檔案電子化及整理流程

1、檔案電子化及整理流程一、我們工作的意義檔案電子化及整理工作是一項(xiàng)為完全步入網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代而打下的基礎(chǔ)，是為將來大數(shù)據(jù)時(shí)代做的基礎(chǔ)服務(wù)，是時(shí)代進(jìn)步必須去做的一項(xiàng)工作。二、我們工作的目的1 .為政府提供之前幾十年的社會(huì)民生基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，方便現(xiàn)今以及幾十年甚至上百年后的工作人員及民眾查詢資料。2 .為無紙化辦公起到推動(dòng)作用，使人民辦理業(yè)務(wù)更為快捷方便，信息傳達(dá)更為準(zhǔn)確及時(shí)。3 .能夠最大程度的保存社會(huì)發(fā)展的原始資料，將成為未來大數(shù)據(jù)的社會(huì)保障方面的應(yīng)用，犯罪心理方向的應(yīng)用以及其它方向大數(shù)據(jù)的應(yīng)用的基礎(chǔ)資料。三、我們的責(zé)任及義務(wù)我們做的電子化文件，將成為今后最為完整的甚至是唯一的電子化文件，所以，作為締造這

2、份電子化文件的我們，必須要對(duì)我們制作的信息負(fù)責(zé)，不能成為后人指責(zé)的對(duì)象，所以，我們制作的電子文件力爭(zhēng)做到“0”錯(cuò)誤，對(duì)得起自己，也對(duì)得起我們承擔(dān)的責(zé)任。所以我們要做到以下幾點(diǎn)：1 .信息的準(zhǔn)確性：制作電子信息最大程度的做到避免人為錯(cuò)誤，保證信息的正確性。2 .信息的完整性：工作中不得出現(xiàn)缺失或損壞，最大程度保證電子信息和紙質(zhì)文件的一致性。3 .保證紙質(zhì)文件的安全性：工作中不得有任何因?yàn)榉婪恫划?dāng)而對(duì)紙質(zhì)文件損傷。歷史使命讓我團(tuán)結(jié)在一起，一起來做這件具有歷史意義的事情，所以，我們有義務(wù)秉承敬畏的態(tài)度，去完成工作中看似渺小的每一件事情，我們完成的每一件工作，都會(huì)推動(dòng)社會(huì)前進(jìn)那么一點(diǎn)點(diǎn)。作為一個(gè)人存在

3、于這個(gè)社會(huì)里，我們有義務(wù)認(rèn)真的完成我們的每一項(xiàng)責(zé)任，我們就像是編寫四書五經(jīng)的一個(gè)小小的整理員，不要因?yàn)槲覀兊囊粋€(gè)小問題，成為后人指責(zé)的對(duì)象。四、工作流程化整體工作安排1 .確定需要處理的檔案的內(nèi)容、數(shù)量、客戶需求及分類方案。2 .初步確定工作流程，確定數(shù)據(jù)存放及備份方案，進(jìn)駐人員試驗(yàn)工作流程。3 .實(shí)際操作，優(yōu)化工作流程，提高工作質(zhì)量，工作提速。4 .檢測(cè)質(zhì)檢工作質(zhì)量，做好工作統(tǒng)計(jì)。員工工作流程：1 .借出檔案接到項(xiàng)目，確認(rèn)完客戶需求，確定工作流程之后，設(shè)計(jì)出一定的一套嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案借還方案，檔案借還需要遵循以下幾種特點(diǎn)：1）與檔案室對(duì)接一定要有借卷詳情登記表2）借卷詳情登記表一定要能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案

