在有限的時(shí)間內(nèi)高效做事

1、10 個(gè)步驟告訴你如何在有限的時(shí)間內(nèi)高效做事2016-08-01 老顯 職場(chǎng)實(shí)用心理學(xué)作者：老顯，一名默默無(wú)聞的世界500強(qiáng)央企上班族、獨(dú)立作者、BetterMe大本營(yíng)簡(jiǎn)書(shū)特約作者、業(yè)余情感分析師，曾經(jīng)的廣州亞運(yùn)志愿者、校園歌手、播音員以及公文撰稿人，熱衷堅(jiān)持跑步、閱讀、攝影以及寫(xiě)作，擅長(zhǎng)時(shí)間管理以及自我管理。微信個(gè)人公眾號(hào)：老顯（ID：sendychiu）本文經(jīng)作者授權(quán)發(fā)布。經(jīng)驗(yàn)心理技能專訪抬頭看看時(shí)鐘，已經(jīng)夜里10點(diǎn)了，我稀里糊涂過(guò)了一夜。原本計(jì)劃想做的計(jì)劃事情都還躺在腦海里，倒不是因?yàn)閼?，只是恨時(shí)間過(guò)得太快，總讓人感覺(jué)時(shí)間不夠用，而我卻少了把控時(shí)間的能力，讓時(shí)間在自己

2、悠哉游哉的行事中溜去大半，自身所需做的一些事情也未完成得圓滿。人是矛盾體，有時(shí)候在同一時(shí)間會(huì)想著要做這件事，又想做那件事，畢竟擺在面前的事情太多，卻總念叨著想辦法把全部都完成。在行事左右猶豫、思想飄忽不定的過(guò)程中，精力和時(shí)間逐漸耗盡，最終可能導(dǎo)致沒(méi)有一件事情得到妥善解決。有時(shí)候我們做事完畢之后就讓它隨風(fēng)而逝，也沒(méi)有做好記錄，而人的記憶又是那么脆弱，沒(méi)辦法把做過(guò)的每件事情都記在心里，于是我們總是陷入做后即忘的尷尬境地。比如你在三分鐘前還想著該做什么，而這一分鐘卻忘了自己惦記著做什么，比如我今天完成了這件事情，而幾天之后，再想回憶起自己在今天完成了具體什么事，卻也忘記了。這里有10個(gè)步驟，能讓我們

3、在有限的時(shí)間內(nèi)做好自己的事情?！颈疚牡膶?xiě)作靈感】1制訂好日計(jì)劃、周計(jì)劃A、冷靜思考當(dāng)天所需做的事情。早晨起來(lái)，我們感慨于新的一天來(lái)臨，又在匆匆醒來(lái)之后不久便急急忙忙的投入新一天的工作和生活中，忙忙碌碌。我們可以嘗試在每天晚上冷靜一段時(shí)間，花點(diǎn)精力思考自己明天需要辦理、想要辦理怎樣的事情。比如明天需要做的工作事項(xiàng)、需要完善的生活事宜。當(dāng)我們思考清楚后，便把這些事情做好記錄，變成自己制訂日、周計(jì)劃的素材。B、明確做什么比如今天，我想到自己得完成一篇書(shū)評(píng)；得去購(gòu)物中心買(mǎi)東西；要打個(gè)電話給哥們。但這些事不一定明天就得辦理。當(dāng)我們得知自己所需要做的事情后，鑒于這些事情不一定是必須非要在第二天才可以執(zhí)行或

4、才能完成，那么我們最好要從這些事情中，根據(jù)自身情況，明確自己想在什么時(shí)候完成所需做的所有事情。C、利用前一天晚上的時(shí)間進(jìn)行規(guī)劃。忙碌了一天的工作和生活，到了夜間，我們大致已經(jīng)完成了當(dāng)天的工作，那么很容易知道接下來(lái)具體需要做什么，特別是對(duì)第二天的計(jì)劃有一個(gè)較為清晰的認(rèn)識(shí)。那么便在這一天的最后階段對(duì)隔天的計(jì)劃事項(xiàng)、時(shí)間管理做好簡(jiǎn)易規(guī)劃，以防到第二天的時(shí)候由于一夜之間的意外，導(dǎo)致一些想法和計(jì)劃被迫做出順應(yīng)和改變。1任務(wù)細(xì)分成各個(gè)板塊前些天我被邀請(qǐng)參加一次線上的微課分享，在分享前，除了要準(zhǔn)備演講稿，還得準(zhǔn)備PPT。我的PPT制作過(guò)程是這樣的，從第一頁(yè)開(kāi)始，寫(xiě)完一頁(yè)文字就進(jìn)行當(dāng)頁(yè)的圖片裝飾以及字體調(diào)節(jié)，

