淺談中小企業(yè)存貨管理問題和對策

淺談中小企業(yè)存貨管理問題和對策

摘要：一個(gè)企業(yè)若想要保持較高的盈利能力，就應(yīng)當(dāng)十分重視存貨的管理。在不同的存貨管理水平下，企業(yè)的平均資金占用水平差別是很大的。通過實(shí)施正確的存貨管理方法，來降低企業(yè)的平均資金占用水平，提高存貨周轉(zhuǎn)率，才能最終提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。在中小企業(yè)中，管理者認(rèn)為按時(shí)交貨才是最重要的，如果延期有可能要支付違約金等責(zé)任，與其這樣倒不如多進(jìn)貨來保證按時(shí)交貨。因此要如何才能保證能按時(shí)交貨又能夠提高存貨周轉(zhuǎn)速度就顯得尤為重要。

關(guān)鍵詞：中小企業(yè)；存貨管理；存貨周轉(zhuǎn)；庫存成本

健全的存貨管理制度可以幫助存貨管理人員對庫存存貨進(jìn)行全面的控制和管理，有助于庫存會計(jì)進(jìn)行存貨的核算并且能夠及時(shí)提供各種存貨的報(bào)表數(shù)據(jù)，如果存貨占用了大量資金會導(dǎo)致中小企業(yè)資產(chǎn)周轉(zhuǎn)速度偏低，因此要合理管理存貨以此來實(shí)現(xiàn)庫存最小化，對采購部門和生產(chǎn)部門進(jìn)行一個(gè)良好的鏈接作用。但是這其中又有很多問題導(dǎo)致鏈接失敗停滯，所以要解決問題就要想到解決問題的方法，要加強(qiáng)存貨控制科學(xué)合理進(jìn)行存貨管理，這樣才能保證企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)順利運(yùn)行。

1存貨管理概述

存貨管理的概念

存貨管理就是對企業(yè)的存貨進(jìn)行管理，主要包括存貨的信息管理和在此基礎(chǔ)上的決策分析，最后進(jìn)行有效控制，達(dá)到存貨管理的最終目的提高經(jīng)濟(jì)效益。

存貨管理的重要性

傳統(tǒng)的狹義觀點(diǎn)認(rèn)為，庫存控制主要是針對倉庫的物料進(jìn)行盤點(diǎn)、數(shù)據(jù)處理、保管、發(fā)放等，通過執(zhí)行防腐、溫濕度控制等手段，達(dá)到使保管的實(shí)物庫存保持最佳狀態(tài)的目的。這只是庫存控制的一種表現(xiàn)形式，或者可以定義為實(shí)物庫存控制。那么，如何從廣義的角度去理解庫存控制呢？庫存控制應(yīng)該是為了達(dá)到公司的財(cái)務(wù)運(yùn)營目標(biāo)，特別是現(xiàn)金流運(yùn)作，從而實(shí)現(xiàn)在保證及時(shí)交貨的前提下，盡可能降低庫存水平，減少庫存積壓與報(bào)廢、貶值的風(fēng)險(xiǎn)。從這個(gè)意義上講，實(shí)物庫存控制僅僅是實(shí)現(xiàn)公司財(cái)務(wù)目標(biāo)的一種手段，或者僅僅是整個(gè)庫存控制的一個(gè)必要的環(huán)節(jié)；實(shí)物庫存控制主要是倉儲管理部門的責(zé)任，而廣義的庫存控制應(yīng)該是整個(gè)需求與供應(yīng)鏈管理部門，乃至整個(gè)公司的責(zé)任。但是在現(xiàn)在的絕大多數(shù)中小企業(yè)中，管理者對存貨管理的概念僅限于狹義的概念。

