公司車輛管理制度及表格

1、公司車輛管理制度為使公司車輛管理統(tǒng)一合理化，合理有效的使用各種車輛，最大限度的節(jié)約成本，更有效的控制車輛使用，最真實(shí)的反映車輛的實(shí)際情況，盡可能的發(fā)揮最大經(jīng)濟(jì)效益以及對公司所有車輛的保養(yǎng)和維修進(jìn)行控制，以確保車輛安全、良好的運(yùn)行狀況以及保養(yǎng)和維修的及時(shí)、經(jīng)濟(jì)、可靠，特制定本制度。一、適用范圍本制度適用公司各部門的所有車輛。、二、車輛使用管理1、職責(zé)1.1 行政經(jīng)理負(fù)責(zé)辦公室車輛派遣及使用，并對各部門用車進(jìn)行審批、協(xié)調(diào)、安排，保證辦公室車輛的有效使用。1.2 配送車輛由車輛管理人員負(fù)責(zé)車輛調(diào)度及管理，旨在最大限度的配置車輛使用，最有效的管理車輛。2、公務(wù)車輛使用管理公務(wù)車輛使用管理因公使用公車的

2、須填寫公務(wù)車輛使用申請表，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)，行政部備案。2.1 公務(wù)車輛使用安排行政部對審批通過的用車申請，填制車輛派遣表，將每次外出的時(shí)間、地點(diǎn)、公里數(shù)記入并有申請外出人簽字認(rèn)可。2.1.2 公務(wù)車輛駕駛?cè)藛T在收到車輛派遣表時(shí)，應(yīng)提前檢查車輛狀況及油量情況，按照派遣表上的時(shí)間按時(shí)出車，并填寫好派遣表的相關(guān)數(shù)據(jù)。2.1.3 公務(wù)車輛申請人員在辦理公司事宜時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照派遣表中所規(guī)定的時(shí)間返回公司，如果在派遣表規(guī)定的時(shí)間內(nèi)無法及時(shí)返回公司，應(yīng)提前向行政部說明原因，獲得批準(zhǔn)后方可延時(shí)返回公司。2.1.4 公務(wù)車輛駕駛?cè)藛T辦完事后應(yīng)及時(shí)返回公司，如遇交通阻塞或意外情況不能按時(shí)返回公司的，應(yīng)提前向行政

3、部說明原因，獲得批準(zhǔn)。2.1.5 公務(wù)車輛駕駛?cè)藛T返回公司后應(yīng)將填好的派遣表及時(shí)上交行政部審核，審核無誤后存檔。公司公務(wù)車駕駛?cè)瞬坏蒙米詫④囬_回家。辦完公事必須將車輛停放在規(guī)定的地點(diǎn)。不得因私使用車-可編輯修改-輛。2.2 物流配送車輛使用管理公司物流配送部管理，旨在保證車輛安全運(yùn)營的同時(shí)，最大化的配置車輛運(yùn)營。2.3.1 各部門車輛出車、送貨應(yīng)由車輛管理人員統(tǒng)一調(diào)度，公司任何人員不得私自調(diào)度車輛，更不能因私使用公司車輛。2.3.2 車輛管理人員應(yīng)根據(jù)公司總體的運(yùn)營要求，對車輛的出車及保養(yǎng)進(jìn)行合理安排，駕駛員應(yīng)服從車輛管理人員的安排，如有特殊情況需提前告知管理人員。2.3.3 公司車輛駕駛?cè)藛T

4、須有駕駛證件，并且要熟知交通相關(guān)法規(guī)和杭州市路況、路名。2.3.4 公司車輛不得對外出租和出借。2.3.5 公司所有車輛鑰匙應(yīng)有車輛管理人員統(tǒng)一保存、管理，出車時(shí)連同車輛出車安排表一起交給需要出車的駕駛?cè)藛T，駕駛?cè)藛T應(yīng)在車輛出車安排表上簽字，表示鑰匙已收到。2.3.6 公司所有駕駛?cè)藛T每天下班前須將公司車輛停放在公司指定的地方后，將車輛鑰匙交由管理人員保管。如遇特殊情況車輛當(dāng)天不能返回公司的，須經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)。2.3.7 車輛管理人員根據(jù)公司運(yùn)營需要，及時(shí)安排車輛出車，對需要出車的車輛應(yīng)填制車輛出車安排表。2.3.8 駕駛?cè)藛T在接到車輛出車安排表時(shí)，在規(guī)定的時(shí)間應(yīng)到達(dá)指定的地點(diǎn)，完成配送任務(wù)后

