項目三擬寫發(fā)送會議通知、制作證件與指示標(biāo)識

1、模塊一：會前準(zhǔn)備工作項目二擬制會議議程和日程任務(wù)一 擬寫發(fā)送會議通知你有收到過會議通知嗎？舉個例子吧！會議通知：是向與會者傳遞會議信息的載體，是會議組織者和與會者之間會前溝通的重要渠道，制發(fā)會議通知是會前準(zhǔn)備的重要環(huán)節(jié)。會議議題、時間、地點、與會者確定之后，就應(yīng)擬寫會議通知并及時在會前發(fā)出，使有關(guān)人員及時收到并提前做好準(zhǔn)備。那么，會議通知一般都有哪些內(nèi)容組成呢？會議通知的內(nèi)容： 會議名稱 主辦單位 會議通知的內(nèi)容 會議內(nèi)容 會議地點 起止時間 參加人員 聯(lián)絡(luò)信息報到事宜及有關(guān)要求此外，還包括：會議相關(guān)材料，如會議議程、需要討論的報告等；回復(fù)時需此外，還包括：會議相關(guān)材料，如會議議程、需要討論的

2、報告等；回復(fù)時需要的明信片、信封、郵票等，明信片、信封上面應(yīng)標(biāo)明會議組織方的地址、郵要的明信片、信封、郵票等，明信片、信封上面應(yīng)標(biāo)明會議組織方的地址、郵編、收信人等，方便與會者回復(fù)。會議有關(guān)票證。如代表證、參會證、通行證編、收信人等，方便與會者回復(fù)。會議有關(guān)票證。如代表證、參會證、通行證等。會議地點、交通工具、線路等的說明或地圖。等。會議地點、交通工具、線路等的說明或地圖。根據(jù)受邀參加會議人員的身份不同或參會目的不同，可以采用不同的樣式。內(nèi)部會議常用的通知樣式有： 便函式 卡片式 內(nèi)部會議 通知的樣式內(nèi)部會議：是本單位人員參加的會議，常見的有經(jīng)理例會、員工例會和特別會議，此外還有等例1.便函式

3、會議通知致：各部門經(jīng)理發(fā)自：總經(jīng)理秘書日期：年月日主題：部門經(jīng)理的圓桌會議通知 年月日上午11：00，在會議室舉行全體部門經(jīng)理的圓桌會議。假如您不能參加請在月日之前打電話：1234567告知。 附上一份議事日程和會議地點線路地圖。 附件：議事日程 地圖例2. 卡片式部門經(jīng)理會議目的：討論公司下一季度市場營銷計劃時間：年月日上午9:30地點：公司第一會議室如您無法出席，請于月日前告知。電話號碼：外部會議常用的通知樣式有： 請柬 邀請信 外部會議 通知的樣式外部會議外部會議：是由本單位主辦的，其他單位參加的會議。要更正規(guī)、詳細(xì)。對于邀請的嘉賓可采用請柬、邀請信的形式；其他參會人員采用一般會議通知形

4、式或帶回執(zhí)的會議通知。例1.請柬請 柬尊敬的 先生/女士：您好！我們很榮幸地邀請您參加將于年月日在舉辦的會議。本次會議的主題是： 真誠地期待著您的積極支持與參與！ xxxxxxx 年月日例2.邀請函會議回執(zhí)：重要的會議、需要提前確定參會人數(shù)或需要安排與會者食宿的會議，會議通知中應(yīng)附有會議報名表或會議回執(zhí)，請與會者填寫后寄回。會議回執(zhí)的作用會議回執(zhí)的作用會第一，便于收集與會者的基本情況，統(tǒng)計參加會議的人數(shù)。第二，便于安排接待和食宿等后勤工作。第三，立法性會議或重要會議，參會人員接到回執(zhí)后簽字并返回，相當(dāng)于履行了簽發(fā)手續(xù)會議回執(zhí)的內(nèi)容會議回執(zhí)的內(nèi)容會議回執(zhí)通常制成表格式或卡片式。內(nèi)容包含：1.明確