4、最為精準(zhǔn)的記錄，不能出現(xiàn)因?yàn)橛涗浶畔⒉煌暾鴮?dǎo)致的無法精確找到檔案的情況。3）固定某個(gè)或者某幾個(gè)人為借還卷人員，借卷要在借卷詳情登記表上準(zhǔn)確的簽上借卷時(shí)間以及經(jīng)手人4）借卷時(shí)要與檔案室人員準(zhǔn)確對(duì)接，讓檔案室人員也對(duì)借卷情況簽字確認(rèn)，以確定責(zé)任轉(zhuǎn)接。5）借卷時(shí)如出現(xiàn)問題，第一時(shí)間記錄，并與檔案室對(duì)接人員確認(rèn)信息。2 .掃描前案卷整理：及拆卷、分卷、編頁碼等檔案借出后，應(yīng)對(duì)此批借出的檔案進(jìn)行再次分批處理，把一整批檔案分成數(shù)個(gè)更為方便處理的小批次，小批次需要符合：每批次為每個(gè)人半天或者一天的工作量；方便各個(gè)環(huán)節(jié)的人員工作。工作人員最小操作批次為一個(gè)小批次，一個(gè)小批次不能分給兩個(gè)同一工種的人來完成。完

5、成分批后，制作責(zé)任跟蹤卡，分卷人員詳細(xì)記錄批次詳情起始檔號(hào)，批次內(nèi)檔案冊(cè)數(shù)等信息。在掃描之前，根據(jù)需要檔案情況，考慮是否需要對(duì)檔案進(jìn)行分類和拆分處理，以方便掃描更快的進(jìn)行掃描。具體要求根據(jù)各個(gè)項(xiàng)目情況及客戶要求而定，大概規(guī)則為：1）拆卷：在保證檔案完整性的情況下，把所有粘連在一起的頁面進(jìn)行拆分成單頁。2）分類：按照與客戶協(xié)定的順序，給檔案進(jìn)行分類，不能有分錯(cuò)類、放返頁的情況出現(xiàn)3）編寫頁碼：按照規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行編頁，中間不能出現(xiàn)漏編，重碼等情況。整體工作需要堅(jiān)決杜絕兩冊(cè)檔案內(nèi)容分混，弄丟檔案內(nèi)容等，如出現(xiàn)此情況，必重罰，完成此項(xiàng)工作后，在責(zé)任跟蹤卡上簽名。3.圖片掃描掃描人員根據(jù)批次順序進(jìn)行掃

6、描，掃描前，對(duì)相應(yīng)檔案建立對(duì)應(yīng)到冊(cè)的唯一存放路徑，文件夾建立標(biāo)準(zhǔn)為：1）具有統(tǒng)一性及包容性：此命名方式可以涵蓋本項(xiàng)目的所有檔案，并且同類型檔案都能夠使用此命名規(guī)則。2）命名規(guī)則需要能夠包含一部分大分類，能夠保證所有文件存放在同一個(gè)路徑下不會(huì)重名（例：掃描文件夾命名格式：大批次號(hào)：1,小批次號(hào)：1-6-2,其中1代表第一次借卷，6代表此次借卷分為了6個(gè)小批次，2代表第二個(gè)小批次。檔案文件：1997-民-0014-0025,其中1997為年份，民為類別，0014為固定4位檔號(hào)，0025為固定4位案號(hào)。文件夾存放格式：大批次號(hào)-小批次號(hào)-檔案文件）根據(jù)不同的項(xiàng)目，掃描圖片的規(guī)格要求會(huì)有所不同，但也是

7、大同小異，現(xiàn)最常用的掃描圖片要求為：1）圖片存放格式：用的比較多的有JPG格式、TIFF格式、PDF格式，我們經(jīng)常用的格式為JPG格式2）分辨率：常用的分辨率為：200dpi,300dpi,古籍掃描常用的分辨率為600dpi,我們掃描檔案用的分辨率為200dpio（dpi為分辨率的意思，分辨率越高，掃描速度越快，掃描文件越大200dpi圖片大小為500kb-1M左右，顏色越多圖片越大）3）圖片尺寸：圖片尺寸會(huì)根據(jù)分辨率的大小而變化，由于法院項(xiàng)目要求，我們用的尺寸為A4固定尺寸。也可以根據(jù)圖片內(nèi)容裁切大小。4）色彩模式：分為黑白模式，灰度模式，彩色模式。a）黑白模式：此模式是同等分辨率占用存儲(chǔ)最