2華益公司存貨管理的現(xiàn)狀1華益公司簡介

華益公司是專業(yè)生產(chǎn)A級鍋爐承壓部件的電力配件制造公司?，F(xiàn)占地面積14100平方米，生產(chǎn)面積9600平方米，固定資產(chǎn)2000多萬元。在編員工115人，工程技術(shù)人員14人，其中中級以上職稱人員9人，持證焊工26人，中級無損探傷人員2人，焊接專業(yè)4人，鍋爐專業(yè)3人，材料專業(yè)1人；公司設(shè)置了采購、技術(shù)、質(zhì)量、銷售等七個(gè)管理部門和準(zhǔn)備、管子、膜式壁三個(gè)生產(chǎn)車間。公司以“著眼產(chǎn)品質(zhì)量、嚴(yán)格過程控制、關(guān)注顧客期望”為宗旨，竭誠為用戶服務(wù)，滿足用戶需求；為鍋爐行業(yè)、電力行業(yè)作出新的貢獻(xiàn)。2華益公司存貨管理中存在的問題

沒有合理的管理制度。

企業(yè)沒有制定合理的存貨管理制度讓管理人員有章可依，例如企業(yè)未設(shè)置專門審核倉庫庫存和存貨賬本的人員，導(dǎo)致存貨管理人員可以肆意做假賬造成了公司不必要的損失。雖說華益公司未有肆意做假賬，但是由于管理制度不完善導(dǎo)致在日常存貨管理過程中會有存貨莫名找不到等情況出現(xiàn)，這種情況有可能是管理人員未做到本職工作，也有可能是因?yàn)楣芾砣藛T利用管理漏洞隨意使用庫存物品導(dǎo)致，管理人員懶散的原因是由于制度的不健全，導(dǎo)致最后可以做假賬表明此存貨被正常領(lǐng)用。

各部門無有效溝通。

部門之間日常缺乏有效的溝通，存貨管理部門通常都是在生產(chǎn)部門需要領(lǐng)用時(shí)才發(fā)現(xiàn)沒有需要的存貨，這時(shí)才去報(bào)給采購部門采購清單，這就導(dǎo)致了生產(chǎn)停滯不前，最終可能導(dǎo)致交貨延期造成嚴(yán)重的損失，造成存貨不能及時(shí)采購的原因還有就是生產(chǎn)部門和存貨管理部門之間未能及時(shí)互相溝通生產(chǎn)需要的材料。

存貨管理不規(guī)范導(dǎo)致賬實(shí)不符。

企業(yè)沒有規(guī)范存貨在出庫時(shí)領(lǐng)料單的填制要求，使得管理者管理松懈，例如存貨在領(lǐng)用時(shí)未按照其型號具體表明，例如生產(chǎn)部門在領(lǐng)用碳刷時(shí)，碳刷的型號有100#，150#，180#。但是在領(lǐng)用單上卻統(tǒng)一寫著碳刷未表明型號，這會導(dǎo)致在最后做盤庫時(shí)，碳刷各個(gè)型號的數(shù)量對不準(zhǔn)，在平時(shí)領(lǐng)用時(shí)就應(yīng)該嚴(yán)格按照要求管理，避免最后盤存時(shí)賬實(shí)不符。華益公司的存貨是根據(jù)存貨的種類和倉庫的情況，進(jìn)行簡單的劃分，主要分成兩個(gè)保管區(qū)域，五金庫和焊材庫。五金庫的東西種類繁多，在盤存時(shí)有一定難度，所以在盤存時(shí)都是取大概的數(shù)量進(jìn)行盤算，所以賬上最終的數(shù)量并不是實(shí)際的庫存。焊材在領(lǐng)用時(shí)并沒有稱重的計(jì)量儀器，因此在領(lǐng)用時(shí)只取大概重量計(jì)算，這也會導(dǎo)致最后賬實(shí)不符。還有情況就是存貨管理人員認(rèn)為只有在貨到發(fā)票也到的情況下才能辦理入庫手續(xù)，因此在發(fā)生貨到發(fā)票未到的情況時(shí)未辦理暫估入庫，導(dǎo)致這批貨物已經(jīng)被領(lǐng)用但卻未入賬，使得賬上的庫存數(shù)明顯少于實(shí)際庫存。

