office辦公軟件培訓(xùn)課件一

1、PowerPoint主主講講: :張張相喜相喜WordWord電腦電腦常見見故障排除辦公軟件操作技巧辦公軟件操作技巧officeExcelExcel第一講 EXCEL篇第一章EXCEL中綜合性精華小技巧的應(yīng)用1問題在工作中，發(fā)現(xiàn)一些通過文本文件或其它財(cái)務(wù)軟件的數(shù)據(jù)導(dǎo)入Excel中后居然是以文本形式存在的(數(shù)字默認(rèn)是右對(duì)齊而文本是左對(duì)齊的)，即使是重新設(shè)置單元格格式為數(shù)字也無濟(jì)于事 答案在空白的單元格中填人數(shù)字1，然后選中這個(gè)單元格，執(zhí)行“復(fù)制”命令，然后再選中所要轉(zhuǎn)換的范圍，選擇“選擇性粘貼”中的“乘”，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)它們都變?yōu)閿?shù)字了巧變文本為數(shù)字巧變文本為數(shù)字 2“選擇性粘貼”命令的應(yīng)用 快速輸

2、入數(shù)據(jù)小技巧快速輸入數(shù)據(jù)小技巧1、快速輸入前面帶0的數(shù)字3、另有妙用的 號(hào)4、一次輸入多個(gè)單元格以字符2、快速輸入分?jǐn)?shù)用“設(shè)置單元格格式”，把屬性改為“文本”太慢啦！ 在帶0的數(shù)字前加單引號(hào)如“001”即可 “0 3/4”（注意：中間有一個(gè)空格） 無空格結(jié)果是日期（3月4日）輸入“3/4”該怎么辦？ 在輸入11位及以上數(shù)字，在數(shù)字前面加上一個(gè)英文狀態(tài)下的“”，即能正常顯示，反之以科學(xué)計(jì)數(shù)法顯示。此時(shí)，該單元格格式為文本形式，其“數(shù)值”只能排序，不能用于函數(shù)計(jì)算按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)左鍵選定多個(gè)不連續(xù)的單元格（或區(qū)域），輸入文本（如），然后按下“Ctrl+Enter”鍵，可將該文本同時(shí)輸入上述選

3、定的單元格中變?yōu)樽優(yōu)樽優(yōu)樽優(yōu)樽優(yōu)樽優(yōu)榫匦蜸hift在繪制線段及圖形中的作用繪制線段及圖形中的作用 直線圓形正方形橢圓形斜線 數(shù)據(jù)的排序數(shù)據(jù)的排序 1、對(duì)數(shù)據(jù)清單進(jìn)行排序2、創(chuàng)建自定義排序如何設(shè)置輸入信息的有效性 用戶在制作表格時(shí)可能基于現(xiàn)實(shí)的考慮，想要對(duì)某些單元格中的信息設(shè)定限制，此時(shí)就需要進(jìn)行數(shù)據(jù)有效性的設(shè)置。其具體的步驟如下。 選中要設(shè)置數(shù)據(jù)有效性的區(qū)域，單擊【數(shù)據(jù)】|【有效性】菜單項(xiàng)，打開【數(shù)據(jù)有效性】對(duì)話框。切換到【設(shè)置】選項(xiàng)卡中，分別在【允許】、【數(shù)據(jù)】下拉列表中選擇【任何值】和【介于】選項(xiàng)，在【最小值】、【最大值】文本框中分別輸入“2”和“100”。 單擊 按鈕返回到工作表中。當(dāng)用

4、戶在輸入過程中輸入了不合要求的數(shù)據(jù)時(shí)，就會(huì)彈出【Microsoft Excel】對(duì)話框，提示所輸入的信息有誤ABC如何導(dǎo)入外部數(shù)據(jù) 選擇【數(shù)據(jù)】|【導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)】|【導(dǎo)入數(shù)據(jù)】菜單項(xiàng)。 隨即會(huì)彈出【選取數(shù)據(jù)源】對(duì)話框，然后在【查找范圍】下拉列表中選擇導(dǎo)入數(shù)據(jù)所在的路徑或者文件夾，然后在列表框中選擇需要導(dǎo)入的文件。單擊”打開” 按鈕彈出【文本導(dǎo)入向?qū)?步驟之1】對(duì)話框，然后選中【原始數(shù)據(jù)類型】組合框中的【固定寬度】單選按鈕。 D單擊”下一步”按鈕彈出【文本導(dǎo)入向?qū)?步驟之2】對(duì)話框，此時(shí)在【數(shù)據(jù)預(yù)覽】列表框中顯示出預(yù)覽效果。EFG如何將不相鄰的列打印到相鄰的位置上如何將不相鄰的列打印到相鄰的位置

5、上 選中不需要打印的列，然后選擇【格式】|【列】|【隱藏】菜單項(xiàng)將其隱藏。設(shè)置一個(gè)包含所有列的打印區(qū)域，其中也包含隱藏的列，然后執(zhí)行選定區(qū)域的打印操作即可。Excel中雙擊格式刷的妙用中雙擊格式刷的妙用 提出問題:如何點(diǎn)選一次格式刷,實(shí)現(xiàn)多次應(yīng)用答案:雙擊格式刷即可,不用時(shí)按”ESC”退出即可首先在首先在Word中選中要復(fù)制的內(nèi)容，然后單擊中選中要復(fù)制的內(nèi)容，然后單擊“編輯編輯復(fù)制復(fù)制”命令，進(jìn)入命令，進(jìn)入Excel中，按住中，按住Shift鍵，單擊鍵，單擊“編輯編輯粘貼圖片粘貼圖片”命令，即可命令，即可將剛才復(fù)制的內(nèi)容以圖片格式插入到將剛才復(fù)制的內(nèi)容以圖片格式插入到Excel表表格中，而且在

