房地產公司各部門工作銜接示意圖

1、各部門工作銜接示意日期：2006年4月5日項 目部門間銜接內容具體要求備注1.行政事務類1.1活動組織負責現場廣告宣傳、氣氛布置、接待等相關工作；負責小區(qū)外環(huán)境的配合，會同安管部做好相關施工管理工作；綠化部負責活動現場綠化氣氛的布置，環(huán)境部負責現場環(huán)境衛(wèi)生的清潔，安管部負責現場安全保衛(wèi)工作，住戶中心負責接待工作，物業(yè)工程部負責現場水電接駁、燈光照明和電器設備的安裝和管理；根據實際工作分工安排執(zhí)行。其它部門：營銷部：工程部：根據公司活動要求制定活動方案及工作分工派發(fā)各部門行政部物業(yè)公司：1.2車輛調派前臺文員安排行政辦主管行政辦用車部門提出申請鎮(zhèn)內用車提前30分鐘申請鎮(zhèn)外用車提前半天申請1.3

2、公文管理申請蓋章申請部門公司審批發(fā)文部門行政部存檔抄送部門日常往來函件由部門保存，重要函件或以公司名義發(fā)出的函件由行政部存檔。1.4 資產管理出倉使用部門領用；行政部監(jiān)督；財務部臺帳登記、資產編號；財務部倉庫組采購部公司審批申購使用部門公司固定資產的申購和管理，必須納入資產管理體系，部門領用出倉時，出倉單倉庫一聯(lián)、財務部、行政部各一聯(lián)，作為建立資產臺帳和監(jiān)督、盤點的依據。1.5 辦公文具管理董事辦批準每月10日前采購到位采購部出倉/領用行政部入倉制定每月采購計劃和費用，進行申購每月25日前提交下月部門辦公用品計劃匯總采購部每月28日前提交下月公司辦公用品計劃匯總各部門行政部各部門文員做好本部門

3、辦公用品的申購和發(fā)放管理，根據實際情況，以舊換新，原則上每月發(fā)放一次，新入職員工文具配備由部門申領，行政辦審核發(fā)放。1.6 費用控制分析/分發(fā)發(fā)給相關各部門負責人分析行政部每季度公司各部門費用發(fā)生情況財務部1.7 物品申購管理董事辦批準行政部復核申購資產管理采購流程程使用部門此處“物品申購”適用于日常辦公用品和工程施工材料外所有公司物料和資產的零星采購2.人事類2.人事類2.1 人事招聘根據公司審定的人員架構進行審核，招聘到位提出申請用人部門人事部用人部門對人員較多、流動相對較大的部門，如物業(yè)公司，人事部須于每月2日前向該部門提供上月該部門入職、轉正、離職的人員名單。2.2 培訓工作人事部(考

4、核，歸檔備案)部門內部崗位技能培訓每月1次新員工入職培訓人事部用人部門2.3 考勤統(tǒng)計各部門每月8日前匯總后勤扣費、報銷情況財務部每月3日前初步統(tǒng)計上月考勤復核，每月8日前匯總考勤情況人事部3.電腦資訊類3.1 網絡安全管理各部門安全備份電腦資訊部* 所有電腦硬件配置，必須經行政辦、電腦資訊部復核，董事辦審批3.2 維修保養(yǎng)定期保養(yǎng)電腦資訊部維修申請使用部門* 對使用率高的電腦系統(tǒng)（如大門崗電腦）每個月進行檢查檢測，及時解決問題，保持正常運行。3.3 網站管理電腦資訊部發(fā)布董事辦審定行政部復核匯總各部門資訊* 行政辦負責網站更新資料的匯總把關，電腦資訊部進行維護、內容上傳；* 重要事件通過審核

5、后1天內上網發(fā)布4.成本核算/預結算類4.1預結算材料單價預算部預算部采購部財務部復核建立材料數據庫定期/不定期市場調查、詢價4.2結算資料施工單位提交結算書及有關資料一式兩份對數施工單位對數工程指揮部施工單位預算部審核審核并提供工程變更單等資料規(guī)劃技術部審核并提供工程簽證單等資料監(jiān)理審核結果財務部復核董事長簽署監(jiān)理方監(jiān)理方審核公司內部審核結果*設計變更、簽證單等有關資料在工程變更時由工程資料室交預算部等相關部門傳閱知悉；結算時提供整套資料以便結算工作展開，詳見9.4部分“工程變更”。*財務部依據合同、招標說明、補充說明等條款進行復審，如果幾方審核的結果存在較大的差異，財務部應組織進行對數。4

6、.3工程相關招標文件的編撰預算部編撰規(guī)劃技術部圖紙(內審后)工程部資料室詢價技術資料董事辦審核各部門會簽* 對外工程招標涉及的內審資料、圖紙、招標文件由工程部統(tǒng)一發(fā)放。5.合同管理5.1各類合同編撰需工程部跟蹤工程抄送工程部資料室總資料室存檔雙方簽署蓋章董事辦審定各部門會簽(含財務/律師)相關部門編撰確定合作單位董事辦* 合同前期編撰根據各專業(yè)不同由董事辦分派相應部門進行，如工程類由預算部跟進，設計合同由規(guī)劃技術部跟進，采購合同由采購部跟進；*抄送工程部為行政部負責跟進。6.業(yè)務辦證類6.1公司經營證件總檔案資料室存檔業(yè)務部總檔案資料室辦理完畢各部門提供協(xié)助業(yè)務部辦理證件的年審辦理期限*公司經