儲存不合理和存貨積壓。

焊材庫的管理要求比較嚴(yán)格，焊材庫的溫度不能低于10度，濕度不能高于60度。但是實(shí)際上有時(shí)候未開除濕機(jī)時(shí)的濕度超過了60度，管理上未能嚴(yán)格按照要求執(zhí)行。存貨管理員不清楚賬上的存貨因此可能會重復(fù)進(jìn)貨從而導(dǎo)致存貨積壓。另外企業(yè)由于存貨管理制度的不到位，所以只能夠多進(jìn)存貨來避免因缺貨導(dǎo)致的延誤交貨期，這樣的行為也會導(dǎo)致了存貨的積壓。我所在的華益公司由于對存貨的管理非常松散，所以存貨利用率不高，積壓數(shù)量較多，導(dǎo)致成本增加利潤減少。

上級不重視存貨管理無內(nèi)部審核人員監(jiān)督。

上級沒有認(rèn)識到存貨管理和控制是生產(chǎn)經(jīng)營中的重要環(huán)節(jié)，不夠重視存貨管理這一環(huán)節(jié)，重視的僅僅是每個(gè)月各個(gè)存貨是否過多領(lǐng)用。這種現(xiàn)象在一些效益比較好的中小企業(yè)中表現(xiàn)的更加明顯，因?yàn)樾б婧玫木壒?，所以管理者不會太去在意存貨占用資金的大小，除非是等到?jīng)]錢花時(shí)才會去關(guān)注存貨是否采購過多。

存貨管理不人性化。

中小企業(yè)不注重長遠(yuǎn)的利益比較善于注重眼前的利益，因此在存貨管理上掐的特別緊，有些易耗品也會要求用滿多長時(shí)間，就算已經(jīng)損壞也是要得到最上級的批準(zhǔn)才可以領(lǐng)用新的，這里耗費(fèi)的時(shí)間完全可以創(chuàng)造更多的利益。因此這無疑是撿了芝麻掉了西瓜。這也是各中小企業(yè)的通病，不能將權(quán)力下放到各個(gè)部門。所以目光短淺也是中小企業(yè)的一大缺點(diǎn)。3華益公司存貨管理不恰當(dāng)導(dǎo)致的后果

可能導(dǎo)致存貨的浪費(fèi)和損失。

由于存貨的驗(yàn)收保管機(jī)制不健全，因此企業(yè)對一些存貨的質(zhì)量問題警惕性不高，常常會有破損的貨物混在一起未發(fā)現(xiàn)，或者是入庫時(shí)只是檢查了數(shù)量卻未注意型號，還有就是在一批貨使用后有剩余，這個(gè)時(shí)候往往會隨意存放在任意一個(gè)角落，這樣就容易忘記這批剩余存貨，在下次需要時(shí)往往會又去進(jìn)一批新的存貨，給企業(yè)帶來了浪費(fèi)。華益公司曾經(jīng)購買過1000公斤的焊條，但是由于進(jìn)貨太多，在完成產(chǎn)品后就將這批焊條積壓存放在不是特別潮濕的二樓，但是由于時(shí)間久了這批焊條一直沒想到用。直到有人提醒才想起這批焊條的存在。原因是在于在購買當(dāng)時(shí)就未填制入庫單，因此賬上是沒有這批貨，這就導(dǎo)致了最后將這批貨遺忘，險(xiǎn)些導(dǎo)致了存貨的浪費(fèi)。還有的情況就是在需要用一種材料時(shí)不清楚其型號，盲目再購進(jìn)一批材料，最后發(fā)現(xiàn)材料重復(fù)購入導(dǎo)致庫存過多，而材料是不會經(jīng)常被使用的，這樣一來存貨積壓嚴(yán)重占用資金利率。庫存量過大所產(chǎn)生的問題：增加倉庫面積和庫存保管費(fèi)用，從而提高了產(chǎn)品成本；占用大量的流動(dòng)資金，造成資金呆滯，既加重了貨款利息等負(fù)擔(dān)，又會影響資金的時(shí)間價(jià)值和機(jī)會收益；造成產(chǎn)成品和原材料的有形損耗和無形損耗；造成企業(yè)資源的大量閑置，影響其合理配置和優(yōu)化。

