商務(wù)差旅活動

1、商務(wù)差旅活動商務(wù)差旅活動 一般商務(wù)差旅前秘書應(yīng)做的準(zhǔn)備工作一般商務(wù)差旅前秘書應(yīng)做的準(zhǔn)備工作需要了解的情況 上司商務(wù)旅行的目的、地點、時間、同行人員、商務(wù)活動參與者應(yīng)該做的準(zhǔn)備工作一、準(zhǔn)備旅行計劃二、制定約會計劃三、為商務(wù)洽談搜集資料，建立旅館-旅行資料庫四、預(yù)訂車票、船票、機(jī)票五、解決行李問題六、安排差旅費七、選取、購置旅行用品 1.日期 2.時間 3.地點 4.交通工具 5.具體事項 6.備注日期 啟程到返回中涉及所有事項的日期時間 出發(fā)返回時間，各項工作或活動時間，就餐休閑時間地點 目的地、開展工作或相關(guān)活動地點、住宿地點交通工具（考慮目的地、費用、個人喜好等因素）（考慮目的地、費用、個人

2、喜好等因素） 一是指出發(fā)、返回的交通工具；一是指出發(fā)、返回的交通工具； 二是指商務(wù)活動中使用的交通工具。二是指商務(wù)活動中使用的交通工具。具體事項 包括兩個方面： 一是商務(wù)活動； 二是私人事務(wù)活動備注 需要提醒上司注意的事項旅行日程表旅行日程表 總經(jīng)理行程安排總經(jīng)理行程安排 上海上海北京北京 20082008年年5 5月月1313日日5 5月月1515日日5 5月月1313日日 星期二星期二 上午上午 7:00 7:00 赴虹橋機(jī)場（公司派車送達(dá)）。赴虹橋機(jī)場（公司派車送達(dá)）。 8:40 8:40 乘乘Mu5143Mu5143次班機(jī)離滬赴北京。次班機(jī)離滬赴北京。 10:20 10:20 抵達(dá)北京

3、（抵達(dá)北京（接機(jī)）接機(jī)） 11:00 11:00 住住賓館賓館606606房間（已預(yù)先定房）。房間（已預(yù)先定房）。 12:00 12:00 與與總經(jīng)理共進(jìn)午餐（在賓館）?？偨?jīng)理共進(jìn)午餐（在賓館）。 下午下午 14:30 14:30 與與總經(jīng)理在公司會議室洽談（需用的總經(jīng)理在公司會議室洽談（需用的1 1、2 2、3 3號文件在您的公文包中）。號文件在您的公文包中）。 18:00 18:00 與與總經(jīng)理在公司共進(jìn)晚餐。總經(jīng)理在公司共進(jìn)晚餐。 5 5月月1414日日 星期三星期三 上午上午 9:30 9:30 赴赴公司與公司與董事長洽談（需用的董事長洽談（需用的4 4、5 5號文件在您的公文包中）。

4、號文件在您的公文包中）。 11:30 11:30 與與董事長共進(jìn)午餐（在該公司）。董事長共進(jìn)午餐（在該公司）。 下午下午 15:00 15:00 拜訪拜訪先生（由先生（由先生陪同，禮品先生陪同，禮品在您手提箱內(nèi)）。在您手提箱內(nèi)）。 18:00 18:00 在賓館用餐。在賓館用餐。 5 5月月1515日日 星期四星期四 上午上午 8:50 8:50 乘乘CA1501CA1501次班機(jī)離開北京（機(jī)票已次班機(jī)離開北京（機(jī)票已預(yù)定，由王秘書事先送交您）。預(yù)定，由王秘書事先送交您）。 10:25 10:25 抵達(dá)上海虹橋機(jī)場（抵達(dá)上海虹橋機(jī)場（接機(jī)）。接機(jī)）。 ( (行程結(jié)束）行程結(jié)束） 1、明確上司的

5、旅行意圖、目的的、旅行時間、到在目的后的商務(wù)活動計劃。 2、了解上司對交通工具及食宿的要求，熟悉公司對出差的有關(guān)規(guī)定 3、制定旅程表時，向相關(guān)部門索取旅行資料，了解當(dāng)?shù)亟煌üぞ哌\行情況，旅行路線、旅館環(huán)境情況，目的地的貨幣、外匯管理規(guī)則，經(jīng)商特點及有關(guān)護(hù)照、簽證、健康規(guī)定等常識 4、需要中轉(zhuǎn)時，盡量選擇銜接時間在24小時之間的班機(jī)，減少時間的浪費。 5、旅行計劃按時間編排，簡單明了，并留有余地 6、國際旅行時注意時差問題 7、建議多擬定幾個旅行方案，供領(lǐng)導(dǎo)選擇 8、復(fù)印多份：上司；上司家屬；辦公室存檔；秘書二、制定約會計劃二、制定約會計劃 約會計劃內(nèi)容：約會計劃內(nèi)容：（1 1）目的地（省、市名