8、小，圖片只有純黑和純白兩種色度。一般用于圖書等一些純文字圖片的掃描。b）灰度模式：此模式是由黑色，白色，以及黑白至白色之間的漸變灰色，此模式能夠一定程度的表現(xiàn)色彩，占用存儲(chǔ)相對(duì)于彩色模式小，比較適用于保存價(jià)值較大，但不是極度重要的，需要保留檔案完整性，但有一定存儲(chǔ)大小要求的項(xiàng)目。c）彩色模式：能夠最大程度的保存檔案的完整性，需要存儲(chǔ)空間最大，一般用于重要文件的保存，以及配合黑白和灰度模式掃描彩色封皮。一般檔案掃描用的全部都是彩色模式。5）圖片命名格式：圖片命名格式為4位從1開始遞加1的連續(xù)數(shù)值，中間不得缺號(hào)，如遇到掃描遺漏等情況，需第一時(shí)間進(jìn)行改名操作。（如：000l.jpg）6）圖片掃描要求

9、a）不能缺頁、漏頁、整冊(cè)漏掃等缺漏情況出現(xiàn)。（此為檔案掃描最大錯(cuò)誤）b）掃描過程中必須小心拿放檔案，以防給檔案造成不可彌補(bǔ)的損傷。c）需要把檔案擺放到統(tǒng)一的位置進(jìn)行掃描（一般為左上角）。d）檔案擺放不得歪斜或掃描內(nèi)容不全（為了不給修圖造成麻煩）。e）掃描過程中掃描儀蓋子必須蓋上，掃描完成之前不得提前開蓋，以避免因?yàn)闄n案紙透光引起的檔案顏色偏差及檔案扭曲情況發(fā)生。f）掃描過程中掃描儀上不得放置多余檔案，以免掃描出現(xiàn)漏光等降低掃描質(zhì)量的情況。g）原則掃描不允許跳過任何一頁，但特殊情況需向項(xiàng)目經(jīng)理確認(rèn)，或找檔案室老師確認(rèn)后，方可跳過掃描。7）在掃描過程中，檢查檔案頁碼連續(xù)性以及檔案可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤，如

10、果遇到因?yàn)闄n案本身出現(xiàn)的錯(cuò)誤，需要第一時(shí)間記錄下來，完成掃描后，把掃描過程中遇到的問題錄入電子檔案信息跟蹤表內(nèi)。8）制作電子檔案信息跟蹤表：根據(jù)掃描出來的內(nèi)容，建立電子檔案信息跟蹤表，表內(nèi)需要包含的內(nèi)容為：a）檔案的基本分類信息及到每?jī)?cè)檔案的唯一標(biāo)記名稱b）每?jī)?cè)檔案的頁數(shù)c）掃描人員名稱d）掃描過程中遇到的問題e）預(yù)留修圖、錄入、上傳、質(zhì)檢的簽名位置，以及備注信息的位置制作后的電子檔案信息跟蹤表要和電子檔案一同上傳至服務(wù)器，跟蹤表和檔案放至同一個(gè)目錄下。9）上傳：每個(gè)批次掃描完成后，按照規(guī)定的文件夾存放格式上傳至服務(wù)器對(duì)應(yīng)位置（“已掃描”文件夾），本地文件存放至所有工序完成之后，本地磁盤滿的情

