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文檔簡介

1、公司檔案管理制度修訂記錄目錄第一章  總則 . - 3  一、 目的 . - 3  二、 釋義 . - 3  三、 管理原則 . - 3  四、 適用范圍 . - 3  五、 管理職責 . - 3  第二章  

2、工作程序 . - 4  一、檔案資料的收集 . - 4  二、檔案資料的標識: . - 5  三、資料歸檔制度: . . - 6  四、檔案保管 . - 6  五、檔案借閱 . - 7  六、檔案銷毀 . . - 7  七、檔案保管規(guī)定 .

3、 - 8  八、保存期限: . . - 8  第三章 獎懲 . - 8  第四章 附則 . - 9 檔案管理制度第一章  總則一、 目的 加強檔案管理,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計、銷毀等工作,確保公司檔案的完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù);更好地為各項工作服務,特制定本制度。 二、 

4、釋義 (一)檔案是指公司過去和現(xiàn)在的各部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動中,所形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、憑證、報表、技術資料、聲像、照片、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。 (二)檔案管理:就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。 三、 管理原則 (一)集中統(tǒng)一管理原則。 (二)維護檔案完整與安全原則。 (三)利用原則。 四、 適用范圍 本制度適用于公司所有部門的檔案管理。 五、 管理職責 (一) 行政部為公司檔案的歸口管理部門,

5、負責: 1. 建立與完善檔案管理制度、工作標準與流程;指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況; 2. 公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作,并負責督促指導部門檔案管理。3. 公司檔案的收集、保管、利用和銷毀管理,監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程,確保公司檔案的安全;指導公司的檔案管理工作。 4. 制定檔案工作計劃并組織實施; 5. 收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料 6. 指導各部門文件材料的形成、積累、整理及歸檔工作; 7. 提高檔案信息的利用效率,促進信息傳遞

6、和溝通; 8. 組織學習和培訓檔案管理辦法、使用知識。 (二)各職能部門須建立檔案,負責: 1. 制定檔案工作計劃并組織實施; 2. 按規(guī)定向行政部移交合同或文件資料等檔案。 3. 配合行政部進行檔案管理的監(jiān)督、指導工作 4. 負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔 5. 遵守公司制定的管理制度、工作標準與流程 6. 負責在工作變動時,做好或協(xié)助移交工作,并及時通知行政部; 7. 財務管理部負責

7、按國家財政制度規(guī)定獨立建檔保管財務檔案資料、執(zhí)照及資質(zhì)年檢資料原件、公司各種證書、合同的原件; 8. 各部門主管人員批準對自己部門資料或合同復印件的處置。 (三) 檔案管理人員 1.行政部負責人為公司檔案管理責任人,負責規(guī)劃管理本單位檔案建設工作和檔案管理的綜合管理工作。 2.各部門需指定一名員工為本部門的檔案管理員,負責本部門文件資料或合同復印件的日常收集、標識、貯存、保管、利用、歸檔的工作 第二章  工作程序一、檔案資料的收集 (一)各部門相關人員負責對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進

8、行收集,并編制部門文件(合同)管理記錄目錄。 (二)各部門文件、合同等資料原件需要保存的,各部門分別進行整理,并編制移交清冊每月度向行政部移交。 - 5 -  1公司召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及要求執(zhí)行的文件;(主要收集部門:行政部) 2公司經(jīng)濟活動中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。(主要收集部門:行政部) 3公司制訂的計劃、統(tǒng)計、預算、決算及工作總結(jié);(主要收集部門:行政部) 4公司各職能部門在工作中形成的工作計劃、總結(jié)、報告;(主要收集部門:行政部) 5. 公司的統(tǒng)計報

9、表、統(tǒng)計分析材料(包括計算機電子盤片等)、財務報表、憑證、帳簿、審計等文件材料;(主要收集部門:財務部) 6公司內(nèi)部組織機構(gòu)在工作中形成的重要文件材料和公階段性文件;(主要收集部門:行政部) 7公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機構(gòu)、人員編制等文件材料;(主要收集部門:行政部) 8公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料;(主要收集部門:行政部) 9. 公司制定的章程、制度等文件材料;(主要收集部門:行政部) 10公司員工任免(

