建設(shè)項目監(jiān)理資料檔案管理制度

1、建設(shè)項目監(jiān)理資料檔案管理制度建設(shè)項目監(jiān)理資料及檔案管理制度一、監(jiān)理文件的管理1、監(jiān)理文件是指監(jiān)理項目部的監(jiān)理人員在監(jiān)理作業(yè)中所形成的文類管理；2、監(jiān)理文件的分級管理是指文件形成的過程中，按職責(zé)權(quán)限進(jìn)行編制、審查和簽發(fā)；3、監(jiān)理文件的分類管理是指文件形成后的編號、發(fā)送、傳遞和保管。二、監(jiān)理項目部發(fā)出的監(jiān)理文件的編制和審批分為五級管理1、監(jiān)理項目部管理制度及監(jiān)理作業(yè)指導(dǎo)文件、監(jiān)理規(guī)劃、專業(yè)監(jiān)理實施細(xì)則由有關(guān)人員編制后總監(jiān)審定，作為級文件；監(jiān)理規(guī)劃作為公司文件經(jīng)公司批準(zhǔn)后，作為級文件管理；2、監(jiān)理項目部向業(yè)主提交的重要報告：總結(jié)、月報、專題報告、圖紙會審/評審紀(jì)要、工程暫停令、嚴(yán)懲工期審批、索賠簽證

2、、質(zhì)量和平安事故報告，由有關(guān)專業(yè)監(jiān)理工程師編制，總監(jiān)審批簽發(fā)，作為級文件。3、監(jiān)理項目部所發(fā)正式函件由有關(guān)監(jiān)理工程師編制，總監(jiān)理工程師簽發(fā)，作為級文件。4、監(jiān)理項目部所發(fā)工程聯(lián)系單、通知單、備忘錄、報表、各類審查單以及監(jiān)理作業(yè)表等由有關(guān)專業(yè)監(jiān)理工程師編制，交規(guī)定的簽發(fā)人審核后簽發(fā)，作為級文件。5、監(jiān)理統(tǒng)計表以及其他監(jiān)理內(nèi)部文件通知等作為級文件。三、監(jiān)理作業(yè)中形成監(jiān)理文件的分類1、按專業(yè)分類，分為以下11類：鍋爐、汽機、土建（含勘測）、儀表及掌握、爐保、焊接、化學(xué)、給排水、技經(jīng)及綜合等。2、文件性質(zhì)分類：綜合管理：監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理的管理制度、監(jiān)理項目部的重要報告、總結(jié)、月報。對施工組織設(shè)計，施工單

3、位的作業(yè)指導(dǎo)書等綜合性施工作業(yè)指導(dǎo)文件進(jìn)行審核所發(fā)的工程聯(lián)系單；質(zhì)量管理：對施工質(zhì)量、設(shè)備質(zhì)量、消缺方案等所發(fā)的通知單、聯(lián)系單等有關(guān)質(zhì)量掌握文件；進(jìn)度管理：對開工報告的審核看法，有關(guān)開工、停工、復(fù)工令的監(jiān)理項目部有關(guān)進(jìn)度掌握文件；投資管理：對施工單位的工程變更和材料代用及設(shè)計單位的設(shè)計變更所引起的費用變更的答復(fù)所發(fā)出的聯(lián)系單、通知單等有關(guān)投資掌握的文件；平安文明掌握：對施工單位的平安管理和文明施工所進(jìn)行的監(jiān)督文件；合同管理：對合同執(zhí)行中的問題（包括索賠）所提出的看法而發(fā)出的聯(lián)系單和通知單等文件。四、監(jiān)理部收到的工程文件的分類管理1、來自建設(shè)單位的工程文件：建設(shè)單位的正式公文，可作為業(yè)主來函（包

4、括上級審批文件）建檔管理；建設(shè)單位所編制的日常工程文件按如下分類進(jìn)行管理：-建設(shè)單位所編制的會議紀(jì)要；-建設(shè)單位和第三方所簽訂的合同文件；-建設(shè)單位有關(guān)建設(shè)項目報建文件；-建設(shè)單位所轉(zhuǎn)發(fā)的設(shè)備文件；-建設(shè)單位所轉(zhuǎn)發(fā)的設(shè)計文件；-質(zhì)量監(jiān)督站文件；-建設(shè)單位所發(fā)的通知單、聯(lián)系單；-施工現(xiàn)場建設(shè)管理制度。2、來自設(shè)計單位的文件，可按如下分類管理：初步設(shè)計文件及概算書；主/輔機設(shè)備技術(shù)規(guī)范書；施工圖設(shè)計文件；施工圖預(yù)算；設(shè)計變更；設(shè)計聯(lián)絡(luò)會資料。3、來自施工和承包單位的工程文件可按如下分類管理：施工依據(jù)文件和技術(shù)文件（施工組織設(shè)計及作業(yè)指導(dǎo)書）；開工報批文件；要求變更施工設(shè)計或材料代用的文件和聯(lián)系單；

5、質(zhì)量保證資料；要求變更施工進(jìn)度的文件和聯(lián)系單；要求增加費用或要求索賠的文件和憑證；關(guān)于施工質(zhì)量方面的文件或聯(lián)系單；關(guān)于設(shè)備質(zhì)量和開箱驗收的文件和聯(lián)系單；工程調(diào)試文件；施工質(zhì)量驗評資料及安裝調(diào)試記錄；制造廠家的變更、答復(fù)、供應(yīng)資料、方案等；承包單位供應(yīng)的檢驗文件和自制文件、憑證和單據(jù)；各承包單位的正式來函做專檔管理；事故處理及不合格項處理；施工總結(jié)及技術(shù)總結(jié)。五、文件的傳送1、全部文件的收發(fā)傳送由信息員負(fù)責(zé)；2、監(jiān)理文件發(fā)出前應(yīng)按32條的規(guī)定，由審批人簽字后發(fā)出；3、收入文件應(yīng)交總監(jiān)批閱，按批閱看法交有關(guān)負(fù)責(zé)人處理；4、監(jiān)理部編制對外發(fā)送報表應(yīng)按報表規(guī)定的審簽權(quán)限審批；5、承包單位的報表審查，按