6、，外國應(yīng)包含國家名）目的地（省、市名，外國應(yīng)包含國家名）（2 2）時間（日期、時間）時間（日期、時間）（3 3）對象（）對象（xxxx公司、約會者姓名、聯(lián)系方式公司、約會者姓名、聯(lián)系方式等）等）（4 4）其他（備注、需要特別提醒的事，如需）其他（備注、需要特別提醒的事，如需要帶要帶xxxx材料）。材料）。三、為商務(wù)洽談搜集資料，建立旅館三、為商務(wù)洽談搜集資料，建立旅館-旅行資料庫旅行資料庫（1）準(zhǔn)備各類相關(guān)文件（如：討論的問題有關(guān)的信件、備忘錄等）。（2）貯備旅行地點風(fēng)土人情及各種禮節(jié)方面的資料。（3）收集一些交通圖、時間表和飛機(jī)時刻表，旅館介紹的小冊子，旅行社的一些資料。四、預(yù)訂車票、船票、

7、機(jī)票 旅行社訂票 確認(rèn)相關(guān)信息 自己預(yù)定 訂票，取票，確認(rèn)相關(guān)信息五、解決行李問題 （行李分為托運行李、自理行李和隨身攜帶物品） （1 1）秘書人員幫助了解飛機(jī)可以免費攜帶行）秘書人員幫助了解飛機(jī)可以免費攜帶行李的重量和大?。赏ㄟ^航空公司的旅行手冊，李的重量和大?。赏ㄟ^航空公司的旅行手冊，或者通過旅行社代辦人員）?；蛘咄ㄟ^旅行社代辦人員）。 （2 2）隨身攜帶的行李：小提箱、公文包；從旁邊）隨身攜帶的行李：小提箱、公文包；從旁邊打開有兩格的公文包（衣服可放下面）打開有兩格的公文包（衣服可放下面） （3 3）準(zhǔn)備行李的識別標(biāo)簽（便于辨認(rèn)），但不能）準(zhǔn)備行李的識別標(biāo)簽（便于辨認(rèn)），但不能把上司

8、的姓名和地址寫在標(biāo)簽上。把上司的姓名和地址寫在標(biāo)簽上。六、安排差旅費 1、申請預(yù)支差旅費、申請預(yù)支差旅費 交通費、住宿費、餐費，其他的活動經(jīng)費 2、差旅費攜帶方式、差旅費攜帶方式 信用卡信用卡 個人支票個人支票 旅行支票 信用證個人支票 個人支票分為現(xiàn)金支票和轉(zhuǎn)賬支票兩種。個人支票分為現(xiàn)金支票和轉(zhuǎn)賬支票兩種?，F(xiàn)金支票，可用于支取現(xiàn)金，也可用于轉(zhuǎn)現(xiàn)金支票，可用于支取現(xiàn)金，也可用于轉(zhuǎn)賬。轉(zhuǎn)賬支票，只能用于轉(zhuǎn)賬，不能支取賬。轉(zhuǎn)賬支票，只能用于轉(zhuǎn)賬，不能支取現(xiàn)金?，F(xiàn)金。旅行支票 旅行支票是一種定額本票，其作用是專供旅客購買和支付旅途費用，旅行支票沒有指定的付款地點和銀行，一般也不受日期限制，能在全世界

9、通用，客戶可以隨時在國外的各大銀行、國際酒店、餐廳及其他消費場所兌換現(xiàn)金或直接使用，是國際旅行都常用的支付憑證之一。 信用證 信用證，是指開證銀行應(yīng)申請人的要求并按其指示向第三方開立的載有一定金額的，在一定的期限內(nèi)憑符合規(guī)定的單據(jù)付款的書面保證文件。七、選取、購置旅行用品 常用的旅行用品p184發(fā)揮旅行社的服務(wù)作用 （一）正確選擇旅行社 正規(guī)、有實力、能提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)、能長期合作的旅行社。（二）旅行社可提供的服務(wù) 1.票務(wù) 2.制定旅行計劃 3.安排食宿 4.提供信息 5.安排觀光出國商務(wù)旅行的準(zhǔn)備 一、出國手續(xù) 1、撰寫出國申請 2、辦理護(hù)照 3、辦理簽證 4、辦理國際預(yù)防接種證書（黃皮書）

10、5、辦理出境登記卡 6、訂購機(jī)票 7、辦理保險 二、出入境手續(xù) 1、邊防檢查 2、海關(guān)檢查 3、安全檢查 4、檢疫三、出行前的其他準(zhǔn)備工作 了解外匯信息，辦理兌換外幣 檢查相關(guān)證件 收集所到國的背景資料（文化、習(xí)俗、禮節(jié)等）辦理出國申請辦理出國申請一般包括：出國事由、出國團(tuán)組的人數(shù)，一般包括：出國事由、出國團(tuán)組的人數(shù)，出國路線（外國公司所在國名稱），出國出國路線（外國公司所在國名稱），出國日程安排日程安排 ( (出國時間、在國外活動時間、出國時間、在國外活動時間、地點、回國時間地點、回國時間) )等。等。 申請文書后面要附：出國人員名單申請文書后面要附：出國人員名單( (寫清出寫清出國人員姓名

