第2章會(huì)展推介服務(wù)

1、CompanyLOGO第2章 會(huì)展推介服務(wù)案例導(dǎo)入 北京國(guó)際科技產(chǎn)業(yè)博覽會(huì)宣傳推介 案例分析 中國(guó)北京國(guó)際科技產(chǎn)業(yè)博覽會(huì)自1988年開始舉辦第一屆以來，由小到大，影響不斷擴(kuò)大，已經(jīng)成為北京、乃至全國(guó)具有國(guó)際影響的科技博覽會(huì)?？撇?huì)的成功當(dāng)然離不開政府的重視以及社會(huì)各界的支持。不過，科博會(huì)主辦者在推介服務(wù)方面年年有創(chuàng)新、趨向“精品化”，尤其是善于吸引媒體的關(guān)注也是成功的重要原因。科博會(huì)得到了包括電視、廣播、報(bào)刊、雜志等境內(nèi)廣大新聞媒體的熱情關(guān)注與支持，吸引了全世界的目光，在海內(nèi)外產(chǎn)生著廣泛影響，形成了巨大的品牌優(yōu)勢(shì)?？撇?huì)的宣傳推介經(jīng)驗(yàn)值得借鑒。教學(xué)目標(biāo)v熟知會(huì)展推介的形式v明確會(huì)展推介方案的制

2、作要點(diǎn)v如何擬定招展方案v理解招展藝術(shù)與技術(shù)的含義v怎樣組織專業(yè)觀眾基本概念v會(huì)展推介（exhibition promotion）v展會(huì)招展（to invite exhibitors）v招展代理（agency for merchants-recruiting exhibition）v展會(huì)招商（merchants-recruiting exhibition）v專業(yè)觀眾的組織（organizing of professional audiences）21 制定展會(huì)推介方案211 會(huì)展推介的作用1）促進(jìn)招展2）促進(jìn)招商3）樹立形象212 會(huì)展推介的原則1）重視口碑溝通2）承諾能提供的服務(wù)3）強(qiáng)化有形

3、展示4）注重連續(xù)性213 會(huì)展推介的形式1）人員推介2）廣告推介3）新聞推介4）公關(guān)活動(dòng)214 會(huì)展推介方案的制作要點(diǎn)1）新聞發(fā)布會(huì)方案要點(diǎn)（1）任命新聞發(fā)布會(huì)負(fù)責(zé)人或開始聯(lián)系委托代理，收集、整理、更新目標(biāo)新聞媒體和人員名單。（2）制定新聞發(fā)布會(huì)工作計(jì)劃。（3）舉辦記者招待會(huì)、發(fā)布展會(huì)基本信息。（4）收集媒體報(bào)道情況，如果在展會(huì)期間對(duì)記者作過許諾，一定要盡快予以辦理或告知合適辦理。（5）向未能參會(huì)的記者寄發(fā)資料。（6）向出席招待會(huì)的記者發(fā)感謝信，向所有記者寄展會(huì)新聞工作報(bào)告。（7）迅速、充分地回答新聞報(bào)道引起的讀者來信。（8）與媒體保持聯(lián)系。2）廣告推介方案要點(diǎn)（1）明確廣告受眾（2）設(shè)計(jì)廣告

4、內(nèi)容（3）制定廣告目標(biāo)（4）組合運(yùn)用各種廣告手段（5）廣告媒體的選擇（6）策劃廣告推介中的互動(dòng)環(huán)節(jié)22 會(huì)展招展服務(wù)221 招展的概念 會(huì)展招展的主體是會(huì)展組織者，包括會(huì)展的主辦者和承辦者。會(huì)展的參加者最重要的一方是參展商，參展商是會(huì)展活動(dòng)最基本的要素，會(huì)展主體的利益主要來自參展商支付的參展費(fèi)和觀眾繳納的門票費(fèi)。（1）獨(dú)家代理。（2）多家代理。（3）承包代理。（4）排他代理。222 招展方案的擬定1）行業(yè)信息分析2）客戶信息分析3）展區(qū)與展位的劃分4）招展價(jià)格的制定5）招展函的制作與發(fā)送6）招展宣傳推廣7）招展預(yù)算8）招展工作進(jìn)度計(jì)劃223 招展藝術(shù)與技術(shù)1）會(huì)展招展函的設(shè)計(jì)招展函一般包括五個(gè)