6、該圖片上雙擊，還可進(jìn)行文字格中，而且在該圖片上雙擊，還可進(jìn)行文字修改。利用這種方法也可以把修改。利用這種方法也可以把“記事本記事本”等等其他程序中的內(nèi)容以圖片格式粘貼到其他程序中的內(nèi)容以圖片格式粘貼到Excel中。中。 Word內(nèi)容以圖片形式插入到內(nèi)容以圖片形式插入到Excel 以此法亦可將Word中的內(nèi)容作為圖片鏈接插入Excel繪制多斜線單元格 利用Excel“邊框”選項(xiàng)卡的兩個(gè)斜線按鈕，可以在單元格中畫左、右斜線。如果想在單元格中畫多條斜線 該怎么做呢?“直線”-“繪圖”繪制多斜線表頭繪制多斜線表頭 只要畫法正確，斜線可隨單元格自動(dòng)伸長(zhǎng)或縮短。當(dāng)然，斜線單元格的數(shù)據(jù)輸入要麻煩一些，通常的

7、做法是讓數(shù)據(jù)在單元格內(nèi)換行(按“Alt+回車鍵”)，再添加空格即可將數(shù)據(jù)放到合適位置?；蚴沁m當(dāng)調(diào)整單元格屬性也可達(dá)到目的!第二章 圖表篇圖表背景的處理為了使圖表看起來清晰、明朗容易讀懂我們可以利用輔助數(shù)據(jù)對(duì)其進(jìn)行處理如下圖示：數(shù)據(jù)透視表 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表 編輯數(shù)據(jù)透視表認(rèn)識(shí)函數(shù):函數(shù)Excel預(yù)先定義好的特殊公式SUM(number1,number2,.)公式用戶自行設(shè)計(jì)對(duì)工作表進(jìn)行計(jì)算和處理的計(jì)算式=SUM(E1:H1)*A1+26第三章 函數(shù)篇統(tǒng)計(jì)函數(shù) 單元格引用單元格引用方式：?jiǎn)卧褚梅绞剑合鄬?duì)引用、絕對(duì)引用、混合引用相對(duì)引用、絕對(duì)引用、混合引用使用使用“$”號(hào)來鎖定引用號(hào)來鎖定引用“F

8、4”變相對(duì)引用為絕對(duì)引用變相對(duì)引用為絕對(duì)引用”F9”定義一個(gè)區(qū)域?yàn)閿?shù)組定義一個(gè)區(qū)域?yàn)閿?shù)組引用實(shí)例引用實(shí)例相對(duì)引用相對(duì)引用:A1、B5絕對(duì)引用：絕對(duì)引用：$ A $5、 $C $2混合引用：混合引用： $A2、D $1用Sheet1的D8單元格的內(nèi)容乘以40，再加上Sheet2的B8單元格內(nèi)容乘以60設(shè)有名稱為Sheet1、Sheet2和Sheet3的3張工作表 將2的計(jì)算結(jié)果顯示在Sheet3的A8單元格中 則應(yīng)該在Sheet3的A8單元格輸入以下算式:=Sheet1!D840Sheet2!B860?？绫聿僮鲾?shù)據(jù)跨表操作數(shù)據(jù) 如何通過函數(shù)合并字符如何通過函數(shù)合并字符 如果要將通過分列填充的姓和

9、名重新合并到一起，可以通過函數(shù)來實(shí)現(xiàn)。如要將下面的姓和名合并，具體的操作步驟如下。選中單元格C30，在編輯欄中輸入“A30&B30”。按下【Enter】鍵后單元格C30中填充上“李小煒”。平均值函數(shù)average按列查找函數(shù)vlookupVLOOKUP 表間數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)非它莫屬nVLOOKUP（查找值，數(shù)據(jù)表，列序號(hào)， 匹配條件）n可用0或1代替FALSE和TRUE，0=精確查找，支持無序查找。1=近似查找，首列必需是升序排列n支持通配符進(jìn)行查找字段截取函數(shù)mid left rightnMID(text, start_num, num_chars)翻譯為中文為：中間（文本，開始位數(shù)，截取字長(zhǎng)）例：

10、A2單元格中為某人的身份證請(qǐng)從中提取出生日期。=mid(A2,7,4)&”年”&mid(A2,11,2)&”月”&mid(A2,13,2）&”日” 結(jié)果：1978年02月18日LEFT(text,num_chars)在text中從左邊取num_chars個(gè)字符RIGHT(text,num_chars)在text中從右邊取num_chars字符統(tǒng)計(jì)函數(shù)count countif-count(range) 統(tǒng)計(jì)選擇范圍內(nèi)數(shù)字單元格的個(gè)數(shù) 例：COUNT(A4:A7) A4:A7范圍內(nèi)數(shù)字單元格個(gè)數(shù) -countif(range,criteria)統(tǒng)計(jì)滿足條件

11、的單元格個(gè)數(shù)例：=countif(A4:A7,“=80”) A4:A7范圍內(nèi)大于80的單元格個(gè)數(shù)計(jì)算兩個(gè)日期間差值 Datedif=datedif(date1,date2,”y”)統(tǒng)計(jì)日期1與日期2相差的年數(shù) 計(jì)算年齡的利器=datedif(date1,date2,”m”)統(tǒng)計(jì)日期1與日期2相差的月數(shù)=datedif(date1,date2,”d”)統(tǒng)計(jì)日期1與日期2相差的天數(shù)例：某人的出生日期為1978-12-20，到今天的年齡為=DATEDIF(1978-12-20,TODAY(),y)如果否則 if函數(shù)-IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)翻譯成中文為“如果logical_test=是，符合要求，不符合要求）例：A2單元格為鄉(xiāng)鎮(zhèn)，要在