NIT行業(yè)項目管理人士常用項目管理工具

1、NIT行業(yè)項目管理人士常用項目管理工具作者:日期:隨著IT行業(yè)的發(fā)展，IT.行業(yè)內(nèi)的項目拓展和投資比比皆是。為了提高項目管理水平，贏得市場競爭，特別是在加入WTC后在國內(nèi)、國際市場上擁有與國際接軌的項目管理人才，越來越多的業(yè)界人士正通過不同的方式參加項目管理培訓(xùn)并力爭獲得世界上最權(quán)威的職業(yè)項目經(jīng)理（PMP資格認(rèn)證。同時，大部分的IT行業(yè)項目管理人士正嘗試使用項目管理軟件對自己的項目進行輔助管理，為了方便大家的使用，現(xiàn)對項目管理作一簡要介紹。目前市場上項目管理軟件種類較多，具有代表性的為微軟項目管理軟件2000,但大多以美國項目管理協(xié)會（PMI）的項目管理理論為基礎(chǔ)，在使用過程中要注意以下內(nèi)容：

2、一、項目管理軟件特征1.預(yù)算及成本控制大部分項目管理軟件系統(tǒng)都可以用來獲得項目中各項活動、資源的有關(guān)情況。人員的工資可以按小時、加班或一次性來計算，也可以具體明確到期支付日；對于原材料，可以確定一次性或持續(xù)成本；對各種材料，可以設(shè)立相應(yīng)的會計和預(yù)算代碼。另外，還可以利用用戶自定義公式來運行成本函數(shù)。大部分軟件程序都應(yīng)用這一信息來幫助計算項目成本，在項目過程中跟蹤費用。項目過程中，隨時可以就單個資源、團隊資源或整個項目的實際成本與預(yù)算成本進行對比分析，在計劃和匯報工作中都要用到這一信息。大多數(shù)軟件程序可以隨時顯示并打印出每項任務(wù)、每種資源（人員、機器等）或整個項目的費用情況。2 .日程表日程表程

3、序主要用來對項目中各個單項資源或一組資源確定工作時間?？梢杂眠@些日程表計算出項目的進度計劃。大部分系統(tǒng)軟件都對基本工作時間設(shè)置一個默認(rèn)值，比如星期一到星期五，早上8點到下午5點，中間有一小時的午餐時間。對于各個單項資源或一組資源，可以修改此日程表。例如：修改上、下班時間，按非工作時間輸入公司假期，輸入各種換班（白天、夜晚），包括節(jié)假日以及數(shù)量單位（小時、天、周）。匯報工作進程時要用到這些日程表，它通?？梢愿鶕?jù)每個單項資源按天、周或月打印出來，或者將整個項目的日程打印成一份全面的，可能有墻壁大的項目日程表。3.電子郵件一些項目管理軟件程序的共同特征是可以通過電子郵件發(fā)送項目信息。這一功能使得用戶

4、不必通過打印機或屏幕顯示，直接從電子郵件中獲得信息。通過電子郵件，項目團隊成員可以了解重大變化，比如最新的項目計劃或進度計劃，可以掌握當(dāng)前的項目工作情況，也可以發(fā)出各種業(yè)務(wù)表格。4.圖形對于有大量活動事項的項目工程，人工制出一份甘特圖或網(wǎng)絡(luò)圖，或人工進行修改制圖是一件極其乏味而又容易出錯的工作。當(dāng)前項目管理軟件的一個最突出的特點是能在最新數(shù)據(jù)資料的基礎(chǔ)上簡便、迅速地制作各種圖表，包括甘特圖及網(wǎng)絡(luò)圖。有了基準(zhǔn)計劃后，任何修改就可以輕易地輸入到系統(tǒng)中，圖表自動會反映出這些改變。項目管理軟件可以將甘特圖中的任務(wù)連接起來，顯示出工作流程。特別是用戶可以僅用一個命令就在甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖之間來回轉(zhuǎn)換顯示。另