可能導(dǎo)致存貨不足工程停滯不前。

采購的隨意性，覺得材料不夠便去買一些，或者是當(dāng)一種材料被領(lǐng)用完，不能及時(shí)與采購部門取得聯(lián)系，導(dǎo)致下次領(lǐng)用時(shí)無存貨，等到來貨后才能繼續(xù)正常工作。有些包裝物雜亂無章的存放在倉庫內(nèi)，賬上無記錄，每次需要包裝物時(shí)都會缺這缺那弄的焦頭爛額。這種情況造成服務(wù)水平的下降，影響銷售利潤和企業(yè)信譽(yù)；造成生產(chǎn)系統(tǒng)原材料或其他物料供應(yīng)不足，影響生產(chǎn)過程的正常進(jìn)行；使訂貨間隔期縮短，訂貨次數(shù)增加，使生產(chǎn)成本提高；影響生產(chǎn)過程的均衡性和裝配時(shí)的成套性。例如華益公司未能提前盤點(diǎn)剩余包裝蓋而延誤購買包裝蓋，因此導(dǎo)致完工后卻不能進(jìn)行包裝而延誤了交貨時(shí)間。

增加員工鉆空子的可能性。

存貨管理的不恰當(dāng)為人員提供了鉆空子的可能性，今天拿走一袋洗衣粉明天拿走一把刷子。

3加強(qiáng)華益公司存貨管理的建議1健全存貨管理制度

制定詳細(xì)的存貨管理崗位分工以及崗位權(quán)限規(guī)章。

目前大多數(shù)中小企業(yè)對內(nèi)部控制制度都不夠重視，采購部門生產(chǎn)部門等相關(guān)部門的職責(zé)和權(quán)限都不夠明確。因此首先要做好崗位分工控制，建立存貨業(yè)務(wù)的崗位責(zé)任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限，確保存貨業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、相互制約和監(jiān)督，如采購、驗(yàn)收與付款;保管與清查;銷售與收款;存貨處置的申請與審批;審批與執(zhí)行等。再次，制定存貨業(yè)務(wù)流程，明確存貨的取得、驗(yàn)收與入庫、倉儲與保管、領(lǐng)用發(fā)出與處置等環(huán)節(jié)的控制要求，做好相應(yīng)的記錄與憑證保管。存貨管理人員最好將各個(gè)職責(zé)區(qū)分開，領(lǐng)用單的填制和盤庫人員分開授權(quán)，這樣才能做到相互

監(jiān)督和制約，也避免了同一個(gè)人可以做假賬的行為。

對存貨進(jìn)行分類管理。

對存貨的管理可以實(shí)行ABC管理制度，就是將存貨重要程度、價(jià)值高低、耗用量大小和訂購難度等為標(biāo)準(zhǔn)分為三類，對三類存貨分別管理。A類存貨品種占全部存貨的10%~15%，資金占存貨總額的80%左右，實(shí)行重點(diǎn)管理，如大型備品備件等。B類存貨為一般存貨，品種占全部存貨的20%~30%，資金占全部存貨總額的15%左右，適當(dāng)控制，實(shí)行日常管理，如日常生產(chǎn)消耗用材料等。C類存貨品種占全部存貨的60%~65%，資金占存貨總額的5％左右，進(jìn)行一般管理。通過ABC分類后，抓住重點(diǎn)存貨，控制一般存貨，制定出較為合理的存貨采購計(jì)劃，從而有效地控制存貨庫存，減少儲備資金占用，加速資金周轉(zhuǎn)。華益公司的業(yè)務(wù)由于是階段性的，一定期間內(nèi)可能主要是批量完成螺旋管，在這批螺旋管制作過程中需要用到的材料和在完成其他配件所需材料是不同的，因此針對此情況，我們可以按照業(yè)務(wù)內(nèi)容分階段將庫存材料按照使用量大小進(jìn)行分類，使用量所占比例大的進(jìn)行重點(diǎn)管理，使用量一般的進(jìn)行日常管理，使用量小的進(jìn)行一般管理。

確定采購量流程，明確各部門責(zé)任關(guān)系。

首先要提高認(rèn)識，要真正認(rèn)識到管好、用好、控制好存貨不單是存貨管理部門的職責(zé)，而是關(guān)系到企業(yè)的各個(gè)部門、各個(gè)生產(chǎn)環(huán)節(jié)，把強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理尤其是存貨管理貫徹落實(shí)到企業(yè)內(nèi)部的各環(huán)節(jié)、各個(gè)職能部門

