管理處業(yè)主檔案管理程序

1、管理處業(yè)主檔案管理程序管理處業(yè)主檔案管理程序一目的規(guī)范客戶檔案的管理工作。二適用范圍適用于管理處業(yè)主檔案的動態(tài)管理。三職責(zé)1物業(yè)部主管負(fù)責(zé)監(jiān)控業(yè)主檔案保管與跟蹤工作。2行政接待人員負(fù)責(zé)依照本規(guī)程詳細(xì)實(shí)施業(yè)主檔案的保管與跟蹤。四程序要點(diǎn)1業(yè)主檔案內(nèi)容。1）經(jīng)業(yè)主簽署的業(yè)主公約。2）經(jīng)業(yè)主簽署后的消防平安責(zé)任書。3）業(yè)主家庭狀況登記表。4）鑰匙領(lǐng)用登記表。5）業(yè)主證領(lǐng)用登記表。6）業(yè)主入住驗(yàn)房表。7）裝修申請審批表、簽署后的裝修施工承諾表、裝修平安責(zé)任書、相關(guān)圖紙及裝修施工隊(duì)資料。8）違章處理通知單及處理結(jié)果資料。9）業(yè)主的有關(guān)證件復(fù)印件。10）業(yè)主產(chǎn)權(quán)確認(rèn)登記（產(chǎn)權(quán)證書）。11）其他應(yīng)保存的資料

2、。2檔案盒（夾）的制作。1）依據(jù)檔案盒（夾）的規(guī)格預(yù)備相應(yīng)的檔案標(biāo)貼紙。2）在檔案標(biāo)貼紙上的打印出標(biāo)準(zhǔn)黑一號字體的檔案類別名稱，其格式一般是由組織機(jī)構(gòu)、名稱組成，如：×××-×.×-S.W-業(yè)主檔案：表示物業(yè)管理公司××管理處物業(yè)部管理的業(yè)主檔案。3）將制作好的檔案標(biāo)貼紙貼在檔案盒（夾）左側(cè)立面距頂部3cm位置上，并排列在檔案柜中。3業(yè)主檔案袋的制作。1）預(yù)備適量的26cm×34cm左右尺寸的檔案袋。2）將寫有"棟號、樓層號、房號"的標(biāo)貼紙貼在檔案袋封面上。4將業(yè)主的有關(guān)資料存放在相應(yīng)的檔案袋內(nèi)

3、。5將各業(yè)主的檔案袋按棟號、樓層號、房間號的先后挨次排列在檔案盒（夾）內(nèi)。6按檔案盒（夾）內(nèi)的各業(yè)主的檔案排列挨次將檔案有關(guān)內(nèi)容登記在業(yè)主檔案名目內(nèi)，內(nèi)容包括：序號、檔案編號、業(yè)主姓名、入住時(shí)間、檔案頁數(shù)、備注等欄目。7業(yè)主檔案的跟蹤。1）當(dāng)發(fā)生下列狀況變化時(shí)，行政接待人員應(yīng)將變化狀況記錄在業(yè)主檔案中：a）通訊電話聯(lián)絡(luò)方式發(fā)生變化時(shí)；b）業(yè)主發(fā)生更替時(shí)。2）業(yè)主檔案跟蹤管理，由行政接待人員每季度進(jìn)行一次家庭狀況的普查，對拖欠管理費(fèi)、水電費(fèi)和其他服務(wù)費(fèi)一個月以上的業(yè)主，行政接待人員應(yīng)至少每隔15天對業(yè)主的聯(lián)系方式跟蹤一次。3）對產(chǎn)權(quán)發(fā)生變更的業(yè)主，管理處應(yīng)準(zhǔn)時(shí)為新業(yè)主建立"業(yè)主檔案"，同時(shí)對原業(yè)主的檔案另置保管，保管期三年。8業(yè)主檔案屬絕密檔案，特別狀況如需查閱須報(bào)管理處經(jīng)理批準(zhǔn)，經(jīng)物業(yè)部檔案行政接待人員辦理登記手續(xù)后方可查閱。9業(yè)主檔案應(yīng)永久保存。10具備電腦辦公系統(tǒng)的可以將各業(yè)主資料輸入電腦進(jìn)行管理。11本規(guī)程執(zhí)行狀況作業(yè)物業(yè)部檔案行政接待人員績效考評的依據(jù)之一。12檔案收集齊全完整，組卷合理，做到類別清晰，排列