11、況下才可刪除。4.圖片修飾修圖人員根據(jù)批次從服務(wù)器-已修圖內(nèi)拷貝到自己電腦內(nèi)。對(duì)所有圖片進(jìn)行圖片修飾。修圖規(guī)則為：a）圖片傾斜度不得超過3度b）圖片不能有黑邊存在c）圖片不能有特別明顯的裝訂空黑洞d）不能裁切掉檔案原件的任何內(nèi)容，最大程度保留檔案圖片的完整性。e）修圖完成后，必須保證圖片大小為A4大小修圖過程中，必須對(duì)檔案圖片進(jìn)行頁數(shù)查驗(yàn)，檢查檔案頁數(shù)是否連貫，是否重頁，如出現(xiàn)卻頁漏頁重頁等情況，需要記錄錯(cuò)誤，返給掃描人員查明錯(cuò)誤原因，并修改，如查明原因?yàn)樵礤e(cuò)誤，在電子檔案信息跟蹤表上詳細(xì)記錄。修圖完成并解決完所有問題，把已修圖圖片備份至服務(wù)器已修圖文件夾內(nèi)。本地圖片存儲(chǔ)至檔案完成所有工序后

12、，本地磁盤已滿的情況下才可刪除。5.圖片上傳系統(tǒng)數(shù)據(jù)上傳一般分為兩個(gè)步驟：制作標(biāo)引數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)上傳。制作標(biāo)引數(shù)據(jù)制作標(biāo)引數(shù)據(jù)是所有需要上傳到服務(wù)器類的數(shù)據(jù)所需要的必備步驟，我們制作的所有電子化數(shù)據(jù)上傳分為兩種：a)卷宗信息標(biāo)引：是對(duì)卷宗進(jìn)行一定說明的數(shù)據(jù)標(biāo)引，一般為卷宗封皮信息，以及卷宗的唯一標(biāo)識(shí)號(hào)b)卷宗標(biāo)引目錄：是對(duì)卷宗內(nèi)每一頁數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行說明的數(shù)據(jù)標(biāo)引。為了方便之后的上傳工作，所以把制作標(biāo)引目錄單獨(dú)列出來，以便項(xiàng)目的批量操作以及提高工作效率。實(shí)際操作中，項(xiàng)目經(jīng)理可以根據(jù)每個(gè)項(xiàng)目的特點(diǎn)，可以把兩種數(shù)據(jù)標(biāo)引分開制作，頁可以合并為一個(gè)流程內(nèi)，已達(dá)到減少錯(cuò)誤，增加工作效率的目的。以法院為例：由于法

13、院檔案的特點(diǎn)，由于卷宗標(biāo)引目錄占用時(shí)間比較長(zhǎng)，而且可以單獨(dú)操作，不影響其他工作流程；卷宗標(biāo)引目錄工作位置和下一步數(shù)據(jù)上傳是在一個(gè)位置，所以把這兩個(gè)流程進(jìn)行分開操作。第一步：制作卷內(nèi)目錄工作，制作卷內(nèi)目錄是一項(xiàng)比較完整的，能夠獨(dú)立存在的一道工序，統(tǒng)一制作目錄標(biāo)引，可以極大程度的提高工作效率。同時(shí)在完成此項(xiàng)工作的過程中，可以對(duì)修圖工作進(jìn)行質(zhì)檢，按照正常步驟制作，能夠最大程度的找出修圖工作的錯(cuò)誤，進(jìn)一步提高制作數(shù)據(jù)的正確性，以及減少后期總質(zhì)檢的質(zhì)檢壓力。第二步：完成卷宗信息標(biāo)引此項(xiàng)工作，由于和數(shù)據(jù)上傳是在同一界面下完成，所以此項(xiàng)工作與后一項(xiàng)工作一數(shù)據(jù)上傳一同合并為一個(gè)工序，以增加工作效率，在此過程中

