如何進行有效的工作匯報與計劃

1、COM/010308/SH-Charts (2000GB)如何進行有效的工作匯報與計劃如何進行有效的工作匯報與計劃有效工作匯報的基本要求有效工作匯報的基本要求1、內(nèi)容有實質(zhì)性、并且突出重點、內(nèi)容有實質(zhì)性、并且突出重點假如每月都可以重復使用的語言、一定是缺乏實假如每月都可以重復使用的語言、一定是缺乏實質(zhì)意義的！質(zhì)意義的！2、表達工具選擇準確（圖表、數(shù)字、文本、圖示）、表達工具選擇準確（圖表、數(shù)字、文本、圖示）簡單的數(shù)字羅列不能反映任何問題！如果不簡單的數(shù)字羅列不能反映任何問題！如果不能讓外行人看出眉目，就不是一個成功的報告！能讓外行人看出眉目，就不是一個成功的報告！3、問題分析與建議要具體、細致

2、、深究，真正具有改、問題分析與建議要具體、細致、深究，真正具有改善的意義和價值善的意義和價值不能讓相關(guān)部門馬上采取行動的建議絕對沒有實不能讓相關(guān)部門馬上采取行動的建議絕對沒有實踐意義！踐意義！工作報告技巧一工作報告技巧一匯報框架匯報框架/方式選擇方式選擇例：品管部例：品管部主要職責主要職責例外事件例外事件成品質(zhì)量成品質(zhì)量原料質(zhì)量原料質(zhì)量專題報告專題報告體系運轉(zhuǎn)體系運轉(zhuǎn)產(chǎn)品質(zhì)量產(chǎn)品質(zhì)量客戶投訴客戶投訴內(nèi)務內(nèi)務人員、預算、硬件變動狀態(tài)人員、預算、硬件變動狀態(tài)典型事件典型事件狀態(tài)評價狀態(tài)評價按產(chǎn)品統(tǒng)計分析或?qū)０赴串a(chǎn)品統(tǒng)計分析或?qū)０笇０笇０赴凑諉栴}的統(tǒng)計分析按照問題的統(tǒng)計分析工作報告技巧二工作報告技巧

3、二善用數(shù)字善用數(shù)字例：例：“培訓：制定了培訓計劃，培訓的組織實施。”這句話是否可以每個月重復使用？這句話是否可以每個月重復使用？真正的問題：真正的問題：1 應進行哪些培訓、實際進行了哪些培訓、受訓人數(shù)、受訓效果應進行哪些培訓、實際進行了哪些培訓、受訓人數(shù)、受訓效果（包括各部門自行組織的、事業(yè)部組織的、集團組織的）（包括各部門自行組織的、事業(yè)部組織的、集團組織的）2 例外的培訓組織了哪些例外的培訓組織了哪些3 培訓工作（下月）的調(diào)整與改進方案培訓工作（下月）的調(diào)整與改進方案工作報告技巧三工作報告技巧三改善建議要具體改善建議要具體例：例：“目前部分采購物資目前部分采購物資(特別是特別是A類類B類類

4、)采購采購(驗收驗收)標準不明確標準不明確不詳細。改進建議不詳細。改進建議:請物資驗收部門牽頭與使用單位、采購部制請物資驗收部門牽頭與使用單位、采購部制定書面的既符合市場的實際情況又符合企業(yè)需要的物資驗收標準定書面的既符合市場的實際情況又符合企業(yè)需要的物資驗收標準，采購按照該標準執(zhí)行。，采購按照該標準執(zhí)行。 ”真正要解決的問題：真正要解決的問題：哪些物料沒有驗收標準、為什么不能執(zhí)行（標準過高？過低？不哪些物料沒有驗收標準、為什么不能執(zhí)行（標準過高？過低？不具體？不一致？執(zhí)行硬件不足？標準執(zhí)行不嚴格？）具體？不一致？執(zhí)行硬件不足？標準執(zhí)行不嚴格？）發(fā)現(xiàn)問題的辦法：典型事件發(fā)現(xiàn)問題的辦法：典型事件