5、方面的內(nèi)容：（1）展會(huì)的基本內(nèi)容。主要有：展會(huì)名稱和LOGO、展會(huì)舉辦的時(shí)間和地點(diǎn)、辦展機(jī)構(gòu)名單、辦展起因和辦展目標(biāo)、展會(huì)特色、展品范圍和價(jià)格等。（2）市場(chǎng)狀況介紹。主要包括行業(yè)狀況和地區(qū)市場(chǎng)狀況等。（3）展會(huì)招商和宣傳推廣計(jì)劃。主要包括展會(huì)招商計(jì)劃、宣傳推廣計(jì)劃、相關(guān)活動(dòng)計(jì)劃、展會(huì)服務(wù)項(xiàng)目等。（4）參展辦法。主要包括：如何辦理參展手續(xù)、付款方式、參展申請(qǐng)表和辦展機(jī)構(gòu)的聯(lián)系辦法等。（5）各種圖案。如展館圖、展館周邊地區(qū)交通圖、往屆展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的圖片等。2）電話招展技術(shù) (1)完善你的聲音 (2)克服“電話恐懼癥”積極地接電話在電話招展中，接聽電話的確是有技巧的，主要的技巧有：(1)接電話的姿勢(shì)要正

6、確(2)電話旁一定要先備妥備忘錄牢記“5W、1H”的技巧?！?W”即：vwhen什么時(shí)候vwho對(duì)象是誰vwhere在什么地點(diǎn)vwhat什么事情vwhy為什么、原因v“1H”即how如何進(jìn)行。(3)重復(fù)客戶所傳達(dá)的具體信息3）其他招展技術(shù)23 專業(yè)觀眾的組織231 展會(huì)專業(yè)觀眾的概念232 專業(yè)觀眾組織的基本程序1）制定專業(yè)觀眾的組織方案（1）展會(huì)展品或服務(wù)的消費(fèi)市場(chǎng)分析和研究。（2）人員安排方案。（3）專業(yè)觀眾邀請(qǐng)函的制作和發(fā)送。（4）確定組織渠道和方式。（5）制定專業(yè)觀眾組織的宣傳計(jì)劃。（6）專業(yè)觀眾組織工作的費(fèi)用預(yù)算。（7）專業(yè)觀眾組織的進(jìn)度安排。2）建立觀眾信息庫（1）現(xiàn)場(chǎng)實(shí)施取樣。即

7、從展會(huì)現(xiàn)場(chǎng)得到的數(shù)據(jù)進(jìn)行及時(shí)的統(tǒng)計(jì)所得。（2）登記表登記。即根據(jù)專業(yè)觀眾進(jìn)場(chǎng)前的登記進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。（3）網(wǎng)絡(luò)注冊(cè)取樣。即利用展會(huì)展業(yè)網(wǎng)站開通的網(wǎng)上電子登記系統(tǒng)，將所需取樣的內(nèi)容制成表格，以電子請(qǐng)?zhí)男问教峁┙o觀眾填寫。（4）展會(huì)身份識(shí)別信息管理軟件。（5）在同類會(huì)展信息中尋找專業(yè)觀眾。（6）根據(jù)參展商的期望尋找專業(yè)觀眾。3）專業(yè)觀眾分析(1)選擇組織手段(2)專業(yè)觀眾的現(xiàn)場(chǎng)登記與管理(3)展后跟蹤工作233 專業(yè)觀眾的登記環(huán)節(jié)1）發(fā)放展會(huì)參觀指南2）填寫觀眾登記表3）展會(huì)證件與門票管理4）會(huì)刊的編印與發(fā)放5）觀眾登記的注意事項(xiàng)案例參考 展會(huì)招商面面觀案例解析v在會(huì)展推介服務(wù)中，展會(huì)觀眾的邀請(qǐng)工作至

