科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求

1、科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求GB/T 11822-2008前 言本標(biāo)準(zhǔn)代替GB/T 11822-2000科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求。本標(biāo)準(zhǔn)與GB/t11822-2000相比主要變化如下：-標(biāo)準(zhǔn)的總體編排和結(jié)構(gòu)按GB/T1.12000進(jìn)行了修改；-增加了前言；-組卷原則上強(qiáng)調(diào)了科技檔案成套性、系統(tǒng)性特點(diǎn)；在組卷要求中刪除了不符合檔案保管要求科技文件制成材料的具體名稱；在組卷方法上除在用詞上進(jìn)行調(diào)整外，還增加了插卷方法、建設(shè)項(xiàng)目的組卷方法；-增加了一般性文件的排列要求、科研類(lèi)“成果知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)”和建設(shè)項(xiàng)目類(lèi)“后評(píng)估”；-增加了“案卷目錄編制”，強(qiáng)調(diào)案卷內(nèi)以件為單位編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，已有頁(yè)號(hào)的可不再編

2、寫(xiě)；案卷封面刪除了檔案館號(hào)；案卷脊背取消了色標(biāo)；卷內(nèi)目錄將頁(yè)號(hào)改為頁(yè)數(shù)；-裝訂方法改為以卷裝訂和以件裝訂兩個(gè)方法；檔案章改為蓋在首頁(yè)空白處；提出超過(guò)出卷盒幅面的科技文件應(yīng)折疊，圖紙折疊按標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。本標(biāo)準(zhǔn)的附錄A是規(guī)范性附錄。本標(biāo)準(zhǔn)由國(guó)家檔案局提出并歸口。本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：國(guó)家檔案局。本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人：姜延溪、方強(qiáng)、吳蘇閩、鄭輝、肖云、王冰、王紅敏、陳秀菊、馬忠魁。本標(biāo)準(zhǔn)于1989年10月25日首次發(fā)布，2000年12月11日第一次修訂?？茖W(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求1 范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了科學(xué)技術(shù)檔案案卷的組卷原則和方法、案卷和案卷內(nèi)文件材料的排列、案卷的編目、案卷的裝訂、卷盒、表格規(guī)格及其制成材料

3、的質(zhì)量要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于一般科學(xué)技術(shù)檔案的案卷整理。專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)和非紙質(zhì)載體科學(xué)技術(shù)檔案的案卷整理可參照本標(biāo)準(zhǔn)。2 規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過(guò)本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然頁(yè)，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。GB/T 10609.3 技術(shù)制圖 復(fù)制圖的折疊方法3 術(shù)語(yǔ)和定義下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。31科學(xué)技術(shù)文件材料scientific and technical records記錄和反映科學(xué)研究、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、項(xiàng)目建設(shè)活

4、動(dòng)和設(shè)備儀器運(yùn)行、維護(hù)及其管理工作的文字、圖表、聲像等不同形式技術(shù)文件的總稱，以下簡(jiǎn)稱科技文件。32科學(xué)技術(shù)檔案scientific and technical archives國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)、本單位和個(gè)人具有保存價(jià)值的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件，以下簡(jiǎn)稱科技檔案。33案卷file由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。34卷內(nèi)目錄inner-file item list登錄卷內(nèi)文件題名及其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前，以下簡(jiǎn)稱卷內(nèi)目錄。35卷內(nèi)備考表file note卷內(nèi)文件狀況的記錄單。36檔號(hào)archival cod

5、e以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。37案卷目錄file list登錄案卷題名、檔號(hào)、保管期限及其他特征，并按案卷號(hào)次序排列的檔案目錄。4 案卷組織41組卷原則遵循科技文件材料的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件材料的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用。42組卷要求421案卷內(nèi)科技文件材料要齊全、完整，簽章手續(xù)完備。422案卷內(nèi)科技文件材料的載體和書(shū)寫(xiě)材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。43組卷方法431針對(duì)具體項(xiàng)目的管理性科技文件材料放入所針對(duì)的項(xiàng)目文件中，按階段或分年度組卷。432科研課題、產(chǎn)品、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件，應(yīng)按其項(xiàng)目、結(jié)構(gòu)、階段或臺(tái)（套）等分