5、體系體系 統(tǒng)計結(jié)果統(tǒng)計結(jié)果趨勢、政策、體系趨勢、政策、體系工作報告技巧四工作報告技巧四不同性質(zhì)的數(shù)字不可混同不同性質(zhì)的數(shù)字不可混同例：玩具熊行業(yè)，例：玩具熊行業(yè)，1988-1998玩具熊生玩具熊生產(chǎn)企業(yè)產(chǎn)企業(yè)凈銷售額；百萬元19881989199019911992199319941995199619971998123456客戶客戶總額總額出生人數(shù)出生人數(shù)（百萬）232.6256.6292.6 269.4 252.2248.7247.0 204.2242.8278.4 312.7134.1142.0163.6 151.0 204.6241.3270.4 342.3422.8468.7 524.8

6、61.065.669.061.682.589.793.2 105.5137.1167.1 170.259.364.571.452.089.397.1108.7114.8146.2158.3 163.9394.8404.9430.1 399.5 510.4536.5589.6 607.9761.2879.9 957.5128.3134.7144.1 130.0 176.1194.0209.6 212.2254.9281.6 353.41409.41451.6 1564.71420.51781.7 1884.6 2012.12059.5 2586.9 2751.7 2997.4400.3386.3

7、393.6 357.4 466.6477.3493.4 472.9521.9517.7 514.94.874.924.984.314.424.754.904.524.724.975.00工作報告技巧之五工作報告技巧之五數(shù)據(jù)價值要體現(xiàn)數(shù)據(jù)價值要體現(xiàn)利用所提供的數(shù)據(jù)可傳遞的信息利用所提供的數(shù)據(jù)可傳遞的信息1.玩具熊在一定時間內(nèi)的銷售增長2.客戶在一定時間內(nèi)市場份額的變化3.客戶業(yè)績的排名與競爭對手的對比情況4.出生人數(shù)與玩具熊銷售的關(guān)系選擇圖表類型選擇圖表類型確定比較種類確定比較種類確定要表達確定要表達的信息的信息圖表在商業(yè)溝通中扮演重要的角色圖表在商業(yè)溝通中扮演重要的角色文字溝通文字溝通語言溝通

8、語言溝通圖表圖表多媒體溝通多媒體溝通圖表的作用圖表的作用迅速傳達信息直接專注重點更明確地顯示其相互關(guān)系使信息的表達鮮明生動成功的圖表都具備以下幾項關(guān)鍵要素成功的圖表都具備以下幾項關(guān)鍵要素每張圖表都傳達一個明確的信息銷售額正穩(wěn)步上升銷售額正穩(wěn)步上升2000年銷售額年銷售額百萬美元圖表與標題相輔相成清晰易讀格式簡單明了并且前后連貫01002003004005001月2月3月4月5月6月7月8月少而精1991年預測法19941.01.21.41.61.82.02.22.42.62.83.019911992199319941995199619971998199910億美元19921993實際情況預測流

9、程需要改進預測流程需要改進餅形圖條形圖柱形圖線形圖散點圖表格銷售額銷售額東部中部西部總計(-$000)$1.25.712.3$19.2數(shù)據(jù)類圖表數(shù)據(jù)類圖表數(shù)值數(shù)值? ?地圖Gantt流程圖概念矩陣圖組織架構(gòu)非數(shù)據(jù)類圖表非數(shù)據(jù)類圖表地點地點? ?人員人員? ?時間時間? ?方式方式? ?CBA時間時間1月12月陳述信息陳述信息 文字內(nèi)容 文字內(nèi)容 文字內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容 文字內(nèi)容文字內(nèi)容文字內(nèi)容圖表類型圖表類型如何設(shè)計成功的圖表如何設(shè)計成功的圖表數(shù)據(jù)類圖表數(shù)據(jù)類圖表概念類圖表制作以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的圖表分三個步驟制作以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)的圖表分三個步驟數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)確定要表達的信息確定要表達的信息確定比較類型確定比較類型