5、應(yīng)及時(shí)返回，如遇特殊情況不能及時(shí)返回公司的，應(yīng)及時(shí)向管理人員說明情況，獲得批準(zhǔn)后方可。2.3.9 車輛管理人員應(yīng)對出車車輛進(jìn)行登記，填制車輛送貨登記表，當(dāng)車輛返回時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫返回公里數(shù)，并由駕駛員確認(rèn)簽字。對出車異常的車輛應(yīng)詢問其原因，情況嚴(yán)重的應(yīng)上報(bào)公司。2.3.10 駕駛?cè)藛T在車輛送貨過程中的停車，要遵守交通法規(guī)，在允許停車的區(qū)域停放車輛，防止因此罰款。2.3.11 部門間車輛調(diào)用應(yīng)經(jīng)部門經(jīng)理批準(zhǔn)，并報(bào)車輛管理人員備案。三、車輛用油管理1、職責(zé)1.1 行政部經(jīng)理負(fù)責(zé)對公務(wù)車輛的用油進(jìn)行監(jiān)督、控制，財(cái)務(wù)部輔助配合監(jiān)控管理。1.2 運(yùn)營部門由車輛管理人員負(fù)責(zé)對車輛用油進(jìn)行監(jiān)督、控制，財(cái)務(wù)部輔

6、助配合監(jiān)控管理。1.3 各部門應(yīng)加強(qiáng)車輛用油管理，節(jié)約用油開支，使車輛均能在經(jīng)濟(jì)耗油的情況下有效的運(yùn)營。2、車輛油卡管理公司所有車車輛統(tǒng)一油卡加油，實(shí)行一車一卡制度。2.1 公司所有車輛禁止現(xiàn)金加油，駕駛?cè)藛T應(yīng)隨時(shí)攜帶油卡，不得以任何理由用現(xiàn)金加油，如遇特殊情況需現(xiàn)金加油，須經(jīng)部門經(jīng)理、財(cái)務(wù)經(jīng)理批準(zhǔn)，并報(bào)車輛管理人員備案。2.2 車輛加油卡辦理后，管理人員應(yīng)按車牌號與油卡號碼進(jìn)行備案登記，每月進(jìn)行核對。油卡一經(jīng)備案，不允許變更，如遇到特殊情況，比如油卡壞了，不能正常加油時(shí)，應(yīng)報(bào)車輛管理人員，及時(shí)修理或使用備用油卡加油。2.3 禁止車輛間互換油卡，禁止使用其它車輛的油卡加油，如遇特殊情況，應(yīng)經(jīng)車

7、輛管理人員同意。2.4 車輛管理人員應(yīng)根據(jù)車輛需要辦理備用油卡，在車輛所配油卡金額不足時(shí)備用，車輛在使用備用油卡時(shí)應(yīng)做好備用卡使用記錄，便于月底數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。2.5 駕駛員在使用油卡加油時(shí)，應(yīng)保留好每次加油的小票，小票要保持連續(xù)性，月底按順序粘貼在車輛用油統(tǒng)計(jì)表上。2.6 駕駛員在油卡充值前，應(yīng)統(tǒng)一根據(jù)車輛管理人員的口令，在某一統(tǒng)一的時(shí)間點(diǎn)記錄本月車輛用油的實(shí)際數(shù)據(jù)，其中：a月初余額為油卡在上次充值前的余額。b. 本月充值為油卡上次充值的金額。c. 月末余額為油卡最后一次加油后的金額。d. 本月用油=月初余額+本月充值-月末余額+備用卡加油金額+現(xiàn)金加油f.起始公里數(shù)為上次記錄數(shù)據(jù)時(shí)的車輛公里數(shù)。

