借款和報(bào)銷管理制度

1、南京祥運(yùn)電子商務(wù)股份有限公司借款和報(bào)銷管理制度1、 總則（一） 為了加強(qiáng)公司內(nèi)部管理，規(guī)范公司財(cái)務(wù)行為,倡導(dǎo)一切以業(yè)務(wù)為重的指導(dǎo)思想，合理控制費(fèi)用支出，特制定本制度。 （二） 本制度適用公司全體員工。 二、 借支管理規(guī)定及借支流程（一）借款標(biāo)準(zhǔn) 1、員工借款須確有工作需要，個(gè)人借款一般不超過其半個(gè)月工資總額； 2、試用期員工原則上不允許借款，確需借款的由主管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)保，方能辦理手續(xù)，若借款人未能償還借款，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)負(fù)連帶責(zé)任； 3、借款人需按照借款單上注明的還款日期還款（財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)提醒、督促借款人員報(bào)銷或歸還借款），如不能及時(shí)沖銷需說明情況并經(jīng)總經(jīng)理同意，否則逾期未沖銷的借款將從工資中扣除 4

2、、個(gè)人非公原因一律不得向公司借支。 （2） 借款管理規(guī)定 1、員工到財(cái)務(wù)部辦理借款手續(xù)時(shí)，必須持有經(jīng)人事行政總監(jiān)或總經(jīng)理審批的報(bào)告，例如：辦理出差借款需要先填寫出差申請(qǐng)表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批；購置辦公用品借款，需先填寫辦公用品購買申請(qǐng)表；其他借款如周轉(zhuǎn)金，活動(dòng)經(jīng)費(fèi)等需要先申請(qǐng)報(bào)告并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。 2、出差借款：出差人員憑審批后的出差申請(qǐng)表按批準(zhǔn)額度辦理借款，出差返回5個(gè)工作日內(nèi)辦理報(bào)銷還款手續(xù)。 3、其他臨時(shí)借款，如業(yè)務(wù)費(fèi)、周轉(zhuǎn)金、購置辦公用品等，借款人員應(yīng)及時(shí)報(bào)帳，除周轉(zhuǎn)金外其他借款原則上不允許跨月借支。 4、各項(xiàng)借款金額超過5000元應(yīng)提前一天通知財(cái)務(wù)部備款。 5、 借款銷賬規(guī)定：借款銷帳時(shí)

3、應(yīng)以借款單為依據(jù)，據(jù)實(shí)報(bào)銷，超出申請(qǐng)單范圍使用的，須經(jīng)人事行政總監(jiān)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，否則財(cái)務(wù)人員有權(quán)拒絕銷帳； 6、 借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借款者轉(zhuǎn)為個(gè)人借款從工資中扣回。 （3） 借款流程 1、借款人按規(guī)定填寫借款單，注明借款事由、借款金額(大小寫須完全一致，不得涂改)、支票或現(xiàn)金。 5000元，行政總監(jiān)審批 2、審批流程：部門主管簽字財(cái)務(wù)經(jīng)理審核 5000元，總經(jīng)理審批 3、財(cái)務(wù)付款：借款憑審批后的借款單到財(cái)務(wù)部出納處辦理領(lǐng)款手續(xù)。 三、日常費(fèi)用報(bào)銷制度及流程（一）報(bào)銷人必須取得合法有效的報(bào)銷單據(jù)(發(fā)票)，發(fā)票抬頭必須是公司名稱。無法取得合法有效的報(bào)銷單據(jù)財(cái)務(wù)部拒絕放款，除非得

4、到總經(jīng)理的特許。（二）費(fèi)用報(bào)銷單填寫及票據(jù)粘貼要求： 1、報(bào)銷單據(jù)填寫應(yīng)力求整潔美觀，不得隨意涂改；不得用訂書機(jī)，回形針，大頭釘黏貼，必須用膠棒或膠水黏貼牢固。 2、報(bào)銷單封面與封面后的票據(jù)必須大小一致，各票據(jù)不得突出于封面之外（票據(jù)過大時(shí)應(yīng)按封面大小折疊好）； 3、各票據(jù)應(yīng)均勻貼在報(bào)銷單封面后，整份報(bào)銷單各部分厚度應(yīng)盡量保持一致； 4、若報(bào)銷票據(jù)面積大小相同或相似（如車票等），需有層次序列張貼； 5、報(bào)銷單據(jù)金額、類型相同的（如車票等），應(yīng)盡量張貼在一塊，并按金額大小排列； 6、報(bào)銷票據(jù)在粘貼時(shí)，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報(bào)銷金額； 7、報(bào)銷單據(jù)一律用黑色簽字筆填寫； 8、報(bào)銷單各項(xiàng)目應(yīng)