10、選擇圖表類型選擇圖表類型第一步：分析圖表并確定要表達的信息第一步：分析圖表并確定要表達的信息數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)信息信息比較比較圖表類型圖表類型1993年年-1998年年銷售額銷售額1993年4,2441994年4,3681995年6,2911996年6,9891997年8,4121998年9,213信息信息銷售額在1993年至1998年間增長迅猛第二步：確定比較類型第二步：確定比較類型數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)信息信息比較比較圖表類型圖表類型成分排序頻率分布時間序列關(guān)聯(lián)性五種基本比較類型五種基本比較類型比較類型比較類型成分成分各個部分占整體百分比的大小舉例舉例5月份，甲產(chǎn)品占銷售總量的最大份額排序排序不同元素的排序（并列

11、、高于/低于其它元素）5月份，甲產(chǎn)品的銷售超出乙產(chǎn)品和丙產(chǎn)品時間序列時間序列一定時間內(nèi)的變化（在幾周、幾個月或幾年間的變化趨勢；上升、下降或保持穩(wěn)定）銷量自1月份以來穩(wěn)步上升頻率分布頻率分布在漸進數(shù)列中的數(shù)量分布5月份，大多數(shù)銷售集中在1,000元和2,000元之間關(guān)聯(lián)性關(guān)聯(lián)性兩種可變因素之間的關(guān)系5月份的銷售業(yè)績顯示銷量與銷售人員的經(jīng)驗并沒有聯(lián)系第三步：選擇圖表類型第三步：選擇圖表類型數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)信息信息比較比較圖表類型圖表類型餅形圖餅形圖條形圖條形圖線形圖線形圖柱形圖柱形圖散點圖散點圖通過不同的圖表表達特定的比較通過不同的圖表表達特定的比較圖圖表表類類型型比較類型比較類型成分成分排序排序時間序

12、列時間序列頻率分布頻率分布關(guān)聯(lián)性關(guān)聯(lián)性餅形圖餅形圖條形圖條形圖柱形圖柱形圖線形圖線形圖散點圖散點圖麥肯錫制作的圖表都遵循標準的格式麥肯錫制作的圖表都遵循標準的格式365894467319936109*1416零售商批發(fā)商1994199519961997對甲產(chǎn)品的需求在過去對甲產(chǎn)品的需求在過去5 5年已經(jīng)增長了年已經(jīng)增長了2 2倍多倍多甲產(chǎn)品的市場需求甲產(chǎn)品的市場需求百萬元初步*1995年2月在甲產(chǎn)品包裝容器中發(fā)現(xiàn)有毒物質(zhì)資料來源:甲公司； 調(diào)研公司信息標題信息標題陳述對所列數(shù)據(jù)的理解腳注腳注對圖表中的某一元素進行評述圖表標題圖表標題介紹圖表的主題資料來源資料來源(Source)賦于數(shù)據(jù)可信度，

13、使我們可以用來作為參考標簽標簽 (Sticker)對圖表內(nèi)容進行評述(隨選項圖例圖例(Legend)陰影部份進行說明(隨選項)如何設(shè)計成功的圖表如何設(shè)計成功的圖表數(shù)據(jù)類圖表概念類圖表概念類圖表餅形圖條形圖柱形圖線形圖散點圖表格銷售額銷售額東部中部西部總計(-$000)$1.25.712.3$19.2數(shù)據(jù)類圖表數(shù)據(jù)類圖表數(shù)值數(shù)值? ?地圖Gantt流程圖概念矩陣圖組織架構(gòu)非數(shù)據(jù)類圖表非數(shù)據(jù)類圖表地點地點? ?人員人員? ?時間時間? ?方式方式? ?CBA時間時間1月12月陳述信息陳述信息 文字內(nèi)容 文字內(nèi)容 文字內(nèi)容內(nèi)容內(nèi)容 文字內(nèi)容文字內(nèi)容文字內(nèi)容圖表類型圖表類型根據(jù)以下信息分別繪制概念草圖