采購部門進(jìn)行預(yù)測與訂單處理，生產(chǎn)部門管理好生產(chǎn)計(jì)劃與控制，由此來確定采購控制和物料計(jì)劃，來保證采購的批量大小，減少采購成本。庫存本身就是貫穿于整個(gè)需求與供應(yīng)管理流程的各個(gè)環(huán)節(jié)，要想達(dá)到庫存控制的根本目的，就必須控制好各個(gè)環(huán)節(jié)上的庫存，而不是僅僅管理好已經(jīng)到手的實(shí)物庫存。

制定取得、驗(yàn)收與入庫的控制制度。

抵頂債務(wù)及其他原因入庫的存貨應(yīng)有有關(guān)部門、人員的審批，其價(jià)值與質(zhì)量狀況應(yīng)符合雙方協(xié)議，嚴(yán)格驗(yàn)收制度，重點(diǎn)是對取得存貨的品種、數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量和其他相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗(yàn)收，設(shè)置存貨明細(xì)帳，加強(qiáng)對代管、代銷、暫存與委托加工存貨的管理。由于公司的存貨管理人員并不是像生產(chǎn)部門一樣對企業(yè)的生產(chǎn)業(yè)務(wù)特別了解，因此在一批貨物到達(dá)后，不能很快很好的判斷貨物是否達(dá)到企業(yè)生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)，所以這個(gè)時(shí)候如果有專門的材料驗(yàn)收人員就可以事半功倍，這樣也可以省去如果在日后發(fā)生質(zhì)量問題時(shí)退貨的擔(dān)憂。2各部門主動(dòng)積極溝通

溝通是一個(gè)企業(yè)管理的基礎(chǔ)，任何一個(gè)企業(yè)如果要發(fā)展，內(nèi)部的溝通是非常重要的。尤其是在與采購部門和生產(chǎn)部門的溝通尤為重要。因?yàn)橹行∑髽I(yè)大部分都是依靠經(jīng)驗(yàn)判斷存貨需求，并沒有相應(yīng)的軟件，這種情況下就需要存貨管理部門和其他部門的工作流程和銜接能夠順暢進(jìn)行，存貨管理者要根據(jù)實(shí)際庫存及時(shí)與采購部門溝通，再向生產(chǎn)部門詢問生產(chǎn)所需材料大致情況進(jìn)行采購。因此中小企業(yè)的產(chǎn)品采購就是得加強(qiáng)部門之間的溝通與協(xié)作，然后采購訂單要盡量提前做好給采購部門一個(gè)緩沖期，并且是得在必須有一個(gè)大于物料采購周期時(shí)間的前提下，只有這樣采購部才能及時(shí)進(jìn)行采購。

與采購部門的溝通。

存貨管理部門實(shí)際上是控制采購部的，因?yàn)橹挥挟?dāng)存貨管理部門知道物料的存儲情況后才能知道采購部門需要采購哪些材料，因此采購的日期和數(shù)量實(shí)際上控制權(quán)在于存貨管理者。因此存貨管理部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)有效的與采購部門溝通，有計(jì)劃性的。如果庫存管理不到位會導(dǎo)致匆忙采購不能及時(shí)滿足生產(chǎn)需要。并且采購時(shí)最好要保持恰當(dāng)?shù)牟少徱?guī)模，這樣才能降低存貨成本。

與生產(chǎn)部門的溝通。

生產(chǎn)部門實(shí)際上又是控制存貨管理部門的，因?yàn)橹挥挟?dāng)生產(chǎn)部門知道需要耗用哪些材料時(shí)，庫存管理人員才能進(jìn)行生產(chǎn)管理者應(yīng)定期對本期需要的材料進(jìn)行預(yù)算，然后與存貨管理部門進(jìn)行溝通，讓存貨管理人員知道哪種材料需要進(jìn)貨。