5、外，圖形和表格通常有以下功能供用戶使用：.進行任務(wù)和關(guān)系的交互式操作處理。例如，通過圖表連接任務(wù)，改變優(yōu)先關(guān)系或通過擴展活動持續(xù)顯示功能來改變活動持續(xù)時間。.定制格式，例如圖形大小、標(biāo)題、顏色、字型以及文件布局。.顯示任務(wù)或成本的基準(zhǔn)對照表。.突出關(guān)鍵路徑，顯示出任何活動的延緩。.放大或縮小顯示圖像。5.轉(zhuǎn)入/轉(zhuǎn)出資料許多項目管理軟件包允許用戶從其他應(yīng)用程序，比如文字處理、電子表格以及數(shù)據(jù)庫程序中獲得信息。為項目管理軟件輸入信息的過程叫做轉(zhuǎn)入。例如，你只需在需要時轉(zhuǎn)入某個電子表格的信息就可以了，而大可不必將電子表格中有關(guān)人員或機器的成本信息重新鍵入項目管理軟件程序，而且這樣還可能會輸入相互沖突

6、或錯誤的資料。同樣地，常常也要把你的項目管理軟件的一些信息輸入到這些應(yīng)用程序中去。發(fā)出信息的過程叫做轉(zhuǎn)出。例如，可能要把對某一承包商的進度計劃報告轉(zhuǎn)出到文字處理備注文件中。絕大部分項目管理軟件程序允許把標(biāo)準(zhǔn)ASQ碼中的信息文件從WindowsClipboard轉(zhuǎn)出至USQLdatabase,Lotus,Excel,MicrosoftProjectExchange,OLEclient/server,DDEclient/server以及一些其他系統(tǒng)中。有些項目規(guī)模很大，需要分成較小的任務(wù)集合或子項目。另一種情況是經(jīng)驗豐富的項目經(jīng)理同時管理好幾個項目，而且，團隊成員也同時為多個項目工作，在多個項目中

7、分派工作時間。在這種情況下，大部分項目管理軟件程序能提供幫助。它們通?？梢詫⒍鄠€項目儲存在不同文件里，這些文件相互連接。項目管理軟件也能在同一個文件中儲存多個項目，同時處理幾百個甚至幾千個項目，并繪制出甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖。內(nèi)容導(dǎo)航制作報表項目管理軟件包在最初應(yīng)用時，一般只有少數(shù)報表，通常是列表總結(jié)進度計劃、資源或預(yù)算。今天，決大多數(shù)項目管理軟件包都有非常廣泛的報表功能。下面列出一些可制作的報表內(nèi)容：.項目全面匯報報表。.項目主要階段（里程碑）報表。.一定時期內(nèi)的各種信息，例如這一時期內(nèi)完成和正在進行的任務(wù)，以及準(zhǔn)備開始的任務(wù)。.財務(wù)報表，顯示全面的信息，包括所有任務(wù)、整個項目預(yù)算、超支情況、累計預(yù)

8、算成本、實際成本以及承付款項。.成本/進度控制系統(tǒng)準(zhǔn)則（C/SCSC）報表。通常美國國防部進行國防項目時要求使用這個報表。.對項目的各種或一組資源進行資源配置報表。.定制的標(biāo)準(zhǔn)報表、交叉報表、變量基準(zhǔn)對比表。7. 資源管理目前的項目管理軟件都有一份資源清單，列明各種資源的名稱、資源可以利用時間的極限、資源標(biāo)準(zhǔn)及過時率、資源的收益方法和文本說明。每種資源都可以配以一個代碼和一份成員個人的計劃日程表。對每種資源加以約束，比如它可被利用的時間數(shù)量。用戶可以按百分比分為任務(wù)配置資源，設(shè)定資源配置的優(yōu)先標(biāo)準(zhǔn)，為同一任務(wù)分配各個資源，并保持對每項資源的備注和說明。系統(tǒng)能突出顯示并幫助修正不合理配置，調(diào)整和