7、營證件辦理包括：房地產公司/物業(yè)公司“營業(yè)執(zhí)照”、“資質證”、“外商投資企業(yè)批準證書”、“代碼證”的年審、變更以及物業(yè)公司“物價收費許可證”、“二次供水衛(wèi)生許可證”等相關證件；*財務相關證件包括：“貸款卡”、“稅務登記證”、 “財政登記證”、“外匯登記證”的年審、變更等；*各類證件原件存總檔案資料室，對各證件的辦理期限互為提示；*各部門協(xié)助包括車輛、辦證費用、相關資料等。*業(yè)務部跟進辦理規(guī)劃驗收、綜合驗收。6.2財務相關證件辦理完畢各部門提供協(xié)助證件的年審辦理期限總檔案資料室財務部辦理財務部總檔案資料室存檔6.3商品房買賣合同備案、房產證的辦理總檔案資料室相關資料的提供營銷部辦理業(yè)務部規(guī)劃技術

8、部各部門提供協(xié)助辦理完畢總檔案資料室存檔6.4各類開發(fā)審批報建總檔案資料室存檔、抄送工程部資料室董事辦工程部資料室業(yè)務部辦理方案定版、出圖規(guī)劃技術部6.5商品房預售許可證辦理總檔案資料室存檔業(yè)務部辦理資料提供進度配合工程指揮部規(guī)劃技術部營銷部6.6竣工備案辦理營銷部辦理房產證竣工備案總檔案資料室存檔資料完善業(yè)務部辦理工程部資料室設計/施工單位/監(jiān)理/勘探7.財務類7.1公司經營銷售報表每月初5日內提交當月資金計劃表、上月辦證跟蹤表、上月銷售匯總表資料歸檔董事辦審核、匯總財務部每日17:00前提交收款收據、日報表、認購書營銷部* 每次審核蓋章的房屋貸款合同、商品房買賣合同營銷部提交清單（房間號碼

9、、業(yè)主名稱、合同金額、按揭金額等）7.2投資成本核算、監(jiān)控職能前期規(guī)劃和投資分析資料歸檔董事辦審定財務部審核完成預結算編制規(guī)劃技術部預算部* 對日常工作中的預結算管理，財務部履行二審職能；* 財務部參與項目開發(fā)的策劃、總體投資與分析，并履行成本核算和監(jiān)控職能；* 各部門有關工程費用的產生、變更均由財務部進行審核，董事辦批準。7.3日常事務上月員工獎罰情況匯總每月8日前提交員工考勤、宿舍扣費財務部行政部8.采購方面8.采購方面8.1 辦公材料采購管理(同時)行政部領用入財務總倉復核領用采購部每月10日前采購到位董事辦批準財務部每月25日前提交下月部門辦公用品計劃匯總各部門行政部每月28日前提交下

10、月公司辦公用品計劃匯總采購部制定每月采購計劃和費用，進行申購* 無申購計劃的，除特殊情況外將不予采購、入倉、出倉。8.2 工程材料采購管理復核相關部門參與驗貨按時按質采購到位采購部董事辦批準財務部復核規(guī)劃技術部部采購部預算部詢價、議價、比價，采購計劃和費用復核根據現場進度和合同提前30天申購工程指揮部使用部門領用，出倉財務部倉庫組入倉* 此處所指工程材料包括各種甲供材料和園建綠化苗木等；* 相關物資（如機械）的使用說明書、保修卡一并入倉，并由倉庫組統(tǒng)一交使用部門領用。8.3 材料款的支付付款供貨商財務部采購部回單董事辦批準復核財務部根據合同約定、對方付款要求進行材料款(包括預付款/定金)的支付

11、申請和復核采購部(采購到位)* 特殊情況無訂立合同需支付定金的，可先行借款，憑對方開具的發(fā)票或收據核銷。9.規(guī)劃設計/工程管理方面9.規(guī)劃設計/工程管理方面9.規(guī)劃設計/工程管理方面9.1 各項規(guī)劃設計方案報建流程圖紙分發(fā)工程部資料室財務部規(guī)劃技術部合同流程設計展開設計方出圖規(guī)劃技術部董事辦審定最終方案設計方相關部門會審/設計調整規(guī)劃技術部發(fā)出中標通知確定中標方董事辦審定內部評標設計發(fā)標* 財務部、業(yè)務部參與項目開發(fā)前期的策劃和方案調整，有利于成本控制。* 財務部需了解方案進度，參與部門會審，并掌握最終總體方案、經濟指標、總圖等相關資料。9.2 設計費的給付給付財務部制表規(guī)劃技術部設計方申請返

