借款和報銷管理制度

1、南京祥運電子商務股份有限公司借款和報銷管理制度1、 總則（一） 為了加強公司內部管理，規(guī)范公司財務行為,倡導一切以業(yè)務為重的指導思想，合理控制費用支出，特制定本制度。 （二） 本制度適用公司全體員工。 二、 借支管理規(guī)定及借支流程（一）借款標準 1、員工借款須確有工作需要，個人借款一般不超過其半個月工資總額； 2、試用期員工原則上不允許借款，確需借款的由主管領導擔保，方能辦理手續(xù)，若借款人未能償還借款，主管領導應負連帶責任； 3、借款人需按照借款單上注明的還款日期還款（財務部應及時提醒、督促借款人員報銷或歸還借款），如不能及時沖銷需說明情況并經總經理同意，否則逾期未沖銷的借款將從工資中扣除 4

2、、個人非公原因一律不得向公司借支。 （2） 借款管理規(guī)定 1、員工到財務部辦理借款手續(xù)時，必須持有經人事行政總監(jiān)或總經理審批的報告，例如：辦理出差借款需要先填寫出差申請表，經相關領導審批；購置辦公用品借款，需先填寫辦公用品購買申請表；其他借款如周轉金，活動經費等需要先申請報告并經相關領導審批。 2、出差借款：出差人員憑審批后的出差申請表按批準額度辦理借款，出差返回5個工作日內辦理報銷還款手續(xù)。 3、其他臨時借款，如業(yè)務費、周轉金、購置辦公用品等，借款人員應及時報帳，除周轉金外其他借款原則上不允許跨月借支。 4、各項借款金額超過5000元應提前一天通知財務部備款。 5、 借款銷賬規(guī)定：借款銷帳時

3、應以借款單為依據，據實報銷，超出申請單范圍使用的，須經人事行政總監(jiān)或總經理批準，否則財務人員有權拒絕銷帳； 6、 借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借款者轉為個人借款從工資中扣回。 （3） 借款流程 1、借款人按規(guī)定填寫借款單，注明借款事由、借款金額(大小寫須完全一致，不得涂改)、支票或現(xiàn)金。 5000元，行政總監(jiān)審批 2、審批流程：部門主管簽字財務經理審核 5000元，總經理審批 3、財務付款：借款憑審批后的借款單到財務部出納處辦理領款手續(xù)。 三、日常費用報銷制度及流程（一）報銷人必須取得合法有效的報銷單據(發(fā)票)，發(fā)票抬頭必須是公司名稱。無法取得合法有效的報銷單據財務部拒絕放款，除非得

4、到總經理的特許。（二）費用報銷單填寫及票據粘貼要求： 1、報銷單據填寫應力求整潔美觀，不得隨意涂改；不得用訂書機，回形針，大頭釘黏貼，必須用膠棒或膠水黏貼牢固。 2、報銷單封面與封面后的票據必須大小一致，各票據不得突出于封面之外（票據過大時應按封面大小折疊好）； 3、各票據應均勻貼在報銷單封面后，整份報銷單各部分厚度應盡量保持一致； 4、若報銷票據面積大小相同或相似（如車票等），需有層次序列張貼； 5、報銷單據金額、類型相同的（如車票等），應盡量張貼在一塊，并按金額大小排列； 6、報銷票據在粘貼時，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報銷金額； 7、報銷單據一律用黑色簽字筆填寫； 8、報銷單各項目應

5、填寫完整，大小寫金額一致，并經部門領導有效批準； 9、有實物的報銷單據須由驗收人驗收后在發(fā)票背面簽名確認，需入庫的實物單據應附入庫單。人事行政總監(jiān)審批（3） 費用報銷流程： 5000元 財務負責人復核部門負責人簽字確認經辦人填寫報銷單總經理審批 5000元經辦人簽字領款出納審核并付款（四）差旅費報銷規(guī)定 1、出差報銷金額： 住宿費報銷時必須提供住宿發(fā)票，實際發(fā)生額未達到住宿標準金額，不予補償；超出住宿標準部分由員工自行承擔。 實際出差天數的計算以所乘交通工具出發(fā)時間到返京時間為準，12：00以后出發(fā)(或12：00以前到達)以半天計，12：00以前出發(fā)(或12：00以后到達)以一天計。 伙食標準

6、、交通費用標準實行包干制，依據實際出差天數結算，原則上采用額度內據實報銷形式，特殊情況無相關票據時可按標準領取補貼。 宴請客戶需由總經理批準后方可報銷招待費，同時按比例(早餐20%、午餐或晚餐40%)扣減出差人當天的伙食補貼。 出差時由對方接待單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報銷相關費用。 凡購買打折機票的（票面有不得簽轉更改字樣的），在報銷時必須按打折后的實際價格填寫，如有弄虛作假，一經發(fā)現(xiàn)后將加倍扣還。 附件： 差旅費報銷標準 職 務 交通工具 住宿標準 伙食標準 外埠市內交通費用一般員工 火車硬臥 150元/天50元/天 30元/天部門負責人 火車硬臥 200元/天60元/天 40元