9、修勻資源配置。大部分軟件包可以為項目處理數(shù)以千計的資源。9 .計劃在所有項目管理軟件包中，用戶都能界定需要進行的活動。正如軟件通常能維護資源清單，它也能維護一個活動或任務(wù)清單。用戶對每項任務(wù)選取一個標(biāo)題、起始與結(jié)束日期、總結(jié)評價，以及預(yù)計工期（包括按各種計時標(biāo)準(zhǔn)的樂觀、最可能及悲觀估計），明確與其他任務(wù)的先后順序關(guān)系以及負(fù)責(zé)人。通常，項目管理軟件中的項目會有幾千個相關(guān)任務(wù)。另外,大部分程序可以創(chuàng)建工作分析結(jié)構(gòu)，協(xié)助進行計劃工作。10 .項目監(jiān)督及跟蹤項目管理的一項基本工作是對工作進程、實際費用和實際資源耗用進行跟蹤管理。大部分項目管理軟件包允許用戶確定一個基準(zhǔn)計劃，并就實際進程及成本與基準(zhǔn)計劃

10、里的相應(yīng)部分進行比較。大部分系統(tǒng)能跟蹤許多活動，如進行中或已完成的任務(wù)、相關(guān)的費用、所用的時間、起止日期、實際投入或花費的資金、耗用的資源，以及剩余的工期、資源和費用。關(guān)于這些臨近和跟蹤特征，管理軟件包有許多報告格式。11 .進度安排在實際工作中，項目規(guī)模往往比較大，人工進行進度安排活動就顯得極為復(fù)雜了。項目管理軟件包能為進度安排工作提供廣泛的支持，而且一般是自動化的。大部分系統(tǒng)能根據(jù)任務(wù)和資源清單以及所有相關(guān)信息制作甘特圖及網(wǎng)絡(luò)圖，對于這些清單的任何變化，進度安排會自動反映出來。此外，用戶還能調(diào)度重復(fù)任務(wù)，制定進度安排任務(wù)的優(yōu)先順序，進行反向進度安排（從末期到日首期），確定工作輪班，調(diào)度占用

11、時間，調(diào)度任務(wù)，確定最晚開始或盡早開始時間，明確任務(wù)必須開始或必須結(jié)束日期，或者是最早、最晚日期。12 .保密項目管理軟件一個相對新穎的特點是安全性。一些系統(tǒng)對項目管理包自身、單個項目文件、項目文件中的基本信息（例如工資）均設(shè)有口令密碼。13 .排序及篩選禾U用排序，用戶可以按隨心所欲的順序來瀏覽信息，比如從高到低的工資率，按字母順序的資源名稱或任務(wù)名稱。大部分程序有各種排序方式（例如：按名、姓等）。篩選功能幫助用戶選擇出符合具體準(zhǔn)則的一些資源。例如，某些任務(wù)要用到某種具體資源，用戶如果想了解這些任務(wù)的有關(guān)信息，只需命令軟件程序忽略未使用這種的任務(wù)，而只把用到這種資源的任務(wù)顯示出來就可以了。1

12、4 假設(shè)分析項目管理軟件一個非常實用的特點是進行假設(shè)分析。用戶可以利用這一特點來探討各種情形的效果。在某一項目的一些節(jié)點上，用戶可以向系統(tǒng)詢問：”如果拖延一周，會有什么結(jié)果？”系統(tǒng)會自動計算出延遲對整個項目的影響，并顯示出結(jié)果。例如，某個建筑項目，要研究木材消耗率上升15%各發(fā)生什么結(jié)果，承包商只要把這一變化輸入計算機，所有的相關(guān)費用成本就能顯示出來。幾乎可以對項目中所有變量（人員、工資率、成本）進行測試，觀察發(fā)生具體情況的影響。這種分析能使項目經(jīng)理更好地控制有關(guān)項目的各種風(fēng)險。內(nèi)容導(dǎo)航二、常見的項目管理軟件包下面簡要介紹一下當(dāng)前一些最常見的項目管理軟件包。1 .CA-SuperProject