14、，對(duì)上一步操作的質(zhì)檢力度比較小，而且此步驟出錯(cuò)的原因多由制作卷宗標(biāo)引目錄引起，為了減少出錯(cuò)率所以要求卷宗信息標(biāo)引和制作卷宗標(biāo)引目錄為同一個(gè)人完成，以便于責(zé)任到人和提高正確率。第三步：完成卷內(nèi)目錄制作后，第一時(shí)間將目錄數(shù)據(jù)備份至服務(wù)器制作目錄文件夾內(nèi)，同時(shí)，在電子檔案信息跟蹤表內(nèi)制作目錄列簽名以及填上自己發(fā)現(xiàn)的原卷錯(cuò)誤信息。制作標(biāo)引數(shù)據(jù)要求1)卷內(nèi)目錄制作要與每頁信息一一對(duì)應(yīng)，不得有對(duì)應(yīng)錯(cuò)誤存在。2)卷內(nèi)目錄制作應(yīng)遵循應(yīng)參照紙質(zhì)目錄書寫格式，對(duì)內(nèi)部文件進(jìn)行目錄命名，如紙質(zhì)目錄與實(shí)際文件存在錯(cuò)誤對(duì)照，應(yīng)按照實(shí)際文件內(nèi)容進(jìn)行目錄命名。3) 卷內(nèi)目錄制作要完整，不得出現(xiàn)跳目錄，缺目錄等情況。4) 卷宗

15、信息標(biāo)引應(yīng)最大程度的完整保留卷宗信息。5) 卷宗信息標(biāo)引不得出現(xiàn)標(biāo)引信息與卷宗信息不對(duì)稱的情況。數(shù)據(jù)上傳數(shù)據(jù)上傳是要把我們所掃描的數(shù)據(jù)上傳到系統(tǒng)內(nèi)，以方便用戶查看的一道工序，也是作為對(duì)頁面顯示有最直接影響的一道工序。在此工序中，我們需要把我們掃描的圖片上傳至系統(tǒng)，一般情況下，系統(tǒng)能夠接收的圖片格式為有以下幾種：a) 單獨(dú)每頁JPG格式上傳：此格式需要對(duì)每頁圖片進(jìn)行標(biāo)引操作，能夠最大程度的保證圖片的信息，擁有最大程度的對(duì)系統(tǒng)的支持性。但對(duì)于客戶的可閱讀性極度依賴系統(tǒng)的支持，而且占用存儲(chǔ)空間較大。b) 單件單頁JPG格式，單彳多頁zip或pdf格式上傳：此格式為最為通用的數(shù)據(jù)處理模式，制作此格式需

16、要多進(jìn)行一步合圖操作，而且能夠減少存儲(chǔ)空間的占用，一般情況下推薦使用此格式進(jìn)行上傳操作。（法院系統(tǒng)現(xiàn)用格式）c) 單件單頁tiff格式，單件多頁tiff格式上傳：此格式需要在掃描時(shí)選擇tiff格式掃描為單頁或者直接單頁多頁組合方式掃描，會(huì)極大的增大掃描難度，但能夠最大程度的保留圖片的清晰度，如無特殊要求，不考慮這種格式。數(shù)據(jù)上傳要求：1）上傳數(shù)據(jù)與卷宗信息標(biāo)引不得出現(xiàn)不對(duì)稱的情況。2）上傳數(shù)據(jù)與卷內(nèi)目錄不得出現(xiàn)不對(duì)稱的情況。3）上傳數(shù)據(jù)必須保證完整性，不得出現(xiàn)漏傳、錯(cuò)傳現(xiàn)象。完成數(shù)據(jù)上傳工作后，第一時(shí)間將目錄數(shù)據(jù)備份至服務(wù)器已上傳文件夾內(nèi)，同時(shí)，在電子檔案信息跟蹤表內(nèi)上傳列簽名以及填上自己發(fā)現(xiàn)