8、I. 中止公里數(shù)為本次記錄數(shù)據(jù)時(shí)的車輛公里數(shù)。j.中止公里時(shí)油箱所剩油量為本次記錄數(shù)據(jù)時(shí)油箱的油量金額化。2.7 一車一卡，一車一表，管理人員在申請充值時(shí)應(yīng)將每輛車的車輛用油統(tǒng)計(jì)表上報(bào)財(cái)務(wù)審核。2.8 車輛在使用備用卡加油時(shí)，應(yīng)收集好小票，并在小票背面注明加油車輛車牌號，交給車輛管理人員，車輛管理人員對每張備用卡須填備用卡加油統(tǒng)計(jì)表，連同車輛用油統(tǒng)計(jì)表一齊上報(bào)財(cái)務(wù)審核。2.9 特別注意事項(xiàng)：車輛用油統(tǒng)計(jì)表中的現(xiàn)金加油與備用卡加油應(yīng)詳細(xì)記錄日期與備用卡號。3、充值申請流程車輛管理人員應(yīng)實(shí)時(shí)了解車輛油卡的用油情況，在油卡金額接近500元時(shí)，及時(shí)申請油卡充值。3.1 車輛管理人員在申請充值時(shí)，須做好

9、車輛用油統(tǒng)計(jì)表工作，并保證將車輛用油統(tǒng)計(jì)表及時(shí)上報(bào)財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)在對油卡充值審核時(shí)要對上次充值的用油情況進(jìn)行審核。3.2 車輛油卡充值申請審核通過后，財(cái)務(wù)部將以支票或本票轉(zhuǎn)交車輛管理人員，車輛管理人員應(yīng)提供正確的公司名稱，并指定專人領(lǐng)取，及時(shí)充值。3.3 車輛油卡充值要求開具增值稅票，車輛管理人員應(yīng)在收到支票或本票后一周內(nèi)將充值增值稅票帶回公司財(cái)務(wù)部。3.4 車輛管理人員給油卡充值后，應(yīng)將各車輛充值明細(xì)連同增值稅票一齊帶回公司財(cái)務(wù)部。四、車輛維修、保養(yǎng)管理1、職責(zé)1.1 對維修服務(wù)公司需有行政和部門經(jīng)理及車輛管理人員共同考評和選擇，使用哪家維修廠原則上使用4S店的維修。車輛管理人員對維修項(xiàng)目進(jìn)行審

10、核。1.2車輛管理人員負(fù)責(zé)對維修質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)證，并保存相關(guān)的評定、維修質(zhì)量、維修記錄等資料。1.3駕駛?cè)藛T負(fù)責(zé)定期檢查車輛狀況，并處理簡單的車輛故障。1.4駕駛員負(fù)責(zé)及時(shí)發(fā)現(xiàn)、檢查故障；并填寫車輛維修申請單；確認(rèn)保養(yǎng)維修合格；保留更換部件交公司驗(yàn)審；對維修質(zhì)量進(jìn)行及時(shí)反饋。2、工作流程2.1日常檢查、保養(yǎng)、維護(hù)駕駛員須做好車輛出、收車檢查，保持車輛內(nèi)、外清潔。行駛中注意車輛是否有異常聲響。經(jīng)常檢查各潤滑點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)缺油或油變質(zhì)應(yīng)立即補(bǔ)充或更換。駕駛員每月底進(jìn)行檢查保養(yǎng)。經(jīng)常檢查電瓶使用情況，保持電瓶周圍干燥清潔和有效發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，避免車輛造成機(jī)械事故及影響運(yùn)輸每月由駕駛?cè)藛T對電瓶外表進(jìn)行清潔，工