5、直到最后一頁(yè)。后來(lái)發(fā)現(xiàn)這種方式讓自己制作過(guò)程低效化，于是改了制作方法。把所有文字從第一頁(yè)開(kāi)始便按順序輸入到PPT中，然后把所需裝飾的圖片放到每一頁(yè)上，最后是統(tǒng)一集中調(diào)整頁(yè)面字體大小以及排版。如此一來(lái)，完成PPT制作的效率高太多了。A、對(duì)應(yīng)事項(xiàng)屬性分類。其實(shí)并不是根據(jù)先到先得的優(yōu)勢(shì)，我們的計(jì)劃事項(xiàng)中，會(huì)有屬性不同的事項(xiàng)混雜一起，我們可以試著將這些事項(xiàng)進(jìn)行屬性分類。就像上述我講到制作ppt一樣，寫(xiě)字、圖片、排版三部分集中一起處理，如果將這三個(gè)部分歸類統(tǒng)一，分類處理之，在完結(jié)稿件，會(huì)省去制作過(guò)程中一些時(shí)間，讓制作變得更高效。B、先做最重要最緊急的事情。我對(duì)待事情的宗旨是計(jì)劃6要素。我們的事項(xiàng)管理計(jì)劃

6、清單可以嘗試按照最重要最緊急的事情優(yōu)先安排、繼而是最重要最不緊急、最緊急最重要、最重要不緊急，最緊急不重要、不重要不緊急的處理原則實(shí)施的。C、先做最易還是最難？因人而異。我的做法是推遲滿足感，先從事情難得部分開(kāi)始處理，而后再進(jìn)行簡(jiǎn)單部分的操作，這樣解決完難題的成就感會(huì)讓自己更有信心面對(duì)接下來(lái)所有的事情。有些人喜歡從簡(jiǎn)單部分開(kāi)始入手，先適應(yīng)并建立一定的自信，慢慢走向攻克最后難題。1別把事項(xiàng)清單太當(dāng)回事事項(xiàng)清單能夠讓你把腦子里的事情寫(xiě)在紙上，但問(wèn)題是事項(xiàng)清單沒(méi)有設(shè)定具體的事件框架，而且不能確定自己什么時(shí)候能夠完成任務(wù)。當(dāng)我們想到要做的事情寫(xiě)下來(lái)，列入清單里的時(shí)候，它就開(kāi)始靜靜躺在那里，只有自己去執(zhí)

7、行它的時(shí)候，它才像被賦予了新的生命，具有價(jià)值。如果我們不去動(dòng)它，它就永遠(yuǎn)躺在清單里。A、別憂慮事項(xiàng)太雜我想明天去超市買(mǎi)東西，我想后天去朋友家做客，我想今天把這本書(shū)讀完。然后我把這些想做的事情都列入到清單里。工作清單可以提醒自己需要做什么，但自己還是不確定完成這些任務(wù)需要用多長(zhǎng)的時(shí)間，也不知道確切的完成時(shí)間。B、分析待完成事項(xiàng)工作清單上的待完成事項(xiàng)越多，不確定就越多。自己已經(jīng)把想做的事情列入了清單，對(duì)于清單里躺著的這些事項(xiàng)，我們可以嘗試拿來(lái)分析，思考一下執(zhí)行這些事項(xiàng)需要花費(fèi)多長(zhǎng)時(shí)間、什么時(shí)候啟動(dòng)執(zhí)行、規(guī)定什么時(shí)間段內(nèi)辦理等等，讓清單里的事項(xiàng)等著提上日程。C、不必太在意當(dāng)自己忙完了一天的工作和生活

