稽核員工作事項(xiàng)

1、稽核員工作事項(xiàng)培訓(xùn)報(bào)告人：陳江應(yīng) 稽核準(zhǔn)備 執(zhí)行稽核 稽核報(bào)告與追蹤確認(rèn)稽核流程稽核流程31、稽核準(zhǔn)備角色與職責(zé) 稽核種類稽核前現(xiàn)場確認(rèn)選擇稽核人員制作查檢表41、稽核準(zhǔn)備-角色與職責(zé) 組織、管理整個(gè)稽核工作 管理稽核小組 確認(rèn)稽核標(biāo)準(zhǔn)與范圍 選擇稽核員 準(zhǔn)備稽核計(jì)劃 主導(dǎo)品質(zhì)文件審查 綜合、協(xié)助各稽核員之發(fā)現(xiàn)決定不符合規(guī)定事項(xiàng)主導(dǎo)稽核會議準(zhǔn)備稽核報(bào)告追蹤確認(rèn)稽核計(jì)劃 執(zhí)行被指派部分之稽核任務(wù)協(xié)助主導(dǎo)稽核員稽核準(zhǔn)備找出不符合項(xiàng)稽核員稽核員主導(dǎo)稽核員主導(dǎo)稽核員51、稽核準(zhǔn)備-稽核種類又稱內(nèi)部稽核又稱內(nèi)部稽核公司自行執(zhí)行公司自行執(zhí)行獨(dú)立之認(rèn)證機(jī)獨(dú)立之認(rèn)證機(jī)構(gòu)執(zhí)行構(gòu)執(zhí)行由相關(guān)聯(lián)性由相關(guān)聯(lián)性單位執(zhí)行稽

2、單位執(zhí)行稽核，例如客核，例如客戶、政府單戶、政府單位客戶執(zhí)行位客戶執(zhí)行，61、稽核準(zhǔn)備-稽核前現(xiàn)場確認(rèn)l 正式稽核前應(yīng)盡可能的取得被稽核單位各項(xiàng)資訊正式稽核前應(yīng)盡可能的取得被稽核單位各項(xiàng)資訊l 與被稽核人員互相認(rèn)識與被稽核人員互相認(rèn)識l 取得對稽核標(biāo)準(zhǔn)和范圍的共識取得對稽核標(biāo)準(zhǔn)和范圍的共識l 熟悉被稽核單位的組織及場地布置熟悉被稽核單位的組織及場地布置l 巡視主要流程巡視主要流程l 預(yù)估各區(qū)域或稽核場所需花費(fèi)時(shí)間預(yù)估各區(qū)域或稽核場所需花費(fèi)時(shí)間l 安排正式稽核時(shí)間安排正式稽核時(shí)間l 討論行政事務(wù)，如：引導(dǎo)員、辦公場所、通訊設(shè)備討論行政事務(wù)，如：引導(dǎo)員、辦公場所、通訊設(shè)備.l 討論可能產(chǎn)生之不便，

3、如：管制區(qū)、無塵室討論可能產(chǎn)生之不便，如：管制區(qū)、無塵室.l 取得最新版的品質(zhì)文件，至少取得品質(zhì)手冊及流程文件取得最新版的品質(zhì)文件，至少取得品質(zhì)手冊及流程文件71、稽核準(zhǔn)備-選擇稽核人員依據(jù)稽核前拜訪取得的資訊，主導(dǎo)稽核員選擇稽核小組之其他成員依據(jù)稽核前拜訪取得的資訊，主導(dǎo)稽核員選擇稽核小組之其他成員稽核花費(fèi)時(shí)間長短稽核花費(fèi)時(shí)間長短所具備之專業(yè)知識所具備之專業(yè)知識稽核員彼此之互補(bǔ)與相容性稽核員彼此之互補(bǔ)與相容性稽核員之資格與經(jīng)驗(yàn)稽核員之資格與經(jīng)驗(yàn)獨(dú)立性獨(dú)立性:獨(dú)立于被稽核單位獨(dú)立于被稽核單位 ,不稽核自己的工作不稽核自己的工作被稽核單位的大小被稽核單位的大小81、稽核準(zhǔn)備-確定稽核方式兩者都可