8、關(guān)重要，它關(guān)系到展會(huì)的生命力，決定著展會(huì)的成敗。在展會(huì)招展和招商兩方面工作的關(guān)系中，招展決定著展會(huì)能否舉辦，而招商卻決定著展會(huì)是否能夠圓滿成功，因此從某種意義上說招商比招展更為重要。然而，展會(huì)不僅需要參觀者，而且更需要一定數(shù)量和質(zhì)量的專業(yè)參觀者，專業(yè)觀眾的數(shù)量與質(zhì)量直接影響著參展商的參展效益，決定著下屆展會(huì)參展客戶的回頭率和各項(xiàng)工作是否能夠走向良性循環(huán)，也是展會(huì)主承辦單位服務(wù)質(zhì)量的重要體現(xiàn)。 v國(guó)際上知名的會(huì)展企業(yè)德國(guó)漢諾威國(guó)際展覽公司、芝加哥展覽公司等在展會(huì)推介服務(wù)中都積累了寶貴的經(jīng)驗(yàn)，不論是“上帝之上帝”還是“觀眾三層次”的提法都告訴我們，做好觀眾的邀請(qǐng)和服務(wù)工作至關(guān)重要。本章小結(jié)v展會(huì)推

9、介服務(wù)是會(huì)展服務(wù)的重要內(nèi)容，也是展會(huì)營(yíng)銷的中心環(huán)節(jié)之一，展會(huì)的宣傳推介是吸引目標(biāo)觀眾的主要手段，宣傳推介的目的是將展會(huì)的有關(guān)情況告知現(xiàn)有客戶與潛在的客戶，歡迎他們前往參加展會(huì)。展會(huì)宣傳推介對(duì)于招展、招商、吸引觀眾到會(huì)參觀以及提升展會(huì)的知名度、美譽(yù)度都有很大的作用。展會(huì)宣傳推介的具體執(zhí)行也應(yīng)全方位、立體化，通過綜合運(yùn)用各種宣傳手段實(shí)現(xiàn)最佳的推介效果。v隨著我國(guó)展覽行業(yè)的飛速發(fā)展和展覽項(xiàng)目的快速遞增，相同項(xiàng)目的展會(huì)競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，想要在該行業(yè)中有較大的影響力，除了提高展會(huì)本身的相關(guān)服務(wù)，更重要的是展會(huì)參展商和專業(yè)觀眾在行業(yè)中的比例和比重。要把一個(gè)展會(huì)辦好，首先要不停地尋找這個(gè)行業(yè)中最優(yōu)秀的展商、最

10、優(yōu)秀的企業(yè)，讓他們帶最好的產(chǎn)品參加展會(huì)，把更多的機(jī)會(huì)留給專業(yè)觀眾，因?yàn)橛械钠放圃诋?dāng)?shù)氐慕?jīng)銷可能很不錯(cuò)，但在外地卻沒有代理商。這樣展會(huì)就為企業(yè)尋找代理商提供了一個(gè)機(jī)會(huì)。v在展會(huì)推介服務(wù)中，招展、招商目標(biāo)一定要明晰。要廣泛地、大量地收集相關(guān)信息。制訂招展、招商方案要考慮方案的可行性和可選擇性。方案的實(shí)施要遵守原方案中制訂的程序、原則和操作辦法，不得隨意變更時(shí)間、地點(diǎn)、出席會(huì)議的人員等。 會(huì)展推介服務(wù)是一個(gè)復(fù)雜的項(xiàng)目工程，層次多，環(huán)節(jié)多，但只要掌握要領(lǐng)，踏踏實(shí)實(shí)的去做，就能事半功倍！作業(yè)指導(dǎo)1借用新聞“5W”理論，請(qǐng)指出在招展過程中，召開新聞發(fā)布會(huì)前要確定的“who”、“where”、 “when”、“what”、“why”的具體內(nèi)涵是什么。2如何理解“會(huì)展是包含著藝術(shù)與技術(shù)的公眾服務(wù)性活動(dòng)，在整個(gè)招展過程