8、后，第二天尚有一大推任務(wù)等著自己，這不但不能讓你從已完成的工作中找到成就感，反而讓你盯住那些沒(méi)完成的工作不放。工作清單只跟蹤必做事項(xiàng)即可，把工作清單上的事情列入日程安排并放入記事本，如果有所分析便分別列出各項(xiàng)所需額確切時(shí)間等等即可，不必太過(guò)在意，因?yàn)樗吞稍谀牵粊?lái)也不去。但是，它在等著你。 【隨即抽取早期的事項(xiàng)清單】4約定、計(jì)劃時(shí)間自從對(duì)時(shí)間使用情況嚴(yán)格把控之后，我開(kāi)始感覺(jué)到時(shí)間非常不夠用，因?yàn)槊刻斐斯ぷ骱蜕?，還得抽出大量的時(shí)間進(jìn)行跑步、閱讀、寫(xiě)作這些自我提升的事情，如果有其他事項(xiàng)夾雜進(jìn)來(lái)，那么就需要騰出一個(gè)時(shí)間來(lái)專門(mén)應(yīng)付。當(dāng)我們計(jì)劃安排一些事情的時(shí)候，可以嘗試約定時(shí)間去計(jì)劃執(zhí)

9、行。A、給事項(xiàng)日程定個(gè)時(shí)間那天有個(gè)好友準(zhǔn)備離開(kāi)祖國(guó)前往外國(guó)工作，臨走前一天晚上，我約他定個(gè)時(shí)間打電話。時(shí)間定在了晚上九點(diǎn)。也許你會(huì)疑惑，為什么打電話這種隨心的事情需要約時(shí)間來(lái)談，而且面對(duì)的不是工作伙伴而是好友摯友。那如果我隨心打電話過(guò)去的時(shí)候，人家在忙，那我會(huì)感到很不好意思。其實(shí)當(dāng)我真正利用時(shí)間進(jìn)行深度化使用的時(shí)候，就會(huì)感受到時(shí)間的稀缺性及其珍貴，雖然我不確定別人是否也體會(huì)到時(shí)間的珍貴性，但起碼我必須尊重其他人對(duì)于時(shí)間的使用，定時(shí)間是尊重彼此的時(shí)間使用權(quán)。B、嚴(yán)格執(zhí)行既然定了時(shí)間，便嚴(yán)格執(zhí)行。那天我在八點(diǎn)五十五分便做好了通話準(zhǔn)備，然后于九點(diǎn)整撥通了對(duì)方的電話，然而對(duì)方并沒(méi)有接。說(shuō)好的約定時(shí)間出

10、現(xiàn)了拖沓，僅僅是因?yàn)橛幸环經(jīng)]有嚴(yán)格按照要求執(zhí)行。過(guò)了幾分鐘好友反過(guò)來(lái)致電，盡管后來(lái)閑聊相談甚歡。因?yàn)槭呛糜?，所以通話時(shí)間沒(méi)有做具體限制。C、對(duì)未執(zhí)行時(shí)間進(jìn)行反思今天晚上準(zhǔn)備9：30看書(shū)，10：30洗澡，11：10寫(xiě)作，12：00入眠。但是沒(méi)有一項(xiàng)是能夠具體完成到位了，拖延了5分鐘去洗澡，而且等到12點(diǎn)半才去入睡。如果自己安排、約定、計(jì)劃好了時(shí)間而未執(zhí)行，必須誠(chéng)實(shí)的面對(duì)自己并反思，思考是什么樣的原因?qū)е伦约涸谑马?xiàng)執(zhí)行上沒(méi)有按照自己規(guī)定的時(shí)間，是因?yàn)橥涎影Y，還是因?yàn)椴粔蛴眯牡鹊?。找出?lái)，并想辦法改變。5計(jì)劃事項(xiàng)靈活化A、打敗拖延癥有些事項(xiàng)沒(méi)有設(shè)置具體的執(zhí)行和完成時(shí)間，而且這些事項(xiàng)一般會(huì)被放在工作清