6、36條規(guī)定的審簽權(quán)限分別遞送審查；6、監(jiān)理部收發(fā)文件用表見表六、監(jiān)理作業(yè)表示及審批對施工單位報審表的審批：1、工程開工/復(fù)工報審表（A1、A6）由總監(jiān)理工程師審批；2、施工組織設(shè)計（方案）報審表（A3.1）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，由總監(jiān)理工程師批準(zhǔn)；3、分包單位資格報審表（A3.4）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，由總監(jiān)理工程師批準(zhǔn)；4、工序報驗申請表（A3.3）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，由總監(jiān)理工程師批準(zhǔn)；5、工程款支付申請表（A4.3）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，并填寫工程款支付證書由總監(jiān)簽發(fā)；6、延長工期報審表（A2.2）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，由總監(jiān)簽發(fā)；7、費用索賠申請表（A4.2）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，并

7、填寫費用索賠審批表由總監(jiān)簽發(fā)；8、工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備報審表（A3.2）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，由總監(jiān)或?qū)I(yè)監(jiān)理工程師批準(zhǔn)；9、工程竣工報驗單（A7）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，由總監(jiān)簽證；10、工程變更單（A9）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，由總監(jiān)批準(zhǔn)；11、監(jiān)理工程師通知單（B2）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，由總監(jiān)或?qū)I(yè)監(jiān)理工程師簽發(fā)；12、工程暫停令（B1）由專業(yè)監(jiān)理工程師審查，由總監(jiān)批準(zhǔn)。七、文件編號1、文件的分類表示：文件資料歸檔都應(yīng)按不同類別進(jìn)行標(biāo)識。文件資料的分類標(biāo)識如圖3-1所示。2、文件編號監(jiān)理現(xiàn)場用表按如下編號：X X - 年 月- X X 后兩位數(shù)字 流水號（二位以上）表式3、文件簽字加蓋印

8、章在監(jiān)理作業(yè)中需要發(fā)出文件時，編制人及審核人均應(yīng)由本人簽字，信息員歸檔，加蓋印章發(fā)送。八、監(jiān)理統(tǒng)計用表及監(jiān)理臺帳監(jiān)理統(tǒng)計用表是監(jiān)理項目部內(nèi)部的管理用表，作為監(jiān)理人員的工作臺帳，由監(jiān)理項目部自存，不向外發(fā)送，主要有：1、項目監(jiān)理作業(yè)大事記；2、設(shè)計變更工程聯(lián)系單匯總登記表；3、單位工程形象進(jìn)度一覽表；4、施工質(zhì)量驗評統(tǒng)計表；5、設(shè)備缺陷匯總表；6、監(jiān)理作業(yè)信息月報；7、承建單位月進(jìn)度款支付臺帳。九、監(jiān)理文件的移交和歸檔1、監(jiān)理文件的移交安裝工程結(jié)束后，施工文件向建設(shè)單位進(jìn)行移交的同時，監(jiān)理文件也要按規(guī)定向建設(shè)單位進(jìn)行移交，移交監(jiān)理文件的目次要求和建設(shè)單位協(xié)商后確定，一般移交如表3-3所示文件或按

9、GB/T50328-2022規(guī)定移交。表3-3序號文件名稱文件級別序號文件名稱文件級別1監(jiān)理規(guī)劃（含修改內(nèi)容）11工程暫停令2分包單位資格審查資料12延長工期報審及審批資料3設(shè)計交底與圖紙會審會議紀(jì)要13監(jiān)理工作聯(lián)系單4設(shè)計變更資料（審查單）14施工備忘錄5工程變更資料（審查單）15工程資料缺陷及事故處理資料6施工指導(dǎo)文件審查資料16工程施工竣工結(jié)算資料7施工測量放線資料（審查單）17索賠資料簽證單8工程材料/構(gòu)配件/設(shè)備質(zhì)量檢查及抽查試驗資料18施工質(zhì)量19監(jiān)理月報9隱藏工程驗收資料（驗收單）20監(jiān)理工作總結(jié)10整改通知單21會議紀(jì)要2、監(jiān)理文件的歸檔監(jiān)理項目部撤離現(xiàn)場后，應(yīng)將監(jiān)理文件向公司檔案部門歸檔。監(jiān)理項目部在撤離現(xiàn)場后，對有保存價值和供今后追溯的文件/資料/憑證，均應(yīng)想本公司歸檔。監(jiān)理依據(jù)資料按以下案卷歸檔：第一卷 工程審批文件其次卷 工程合同/協(xié)議文件第三卷 工程報建資料及開工審批文件第四卷 工程設(shè)備招標(biāo)投標(biāo)資料第五卷 工程設(shè)計圖紙資料監(jiān)理作業(yè)資料按以下案卷歸檔：第一卷 監(jiān)理合同文件其次卷 監(jiān)理部質(zhì)量體系文件第三卷 監(jiān)理內(nèi)部管理制度第四卷 監(jiān)理部來往公文函件第五卷 監(jiān)理月報/簡報第六卷 監(jiān)理總結(jié)報告第七卷 監(jiān)理睬議紀(jì)要第八卷 監(jiān)理部質(zhì)量掌握過程