11、作能力。每月由駕駛?cè)藛T檢查車輛消防設(shè)施。車輛管理人員對車輛進(jìn)行不定期抽查，任務(wù)。車輛日常補(bǔ)胎及小零件更換必須在正規(guī)的4S店進(jìn)行，取得正規(guī)發(fā)票，不允許抵票報(bào)銷。2.2定期保養(yǎng)駕駛?cè)藛T要嚴(yán)格按照車輛保養(yǎng)相關(guān)規(guī)定定時(shí)對車輛進(jìn)行保養(yǎng)。車輛公里與保養(yǎng)項(xiàng)目標(biāo)準(zhǔn)見保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)表。保養(yǎng)維修必須在指定的維修廠進(jìn)行，駕駛員不得自行選擇修理廠。2.2.3 駕駛員根據(jù)車輛運(yùn)行里程數(shù)填寫運(yùn)行記錄，經(jīng)車輛管理人員核實(shí)后，由部門經(jīng)理安排車輛保養(yǎng)時(shí)間。駕駛員須辦理完審批手續(xù)后方可對車輛進(jìn)行保養(yǎng)、修理，不允許先斬后奏。定期保養(yǎng)操作流程：駕駛員填寫車輛維修申請單部門經(jīng)理檢查-審批（需要財(cái)務(wù)經(jīng)理及部經(jīng)理審批須審批）-憑審批后的車輛維修

12、申請單（項(xiàng)目、金額）通過報(bào)帳中心借款-對審批后的項(xiàng)目進(jìn)維修-維修過程中如需增加維修項(xiàng)目，由部門經(jīng)理確認(rèn)維修-對維修車輛進(jìn)行檢查-索取發(fā)票及維修清單會(huì)計(jì)人員對維修項(xiàng)目進(jìn)行審核通過報(bào)帳中心沖銷借款。2.3.1 在行駛過程中發(fā)現(xiàn)故障，駕駛員應(yīng)及時(shí)檢查，查明原因并判斷故障嚴(yán)重程度和對行駛安全的影響程度，主動(dòng)設(shè)法排除故障。2.3.2 如駕駛員無法排除故障，須估算費(fèi)用并征得部門經(jīng)理同意就近尋找修理廠處理，對故障嚴(yán)重程度及發(fā)生故障的原因應(yīng)及時(shí)匯報(bào)，請示處理方案。2.3.3 發(fā)生修理后必須將更換的部件交回公司驗(yàn)審。車輛管理人員對車輛突發(fā)修理原因進(jìn)行鑒定、審核。2.3.4 突發(fā)修理的操作流程：口頭向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行維修

13、申請-獲批準(zhǔn)后進(jìn)行維修（不能到指定處修理時(shí)，選擇就近的修理廠）-補(bǔ)填車輛維修申請單-對維修質(zhì)量進(jìn)行反饋和記錄車輛管理人員鑒定、審核部門經(jīng)理簽字走報(bào)帳中心報(bào)銷。2.4保養(yǎng)、維修后的車輛須經(jīng)車輛管理人員及駕駛員驗(yàn)收，合格后方可進(jìn)行運(yùn)輸。3、特別事項(xiàng)3.1公司應(yīng)指定有資質(zhì)的專門車輛保養(yǎng)、修理點(diǎn)，便于修理、維修，可指定兩至三個(gè)點(diǎn)。3.2公司為避免修理點(diǎn)配件價(jià)格過高，應(yīng)根據(jù)修理點(diǎn)單獨(dú)指定汽車配件供應(yīng)點(diǎn)。3.3公司應(yīng)根據(jù)修理點(diǎn)提供的保養(yǎng)及維修清單去指定的配件供應(yīng)點(diǎn)購買所需配件，杜絕在同一個(gè)點(diǎn)既買配件又做維修。3.4 車輛保養(yǎng)、維理不允許駕駛員用現(xiàn)金交易，駕駛員應(yīng)在指定維修點(diǎn)修理后，由公司隔月統(tǒng)一支付。五、