14、根據(jù)以下信息分別繪制概念草圖影響企業(yè)發(fā)展的作用力包括系統(tǒng)組合的不斷老化業(yè)務變化不斷加速技術(shù)上的機會層出不窮這就需要管理層要以遠景發(fā)展目標為推動力高績效的組織應該以明確的目標作為推動力從員工中不斷獲得動力建立以業(yè)績和客戶為核心的組織架構(gòu)通過由業(yè)績驅(qū)動的核心流程進行組織整合以開放的溝通作為支持由于新招聘人員在行業(yè)和職能方面的經(jīng)驗不盡相同，我們的培訓方案也必須因人而異項目通常經(jīng)歷五個階段：1) 初次接觸 2) 項目啟動 3) 制定解決方案 4) 提出建議 5) 實施改革1234 影響企業(yè)發(fā)展的影響企業(yè)發(fā)展的作用力作用力技術(shù)機會層出不窮業(yè)務變化不斷加速系統(tǒng)組合不斷老化技術(shù)機會層出不窮系統(tǒng)組合不斷老化以

15、目標以目標為推力為推力的管理的管理業(yè)務變化不斷加速公司 高績效組織（高績效組織（HPO）團隊團隊目的目的人員人員核心核心流程流程結(jié)構(gòu)結(jié)構(gòu)溝通溝通HPO明確的明確的目的目的富有活力富有活力的員工的員工以客戶為以客戶為中心的組中心的組織架構(gòu)織架構(gòu)以業(yè)績以業(yè)績?yōu)轵?qū)動為驅(qū)動的流程的流程團隊團隊開放的開放的溝通溝通 培訓方案培訓方案行行業(yè)業(yè)經(jīng)經(jīng)驗驗職能經(jīng)驗職能經(jīng)驗強化培訓強化培訓重要技能的重要技能的介紹介紹簡單介紹，簡單介紹，溫故知新溫故知新行業(yè)介紹行業(yè)介紹 項目的五個階段項目的五個階段I. 初次接觸II. 項目啟動III. 制定解決方案IV. 提出建議V. 實施改革1. 初次接觸2. 項目啟動3. 制

16、定解決方案4. 提出建議5. 實施改革I. 初次接觸II. 項目啟動III. 制定解決方案IV. 提出建議V. 實施改革如何設(shè)計成功的圖表如何設(shè)計成功的圖表數(shù)據(jù)類圖表概念類圖表文本文件與演示文件文本文件與演示文件文本文件與演示文件不盡相同文本文件與演示文件不盡相同演示文件演示文件文本文件文本文件全套數(shù)據(jù)通常包含大量的細節(jié)適合用于分發(fā)每圖表表達一個明確的信息易于理解、記憶不適合用于分發(fā)甲產(chǎn)品的市場需求甲產(chǎn)品的市場需求 對甲產(chǎn)品的需求在過去對甲產(chǎn)品的需求在過去5 5年已經(jīng)增長了年已經(jīng)增長了2 2倍多倍多甲產(chǎn)品的市場需求甲產(chǎn)品的市場需求百萬元*1995年2月在甲產(chǎn)品包裝容器中發(fā)現(xiàn)有毒物質(zhì)資料來源:甲

17、產(chǎn)品公司; 調(diào)研公司303032274548621139811611311310029-30PVC的現(xiàn)有成本相對其它材料具有競爭性的現(xiàn)有成本相對其它材料具有競爭性材料材料高分子材料高分子材料每磅成本每磅成本(美分)每立方英寸成本每立方英寸成本(美分)金屬材料金屬材料101561101323362660.981.742.674.474.644.784.864.905.131.80-1.84 1.17-1.34 1.04-1.07 1.03-1.04 1.11-1.152.454.336.607.7519.1021.408.76-9.8 6.00-6.16 PolypropyleneHigh de

18、nsity polyethyleneLow density polyethylenePolystyrenePVCPVCSANABSAcrylicPolyphenylene oxidePolyesterNylon 66Cellulose acetate butyratePolycarbonatePolyacetalBasic pig ironSteel HR sheetAluminumMagnesiumZincSteel CR alloy (strip)BrassCopper文本文件舉例020406080100120PolypropyleneHD polyethyleneLD polyethylenePolystyrenePVCPVCSANABSAcrylicPolyphenylenePolyesterNylon 66CellulosePolyc