全體員工參與溝通。

在存貨管理過程中，十分需要領(lǐng)用者—員工們的配合，員工有時(shí)不能理解存貨管理員的做法，比如工具的領(lǐng)用周期等等，常常會為此鬧得很不愉快。這時(shí)候就需要給員工們灌輸存貨管理的理念，強(qiáng)調(diào)需要互相理解和支持，并且參與到存貨管理上來，為存貨管理營造良好的環(huán)境。3提高緊迫感加強(qiáng)積極性

定期檢查進(jìn)行審核。

企業(yè)應(yīng)當(dāng)規(guī)范領(lǐng)料單等賬表的填制要求，在審核過程中發(fā)現(xiàn)未按要求填制的追究其責(zé)任。存貨審核人員定期或不定期去檢查存貨是否賬實(shí)相符，如有盤虧和盤盈，應(yīng)分清責(zé)任，報(bào)告有關(guān)部門及時(shí)處理。如果是管理人員的責(zé)任則由其負(fù)責(zé)賠償。這樣才可以提高存貨管理人員的緊迫感，在平時(shí)的工作中才能更加負(fù)責(zé)。在年終時(shí)應(yīng)該進(jìn)行一次全面清查盤點(diǎn)，由存貨審核人員監(jiān)督進(jìn)行。如果發(fā)現(xiàn)存貨管理有問題，則按問題大小程度進(jìn)行適度批評，給存貨管理人員增加緊迫感，促使他在日后的管理中能更加認(rèn)真負(fù)責(zé)。

管理恰當(dāng)給予獎(jiǎng)勵(lì)。

在每期的檢查中，制定一個(gè)審核標(biāo)準(zhǔn)，達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，在開年終大會時(shí)應(yīng)給予獎(jiǎng)勵(lì)，不管是口頭獎(jiǎng)勵(lì)還是物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，都是可以增加管理者的積極性，員工的積極性增加受益的無非是公司。因此獎(jiǎng)勵(lì)制度無論在任何方面都是非常重要的。4及時(shí)盤點(diǎn)庫存做到庫存最小化

每個(gè)月底都要按時(shí)盤點(diǎn)存貨并與賬上核對。努力做到庫存最小化，理論上來說“零存貨”是最理想的存貨狀態(tài)，“零存貨”可以大大減少企業(yè)流動(dòng)資金的投入節(jié)約了資金，可以提高企業(yè)資金的使用效率。還可以降低存貨的儲存成本和管理費(fèi)用。還可以防止存貨變現(xiàn)損失和跌價(jià)損失，保證了資金的正常流動(dòng)和回收。但是這種理想狀態(tài)很難實(shí)現(xiàn)，這種狀態(tài)需要企業(yè)可以做到細(xì)致周密，這在中小企業(yè)中是難以達(dá)到的目標(biāo)。因?yàn)樗枰^硬的管理環(huán)境來支持，并且零存貨的缺點(diǎn)就是難以應(yīng)付突發(fā)因素。所以企業(yè)應(yīng)盡量做到庫存最小化，既能減少企業(yè)資金的流入又可以避免突發(fā)情況的發(fā)生。優(yōu)化庫存不僅可以應(yīng)對突發(fā)事件還可以提高庫存周轉(zhuǎn)率。在生產(chǎn)過程中經(jīng)常會出現(xiàn)供應(yīng)鏈接不上的意外情況發(fā)生，保持適量的庫存可以起到一定的緩沖作用。存貨周轉(zhuǎn)率是指單位時(shí)間內(nèi)庫存周轉(zhuǎn)的速度，是衡量庫存管理水平的重要指標(biāo)之一。庫存周轉(zhuǎn)率高就意味著可以減少資金占用從而提到資金的利用效率。這一指標(biāo)可以衡量一個(gè)企業(yè)庫存管理的水平。5提高管理人員綜合素質(zhì)

在管理人員工作的過程中發(fā)現(xiàn)一些工作任務(wù)在完成時(shí)，本應(yīng)是簡單的解決方法，但卻在解決過程中將步驟復(fù)雜化。以往的經(jīng)驗(yàn)使管理者墨守成規(guī)，雖然最后的任務(wù)可以完成，但是在管理過程