4、依有邏兩者都可依有邏 輯的路徑執(zhí)行稽核輯的路徑執(zhí)行稽核由前往后的追蹤：由前往后的追蹤：如業(yè)務(wù)接單、研發(fā)、如業(yè)務(wù)接單、研發(fā)、設(shè)計(jì)、制造設(shè)計(jì)、制造至售至售后服務(wù)后服務(wù)由后往前追蹤：由后往前追蹤：方式正好相反方式正好相反稽核方式稽核方式由前往后追蹤由前往后追蹤如業(yè)務(wù)接單、研發(fā)、如業(yè)務(wù)接單、研發(fā)、設(shè)計(jì)、制造設(shè)計(jì)、制造至售至售后服務(wù)后服務(wù)由后往前追蹤由后往前追蹤如客戶投訴、制造、如客戶投訴、制造、 設(shè)計(jì)、設(shè)計(jì)、91、稽核準(zhǔn)備-制作查檢表l輔助記憶應(yīng)該查詢輔助記憶應(yīng)該查詢l查詢記錄：問題與回答查詢記錄：問題與回答l確保應(yīng)該稽核的事項(xiàng)都有稽核到確保應(yīng)該稽核的事項(xiàng)都有稽核到l節(jié)省臨場記錄的時(shí)間節(jié)省臨場記錄的時(shí)

5、間l可作為結(jié)束會議和總結(jié)報(bào)告資料可作為結(jié)束會議和總結(jié)報(bào)告資料檢查表的意義檢查表的意義l受審核部門受審核部門l審核日期審核日期l審核人員審核人員l依據(jù)哪項(xiàng)條款依據(jù)哪項(xiàng)條款l檢查內(nèi)容檢查內(nèi)容l是否適用是否適用l參考文件參考文件l檢查方法檢查方法l檢查結(jié)果檢查結(jié)果檢查表內(nèi)容檢查表內(nèi)容102、執(zhí)行稽核執(zhí)行稽核步驟2實(shí)施稽核注意事項(xiàng)實(shí)施稽核注意事項(xiàng) 不符合報(bào)告填寫不符合報(bào)告填寫末次會議末次會議審核總結(jié)報(bào)告審核總結(jié)報(bào)告453首次會議首次會議1112、執(zhí)行稽核-首次會議稽核員及被稽核單位人員相互介紹稽核員及被稽核單位人員相互介紹目的、范圍及稽核依據(jù)目的、范圍及稽核依據(jù)說明及確認(rèn)稽核計(jì)劃安排說明及確認(rèn)稽核計(jì)劃

6、安排確認(rèn)受審引導(dǎo)人員與說明其任務(wù)確認(rèn)受審引導(dǎo)人員與說明其任務(wù)保密申明保密申明確認(rèn)末次會議時(shí)間確認(rèn)末次會議時(shí)間確認(rèn)末次會議時(shí)間確認(rèn)末次會議時(shí)間122、執(zhí)行稽核-實(shí)施稽核注意事項(xiàng)有效的記錄有效的記錄證據(jù)的收集證據(jù)的收集被稽核者的行為、態(tài)度被稽核者的行為、態(tài)度好的溝通技巧好的溝通技巧4321132、執(zhí)行稽核-實(shí)施稽核注意事項(xiàng)u與被稽核對象隨時(shí)保持融洽氣氛，并建立良好共識u大部分時(shí)候是被稽核者在說話，稽核員說話的時(shí)間不應(yīng)超過15 20%u開放式的問問題，例如“你們主要客戶的抱怨是什么u封閉式的問問題，通常得到的回答是：是“ 或 ”不是，例如“你些是 你們部門的作業(yè)程序嗎“u引導(dǎo)式問問題，把想要的答案放