13、ComputerAssociatesInternational公司的CA-SuperProject是一個常用的軟件，特別是在那些管理公司網(wǎng)絡(luò)的項目管理人員、在Unix或Windows環(huán)境下的工作人員以及需要高性能程序的人中更受歡迎。這個軟件包能支持多達160,000多個任務(wù)的大型項目。許多評論人員因為它在大型項目及小型項目兩方面的優(yōu)異表現(xiàn)而予以高度評價。CA-SuperProject能創(chuàng)建及合并多個項目文件，為網(wǎng)絡(luò)工作者提供多層密碼入口，進行計劃審評法（PERT的概率分析。而且，這一程序包含一個資源平衡算法，在必要時，可以保證重要工作的優(yōu)先性。它的主要缺點是用戶界面不如其他一些程序友好，應(yīng)當(dāng)在

14、將來的版本中進一步解決。2 .MicrosoftProject毫不意外，作為微軟家庭一員的MicrosoftProject，已經(jīng)占領(lǐng)了項目管理軟件包市場的大量份額。MicrosoftProject的主要優(yōu)點是它與微軟其他產(chǎn)品(Access、Excel、PowerPoint、Word)很相似，菜單欄幾乎一樣，用戶的工具欄如出一轍。另外，用戶可以在應(yīng)用文件之間輕易地來回移動信息資料，例如，可以把Excel資源表中的成本信息輕易地移到MicrosoftProject中，MicrosoftProject中的一份甘特圖也可通過拖入或連接，輕易地移入Word文件中。日常用語(Tipsoftheday)、提

15、示卡以及大量幫助范例大大簡化了程序的應(yīng)用，交互式日程系統(tǒng)、電子郵件以及分配設(shè)備的功能很強大?，F(xiàn)在，還包含應(yīng)用文件的視象(VisualBasicfotApplications)，便于高級用戶設(shè)計接口或自動處理重復(fù)性工作。MicrosoftProject的缺點是它的關(guān)鍵路徑處理，用戶不太容易查看，并且它也不如其他一些軟件包能處理多個項目及子項目。3 .ProjectSchedulerScitor公司的ProjectScheduler軟件是一個易于操作、基于Windows的項目管理軟件包，它獲得電腦雜志的"編輯選擇獎"(Editos'ChoiceAward)。Projec

16、tScheduler具備傳統(tǒng)項目管理軟件的所有特征，圖形界面設(shè)計完好，報表功能強大，制圖方面也是如此。比如甘特圖，能用各種顏色把關(guān)鍵任務(wù)、正或負(fù)的時差、已完成的任務(wù)以及正在進行的任務(wù)區(qū)別開來。任務(wù)之間建立圖式連接極為方便，任務(wù)工時的修改也很容易。資源的優(yōu)先設(shè)置及資源的平衡算法非常實用。對多個項目及大型項目的操作處理也比較簡單，與外部數(shù)據(jù)庫的連接也不同一般。該軟件美中不足的地方是聯(lián)機幫助和文件編制以及電子郵件功能有限。無論如何，這些將會在將來的版本中得到改進。4 .SureTrakProjectManagerSureTrakProjectManager是PrimaveraSystems公司的產(chǎn)品

17、。該公司也生產(chǎn)一種叫做ProjectPlanner的優(yōu)質(zhì)尖端項目管理軟件包。SureTrakProjectManager是一個高度視覺導(dǎo)向的程序，具有優(yōu)異的放縮、壓縮及拖入功能。它的基本結(jié)構(gòu)，比如柱形、圖表、色彩和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)便于調(diào)整，定制模板也容易創(chuàng)建。它的工作分析結(jié)構(gòu)功能優(yōu)異，便于使用。重復(fù)活動處理簡便，活動網(wǎng)絡(luò)圖可以分區(qū)段儲存在磁盤里，并可裝入其他程序。聯(lián)機幫助及文件編制是SureTrakProjectManager的不足之處，這會在將來版本里改進。5 .TimeLine電腦雜志的"編輯選擇獎"的另一位得主是Symantec公司的TimeLine軟件。盡管這個軟件在初學(xué)者