11、、年齡、性別、職務(wù)、職稱國人員姓名、年齡、性別、職務(wù)、職稱) )以以及外國公司所發(fā)的邀請函及外國公司所發(fā)的邀請函( (副單副單) )。 辦理護(hù)照1.1.護(hù)照的種類：外交、公務(wù)和普通三種。護(hù)照的種類：外交、公務(wù)和普通三種。2.2.護(hù)照的辦理：護(hù)照的辦理： 在國內(nèi)，由外交部及其授權(quán)單位辦理；在國內(nèi)，由外交部及其授權(quán)單位辦理； 在國外，由我國駐外使、領(lǐng)館等負(fù)責(zé)辦理。在國外，由我國駐外使、領(lǐng)館等負(fù)責(zé)辦理。 第一，攜帶有關(guān)證件（任務(wù)批件、政審批件、第一，攜帶有關(guān)證件（任務(wù)批件、政審批件、邀請書）邀請書） 第二，認(rèn)真填寫有關(guān)卡片和申請表；第二，認(rèn)真填寫有關(guān)卡片和申請表； 第三，拿到護(hù)照后，再認(rèn)真檢查核對。

12、第三，拿到護(hù)照后，再認(rèn)真檢查核對。辦理簽證1.1.簽證的種類簽證的種類 簽證也分為外交、公務(wù)和普通三種（有入境、入簽證也分為外交、公務(wù)和普通三種（有入境、入出境、出入境、過境簽證、居留簽證）出境、出入境、過境簽證、居留簽證） 。2.2.簽證的辦理簽證的辦理 因公出國的人員簽證：通常由外交部或中國旅行因公出國的人員簽證：通常由外交部或中國旅行社代辦處，向有關(guān)國家駐華使館（或駐華總領(lǐng)館）社代辦處，向有關(guān)國家駐華使館（或駐華總領(lǐng)館）申辦；申辦；緊急時，也可向我有關(guān)駐外使、領(lǐng)館發(fā)報，請其緊急時，也可向我有關(guān)駐外使、領(lǐng)館發(fā)報，請其向駐在國申請，抵達(dá)時由機(jī)場移民局發(fā)給；向駐在國申請，抵達(dá)時由機(jī)場移民局發(fā)給

13、；因私：一般可通過中國旅行社簽證代辦處辦理。因私：一般可通過中國旅行社簽證代辦處辦理。 辦理健康證書辦理健康證書健康證書即預(yù)防接種證書，慣稱健康證書即預(yù)防接種證書，慣稱“黃皮黃皮書書” ” 。為防止國際間某些傳染病的流行，世界衛(wèi)為防止國際間某些傳染病的流行，世界衛(wèi)生組織正式通過的生組織正式通過的國際衛(wèi)生準(zhǔn)則國際衛(wèi)生準(zhǔn)則規(guī)定，規(guī)定，入境者在進(jìn)入一個接納國的國境前，要接入境者在進(jìn)入一個接納國的國境前，要接種牛痘、霍亂、黃熱病的疫苗等。種牛痘、霍亂、黃熱病的疫苗等。辦理出境登記卡辦理出境登記卡攜帶出國人員的護(hù)照、戶口簿、居民身份攜帶出國人員的護(hù)照、戶口簿、居民身份證辦理臨時出境登記手續(xù)。證辦理臨時出

14、境登記手續(xù)。 凡出國超過六個月的（含六個月）人員，凡出國超過六個月的（含六個月）人員，則要攜帶上述證件到其常住戶口所在地的則要攜帶上述證件到其常住戶口所在地的公安派出所辦理注銷戶口手續(xù)。并將第一公安派出所辦理注銷戶口手續(xù)。并將第一張張“出境登記卡出境登記卡”換為第二張換為第二張“出境登記出境登記卡卡” 。 實訓(xùn)背景 公司王總經(jīng)理月底要到天津出差，王總經(jīng)理要求專職秘書小燕陪同他一起出差。 實訓(xùn)內(nèi)容 按照實際情況演練陪同上司出差應(yīng)做的工作。 （一）旅途中秘書的工作（一）旅途中秘書的工作 1 1負(fù)責(zé)攜帶、照看相關(guān)物品；負(fù)責(zé)攜帶、照看相關(guān)物品； 2 2聽從上司安排，及時與公司保持聯(lián)系，聽從上司安排，及時與公司保持聯(lián)系，協(xié)助處理相關(guān)事務(wù)；協(xié)助處理相關(guān)事務(wù)； 3 3照顧上司飲食起居，確保商務(wù)旅行的順照顧上司飲食起居，確保商務(wù)旅行的順利進(jìn)行。利進(jìn)行。 （二）抵達(dá)目的地后秘書的工作（二）抵達(dá)目的地后秘書的工作 1 1、抵達(dá)目的地后，、抵達(dá)目的地后，如果無人接站；如果無人接站； 對