客戶投訴管理制度格式

1、+anaiHH*+M-"'3j!-ww4ajAb*aq-.jaaMiitlinlapirhi*1-iri*LsAil制度名客戶投訴管理制度電子文件編碼GLZD194頁碼10-1第一條目的為求迅速處理客戶投訴案件，維護(hù)公司信譽(yù)，促進(jìn)品質(zhì)改善與售后服務(wù)，特制訂本制度。第二條適用范圍包括客戶投訴表單編號(hào)原則，客戶投訴調(diào)查處理、追蹤改善、成品退貨、處理期限、處理權(quán)限及處理逾期反應(yīng)等項(xiàng)目。第三條適用時(shí)機(jī)凡對(duì)本公司XX產(chǎn)品提出品質(zhì)異常申訴時(shí)，依本施行辦法之規(guī)定辦理。（如未造成損失，業(yè)務(wù)部或有關(guān)單位前往處理時(shí)，應(yīng)填報(bào)異常處理單反應(yīng)有關(guān)處理情況）。第四條處理程序客戶投訴處理流程。第五條客戶投

2、訴分類客戶投訴處理作業(yè)依投訴原因不同區(qū)分為：1. 非品質(zhì)異常投訴發(fā)生原因（指人為因素造成）。2. 品質(zhì)異常投訴發(fā)生原因。第六條處理部門（參見下表）投資調(diào)查及處理成品退回處理投訴改善及追蹤項(xiàng)處理改善改善改善改善改善目投訴調(diào)責(zé)任歸期限檢收表提項(xiàng)目項(xiàng)目項(xiàng)目項(xiàng)目簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名客戶投訴管理制度電子文件編碼GLZD194頁碼10-2(2) 了解客戶投訴要求及投訴理由(3) 協(xié)助客戶解決疑難或提供必要參考資料。(4) 迅速傳達(dá)處理結(jié)果。2. 品管部(1) 負(fù)責(zé)投訴案件的調(diào)查、上報(bào)及責(zé)任人員的確定。(2) 發(fā)生原因及處理、改善對(duì)策的檢查、執(zhí)行、跟蹤、防止、追蹤及改善成果的報(bào)告。(3) 投訴品質(zhì)量檢驗(yàn)確

3、認(rèn)。3. 總經(jīng)理室生管組(1) 投訴案件的登記，處理時(shí)效管制及逾期反映。(2) 投訴內(nèi)容的審核、調(diào)查、上報(bào)。(3) 投訴處理會(huì)議的聯(lián)系。(4) 處理方式的確定及責(zé)任歸屬之判定。(5) 投訴改善方案的提出、洽談、執(zhí)行成果的跟蹤及效果確認(rèn)。(6) 協(xié)助有關(guān)部門與客戶接洽投訴調(diào)查及妥善處理。(7) 將投訴處理中客戶反映意見上報(bào)有關(guān)部門。4. 制造部門(1) 針對(duì)投訴內(nèi)容詳細(xì)調(diào)查，并擬定處理對(duì)策及執(zhí)行檢查。(2) 上報(bào)生產(chǎn)單位、生產(chǎn)人員及生產(chǎn)日期。第八條投訴處理表編號(hào)原則簽發(fā)人責(zé)任人簽名簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名客戶投訴管理制度電子文件編碼GLZD194頁碼10-3若客戶要求退（換）貨數(shù)量因客戶尚在加工中

4、而無法確定時(shí)，應(yīng)于客戶要求注明：客戶加工中未確定。2. 投訴案件若需要會(huì)驗(yàn)時(shí)，業(yè)務(wù)部門在未填制客戶訴怨處理單前，為滿足客戶需求及確保處理時(shí)效，業(yè)務(wù)人員應(yīng)立即通知品管部（或制造部品保組）人員會(huì)同制造部門人員共同前往處理，若品管部人員無法及時(shí)前往時(shí)，由總經(jīng)理指派有關(guān)人員前往處理，并于處理后向總經(jīng)理報(bào)告。3. 為及時(shí)了解客戶投訴內(nèi)容及處理情況，由品管部或有關(guān)人員于調(diào)查處理后三天內(nèi)提出報(bào)告呈總經(jīng)理批示。4. 總經(jīng)理室生管組接到業(yè)務(wù)部門客戶訴怨處理表后，即編列投訴編號(hào)并登記于客戶訴怨案件登記追蹤表，送品管部追查分析原因及判定責(zé)任歸屬部門后，送生產(chǎn)單位分析異常原因及確定處理對(duì)策，并向經(jīng)理室及研究開發(fā)部提出