10、包括備案)、調(diào)配、培訓、專業(yè)技術職務評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、解雇(職)等工作及干部獎懲等文件材料;(主要收集部門:行政部) 11公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊;(主要收集部門:財務部、行政部) 12公司營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等重要文件(主要收集部門:財務部) 13各項目完成后的最終紙質(zhì)版本、電子版(主要收集部門:行政部) 14. 員工名冊、考核、晉升、獎懲、勞保福利、職稱考評、教育等文件 二、檔案資料的標識: 1. 公司代碼部門年號數(shù)字流水號 以行政為例:ZY行20

11、10001、  ZY行20100011 (如一份文件包含多少小項,在數(shù)字流水號后添加小編號) 2. 行政部及各部門對各自保管的檔案資料編號,編號規(guī)則見公司檔案管理規(guī)定。 3. 文件立卷應根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷,保證檔案的齊全、完整,能反映公司的主要情況,以便于保管和利用。 4. 文件承辦人員應及時將辦理完畢或經(jīng)領導人員批存的文件材料,收集齊全,加以整理后歸檔。 5. 檔案內(nèi)文件材料應區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,

12、附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。三、資料歸檔制度: 1本公司資料面廣量大,項目部分散,為了保證資料的質(zhì)量和有利于查閱,故實行統(tǒng)一領導,分級管理。公司資料管理統(tǒng)一收集,分類歸檔。公司各部門必須指定專人負責,各部門及個人原則上不保留任何資料,如確實需要備用的可保留復印件,各部門把指派人員名單上報行政部,以后人員如有更換請及時通知。 2各有關部門領導要重視文件資料的形成、積累、整理和歸檔工作,在每一項目工作告一段落之后,應歸檔的資料必須歸檔。  3歸檔的文件材料,要做到齊全、完整、準確。文

13、字材料必須字跡清晰,不得用鉛筆、圓珠筆和復寫紙書寫,否則資料管理人員不予接收。 4資料歸檔的時間:各部門指派專人負責平時的資料保管和整理,每月向公司行政部進行歸檔操作,進行歸檔整理。 5文件材料歸檔時,應由歸檔部門編制資料移交清單,一式二份,雙方在歸檔單上簽章。 6. 電子類或其他需要保管的電子文件,應當及時存放于行政部指定電腦硬盤內(nèi)進行編號保存。 7. 文件、合同資料要登記詳細信息,并編制文件(合同)管理記錄目錄,以便檢索利用。 8. 文件資料、合同要科學排列,按編號順序存放于文件盒內(nèi),并加以標識,整齊排放在文件

14、檔案柜中。 9. 以上檔案收集整理無誤后,管理員填寫檔案存檔記錄(由本部門保存,作為本部門檔案管理臺帳)。 四、檔案保管 1檔案必須入框上架,科學排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。 2照片要專柜密封保管。 3庫藏檔案要定期核對,做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時修補或復制 4. 歸檔的文件資料必須完整、真實、準確,請示和批復、印本和底稿、正本和副本必須立在一起。 5. 歸檔文件、資料的密級、保管期限劃分須準確;分類清楚、歸類準確、組卷合理、編目清晰;案卷排列方法必須一致,并保持案卷之間的聯(lián)系。&#

15、160;6. 外單位的檔案原件由本單位自行保管, 交行政部檔案室電子掃描件及臺帳備案。 7. 每年形成的會計檔案,應當由財務部門按照歸檔要求,負責整理立卷,裝訂成冊,編制會計檔案保管清冊。 8. 項目文件:連同配套照片等,在工作結(jié)束后1個月內(nèi)歸檔。9. 其他未特別說明的文件材料, 應隨時歸檔。 10. 各種實物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾等)歸檔必須有原件,并保持其完好無損。  11. 歸檔時交接雙方根據(jù)移交清單清點核對歸檔文件,并在移交清冊上簽字確認。

16、移交清單一式二份,雙方簽字后各執(zhí)一份。 五、檔案借閱 1. 檔案要履行借閱手續(xù),公司內(nèi)部人員借用資料,都必須填寫調(diào)卷單,注明借用時間、文件名稱、文號、份數(shù)、歸還時間,并經(jīng)借用人簽字確認。 2. 外借一般只借復印件,需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準,借閱的檔案交還時,必須當面點交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應立即報告直接上級; 3. 檔案用完后,應及時送還,由檔案管理人員當面查點清楚,并在借閱登記簿上及時注銷。如超過借閱時間,資料管理員必須及時予以追討,填寫閱檔催還單,并于資料歸還時仔細檢查資料是否完整,若發(fā)生丟失、泄密或其他損壞行為由借