14、車輛罰款及理賠管理1、車輛罰款管理1.1 客運(yùn)車載貨罰款此類罰款為公司計(jì)劃內(nèi)罰款，駕駛員應(yīng)在送貨過程中有意識的避免此類罰款的發(fā)生。當(dāng)發(fā)生時(shí)，駕駛員態(tài)度應(yīng)良好，爭取少罰款或不罰款。駕駛員應(yīng)妥善保管開具的罰款單，經(jīng)部門經(jīng)理審核后，可用其它發(fā)票沖抵報(bào)銷。1.2 車輛停車罰款駕駛員應(yīng)熟知交通停車相關(guān)規(guī)定，將車輛停放在允許停車的地方。1.2.2 該類罰款公司不允許發(fā)生，如有發(fā)生，應(yīng)詳細(xì)了解罰款原因，屬于駕駛員出于個(gè)人利益而發(fā)生的亂停車罰款，公司不予報(bào)銷。該類罰款在報(bào)銷時(shí)應(yīng)特別注意審核。2、車輛事故理賠管理2.1 車輛事故理賠是基于車輛保險(xiǎn)的意外保證，駕駛?cè)藛T應(yīng)在提高自身駕駛技能的同時(shí)，認(rèn)真遵守交通法規(guī)。

15、2.2 車輛在發(fā)生交通事故時(shí)應(yīng)及時(shí)聯(lián)系保險(xiǎn)公司，由保險(xiǎn)公司進(jìn)行事故鑒定，出具鑒定報(bào)告。2.3 駕駛員應(yīng)及時(shí)到保險(xiǎn)公司指定的修理點(diǎn)將車輛盡早修好，不要耽誤正常工作，修理費(fèi)先由駕駛員墊支或憑保險(xiǎn)公司的事故受理單向公司借款支付。2.4 保險(xiǎn)公司在受理交通事故后，會(huì)將一聯(lián)寫有理賠號碼的受理單交于駕駛員，爾后保險(xiǎn)公司系統(tǒng)會(huì)將該起事故的理賠號碼發(fā)送至駕駛?cè)藛T所留的手機(jī)上，駕駛?cè)藛T應(yīng)妥善保管。2.5 駕駛?cè)藛T應(yīng)將正確無誤的公司名稱及銀行帳號告知保險(xiǎn)公司，在保險(xiǎn)公司受理事故后應(yīng)跟蹤保險(xiǎn)公司及時(shí)將理賠款匯之公司帳號。2.6 當(dāng)公司已確定收到該筆理賠金額時(shí)，駕駛?cè)藛T應(yīng)憑載有理賠號的受理單或理賠號來財(cái)務(wù)部領(lǐng)款或辦理

16、沖賬手續(xù)。2.7 財(cái)務(wù)部應(yīng)根據(jù)所報(bào)理賠號與銀行到賬憑證載明的號碼與車牌號對應(yīng)，確定相符后方可支付或沖賬，否則不予辦理。六、對違反公司車輛管理制度的部門和個(gè)人根據(jù)嚴(yán)重程度處以50-200元罰款附表一：公務(wù)車輛使用申請表附表二：公司車輛派遣登記表附表三：車輛出車安排表附表四：車輛送貨登記表附表五：車輛用油統(tǒng)計(jì)表附表六：備用卡加油統(tǒng)計(jì)表附表七：車輛維修申請單附表八：保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)表附表一：公務(wù)車輛使用申請表申請日期申請人員申請時(shí)間返回時(shí)間申請理由部門經(jīng)理意見：行政經(jīng)理意見：附表二:公司車輛派遣登記表出車日期駕駛?cè)藛T出車時(shí)間出發(fā)公里數(shù)返回時(shí)間回程公里數(shù)通行費(fèi)備注接送人員接送理由行政經(jīng)理意見：總經(jīng)理意見：附表三：車輛出車安排表車牌號碼駕駛?cè)藛T出車時(shí)間返回時(shí)間送達(dá)地點(diǎn)送達(dá)貨物管理人員日期附表四:車輛出車登記表車牌號：駕駛員:出車日期出車時(shí)間返回時(shí)間出發(fā)公里返回公里出車事由簽名管理人:附表五:車輛加油統(tǒng)計(jì)表車牌號碼部門司機(jī)加油型號、單價(jià)月初余額本月起始公里數(shù)本月充值本月中止公里數(shù)本月用油中止公里數(shù)時(shí)油箱剩油量月末余額所屬期起止是否有現(xiàn)金加油日期金額是否有備用卡加油備用卡卡號金額本