11、單上，最后的結(jié)果是，人們常常會(huì)忘記或者拖到第二天甚至更久才完成這些工作。B、不必真的按照清單順序做事如果總是死板的按計(jì)劃執(zhí)行，不考慮客觀環(huán)境的改變，不考慮變通，有些事會(huì)比較難以開(kāi)展。6設(shè)置時(shí)間提醒這很重要，可以在自己因?yàn)槭虑榉倍喽洸黄鹱约核枰龅氖虑橹畷r(shí)，幫自己一把。A、手機(jī)鬧鐘我在準(zhǔn)備做一件重要事情之前，會(huì)設(shè)置一個(gè)關(guān)于這件事的鬧鐘。舉個(gè)最簡(jiǎn)單的例子，比如要讓自己嚴(yán)格早睡，那么我設(shè)置了11點(diǎn)55分的鬧鐘，當(dāng)鬧鐘響起，我就應(yīng)該放下自己手頭的事情，準(zhǔn)備去睡眠了。設(shè)置時(shí)間提醒能夠讓你著手開(kāi)始行動(dòng)。B、自我控制意識(shí)長(zhǎng)期養(yǎng)成設(shè)置時(shí)間的習(xí)慣，會(huì)慢慢向自我控制的意識(shí)靠近，讓自己變得越來(lái)越自律。C、針對(duì)時(shí)

12、間概念的敏感度。設(shè)置時(shí)間提醒能讓自己有意識(shí)地不去被其他事情所干擾，盡最大可能的按時(shí)執(zhí)行自己設(shè)定的計(jì)劃事項(xiàng)。【模糊化時(shí)間記錄是為了不讓別人看到我都干了些什么哈哈哈】7規(guī)劃間隔時(shí)間通過(guò)把休息、中斷和交談時(shí)間納入日程安排，我們就可以實(shí)際掌握要干什么和時(shí)間用在哪里，把休息間隙、午餐時(shí)間等這些間隔階段時(shí)放到日程安排里，把這些時(shí)間安排好、合理化，我們?cè)谛睦锞蜁?huì)更明晰自己要做什么事情了。休息也是事項(xiàng)，也要認(rèn)真對(duì)待。A、番茄法每25分鐘一個(gè)番茄，5分鐘休息，在一個(gè)番茄的時(shí)間內(nèi)完成計(jì)劃事項(xiàng)，如果一個(gè)番茄不夠，那么多個(gè)番茄來(lái)湊。這5分鐘休息很重要。B、半小時(shí)法把每個(gè)小時(shí)都分割成兩個(gè)半小時(shí)，每經(jīng)歷半小時(shí)便把自己所做

13、的事情記錄在案，不管是忙碌還是休閑。計(jì)劃好自己中間的休息間隔時(shí)間，會(huì)讓自己連貫做事的效率變得高效。C、十五分鐘方法以15分鐘為一個(gè)單位，不管是利用這15分鐘做事情還是休息，都要計(jì)劃清晰，在我們遇到的每一個(gè)15分鐘里，都請(qǐng)用心待之。8接受突發(fā)情況、意外事件人生總不可能都是在順利的路上，同理，我們的計(jì)劃有時(shí)候被打擾、被打亂是正常的，有突發(fā)情況和意外事件都請(qǐng)不要慌張，我們提前做好準(zhǔn)備，做好應(yīng)對(duì)策略就可以了。A、事先制定B計(jì)劃永遠(yuǎn)有個(gè)備胎，永遠(yuǎn)要有個(gè)B計(jì)劃。在A計(jì)劃無(wú)法執(zhí)行或者遇上麻煩的時(shí)候，我們可以啟動(dòng)B計(jì)劃，這樣不會(huì)讓我們?cè)谑虑楝F(xiàn)場(chǎng)感到尷尬與難堪，而且也不會(huì)因?yàn)橛?jì)劃無(wú)法順利進(jìn)展而讓事情泡湯。B、預(yù)留一段緩沖時(shí)間預(yù)留出突發(fā)事件或者意外狀況的緩沖時(shí)間能讓自己如愿以償，如果沒(méi)有意外，我們還可以利用這段緩沖時(shí)間去做其他事情。C、淡定的面對(duì)人生就是一個(gè)見(jiàn)招拆招的過(guò)程，突發(fā)情況、意外事件來(lái)臨的時(shí)候，兵來(lái)將擋，水來(lái)土掩，懷著一顆平常心，做好準(zhǔn)備，面對(duì)一切。9完成一項(xiàng)去除一項(xiàng)A、能獲得成就感助推自己繼續(xù)向前。B、事情進(jìn)展具體化讓自己清晰在干什么。C、根據(jù)自己做過(guò)的事情以及接下來(lái)計(jì)劃的事情，不斷提升計(jì)劃質(zhì)量。10養(yǎng)成