12、回規(guī)劃技術部董事辦審批財務部9.3 工程事務聯(lián)系方面工程部現場負責人部改簽署技術處理意見書技術方面工程部資料室監(jiān)理方施工單位回復規(guī)劃技術部抄送(涉及費用方面)預算部、檔案室施工單位監(jiān)理方* 現場進度和同步資料的控制由工程部跟進9.4 工程變更 (外單位提出)抄送原件監(jiān)理方施工單位規(guī)劃技術部預算部、總檔案室工程部資料室財務部預算部董事辦監(jiān)理方提出變更要求施工單位設計方9.4 工程變更 (內部提出)提出變更要求預算部檔案室工程部資料室施工單位監(jiān)理方規(guī)劃技術部董事辦財務部預算部規(guī)劃技術部要求變更部門設計方監(jiān)理確認簽章*物業(yè)公司或其它部門發(fā)現需進行變更的，內部溝通由規(guī)劃技術部聯(lián)系設計出具方案，公司審核

13、同意變更后，工程部負責現場整改事宜跟進。9.5 工程驗收方面（包括隱蔽工程驗收和原材料的檢驗）三部聯(lián)合復檢監(jiān)理、工程部落實整改驗收意見由監(jiān)理整理下發(fā)施工單位聯(lián)合驗收監(jiān)理方報驗施工單位工程部規(guī)劃技術部* 規(guī)劃技術部在技術性驗收中作為主導部門并負責簽字，材料的采樣應有規(guī)劃技術部人員參加，送檢陪同由監(jiān)理、工程部負責9.6 工程款的審批水電工程部現場負責人施工單位監(jiān)理方申請工程部資料室預算部根據合同復核制表財務部財務部工程部資料室復核董事辦審批給付監(jiān)理款的申請撥付參照此流程。9.7 竣工資料總檔案資料室物業(yè)公司移交工程部接收監(jiān)理審核施工方整理提交9.8 圖紙審核內審意見由規(guī)劃技術部整理發(fā)放圖紙內審規(guī)劃

14、技術部組織聯(lián)合相關單位、部門會審意見由施工單位整理發(fā)放聯(lián)合相關單位、部門監(jiān)理方、工程部組織圖紙會審10.營業(yè)銷售類10.營業(yè)銷售類10.1 營銷資料、方案的獲取營銷部方案確定并經規(guī)劃、建設等政府職能部門審批后業(yè)務部規(guī)劃技術部此處所指方案具體包括：項目規(guī)劃方案及說明、戶型設計（含停車場）方案；銷售模型制作由規(guī)劃技術部跟進，營銷部配合。10.2 物業(yè)管理資料提供及服務合同簽署管理提供資料物業(yè)公司總體規(guī)劃報建完成通知物業(yè)服務合同物業(yè)管理統(tǒng)一口徑相關部門物業(yè)公司業(yè)主簽署業(yè)務部營銷部業(yè)務培訓*相關資料在方案確定并經規(guī)劃、建設等政府職能部門審批后1個月內及時提供營銷部、物業(yè)公司；其中住宅質量保證書住宅使用

15、說明書由規(guī)劃技術部完成并提供給物業(yè)公司制定前期物業(yè)服務合同。*已簽訂的物業(yè)服務合同（物業(yè)公司/業(yè)主）在交樓前30天由營銷部移交回物業(yè)公司。10.3 銷控各項資料統(tǒng)計方面每天17時前經董事辦審批后次日圖紙暫測面積測繪所出具相關面積后次日每日銷售情況統(tǒng)計表、認購書/登記書復印件售價表匯總董事辦財務部每月5日前每月欠款催收進度表每月銷售情況統(tǒng)計表每月銷售、轉名情況登記表每月資金計劃表每月銷售人員傭金計提表營銷部11.物業(yè)管理類11.物業(yè)管理類11.1 前期物業(yè)管理設施設備的移交和接管工程指揮部會同施工單位對水電表底數進行確認物業(yè)公司技術交底/培訓，資料移交規(guī)劃技術部* “資料”包括但不限于設施設備、

16、土建、給排水、水電表位置分布、總體規(guī)劃圖等各項圖紙、說明書、技術參數，以及各設施設備合同關于“保修期”、“施工單位”等約定和條款等；* 樓宇部分重要的設施設備進行安裝時，由工程指揮部出具工作協(xié)辦單明確介入時間及方式等，以便物業(yè)公司提前介入，作后續(xù)跟進。技術方面問題由規(guī)劃技術部銜接。11.2 水電、電話、電視等配套設施的開通和相關職能部門的銜接業(yè)務部規(guī)劃技術部溝通協(xié)調開通物業(yè)公司11.3 綠化園林的移交和接管10天內移交物業(yè)公司園建工程合同資料各部門聯(lián)合驗收合格后采購部：園建采購資料移交總資料檔案室：現場資料移交工程部：圖紙資料移交規(guī)劃技術部：* 驗收參與單位包括規(guī)劃技術部、工程部、施工單位和物業(yè)公司；* “圖紙資料”包括土建竣工圖、水電線路圖、供排水竣工圖等；*“采購資料”包括采購花木的數量、明細、規(guī)格等。11.4 交樓工作事