7、在問題中，常以“是嗎？”，“不是嗎”， “會嗎”，“不會嗎”結(jié)尾，例如“你會于下周執(zhí)行內(nèi)部稽核，是嗎?”u沉默的問問題，沉默是稽核員經(jīng)常用來鼓勵對方說話，以獲取更多資訊 的方法。但是沉默的時(shí)間避免太長使被稽核者有被脅迫的感覺u重復(fù)的提問，稽核員也適時(shí)重復(fù)對方的回答來獲取更多的資訊。例如： 被稽核者：“我并不發(fā)這些圖紙給班長” 稽核員：“我知道你并不發(fā)這些圖紙給班長” 被稽核者：“對，因?yàn)?”好的溝通好的溝通-提問的技巧提問的技巧142、執(zhí)行稽核-實(shí)施稽核注意事項(xiàng)u盡量集中精神聽對方說，不要分心u以口頭或肢體語言回應(yīng)所聽到的u可適當(dāng)?shù)谋憩F(xiàn)個(gè)人感情u摘要重復(fù)所聽到的u在對方未說萬前，克制評論或下結(jié)

8、論的欲望u拋棄自己的成見（偏見），開放不要武斷u找較舒適的環(huán)境，盡量排除外界干擾u先充分準(zhǔn)備-事先熟讀有關(guān)之作業(yè)文件u使被稽核者事先知道可能會談些什么u讓對方了解有哪些可能被列入觀察與不符合規(guī)定的事項(xiàng)好的溝通好的溝通-傾聽的技巧傾聽的技巧152、執(zhí)行稽核-實(shí)施稽核注意事項(xiàng)u緊張-緊張會造成話多或不敢說?；藛T要以友善、開放的態(tài)度消除他 的緊張u防備性的-告訴對方評審是找出系統(tǒng)的/制度上的缺失，而非針對個(gè)人可u發(fā)怒型的-可能是討厭別人打擾他的工作范圍或是缺乏自信。試著使用 開放式的問題u反常的多話-可能是過于緊張或隱瞞了什么事情u不主動回話-不是不合作，而是想躲過去?？墒褂瞄_放式的問題被稽核者的

9、行為、態(tài)度被稽核者的行為、態(tài)度162、執(zhí)行稽核-實(shí)施稽核注意事項(xiàng)抽樣注意抽樣注意稽核記錄稽核記錄收集證據(jù)收集證據(jù)抽樣查證抽樣查證要取近期的樣本要取近期的樣本稽核員要自己選擇樣本稽核員要自己選擇樣本要利用文件的追溯性來追要利用文件的追溯性來追 查查證查查證要盡量了解文件內(nèi)容之真要盡量了解文件內(nèi)容之真 正意義而且要求驗(yàn)證正意義而且要求驗(yàn)證記錄于審核檢查表中記錄于審核檢查表中不符合事項(xiàng)的具體記錄包不符合事項(xiàng)的具體記錄包 括：人、事、時(shí)、地、物括：人、事、時(shí)、地、物 例如：例如：不符合及違反文件規(guī)定的不符合及違反文件規(guī)定的 詳細(xì)敘述詳細(xì)敘述173、稽核報(bào)告與追蹤確認(rèn)-不符合事項(xiàng)報(bào)告l簡明的描述不符合簡

10、明的描述不符合ISO 9001ISO 9001相關(guān)處相關(guān)處l簡明的描述不符合規(guī)定事項(xiàng)，通常簡明的描述不符合規(guī)定事項(xiàng)，通常 使用稽核標(biāo)準(zhǔn)用語，在輔以所發(fā)現(xiàn)使用稽核標(biāo)準(zhǔn)用語，在輔以所發(fā)現(xiàn) 的事實(shí)的事實(shí)l可能的話把問題的嚴(yán)重性也說明，可能的話把問題的嚴(yán)重性也說明， 如：如：2020張采購訂單中有張采購訂單中有1515張未審查張未審查不符合事項(xiàng)報(bào)告183、稽核報(bào)告與追蹤確認(rèn)-不符合事項(xiàng)分類1.品質(zhì)系統(tǒng)中缺少某一或某 些評審標(biāo)準(zhǔn)所要求的部分2.品質(zhì)系統(tǒng)要求的項(xiàng)目未被 持續(xù)執(zhí)行3.許多輕缺失造成品質(zhì)系統(tǒng) 中某一部分無分達(dá)成標(biāo)準(zhǔn) 之要求次要的不符合事項(xiàng)次要的不符合事項(xiàng)觀察項(xiàng)觀察項(xiàng)嚴(yán)重不符合事項(xiàng)嚴(yán)重不符合事項(xiàng)