5、填寫完整，大小寫金額一致，并經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)有效批準(zhǔn)； 9、有實(shí)物的報(bào)銷單據(jù)須由驗(yàn)收人驗(yàn)收后在發(fā)票背面簽名確認(rèn)，需入庫的實(shí)物單據(jù)應(yīng)附入庫單。人事行政總監(jiān)審批（3） 費(fèi)用報(bào)銷流程： 5000元 財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人復(fù)核部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)經(jīng)辦人填寫報(bào)銷單總經(jīng)理審批 5000元經(jīng)辦人簽字領(lǐng)款出納審核并付款（四）差旅費(fèi)報(bào)銷規(guī)定 1、出差報(bào)銷金額： 住宿費(fèi)報(bào)銷時(shí)必須提供住宿發(fā)票，實(shí)際發(fā)生額未達(dá)到住宿標(biāo)準(zhǔn)金額，不予補(bǔ)償；超出住宿標(biāo)準(zhǔn)部分由員工自行承擔(dān)。 實(shí)際出差天數(shù)的計(jì)算以所乘交通工具出發(fā)時(shí)間到返京時(shí)間為準(zhǔn)，12：00以后出發(fā)(或12：00以前到達(dá))以半天計(jì)，12：00以前出發(fā)(或12：00以后到達(dá))以一天計(jì)。 伙食標(biāo)準(zhǔn)

6、、交通費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)實(shí)行包干制，依據(jù)實(shí)際出差天數(shù)結(jié)算，原則上采用額度內(nèi)據(jù)實(shí)報(bào)銷形式，特殊情況無相關(guān)票據(jù)時(shí)可按標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)取補(bǔ)貼。 宴請(qǐng)客戶需由總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可報(bào)銷招待費(fèi)，同時(shí)按比例(早餐20%、午餐或晚餐40%)扣減出差人當(dāng)天的伙食補(bǔ)貼。 出差時(shí)由對(duì)方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用。 凡購買打折機(jī)票的（票面有不得簽轉(zhuǎn)更改字樣的），在報(bào)銷時(shí)必須按打折后的實(shí)際價(jià)格填寫，如有弄虛作假，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)后將加倍扣還。 附件： 差旅費(fèi)報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn) 職 務(wù) 交通工具 住宿標(biāo)準(zhǔn) 伙食標(biāo)準(zhǔn) 外埠市內(nèi)交通費(fèi)用一般員工 火車硬臥 150元/天50元/天 30元/天部門負(fù)責(zé)人 火車硬臥 200元/天60元/天 40元

7、/天總經(jīng)理及以上 飛機(jī) 實(shí)報(bào)實(shí)銷 實(shí)報(bào)實(shí)銷 實(shí)報(bào)實(shí)銷2、因公出差的辦理程序： 因公出差的員工必須事先填寫出差申請(qǐng)單，注明出差隨同人員、時(shí)間、地點(diǎn)、事由、天數(shù)、所需資金，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、公司負(fù)責(zé)人審批簽字。 出差人員借款需持批準(zhǔn)后的出差申請(qǐng)單填寫借款申請(qǐng)單，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人復(fù)核，公司負(fù)責(zé)人審批后方可借款，原則前次出差沒有銷賬，本次出差不予借款。 凡與原出差申請(qǐng)單規(guī)定的地點(diǎn)、天數(shù)、人數(shù)、交通工具不符的差旅費(fèi)不予報(bào)銷，因特殊原因或情況變化需改變路線、增加天數(shù)、人數(shù)、改乘交通工具需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、公司負(fù)責(zé)人簽署意見后方可報(bào)銷。 出差期間發(fā)生的共同費(fèi)用報(bào)銷，報(bào)銷單需有同行人員簽名確認(rèn)。 出差人員

8、應(yīng)在回公司后五個(gè)工作日內(nèi)辦理報(bào)銷事宜，根據(jù)差旅費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)填寫費(fèi)用報(bào)銷單，后附出差申請(qǐng)單，執(zhí)行費(fèi)用報(bào)銷流程。 （5） 辦公費(fèi)報(bào)銷規(guī)定 1、辦公用品將由行政部根據(jù)各部門實(shí)際工作需求在月底統(tǒng)計(jì)物品種類、數(shù)量，編制月度采購計(jì)劃，填寫購買辦公用品借款單，后附辦公用品請(qǐng)購單；月度采購計(jì)劃表經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核，行政人事總監(jiān)簽字同意后方可采購。 2、所購辦公用品、低值易耗品，實(shí)行定人驗(yàn)收、保管、領(lǐng)用登記的辦法。 3、行政部采購專員在借款之后3個(gè)工作日內(nèi)，必須采購?fù)瓿刹⑥k理報(bào)銷事宜，執(zhí)行公司費(fèi)用報(bào)銷流程； 4、報(bào)銷單填寫確保正確、整潔，并提供正規(guī)發(fā)票、簽呈等。（六）交通費(fèi)報(bào)銷規(guī)定 1、員工外出辦事原則上應(yīng)盡量乘坐公交