6、別組卷。433成冊(cè)、成套的科技文件宜保其原有形態(tài)。434通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖可放入相應(yīng)一項(xiàng)目文件中或單獨(dú)組卷。其他涉及這些通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的項(xiàng)目，應(yīng)在卷內(nèi)備考表中注明并標(biāo)注通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的圖號(hào)和檔號(hào)。435底圖以張或套為保管單位進(jìn)行整理。436產(chǎn)品局部或零部件變更、建設(shè)項(xiàng)目和設(shè)備儀器在維修和維護(hù)中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可單獨(dú)組卷排列在原案卷后面，并在原案卷的備考表中予以說(shuō)明和標(biāo)注。437產(chǎn)品升級(jí)換代、建設(shè)項(xiàng)目后評(píng)估、改擴(kuò)建或重建所形成的科技文件應(yīng)單獨(dú)組卷排列。5案卷和案卷內(nèi)科技文件排列51科技文件宜按系統(tǒng)、成套性特點(diǎn)進(jìn)行案卷或卷內(nèi)文件排列。卷內(nèi)文件排列一般文字材料在前，圖樣在

7、后；譯文在前，原文在后。52案卷內(nèi)管理性文件按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間（階段）或重要程度排列。 一般應(yīng)印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；復(fù)文在前，來(lái)文在后。53科研類(lèi)案卷宜按課題可行性研究立項(xiàng)、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)、推廣應(yīng)用等階段排列。54產(chǎn)品類(lèi)案卷宜按產(chǎn)品設(shè)計(jì)(含初步設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì))、工藝、工裝、制造、定型等工作程序，或按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)排列。55建設(shè)項(xiàng)目類(lèi)宜案卷按項(xiàng)目前期、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目施工、項(xiàng)目監(jiān)理、項(xiàng)目竣工、項(xiàng)目驗(yàn)收及項(xiàng)目后評(píng)估等階段排列。56設(shè)備儀器類(lèi)宜按設(shè)備儀器立項(xiàng)審批、外購(gòu)設(shè)備儀器開(kāi)箱驗(yàn)收(自制設(shè)備的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收)、設(shè)備儀器安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材

8、料、設(shè)備儀器運(yùn)行、設(shè)備儀器維護(hù)等階段或工作程序排列。6 案卷編目61卷內(nèi)科技文件頁(yè)號(hào)編寫(xiě)611案卷內(nèi)科技文件以件為單位編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，以有效內(nèi)容的頁(yè)面為一頁(yè)。612已有頁(yè)號(hào)的文件可不再重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。613卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)號(hào)。62案卷封面編制621案卷封面應(yīng)印制在卷盒正表面，亦可采用內(nèi)封面形式(封面式樣見(jiàn)圖A.1。虛線內(nèi)為提示項(xiàng)，下同)。622案卷題名，應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容，主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器名稱或代字（號(hào)）、結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類(lèi)型名稱等寫(xiě)。623立卷單位，應(yīng)填寫(xiě)負(fù)責(zé)組卷部門(mén)或單位。624起止日期，應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)科技文件形成的最早和最晚的時(shí)間年、月、

9、日（年度應(yīng)填寫(xiě)四位數(shù)字，下同）。625保管期限，應(yīng)填寫(xiě)組卷時(shí)依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限。626密級(jí)，應(yīng)填寫(xiě)卷內(nèi)科技文件的最高密級(jí)。627檔號(hào)，由全宗號(hào)、分類(lèi)號(hào)(項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào))、案卷號(hào)組成。全宗號(hào)：需向檔案館移交的檔案，其全宗號(hào)由負(fù)責(zé)接收的檔案館給定；分類(lèi)號(hào)：應(yīng)根據(jù)本單位分類(lèi)方案設(shè)定的的類(lèi)別號(hào)確定；項(xiàng)目代號(hào)：由所反映的的產(chǎn)品、課題、項(xiàng)目、設(shè)備儀器等的型號(hào)、代字或代號(hào)確定；目錄號(hào)：應(yīng)填寫(xiě)目錄編號(hào)；案卷號(hào)：應(yīng)填寫(xiě)科技檔案按一定順序排列后的流水號(hào)。63案卷脊背的編制631案卷脊背印制在卷盒側(cè)面，脊背式樣見(jiàn)圖A.2。632案卷題名，保管期限、檔號(hào)，填寫(xiě)方法同6.2。633案卷脊背項(xiàng)目可根據(jù)需要選擇填