7、/天總經理及以上 飛機 實報實銷 實報實銷 實報實銷2、因公出差的辦理程序： 因公出差的員工必須事先填寫出差申請單，注明出差隨同人員、時間、地點、事由、天數、所需資金，經部門負責人、公司負責人審批簽字。 出差人員借款需持批準后的出差申請單填寫借款申請單，由部門負責人批準，財務負責人復核，公司負責人審批后方可借款，原則前次出差沒有銷賬，本次出差不予借款。 凡與原出差申請單規(guī)定的地點、天數、人數、交通工具不符的差旅費不予報銷，因特殊原因或情況變化需改變路線、增加天數、人數、改乘交通工具需經部門負責人、公司負責人簽署意見后方可報銷。 出差期間發(fā)生的共同費用報銷，報銷單需有同行人員簽名確認。 出差人員

8、應在回公司后五個工作日內辦理報銷事宜，根據差旅費標準填寫費用報銷單，后附出差申請單，執(zhí)行費用報銷流程。 （5） 辦公費報銷規(guī)定 1、辦公用品將由行政部根據各部門實際工作需求在月底統(tǒng)計物品種類、數量，編制月度采購計劃，填寫購買辦公用品借款單，后附辦公用品請購單；月度采購計劃表經財務負責人審核，行政人事總監(jiān)簽字同意后方可采購。 2、所購辦公用品、低值易耗品，實行定人驗收、保管、領用登記的辦法。 3、行政部采購專員在借款之后3個工作日內，必須采購完成并辦理報銷事宜，執(zhí)行公司費用報銷流程； 4、報銷單填寫確保正確、整潔，并提供正規(guī)發(fā)票、簽呈等。（六）交通費報銷規(guī)定 1、員工外出辦事原則上應盡量乘坐公交

9、車，特殊情況經部門經理以上（含）事先批準，可以乘坐出租車； 2、整理交通車票(含因公公交車票)，報銷單上需注明時間、路程起始點、外出工作內容等。 3、按日常費用審批程序審批，執(zhí)行費用報銷流程。（七） 軟件及固定資產購置規(guī)定 1、填寫購置申請：按公司資產管理制度相關規(guī)定填寫資產購置申請單并報批。 2、報銷標準：相關的合同協(xié)議及批準生效的購置申請。 3、 結賬報銷：(1)資產驗收(軟件應安裝調試)無誤后，經辦人憑發(fā)票等資料辦理出入庫手續(xù)，按規(guī)定填寫報銷單(經辦人在發(fā)票背面簽字并附出入庫單)；(2)按資金支出規(guī)定審批程序審批；(3)財務部根據審批后的報銷單以支票形式付款；(4)若需提前借款，應按借款

10、規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個工作日內辦理報銷手續(xù)。 （八）其他專項支出報銷制度及流程 1、費用范圍：其他專項支出包括其他所有專門立項的費用(含咨詢顧問、廣告及宣傳活動費、公司員工活動費用、辦公室裝修及其他專項費用)支出。 2、費用標準：此類費用一般金額較大，由主管部門經理根據實際需要向總經理提交請示報告(含項目可行性分析、費用預算及相關收益預測表等)，經總經理簽署審核意見后報董事長及其授權人審批。 .審批后的報告文件到財務部備案，以便財務備款。 3、簽訂合同：由直接負責部門與合作方簽訂正式合作合同，(合同簽訂前由公司法律顧問的審核，合同應注明付款方式等)。 4、付款流程：(1)由經辦人整理發(fā)票等

11、資料并填寫費用報銷單(填寫規(guī)范參照日常費用報銷一般規(guī)定)；(2)按審批程序審批：主管部門經理審核簽字 財務復核 總經理審批；(3)財務部根據審批后的報銷單金額付款；(4)若需提前借款，應按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在5個工作日內辦理報銷手續(xù)。 （九）招待費、培訓費、資料費及其他報銷規(guī)定 1、招待費：為了規(guī)范招待費的支出，招待費應事前征得行政人事總監(jiān)或總經理的同意。招待費由經辦人按日常費用報銷一般規(guī)定及一般流程辦理報銷手續(xù)。 2、培訓費:為了便于公司根據需要統(tǒng)籌安排，此費用由公司人力資源部門統(tǒng)一管理，各部門培訓需求應及時報送人力資源。人力資源根據實際需要編制培訓計劃報總經理審批。培訓費由人力資源部人員根據審批程序及報銷程序辦理報銷手續(xù)。 3、資料費：在保證滿足需要的前提下，盡量節(jié)約成本，注意資源共享。各部門在購買資料前必須先填寫資料申請表，在報銷前必須到行政部資料管理人員處進行登記(資料管理人員在資料發(fā)票背面簽字)。資料費在報銷前需辦理資料登記手續(xù)，按審批程序審批后的報銷單及申請表到財務處辦理報銷手續(xù)。 4、其他費用：根據實際需要據實支付，報銷參照日常費用報銷制度及流程辦理。（十）為了方便員工費用報銷，財務部將報銷時間具體安排如下 1、每周報銷一次，公司財務部每周五為財務報銷日，每