9、車，特殊情況經(jīng)部門經(jīng)理以上（含）事先批準(zhǔn)，可以乘坐出租車； 2、整理交通車票(含因公公交車票)，報(bào)銷單上需注明時(shí)間、路程起始點(diǎn)、外出工作內(nèi)容等。 3、按日常費(fèi)用審批程序?qū)徟瑘?zhí)行費(fèi)用報(bào)銷流程。（七） 軟件及固定資產(chǎn)購置規(guī)定 1、填寫購置申請(qǐng)：按公司資產(chǎn)管理制度相關(guān)規(guī)定填寫資產(chǎn)購置申請(qǐng)單并報(bào)批。 2、報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)：相關(guān)的合同協(xié)議及批準(zhǔn)生效的購置申請(qǐng)。 3、 結(jié)賬報(bào)銷：(1)資產(chǎn)驗(yàn)收(軟件應(yīng)安裝調(diào)試)無誤后，經(jīng)辦人憑發(fā)票等資料辦理出入庫手續(xù)，按規(guī)定填寫報(bào)銷單(經(jīng)辦人在發(fā)票背面簽字并附出入庫單)；(2)按資金支出規(guī)定審批程序?qū)徟?3)財(cái)務(wù)部根據(jù)審批后的報(bào)銷單以支票形式付款；(4)若需提前借款，應(yīng)按借款

10、規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個(gè)工作日內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)。 （八）其他專項(xiàng)支出報(bào)銷制度及流程 1、費(fèi)用范圍：其他專項(xiàng)支出包括其他所有專門立項(xiàng)的費(fèi)用(含咨詢顧問、廣告及宣傳活動(dòng)費(fèi)、公司員工活動(dòng)費(fèi)用、辦公室裝修及其他專項(xiàng)費(fèi)用)支出。 2、費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：此類費(fèi)用一般金額較大，由主管部門經(jīng)理根據(jù)實(shí)際需要向總經(jīng)理提交請(qǐng)示報(bào)告(含項(xiàng)目可行性分析、費(fèi)用預(yù)算及相關(guān)收益預(yù)測(cè)表等)，經(jīng)總經(jīng)理簽署審核意見后報(bào)董事長(zhǎng)及其授權(quán)人審批。 .審批后的報(bào)告文件到財(cái)務(wù)部備案，以便財(cái)務(wù)備款。 3、簽訂合同：由直接負(fù)責(zé)部門與合作方簽訂正式合作合同，(合同簽訂前由公司法律顧問的審核，合同應(yīng)注明付款方式等)。 4、付款流程：(1)由經(jīng)辦人整理發(fā)票等

11、資料并填寫費(fèi)用報(bào)銷單(填寫規(guī)范參照日常費(fèi)用報(bào)銷一般規(guī)定)；(2)按審批程序?qū)徟褐鞴懿块T經(jīng)理審核簽字 財(cái)務(wù)復(fù)核 總經(jīng)理審批；(3)財(cái)務(wù)部根據(jù)審批后的報(bào)銷單金額付款；(4)若需提前借款，應(yīng)按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個(gè)工作日內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)。 （九）招待費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、資料費(fèi)及其他報(bào)銷規(guī)定 1、招待費(fèi)：為了規(guī)范招待費(fèi)的支出，招待費(fèi)應(yīng)事前征得行政人事總監(jiān)或總經(jīng)理的同意。招待費(fèi)由經(jīng)辦人按日常費(fèi)用報(bào)銷一般規(guī)定及一般流程辦理報(bào)銷手續(xù)。 2、培訓(xùn)費(fèi):為了便于公司根據(jù)需要統(tǒng)籌安排，此費(fèi)用由公司人力資源部門統(tǒng)一管理，各部門培訓(xùn)需求應(yīng)及時(shí)報(bào)送人力資源。人力資源根據(jù)實(shí)際需要編制培訓(xùn)計(jì)劃報(bào)總經(jīng)理審批。培訓(xùn)費(fèi)由人力資源部人員根據(jù)審批程序及報(bào)銷程序辦理報(bào)銷手續(xù)。 3、資料費(fèi)：在保證滿足需要的前提下，盡量節(jié)約成本，注意資源共享。各部門在購買資料前必須先填寫資料申請(qǐng)表，在報(bào)銷前必須到行政部資料管理人員處進(jìn)行登記(資料管理人員在資料發(fā)票背面簽字)。資料費(fèi)在報(bào)銷前需辦理資料登記手續(xù)，按審批程序?qū)徟蟮膱?bào)銷單及申請(qǐng)表到財(cái)務(wù)處辦理報(bào)銷手續(xù)。 4、其他費(fèi)用：根據(jù)實(shí)際需要據(jù)實(shí)支付，報(bào)銷參照日常費(fèi)用報(bào)銷制度及流程辦理。（十）為了方便員工費(fèi)用報(bào)銷，財(cái)務(wù)部將報(bào)銷時(shí)間具體安排如下 1、每周報(bào)銷一次，公司財(cái)務(wù)部每周五為財(cái)務(wù)報(bào)銷日，每