18、使用時略微有些困難，但TimeLine是有經(jīng)驗的項目經(jīng)理的首選。它的報表功能以及與SQL數(shù)據(jù)庫的連接功能都很突出。日程表、電子郵件的功能，排序和篩選能力以及多項目處理都是精心設(shè)計的。另外，它還有一個叫做Co-Pilot的功能，這是一個很有用的推出式幫助設(shè)施，用戶界面很好，極易操作。然而，許多評論人員認(rèn)為TimeLine最適于大型項目以及多任務(wù)項目，但不如其他軟件包便于初學(xué)者使用。6 .High-EndProjectManagementSoftware如果上面討論的基于個人電腦的軟件包不能管理大型或企業(yè)規(guī)模型的項目，人們就會想到High-EndProjectManagementSoftware的

19、軟件包。這些系統(tǒng)軟件包括LucasManagementSystems的Artemis、WelcomeSoftwareTechnology的OpenPlan、Primavera的ProjectPlanner以及PSDI的Project/2。這些軟件能在一個頒布式數(shù)據(jù)環(huán)境下共享資料，便于處理多任務(wù)項目，連接其他商業(yè)信息系統(tǒng)，比如會計、采購、而且通常對進度計劃及資源配置有非常完善的算法。這些系統(tǒng)軟件的成本普遍從數(shù)千到7.5萬美元，預(yù)計這些系統(tǒng)的價格會降低，而同時基于個人電腦的系統(tǒng)功能將不斷增強。內(nèi)容導(dǎo)航三、選擇項目管理軟件的標(biāo)準(zhǔn)下面是購買項目管理軟件包時應(yīng)考慮的一些因素。根據(jù)你個人的需要，下面的某些

20、因素相對其他人而言，可能對你會更重要或不十分重要。1.容量這主要是考慮系統(tǒng)能否處理你預(yù)計進行的項目數(shù)量、預(yù)計需要的資源數(shù)以及預(yù)計同時管理的項目數(shù)量。2. 文件編制和聯(lián)機幫助功能各個項目管理軟件包的文件編制和聯(lián)機幫助功能質(zhì)量各不相同，差別較大。主要考慮用戶手冊的可讀性、用戶手冊里概念的邏輯表達、手冊和聯(lián)機幫助的詳細(xì)程度，舉例說明的數(shù)量、質(zhì)量、對高級性能的說明水平。3. 操作簡易性這一點通常不論選擇在哪種軟件包時都是主要的。主要應(yīng)考慮系統(tǒng)的”觀看”和"感覺"效果、菜單結(jié)構(gòu)、可用的快捷鍵、彩色顯示、每次顯示的信息容量、數(shù)據(jù)輸入的簡易性、現(xiàn)在數(shù)據(jù)修改的簡易性、報表繪制的簡易性、打印

21、輸出的質(zhì)量、屏幕顯示的一致性，以及熟悉系統(tǒng)操作的難易程度。4. 可利用的功能一定要考慮系統(tǒng)是否具備項目組織所需要的各種功能。例如，程序是否包含工作分析結(jié)構(gòu)以及甘特圖和網(wǎng)絡(luò)圖，資源平衡或均衡算法怎么樣？系統(tǒng)能否排序和篩選信息、監(jiān)控預(yù)算、生成定制的日程表，并協(xié)助進行跟蹤和控制？它能否檢查出資源配置不當(dāng)并有助于解決？5. 與其他系統(tǒng)的兼容能力在當(dāng)今的數(shù)字化社會里，大量的電子系統(tǒng)日趨統(tǒng)一。如果你的工作環(huán)境里，切合數(shù)據(jù)儲存在各個地方，比如數(shù)據(jù)庫、電子數(shù)據(jù)表里，這時就要特別注意項目管理軟件的兼容統(tǒng)一能力。有些系統(tǒng)只能與少數(shù)幾種常見的軟件包進行最基本的統(tǒng)一，有些卻可以與分布數(shù)據(jù)庫甚至對象向數(shù)據(jù)庫進行高級的綜