17、的原卷錯(cuò)誤信息。6 .質(zhì)檢質(zhì)檢是對(duì)已錄入到系統(tǒng)的電子檔案進(jìn)行質(zhì)檢，對(duì)照電子檔案信息跟蹤表內(nèi)記錄的錯(cuò)誤信息，再進(jìn)行一次綜合質(zhì)檢，保證上傳檔案無誤。質(zhì)檢要求如下：1） 卷宗信息，卷內(nèi)目錄，電子圖片一一對(duì)應(yīng)，無錯(cuò)誤。2） 電子圖片頁碼連續(xù)無缺頁漏頁等現(xiàn)象，需要參考電子檔案信息跟蹤表。3） 如果出現(xiàn)錯(cuò)誤，需第一時(shí)間找到錯(cuò)誤原因，并把錯(cuò)誤發(fā)送給相關(guān)人員改正。4） 電子檔案質(zhì)檢完成后，在電子檔案信息跟蹤表內(nèi)簽名確認(rèn)。7 .整理裝訂整理裝訂是對(duì)掃描完成的紙質(zhì)檔案進(jìn)行整理復(fù)原，是對(duì)我們整個(gè)工程相當(dāng)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，是檔案室領(lǐng)導(dǎo)評(píng)判我們工作的唯一標(biāo)準(zhǔn)，所以工作必須認(rèn)真負(fù)責(zé)。檔案裝訂現(xiàn)存裝訂方式有三種：A）線狀：采

18、用三點(diǎn)一線的裝訂方式進(jìn)行裝訂，注意個(gè)別地方會(huì)要求雙線裝訂。B）膠管：采用膠管熱熔的方式進(jìn)行裝訂，注意檔案原有膠管的尺寸，不合適的尺寸會(huì)嚴(yán)重影響裝訂效果。C）縫紉線封邊：此方法需要特制裝訂機(jī)，一般不多見。裝訂前必須與檔案室領(lǐng)導(dǎo)溝通裝訂方式與裝訂要求，并得到檔案室領(lǐng)導(dǎo)的簽字確認(rèn)，并試裝幾冊(cè)讓檔案室領(lǐng)導(dǎo)確認(rèn)后，方可進(jìn)行裝訂。（必須注意，有部分領(lǐng)導(dǎo)為了保存檔案的完整性，非常介意打孔操作，所以必須提前溝通以及確認(rèn)。）裝訂要求：1）裝訂前必須確認(rèn)檔案無缺頁現(xiàn)象2）裝訂前必須對(duì)檔案進(jìn)行整理，保證檔案裝訂后整整齊齊。（一般檔案采用為左下角對(duì)其，也有比較老的包邊裝訂的檔案要求右下角對(duì)其，具體情況以與檔案室領(lǐng)導(dǎo)商

19、議結(jié)果為準(zhǔn)，并得到檔案室領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。）3）如需打孔，必須保證打孔孔位均勻，三個(gè)孔在一條直線上。4）裝訂線裝訂，必須拉緊裝訂線，保證裝訂后的檔案穩(wěn)固，無松動(dòng)跡象。5）膠管裝訂，必須保證膠管壓痕美觀平整，裝訂無松動(dòng)跡象。6）所有裝訂過程不允許用到刀子或者剪刀對(duì)檔案進(jìn)行裁剪。（如無特殊情況，即使檔案室領(lǐng)導(dǎo)要求也不能對(duì)檔案進(jìn)行裁剪。）7）裝訂完成后，需對(duì)照借卷詳情登記表，確定與借出數(shù)據(jù)一致方可完成裝訂工作。8）完成裝訂工作，必須在責(zé)任跟蹤卡上簽字。8.還卷上架還卷要求：2)還卷順序應(yīng)與借卷順序一致，不能隔批次還卷。3)還卷之前需要再次對(duì)卷宗數(shù)量與借卷詳情登記表對(duì)照，看數(shù)量是否一致。4)還卷后需要給檔案室對(duì)接人員本批次檔案清單，以方便雙方對(duì)照。5)還卷后還卷人員和檔案室對(duì)接人員需在借卷詳情登記表內(nèi)簽字，并記錄還卷時(shí)間。上架要求：檔案室有檔案室特定的上架