5、會議組織者需要了解的信息，包括參加會議人員姓名、性別、年齡、民族、工作單位和地址、職務(wù)、聯(lián)系方式、是否預(yù)訂回程票等。2.會議回執(zhí)一定要注明寄回的截止日期，截止日期一定要為會議住宿預(yù)訂和確認(rèn)留有余地。表格式回執(zhí)樣例：卡片式回執(zhí)樣例：會議委托書有些立法性會議，應(yīng)出席的會議人員不能到會而委托其他人參加會議并代為行使權(quán)力，必須填寫委托書，以保證會議通過決議時達(dá)到法定人數(shù)。被委托人在授權(quán)范圍內(nèi)行使權(quán)力，對委托人直接產(chǎn)生法律效力。發(fā)送會議通知的方法：（1）按通知的形式分有口頭通知和書面通知。（2）按通知的性質(zhì)分有預(yù)備性通知和正式通知。（3）按會議名稱分有會議通知、邀請信、請柬、海報、公告等。可根據(jù)會議的性

6、質(zhì)、參加范圍、緊急程度和保密要求選擇恰當(dāng)?shù)陌l(fā)送方式，必要時使用兩種以上方式，確保有效性?！皶h通知”:用于研究工作、進(jìn)行決策的會議，發(fā)送對象是會議法定成員或者相關(guān)成員、本單位內(nèi)部人員或者本系統(tǒng)人員?！把埿拧?一般用于橫向性的會議，具有禮節(jié)性，發(fā)送對象主要是本單位外部成員，如邀請的專家、學(xué)者、領(lǐng)導(dǎo)等。“請柬”:主要用于儀式類活動，如簽字儀式、開幕式、閉幕式等，如上級領(lǐng)導(dǎo)、社會人士、兄弟單位等。“海報”:是一種公開性的會議通知，一般用于可以自由參加的學(xué)術(shù)性報告會，通常采用張貼的形式?！肮妗?是通過登報或媒體發(fā)出的會議通知，如股份公司召開股東大會。會議通知：一般用于下行文。邀請信：一般用于本單位

7、外部成員，平行的單位。請柬：一般用于上行文。發(fā)送會議通知的要求：（1）適當(dāng)把握會議通知的發(fā)送時間。發(fā)送過早，容易被人忘記；發(fā)送過晚，與會者準(zhǔn)備時間不足，影響會議效果。如有回執(zhí)的會議通知，需要早些發(fā)送給與會者，以便對方考慮后回復(fù)。（2）仔細(xì)檢查、認(rèn)真核對。發(fā)送會議通知時應(yīng)認(rèn)真確定與會人員范圍，保證每一位與會者收到會議通知。在郵寄前，要認(rèn)真檢查發(fā)送的通知及相關(guān)材料有無遺漏，仔細(xì)核對收信人名單，檢查收信人的詳細(xì)地址、工作單位、姓名等，以免發(fā)錯。（3）重要通知應(yīng)當(dāng)面簽收。重要的、保密性的會議通知，應(yīng)當(dāng)面送達(dá)與會者并請對方簽收，如其他人代為簽收的，應(yīng)追蹤落實，確保通知到人。（4）無論何種形式發(fā)出的會議通

8、知，都要確認(rèn)回復(fù)。保證會議信息能夠按時、完整地傳達(dá)給與會者。制發(fā)會議通知的流程：1.擬寫會議通知。2.明確會議通知發(fā)送對象和聯(lián)系方式。3.填寫會議通知單并準(zhǔn)備好相關(guān)附件。4.選擇會議通知信息傳遞方式。5.確認(rèn)會議通知是否送達(dá)（可采用電話、電子郵件確認(rèn)或收回和處理回執(zhí)單等方式）。請柬寫法：1. 標(biāo)題。會議請柬2.稱呼。要頂格寫出被邀請者（單位或個人）的姓名名稱。如“某某先生”、“某某單位”等。3正文。寫明會議時間、地點、方式、會議名稱、主題等內(nèi)容。結(jié)尾處一般用：屆時敬請光臨。4落款。因請柬的標(biāo)題一般不標(biāo)注主辦單位名稱，因此落款處應(yīng)當(dāng)署主辦單位名稱和成文時間：具體的年月日，并蓋章。邀請函寫法：比請