5、處理意見，再送回總經(jīng)理室查核后送回業(yè)務(wù)部門擬定處理意見，依處理權(quán)限呈核再送回業(yè)務(wù)部依批示處理。5. 業(yè)務(wù)人員收到總經(jīng)理室送回的客戶訴怨處理表時(shí)，應(yīng)立即向客戶說明、交涉，并將處理結(jié)果填入表中，呈主管核閱后送回總經(jīng)理室。6. 總經(jīng)理室生管組接到業(yè)務(wù)部填具交涉結(jié)果的客戶訴怨處理表后，應(yīng)于一日內(nèi)就業(yè)務(wù)部門及工廠的意見加以分析作成綜合意見，分送業(yè)務(wù)部經(jīng)理、副總經(jīng)理或總經(jīng)理核決。7. 判定發(fā)生單位，若屬本方品質(zhì)問題應(yīng)另擬定處理方式，并依據(jù)投訴損失金額核算基準(zhǔn)及投訴罰扣判定基準(zhǔn)擬定責(zé)任部門損失金額，個(gè)人懲處種類呈主管批示后，依罰扣標(biāo)準(zhǔn)辦理，若涉及行政處分則依投訴行政處理原則辦理簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名客戶投訴

6、管理制度電子文件編碼GLZD194頁碼10-48. 經(jīng)核簽結(jié)案的客戶訴怨處理表第一聯(lián)由品管部存，第二聯(lián)制造部門存，第三聯(lián)送業(yè)務(wù)部門依批示辦理，第四聯(lián)送會(huì)計(jì)課存，第五聯(lián)總經(jīng)理室存。9客戶訴怨處理表會(huì)決定的結(jié)論，若客戶未能接受時(shí)，業(yè)務(wù)部門應(yīng)再填一份新的客戶訴怨處理表附原表一份呈報(bào)處理。10. 總經(jīng)理室生管組每月10日前匯總上月份投訴處理情況，填制投訴案件統(tǒng)計(jì)表，會(huì)同制造部、品管部、研究開發(fā)部及有關(guān)部門主管判定責(zé)任歸屬并檢討各投訴項(xiàng)目，改善對(duì)策及處理結(jié)果。11. 業(yè)務(wù)部門不得超越權(quán)限向客戶做任何處理答復(fù)、協(xié)議或承認(rèn)，只應(yīng)對(duì)客戶訴怨處理表中批示事項(xiàng)以書信或電話轉(zhuǎn)達(dá)客戶（不得將客戶訴怨處理表影印件送客戶

7、）。12. 各部門對(duì)投訴處理決議有異議時(shí)，須以簽呈專案呈報(bào)處理。13. 投訴內(nèi)容若涉及其他公司或原物料供應(yīng)商等責(zé)任時(shí)，由總經(jīng)理室會(huì)同有關(guān)單位共同處理。14. 投訴不能成立時(shí)，業(yè)務(wù)員于接到客戶訴怨處理表時(shí)，以規(guī)定收款期收回應(yīng)收賬款，如客戶有異議時(shí)，再以簽呈呈報(bào)上級(jí)處理。第十條投訴案件處理期限1.客戶訴怨處理表處理期限自總經(jīng)理室受理起，國(guó)內(nèi)13天，國(guó)外16天內(nèi)結(jié)案。制度名客戶投訴管理制度電子文件編碼GLZD194頁碼10-5簽發(fā)人責(zé)任人簽名簽發(fā)人責(zé)任人簽名簽發(fā)人責(zé)任人簽名第條投訴金額核決權(quán)限(參見下表)第十二條投訴責(zé)任人員處分及獎(jiǎng)金罰扣投訴金額10000元以下1000115000元15000元以上

8、決權(quán)限業(yè)務(wù)部門經(jīng)理副總經(jīng)理總經(jīng)理1 .投訴責(zé)任人員處分總經(jīng)理室生管組每月10日前應(yīng)視上月份結(jié)案的投訴案件，凡經(jīng)批示為行政處分者，經(jīng)整理后送人事單位上報(bào)人事公布單并公布。2 .投訴績(jī)效獎(jiǎng)金罰扣：對(duì)制造部門、業(yè)務(wù)部門及服務(wù)部門等責(zé)任單位或個(gè)人，由總經(jīng)理室依投訴案件發(fā)生原因決定責(zé)任歸屬單位，并開列獎(jiǎng)罰通知單，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后復(fù)印三份，一份自存，一份送會(huì)計(jì)單位查核，一份送罰扣部門罰扣獎(jiǎng)金。第十三條成品退貨賬務(wù)處理1.業(yè)務(wù)部門接到己結(jié)案的客戶訴怨處理表第三聯(lián)后，依確定的處理方式處理：(1) 折扣、賠款：業(yè)務(wù)人員應(yīng)依客戶訴怨處理單開列銷貨折扣登記單一式二聯(lián)，呈經(jīng)理、總經(jīng)理核簽及送客戶簽章后，一份存業(yè)務(wù)部，一

