-31所示。圖 4-31預警查詢一、案例說明:首先我們先通過一個案例來了解一下如何使用預警功能:案例:當上海一百公司的應收賬款在第三期借方發(fā)生額超過 10000元時, 進行預 警。1、 在會計之家主界面點擊“工具”菜單下的 <科目預警設置 >, 首先對科目的預警范圍進行設置。圖 4-322、 在“科目預警設置”窗口點擊“增加”按鈕,并設置“應 收賬款上海一百”借方發(fā)生額在 0 10000不預警(即大于 10000就報警, 如圖:圖 4-

22、333、 設置完預警條件后, 進行憑證錄入, 在憑證錄入界面的“編 輯”菜單下選擇“啟用科目預警” (如果不選擇該選項, 系統(tǒng)不會按照預警條件 進行報警4、 下面我們錄入一張憑證,“應收賬款上海一百”借方發(fā) 生額為 15000,系統(tǒng)出現(xiàn)如圖提示:圖 4-345、 科目預警只是一種提示,因此是否保存這張憑證由用戶自 己決定, 系統(tǒng)不會強制用戶不能繼續(xù)錄入和保存。 只要點擊確定后, 用戶可以繼 續(xù)錄入或放棄錄入。在設置了科目預警后, 您可以隨時通過“預警查詢”功能對科目的預警情況進行 查詢。下面我們來詳細介紹一下預警查詢的功能。二、功能介紹:在單擊預警查詢后,系統(tǒng)彈出預警查詢過濾窗口如圖所示:圖

23、4-35²科目:選擇預警查詢的會計科目, 可以直接輸入會計科目的代碼, 或用科目窗口邊的獲 取按鈕從會計科目代碼表中獲取科目代碼。²核算項目:選擇科目下掛的核算項目代碼,系統(tǒng)將顯示該科目下設的核算項目的預警數(shù)據(jù)。 ²幣別:在這個選項中可以選擇不同幣別輸出科目預警和實際數(shù)據(jù)， 系統(tǒng)提供了本位幣和 外幣等幣別選項。 ² 會計期間： 選擇要查詢哪個會計期間的科目預警和實際數(shù)據(jù)，只能為一個期間。 查詢條件輸入完畢后，單擊確定按鈕，系統(tǒng)即按所設定的條件顯示科目預警 數(shù)據(jù)。系統(tǒng)會進入下圖所示科目預警查詢窗口。 圖 4-36 自動轉賬 自動轉賬功能用于自動生成可按比例

24、轉出指定科目的“發(fā)生額”、“余額”、 “最新發(fā)生額”、“最新余額”等項數(shù)值的會計業(yè)務。 一、案例說明： 案例：根據(jù)本期應付工資的 14%計提福利費，并把計提的福利費轉入到“管理費 用福利費”科目中。 1、 在“賬務處理”模塊點擊自動轉賬，出現(xiàn)下圖窗口： 圖 4-37 2、 點擊增加按鈕，出現(xiàn)自動轉賬憑證設置窗口。 3、 自動轉賬名稱：我們輸入“計提福利費用” 4、 轉賬期間：系統(tǒng)自動為 1-12，表示每個期間都可以按照此設置進行自動轉 賬，您也可以進行修改。 5、 憑證字：用戶進行選擇，我們選擇為“轉”。 6、 摘要：同憑證輸入方式相同，F(xiàn)7 選擇或手工輸入，我們手工輸入“計提福 利費用” 7

25、、 會計科目：同憑證輸入方式相同，F(xiàn)7 選擇或手工輸入，由于是把計提的福 利費轉入到“管理費用福利費”科目中， 因此借方科目輸入“管理費用福利 費”，轉賬方式為“轉入”；貸方科目輸入“應付福利費福利費計提”，轉賬 方式為“按公式轉出”， 公式可通過公式向導進行設置，設為取應付工資貸方金 額的 14% 8、 保存：輸入完畢后，我們點擊保存按鈕即可。下圖為我們輸入好的自 動轉賬憑證。 圖 4-38 9、 生成憑證：保存后我們回到生成自動轉賬憑證的界面，鼠標雙擊選中需要 生成憑證的自動轉賬憑證格式，點擊生成憑證按鈕，系統(tǒng)就按照定義的格式 生成相應的憑證，如下圖： 圖 4-39 下面我們詳細介紹一下自

26、動轉賬的功能。 二、設置自動轉賬格式 在賬務處理窗口中， 單擊 自動轉賬 按鈕， 系統(tǒng)即彈出自動轉賬憑證設置窗口。 在此窗口中，您可以增加、刪除、修改自動轉賬憑證的憑證格式?？梢陨芍付?格式的記賬憑證，也可以生成全部設定格式的自動轉賬憑證。 （一）增加 在圖 4-1 賬務處理主窗口單擊自動轉賬，系統(tǒng)彈出如下圖所示的自動轉賬憑 證設置窗口。 圖 4-40 單擊增加按鈕，進入如圖 4-41 所示的增加狀態(tài)： 圖 4-41 選擇憑證字，輸入摘要內(nèi)容、科目代碼、核算項目。在輸入科目和項目代碼時可 通過工具條中的查看按鈕或相應菜單來查看選擇代碼，用戶亦可自己輸入代碼。 通過設置在借方或貸方轉賬參數(shù)，確

27、定轉賬憑證中分錄的借貸方向。單擊借方或 貸方輸入框后，接著選擇轉賬方式。 圖 4-42 轉入：是否屬于轉入科目。 按比例轉出余額：按該科目余額的比例轉出。 按比例轉出發(fā)生額：按該科目的發(fā)生額的比例轉出。 按公式轉出：表示按本位幣金額公式轉出。 包含本期末過賬憑證：選擇“包含”和“不包含”二者之一。 轉出比例：將轉出內(nèi)容轉出的百分比。 本位幣金額公式： 該條分錄的科目必須為最明細科目，如明細科目下設了核算項 目，還必須輸入核算項目代碼，在輸入科目及核算項目后，還須錄入幣別。根據(jù) 科目是否下設外幣及數(shù)量，可以錄入原幣取數(shù)公式、本位幣取數(shù)公式、數(shù)量取數(shù) 公式。 公式設置可以按 F7 或點按工具條中“獲取”按鈕進入