9、柬要詳細(xì)1. 標(biāo)題。由會議名稱和邀請函組成。2.稱呼。（1）發(fā)送到單位的邀請函，應(yīng)當(dāng)寫單位名稱。由于邀請函是一種禮儀性文書，稱呼中要用單稱的寫法，不宜用泛稱（統(tǒng)稱），以示禮貌和尊重。 （2）邀請函直接發(fā)給個人的，應(yīng)當(dāng)寫個人姓名，前冠 尊敬的 敬語詞，后綴 先生 女士 同志 等。3正文。正文應(yīng)逐項載明具體內(nèi)容。開頭部分寫明舉辦會議的背景和目的，用 特邀請您出席（列席） 照應(yīng)稱呼，再用過渡句轉(zhuǎn)入下文；主體會議內(nèi)容部分可采用序號加小標(biāo)題的形式寫明具體事項；最后寫明聯(lián)系聯(lián)絡(luò)信息和聯(lián)絡(luò)方式。結(jié)尾處要寫上禮節(jié)性問候語或恭候語可用，如：敬請回復(fù)及光臨；此致 敬禮。4落款。因邀請函的標(biāo)題一般不標(biāo)注主辦單位名稱

10、，因此落款處應(yīng)當(dāng)署主辦單位名稱并蓋章。 5成文時間。寫明具體的年月日評分標(biāo)準(zhǔn)練一練 試題2 擬寫會議通知（50分）杭州市志展科技有限公司為進(jìn)一步宣傳和提升企業(yè)形象和品牌形象，展示公司的生產(chǎn)和開發(fā)能力，增強各經(jīng)銷商的銷售信心，為供需雙方建立一個產(chǎn)銷的平臺。特于5月20日上午9：00下午4：00在桐廬開元名都大酒店1號會議廳（白云源路999號）召開2016年新產(chǎn)品訂貨會。如果你是該公司的秘書，請你為公司客戶擬寫一份帶回執(zhí)的會議通知。為方便與會者參會。（回執(zhí)寄回地址：杭州市桐廬縣橫村鎮(zhèn)橫富路288號何秘書，郵編：311512 電話：64673663）作業(yè)：練習(xí)冊14-16頁任務(wù)二 制作會議證件和指示

11、標(biāo)識會議證件的作用 1.1.對會議進(jìn)行管理，證明與會者身份；對會議進(jìn)行管理，證明與會者身份；2.2.控制人員出入，保證會議安全；控制人員出入，保證會議安全；3.3.統(tǒng)計到會人數(shù)，維持會議秩序。統(tǒng)計到會人數(shù)，維持會議秩序。會議證件的內(nèi)容一般包括一般包括會議名稱、證件名稱、主辦方名稱和編號會議名稱、證件名稱、主辦方名稱和編號；重要會議或保密性會議的證件還應(yīng)有重要會議或保密性會議的證件還應(yīng)有與會者姓名、職與會者姓名、職務(wù)、單位、與會者照片務(wù)、單位、與會者照片。一起回憶一下：與會人員一般有哪些？與會人員一般有哪些？正正 式式代代 表表列列 席席代代 表表嘉嘉 賓賓代代 表表工工 作作人人 員員會議證件