9、份送會(huì)計(jì)作賬。(2) 退貨處理：開列成品退貨單注明退貨原因、處理方式及退回依據(jù)，呈經(jīng)理核準(zhǔn)后，除第一聯(lián)自存外，余三聯(lián)送成品倉儲(chǔ)部門，據(jù)以辦理收料。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名客戶投訴管理制度電子文件編碼GLZD194頁碼10-6(1)實(shí)退量小于核定量或?qū)嵧肆看笥诤硕恳欢ㄏ揞~(即以該客戶訂制時(shí)證明的超量允收比例，若客戶未證明之時(shí)依本公司規(guī)定)以內(nèi)時(shí),應(yīng)依成品退貨單的實(shí)退數(shù)量開列傳票辦理轉(zhuǎn)賬。(2) 成品倉儲(chǔ)部門收到退貨，應(yīng)依業(yè)務(wù)部送來的成品退貨單核對(duì)無誤后，予以簽收。如實(shí)際與成品退貨單所載不符時(shí)，待請(qǐng)示后依實(shí)際情況簽收。成品退貨單第二聯(lián)由成品倉儲(chǔ)部存，第三聯(lián)會(huì)計(jì)科存，第四聯(lián)業(yè)務(wù)部存。(3) 因投訴之

10、故，而影響應(yīng)收款項(xiàng)回收時(shí)，會(huì)計(jì)部門在計(jì)算業(yè)務(wù)人應(yīng)收賬款回收率的績(jī)效獎(jiǎng)金時(shí)，應(yīng)依據(jù)客戶訴怨處理表從應(yīng)收金額中予以扣除。業(yè)務(wù)人員收到成品倉儲(chǔ)部門送的成品退貨單后，應(yīng)就下列三種方式中選擇一種取得退貨證明： 收回原開統(tǒng)一發(fā)票，要求客戶在發(fā)票上銷去統(tǒng)一發(fā)票章。 收回證明退貨數(shù)量、單價(jià)、金額及實(shí)收數(shù)量、單價(jià)金額的原開列統(tǒng)一發(fā)票的影印本，且必須由客戶銷去統(tǒng)一發(fā)票章。 填寫銷售貨退回證明單，由客戶銷去統(tǒng)一發(fā)票章后簽回。取得上述文件后，與成品銷貨退回單一份送會(huì)計(jì)科作賬。(5)投訴處理結(jié)果為銷貨折扣時(shí)，業(yè)務(wù)人員依核決結(jié)果開列銷貨折扣證明單依下列方式取得折扣證明： 收回注明折扣單價(jià)、金額及實(shí)收單價(jià)、金額的原開統(tǒng)一發(fā)

11、票影印本，影印本上必須由客戶銷去統(tǒng)一發(fā)票章。 填寫銷貨折扣證明單由客戶銷去統(tǒng)一發(fā)票章后簽回簽發(fā)人責(zé)任人簽名簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名客戶投訴管理制度電子文件編碼GLZD194頁碼10-7 取得上述文件之后，與銷貨折扣證明單一份并送會(huì)計(jì)科作賬。第十四條處理時(shí)效逾期之反映總經(jīng)理室在投訴案件處理過程中，對(duì)于逾期案件應(yīng)開列催辦單，督促有關(guān)部門處理；對(duì)于已結(jié)案的案件，應(yīng)查核各部門處理時(shí)效；對(duì)于處理時(shí)效逾期案件，須開立洽辦單送有關(guān)部門追查逾期原因。第十五條實(shí)施與修訂本辦法呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后實(shí)施，修訂時(shí)亦同。附件一：投訴損失金額核算基準(zhǔn)附件二：投訴罰扣基準(zhǔn)損失類別損失金額計(jì)算法賠償依實(shí)際賠償金額計(jì)算損失。折扣依實(shí)際