11、1.品質(zhì)管理系統(tǒng)符合稽核標(biāo) 準(zhǔn)之要求但有少數(shù)未被完 全遵守或執(zhí)行1.沒有不符合的證據(jù)，但 如果修正后會做的更好2.有變成不符合的趨勢193、稽核報(bào)告與追蹤確認(rèn)-末次會議1.將稽核發(fā)現(xiàn)正式的報(bào)告給被稽核單位的管人2.高階主管們列席代表稽核單位接受稽核小組 所提出的不符合規(guī)定事項(xiàng)以及研究矯正措施注意注意事項(xiàng)事項(xiàng)1.允許被稽核單位對不符合規(guī)定事項(xiàng)提出質(zhì)疑 與討論2.若被稽核單位有足夠證據(jù)或理由，主導(dǎo)稽核 員應(yīng)對不符合規(guī)定事項(xiàng)予以修正或作廢203、稽核報(bào)告與追蹤確認(rèn)-稽核末次會議l重述稽核標(biāo)準(zhǔn)與范圍l抽樣申明-稽核僅為抽樣檢查，未發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定事項(xiàng)之區(qū)域不代 表全無問題l感謝被稽核單位之合作與接待l保

12、密申明l請被稽核單位等所有不符合規(guī)定事項(xiàng)報(bào)告完成后在提出問題l綜合、摘要報(bào)告稽核之所有發(fā)現(xiàn)。除了不符合規(guī)定與觀察事項(xiàng)之外 也報(bào)告一些好的發(fā)現(xiàn)l報(bào)告?zhèn)€別的不符合規(guī)定與觀察事項(xiàng)可由主導(dǎo)稽核員報(bào)告也可由稽核 員報(bào)告各自的發(fā)現(xiàn)l解答疑問-稽核小組應(yīng)充分準(zhǔn)備以解答被稽核單位之疑問l審查、同意已提出之矯正措施，也要注意預(yù)定完成時(shí)間l告訴對方書面的稽核報(bào)告將于何時(shí)完成送達(dá)l稽核結(jié)論末次會議應(yīng)正式舉行且涵蓋以下事項(xiàng)末次會議應(yīng)正式舉行且涵蓋以下事項(xiàng)213、稽核報(bào)告與追蹤確認(rèn)-書面稽核報(bào)告l稽核標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范稽核標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范l抽樣申明抽樣申明- -稽核緊就抽樣結(jié)果做成報(bào)告，有些稽核緊就抽樣結(jié)果做成報(bào)告，有些 問題可能未

13、被發(fā)現(xiàn)問題可能未被發(fā)現(xiàn)l保密申明保密申明- -保證保守與稽核中獲知之機(jī)密保證保守與稽核中獲知之機(jī)密l稽核小組之人名、職務(wù)稽核小組之人名、職務(wù)l主要被稽核者面談人員姓名、職務(wù)主要被稽核者面談人員姓名、職務(wù)l稽核時(shí)間表稽核時(shí)間表l稽核發(fā)現(xiàn)之摘要報(bào)告稽核發(fā)現(xiàn)之摘要報(bào)告l個(gè)別的不符合規(guī)定事項(xiàng)及雙方同意的矯正措施個(gè)別的不符合規(guī)定事項(xiàng)及雙方同意的矯正措施l確認(rèn)矯正措施之計(jì)劃確認(rèn)矯正措施之計(jì)劃l分發(fā)名單分發(fā)名單稽核報(bào)告評審所發(fā)現(xiàn)的事項(xiàng)均需以正式的書面報(bào)告于最評審所發(fā)現(xiàn)的事項(xiàng)均需以正式的書面報(bào)告于最1 1個(gè)工作日內(nèi)送交被稽核單位個(gè)工作日內(nèi)送交被稽核單位223、稽核報(bào)告與追蹤確認(rèn)-矯正措施1.使被稽核組織改善2.提出矯正措施以消除發(fā)生原因使未來不再發(fā)生要求要求1.被稽核單位要以書面提出矯正措施2.需說明預(yù)定完成時(shí)間233、稽核報(bào)告與追蹤確認(rèn)-矯正措施之追蹤確認(rèn)稽核結(jié)束l