22、合統(tǒng)一。另外，項目管理軟件通過電子信箱向文字處理及圖形軟件包轉(zhuǎn)入信息的能力也會影響到你的決策。6.安裝要求這里主要考慮運行項目管理軟件對計算機硬件和軟件的要求：存儲器、硬盤空間容量、處理速度和能力、圖形顯示類型、打印設(shè)置以及操作系統(tǒng)等。7. 報表功能目前各種項目管理軟件系統(tǒng)的主要不同之處是它們提供的報表種類和數(shù)量。有些系統(tǒng)僅有基本的計劃、進度計劃和成本報表，而有一些則有廣泛的設(shè)置，對各個任務(wù)、資源、實際成本、承付款項、工作進程以及其他一些內(nèi)容提供報表。另外，有些系統(tǒng)更便于定制化。報表功能應(yīng)給予高度的重視，因為大多數(shù)用戶非常注重軟件這種能生成內(nèi)容廣泛、有說服力的報表的功能。8.安全性能有些項目管

23、理軟件有相對更好的安全性。如果安全問題很重要，那么就要特別注意對項目管理軟件、每個項目文件及每個文件數(shù)據(jù)資料的限制訪問方式。8. 經(jīng)銷商的支持要特別注意，經(jīng)銷商或零售商是否提供技術(shù)支持、支持的費用，以及經(jīng)銷商的信譽。內(nèi)容導(dǎo)航四、應(yīng)用項目管理軟件的益處應(yīng)用項目管理軟件有很多益處。下面介紹一些：1 .精確性應(yīng)用項目管理軟件的一個主要益處是可以大大提高精確性。對于大型項目，人工繪制網(wǎng)絡(luò)圖、計算起止時間、臨近資源使用情況是非常困難的。項目管理軟件有精確的算法來計算項目信息并設(shè)有大量內(nèi)部例行程序檢查用戶的錯誤。2 .經(jīng)濟性基于個人電腦的項目管理軟件售價約400-700美元。這個價格對于個人來說顯得昂貴些

24、，但對大多數(shù)業(yè)務(wù)而言，這樣的軟件確實物有所值。3 .使用簡便近幾年來，項目管理軟件的操作使用變得極其簡便，稍加訓(xùn)練就可以完全掌握。這一特點，加上價格能接受，便利項目管理軟件的用戶迅速增加。4. 處理復(fù)雜問題的能力顯然，項目管理軟件在處理大型項目的某些方面（特別是數(shù)據(jù)方面）確實要比人工簡便得多。對于只有少數(shù)活動的短期項目，人工方法也許行得通，但如果項目有數(shù)以千計的活動、上千種資源、持續(xù)幾年時間，項目管理軟件對如此復(fù)雜工作的協(xié)助作用就顯得必不可少了。5. 可維護性和可更改性對人工系統(tǒng)進行項目信息的維護和修改，通常是很麻煩的。例如，對某個項目的管理沒有應(yīng)用計算機，那么每次發(fā)生變化時，項目人員就不得不

25、人工重新設(shè)計網(wǎng)絡(luò)圖、重新核算成本。利用項目管理軟件數(shù)據(jù)資源的任何更改都會自動反應(yīng)到網(wǎng)絡(luò)圖表、成本表以及資源頒布表等這些項目文件中。這個功能會經(jīng)常用到，因為無論你的計劃做得多么完善，在過程中都必定會發(fā)生一些變化（至少一點兒）。6. 保持記錄項目管理軟件的一個主要優(yōu)點是它能很好地保持記錄。例如，可以保護有關(guān)各個團隊成員的進度計劃、各項任務(wù)及所用資源的數(shù)據(jù)資料。在準(zhǔn)備優(yōu)質(zhì)的報表或?qū)碜鲇媱潟r，會用到這些數(shù)據(jù)資料。但是，用戶必須不斷更新文件，使記錄保持不失去意義。7 .速度收集好相關(guān)數(shù)據(jù)資料并且輸入后，軟件就能非常迅速地進行幾乎每一種能想出來的計算。人工創(chuàng)建、修改計劃、進度計劃和預(yù)算，要花費幾小時、幾天或幾個星期，但是，系統(tǒng)在分秒之內(nèi)便可完成修改工作，省下的時間通常足夠來支付軟件的價格了。8. 假設(shè)分析進行假設(shè)分析是項目管理軟件的一個超前進步的功能，也是它的一個顯著優(yōu)點。正如前面討