12、折扣金額計(jì)算損失。退回依實(shí)際退回?cái)?shù)量及實(shí)際售價(jià)的20%核算損失金額。P補(bǔ)送依A級(jí)品售價(jià)核算補(bǔ)送品的金額核算損失。重修依重新處理加工費(fèi)用加搬運(yùn)費(fèi)核算損失（含損耗）。.投訴罰扣責(zé)任歸屬，制造部門以各班組為最小單位。未及明確歸屬班組單位時(shí)，歸屬至全科。1 .業(yè)務(wù)部門、服務(wù)部門以歸屬至個(gè)人為原則，未能明確歸屬個(gè)人時(shí)，歸屬至業(yè)務(wù)部門或服務(wù)部門。2 .投訴罰扣按件分別罰扣。 投訴按件罰扣依投訴罰扣判定基準(zhǔn)原則，判定有關(guān)部門或個(gè)人予以罰扣個(gè)人績(jī)效獎(jiǎng)金，其罰扣金額上交公司。 投訴罰扣按件分別罰扣。簽發(fā)人責(zé)任人簽名制度名客戶投訴管理制度電子文件編碼GLZD194頁碼10-8 投訴罰扣標(biāo)準(zhǔn)以投訴損失金額核算基準(zhǔn)罰

13、扣責(zé)任歸屬部門的從業(yè)人員，以損失金額除以該責(zé)任部門的總基點(diǎn)數(shù)，再乘以個(gè)人的總基點(diǎn)數(shù)，即得出罰扣金額。 投訴罰扣最高金額以全月效率獎(jiǎng)金50%為準(zhǔn)，該月份超過50%以上者逐月分?jǐn)偭P扣。4制造部門罰扣方式： 歸屬至發(fā)生部門時(shí)，依投訴罰扣標(biāo)準(zhǔn)計(jì)扣該部門應(yīng)罰金額。 歸屬至全科從業(yè)人員時(shí)，依投訴罰扣標(biāo)準(zhǔn)每基點(diǎn)數(shù)罰扣全科每人的基點(diǎn)數(shù)。5服務(wù)部門罰扣方式： 歸屬至個(gè)人時(shí)比照制造部各科的發(fā)生部門罰扣方式。 歸屬至發(fā)生部門時(shí)，比照制造科全科的罰扣方式。附件三：投訴行政處分規(guī)定凡發(fā)生投訴案件，經(jīng)責(zé)任歸屬后，予以行政處分，給予一個(gè)月的轉(zhuǎn)售時(shí)間，如售出時(shí)，則以A級(jí)售價(jià)損失金額，依責(zé)任歸屬分?jǐn)傊羵€(gè)人或班組；如未售出時(shí)，以

14、實(shí)際損失金額依責(zé)任歸屬分?jǐn)偂?. 投訴實(shí)際損失金額的責(zé)任分?jǐn)傆?jì)算：由總經(jīng)理室每月10日前匯總歸屬責(zé)任，若系個(gè)人過失則全數(shù)分?jǐn)傊羵€(gè)人，若為兩人以上共同過失（同一部門或跨越部門），貝U依責(zé)任悠番呑則生【I定書件I1住垢生命歸一制度名客戶投訴管理制度電子文件編碼GLZD194頁碼10-9簽發(fā)人責(zé)任人簽名簽發(fā)人責(zé)任人簽名簽發(fā)人責(zé)任人簽名3.處分標(biāo)準(zhǔn)如下表(經(jīng)判定后的個(gè)人責(zé)任負(fù)擔(dān)金額)4.投訴行政處分判定項(xiàng)目補(bǔ)充說明:責(zé)任負(fù)擔(dān)金額處分標(biāo)準(zhǔn)備注1000元以下檢查，另扣每基點(diǎn)數(shù)200元10015000元訓(xùn)誡一次500010000元訓(xùn)誡二次1000120000元記小過一次主管連帶處分，以降一級(jí)原則2000140000元記小過二次主管連帶處分，以降一級(jí)原則40000100000元記大過一次主管連帶處分，以降一級(jí)原則100001元以上記大過二次以上主管連帶處分，以降一級(jí)原則加工指令錯(cuò)誤或附樣等資料錯(cuò)誤遭投訴者。(1) 加工條件錯(cuò)誤遭投訴者。(2) 未依制作規(guī)范予以備料、用料遭投訴者。(3) 不良品混入正常品繳庫遭投訴者。(4) 成品交運(yùn)超出允收范圍未經(jīng)客戶同意遭投訴者。(5) 擅自更改或遺失有關(guān)生產(chǎn)營(yíng)業(yè)資料者。(6) 業(yè)務(wù)人員對(duì)特殊品質(zhì)要求，未經(jīng)有關(guān)部門