12、的類型：會議證件的類型：正正 式式代代 表表列列 席席代代 表表嘉嘉 賓賓代代 表表工工 作作人人 員員代代表表證證列列席席證證來來賓賓證證工工作作證證記記者者證證大家都見過哪些樣式的會議證件？會議證件的樣式系帶式系帶式系帶式系帶式優(yōu)缺點：優(yōu)缺點：取戴方便，取戴方便，但容易晃但容易晃動動。夾子式夾子式優(yōu)缺點：優(yōu)缺點：能更換標(biāo)簽重復(fù)利用，能更換標(biāo)簽重復(fù)利用，但成本略高。但成本略高。粘貼式粘貼式優(yōu)缺點：優(yōu)缺點：經(jīng)濟(jì)、方便，經(jīng)濟(jì)、方便，但粘貼在衣服但粘貼在衣服上易留下痕跡。上易留下痕跡。臺簽式臺簽式制作會議證件的程序：制作會議證件的程序：（1）設(shè)計內(nèi)容。）設(shè)計內(nèi)容。重要的大中型會議，證件和姓名卡片要

13、正規(guī)。在設(shè)計會議證件時，應(yīng)重要的大中型會議，證件和姓名卡片要正規(guī)。在設(shè)計會議證件時，應(yīng)從會議管理的需要出發(fā)，兼顧會議工作方便和安全兩個方面。從會議管理的需要出發(fā)，兼顧會議工作方便和安全兩個方面。（2）設(shè)計顏色。）設(shè)計顏色。證件的形式應(yīng)反映會議的內(nèi)容，設(shè)計要盡量經(jīng)濟(jì)實用、美觀大方。根證件的形式應(yīng)反映會議的內(nèi)容，設(shè)計要盡量經(jīng)濟(jì)實用、美觀大方。根據(jù)不同身份的與會者和不同作用的證件，如正式代表、列席代表、工據(jù)不同身份的與會者和不同作用的證件，如正式代表、列席代表、工作人員、媒體記者等，作人員、媒體記者等，將證件設(shè)計為紅、黃、藍(lán)、白等不同顏色將證件設(shè)計為紅、黃、藍(lán)、白等不同顏色。做。做到既有利于區(qū)別各種

14、不同證件，又體現(xiàn)會議莊嚴(yán)、隆重、熱烈的特點到既有利于區(qū)別各種不同證件，又體現(xiàn)會議莊嚴(yán)、隆重、熱烈的特點（3 3）控制印刷數(shù)量。）控制印刷數(shù)量。根據(jù)會議人數(shù)的實際需要，控制印刷數(shù)量，保證會議安全。根據(jù)會議人數(shù)的實際需要，控制印刷數(shù)量，保證會議安全。（4）重要的、具有保密性的會議要貼上本人照片，并加蓋大會印章。）重要的、具有保密性的會議要貼上本人照片，并加蓋大會印章。小貼士：應(yīng)注意根據(jù)公司的應(yīng)注意根據(jù)公司的不同文化理念設(shè)計相應(yīng)不同文化理念設(shè)計相應(yīng)的會議證件或姓名卡片。的會議證件或姓名卡片。制作會議指示標(biāo)識：制作會議指示標(biāo)識：會議指示標(biāo)識的類型：會議指示標(biāo)識的類型：（1 1）標(biāo)識牌（指示牌）標(biāo)識牌（

15、指示牌）。在。在入口處、簽到處、接待處、入口處、簽到處、接待處、貴賓室、洗手間貴賓室、洗手間等區(qū)域設(shè)置指示標(biāo)識，方便與會者前往。等區(qū)域設(shè)置指示標(biāo)識，方便與會者前往。（2 2）區(qū)域圖）區(qū)域圖。大、中型會議應(yīng)事先根據(jù)與會人員的分類。大、中型會議應(yīng)事先根據(jù)與會人員的分類劃出各區(qū)域的平面圖，張貼于會場入口或簽到處，使參會劃出各區(qū)域的平面圖，張貼于會場入口或簽到處，使參會人員入場、退場井然有序。表彰、總結(jié)類型的大會，應(yīng)將人員入場、退場井然有序。表彰、總結(jié)類型的大會，應(yīng)將被表彰、獎勵的人員或代表安排在前幾排，并在區(qū)域圖上被表彰、獎勵的人員或代表安排在前幾排，并在區(qū)域圖上明確標(biāo)出。明確標(biāo)出。簡單、醒目、實用簡