17、用者承擔責任,視情節(jié)輕重予以處理。 4. 必須愛護檔案,不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復印、攝影,不得轉(zhuǎn)借或損壞; 5. 檔案要注意保密,不得將檔案帶入宿舍或公共場所,不得讓無關人員翻閱。 6. 時間最長不得超過一個月,卻因工作需要到期不能歸還者,要說明情況,辦理續(xù)借手續(xù)。 7. 凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料,必須經(jīng)公司領導批準,否則一律不準借閱、抄錄、復印。 六、檔案銷毀 1. 對保管期滿,確無保管、利用價值的檔案,須由行政部織鑒定小組確認是否需要

18、銷毀。鑒定小組成員包括檔案管理員及部門領導、存檔部門領導。 2. 銷毀任務時,必須由行政部監(jiān)銷,監(jiān)銷人不得少于二人,并在銷毀清冊上簽字。最后,把銷毀清冊和部門經(jīng)理、副總經(jīng)理和總經(jīng)理的批準手續(xù)文件,一并存檔永久保存。 3. 確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領導及有關人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。 4. 部門或個人非經(jīng)允許無權隨意銷毀公司資料;保存期滿的資料,經(jīng)有關部門審核,報總經(jīng)理批準給予銷毀,由審核人及經(jīng)辦人簽字確認以備后查。七、檔案保管規(guī)定 1. 檔案均須按制度向行政部門移

19、交,集中保管。任何部門和個人不得私自留存檔案。 2. 具有永久保管價值的檔案原件須進行掃描備份,重要檔案須異地備份保存。 3. 電子檔案應定期進行抽樣檢查,發(fā)觀問題應及時采取進行修復。 4. 檔案工作人員要嚴守機密,檔案存放要專人保管,無關人員不準接觸。 5. 不得傳播、議論有關機密問題。 6. 檔案資料不準帶到公共場所。 八、保存期限: 1永久保存:公司證照;各級批文;印鑒;公司年度經(jīng)營計劃、經(jīng)營總結(jié);年度財務報表;不動產(chǎn)所有權狀及其他債權憑證;人力資源資料;大型活動圖片;

20、其他核定須永久保存的文書。 2十五年保存:會計憑證;其他經(jīng)核定須十五年保存的文書。(其它財務資料的保存期限按國家相關規(guī)定執(zhí)行) 3五年保存:期滿或解除的合同協(xié)議;完結(jié)后的項目普通方案、資料;其他經(jīng)核定須保存五年的文書。 4一年保存:部門工作計劃及工作總結(jié);完結(jié)后的部門請求報告;完結(jié)后無長期保存必要文書。 5所有文件期滿銷毀后必須保留電子檔文件。 第三章 獎懲 一. 行政部門對各部門檔案管理情況進行不定期檢查與評估。 二. 公司資料屬于公司財產(chǎn),任何人不得據(jù)為己有和外泄。有下列行為之一,據(jù)情節(jié)輕重

21、,給予扣薪處理,構(gòu)成犯罪的依法追究: (一)毀壞、丟失或擅自銷毀公司資料; (二)擅自向外界提供、摘抄公司資料; (三)涂改、偽造資料; (四)未及時上報歸檔或資料管理不善者。 三. 對有下列行為的單位或個人,據(jù)情節(jié)輕重給予處罰: (一) 檔案管理不符合要求,管理混亂; (二) 不按規(guī)定歸檔或者不按期移交檔案,致使檔案資料損壞、流失;(三) 涂改、偽造、損毀、丟失、故意隱藏檔案; (四) 明知所保存的檔案面臨危險而不采取措施,造成檔案損失; (五)

22、0;借閱檔案超過歸還期限,未按時歸還檔案; (六) 借閱、復印檔案時涂畫、拆封、抽換和篡改檔案; (七) 擅自銷毀檔案。  第四章 附則  一、 本制度由行政部負責解釋、修訂。二、 本制度自發(fā)布之日起開始實施??蛻糍Y料接收目錄卡             檔號:          

23、                               卷名:調(diào)卷單     閱檔催還單            同

24、志: 您所調(diào)閱的下列還期已逾,為方便他人使用和管理,請依檔案調(diào)閱規(guī)則于    月    日前送還。                                                       

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