10、寫(xiě)。64卷內(nèi)目錄的編制641卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前，式樣見(jiàn)圖A.3。642序號(hào)，應(yīng)依次標(biāo)注卷內(nèi)科技文件排列順序。643文件編號(hào)，應(yīng)填寫(xiě)文件文號(hào)或型號(hào)或圖號(hào)或代字、代號(hào)等。644責(zé)任者，應(yīng)填寫(xiě)文件的形成者或第一責(zé)任者。645文件題名，應(yīng)填寫(xiě)科技文件全稱。文件沒(méi)有題名的，應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫(xiě)題名。646日期，應(yīng)填寫(xiě)文件形成的時(shí)間年、月、日。647頁(yè)數(shù)，應(yīng)填寫(xiě)每件文件總頁(yè)數(shù)。648備注，可根據(jù)實(shí)際填寫(xiě)需注明的情況。 649檔號(hào)，填寫(xiě)方法同62765卷內(nèi)備考表的編制651卷內(nèi)備考表式樣見(jiàn)圖A.4。652卷內(nèi)備考表應(yīng)標(biāo)明案卷內(nèi)全部文件總件數(shù)、總頁(yè)數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過(guò)程中需要說(shuō)明的

11、問(wèn)題。653立卷人，應(yīng)由立卷責(zé)任者簽名。654立卷日期，應(yīng)填寫(xiě)完成立卷的時(shí)間。655檢查人，應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名。65，6檢查日期，應(yīng)填寫(xiě)案卷質(zhì)量審核的時(shí)間。657互見(jiàn)號(hào)，應(yīng)填寫(xiě)反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號(hào)。并注明其載體類(lèi)型。658檔號(hào)，填寫(xiě)方法同627659卷內(nèi)備考表，應(yīng)排列在卷內(nèi)全部文件之后，或直接印制在卷盒內(nèi)底面。66案卷目錄編制661案卷目錄式樣見(jiàn)圖A.5。662序號(hào)，應(yīng)填寫(xiě)登錄案卷的流水順序號(hào)。663檔號(hào)、案卷題名、保管期限，填寫(xiě)方法同6.2。664總頁(yè)數(shù)，應(yīng)填寫(xiě)案卷內(nèi)全部文件的頁(yè)數(shù)之和。6615備注，可根據(jù)管理需要填寫(xiě)案卷的密級(jí)、互見(jiàn)號(hào)或存放位置等信息。7 案卷的裝訂71案卷內(nèi)

12、文件可整卷裝訂和或以件為單位裝訂。72以件為單位裝訂的應(yīng)在每件文件首頁(yè)空白處加蓋檔號(hào)章，式樣見(jiàn)圖A.7。檔號(hào)填寫(xiě)方法同627，序號(hào)填寫(xiě)方法同642。73案卷內(nèi)超出卷盒幅面的科技文件應(yīng)疊裝。圖紙折疊方法見(jiàn)GB/T 10609.3。破損的科技文件應(yīng)修復(fù)。8 卷盒、表格規(guī)格及其制成材料81卷盒式樣見(jiàn)圖A.6。82卷盒規(guī)格和制成材料821卷盒的外表面規(guī)格為:310mm22Omm，脊背厚度可根據(jù)需要設(shè)定。822卷盒宜采用220 g以上的單層無(wú)酸牛皮紙雙裱壓制。83表格規(guī)格和制成材料831案卷目錄、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表規(guī)格為:297mm2lOmm。832表格宜采用70g以上白色書(shū)寫(xiě)紙制作。84表格字跡應(yīng)清晰端正。附 錄 A（規(guī)范性附錄）案卷編目式樣 檔號(hào)： 案卷題名 立卷單位 起止日期 保管期限 密 級(jí) 比例1：2圖A.1 案卷封面式樣保管期限檔號(hào)案卷題名 脊