ERP系統(tǒng)操作管理規(guī)定

1、ERP系統(tǒng)操作管理規(guī)定圍（供應(yīng)鏈+財(cái)務(wù)）廣州烏石拉鏈有限公司ERP實(shí)施小組編制2010-8-91.0.目的：規(guī)系統(tǒng)工作流程，明確職責(zé)，保證ERP系統(tǒng)上線后的順利運(yùn)行2.0.適用圍市烏石拉鏈3.0. ERP 定義ERP(Enterprise Resource Planning) ERP是建立在信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，利用現(xiàn)代劃的管 理是想，全面地集成了企業(yè)所有資源信息，為企業(yè)提供決策、計(jì)劃、控制與經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)?cè)u(píng)估的 全方位和系統(tǒng)的管理平臺(tái)，簡(jiǎn)稱企業(yè)資源計(jì)劃4.0.職責(zé)4. 1ERP專員：全面指導(dǎo)和管理系統(tǒng)、確保系統(tǒng)的順利運(yùn)行。4.2網(wǎng)絡(luò)管理員：對(duì)系統(tǒng)硬件和軟件的維護(hù)、保證系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)工作正常。4.3系統(tǒng)管理員

2、：在ERP專員的指導(dǎo)下對(duì)軟件所有公共參數(shù)的設(shè)置與修改，月末結(jié)賬，以 及培訓(xùn)系統(tǒng)操作，解決系統(tǒng)操作過(guò)程中遇到的問(wèn)題、無(wú)法解決的及時(shí)與ERP專員聯(lián)系。4.4操作用戶：及時(shí)正確的操作系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確5. 0.容5. 1.系統(tǒng)站點(diǎn)管理5. 11.每個(gè)站點(diǎn)都有專人管理、 業(yè)務(wù)上的操作只允許一個(gè)人有編輯的功能、 其他人只有查詢 功能。5. 12.系統(tǒng)管理員處建立一份站點(diǎn)分配表5.2.軟件的安裝與授予用戶權(quán)限5.21.部門(mén)需要安裝ERP軟件、首先填寫(xiě)一份ERP軟件安裝申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核后、 并且ERP專員根據(jù)申請(qǐng)表容決定安裝哪些模塊以及操作權(quán)限。然后交付網(wǎng)絡(luò)管理員或者系統(tǒng) 管理員安裝軟件及分配權(quán)限。5

3、.3系統(tǒng)日常維護(hù)5.31.嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作、不越權(quán)操作、不做違規(guī)業(yè)務(wù)5. 32.保證自己密碼不泄醵，對(duì)密碼泄露后造成的后果要負(fù)責(zé)。5. 33如果由于各種原因，不能上班的時(shí)間超過(guò)半天，需要把自己未處理的原始單據(jù)交接相 關(guān)制定人員。5.34.業(yè)務(wù)單據(jù)需及時(shí)錄入、業(yè)務(wù)操作完畢或離開(kāi)座位請(qǐng)及時(shí)關(guān)閉窗口。5. 35.凡違反上述規(guī)定操作者、造成系統(tǒng)業(yè)務(wù)不能正常操作者。將給予一定的處罰5. 4.系統(tǒng)業(yè)務(wù)操作管理規(guī)定5.41.權(quán)限管理1、金堞K3劃分為不同模塊授權(quán)分級(jí)管理，其目的是明確工作職責(zé)、劃分工作權(quán)限及圍、實(shí) 施更專業(yè)的管理2,系統(tǒng)權(quán)限的分配應(yīng)有ERP專員及系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)、系統(tǒng)權(quán)限一經(jīng)設(shè)定不得隨

4、意更改。如 需變更權(quán)限、需部門(mén)提出申請(qǐng)經(jīng)部門(mén)經(jīng)理簽字、ERP專員審核方可變更、未經(jīng)批準(zhǔn)不得隨意 更改。5. 42.系統(tǒng)編碼管理規(guī)定1、系統(tǒng)編碼是根據(jù)公司實(shí)際工作的需要、綜合分析各種需求的前提下編制的編碼規(guī)則、系 統(tǒng)的編碼包括：部門(mén)、會(huì)計(jì)科目、客戶、供應(yīng)商、原材料、半成品、成品、委外加工材料等2,系統(tǒng)編碼規(guī)則：原則上采用字母+阿拉伯?dāng)?shù)字代替，編碼不能重復(fù)、不能一種物料出現(xiàn)2個(gè)編碼。3、系統(tǒng)編碼為公司公用資源、未經(jīng)批準(zhǔn)不得隨意更改。如編碼不合適管理需要，需更改時(shí)、 有部門(mén)或者人員提出申請(qǐng)報(bào)系統(tǒng)管理員、經(jīng)系統(tǒng)管理員征的其他人員同意后，方可修改、如 方不同意都不得擅自修改。4.系統(tǒng)編碼的日常維護(hù)有指定

5、的功能模塊操作人員自行維護(hù)。在編碼是要遵循以前編碼原 則。5.43.電子文檔的管理5.431.系統(tǒng)中的各種參數(shù)的設(shè)置。任何人不得隨意改動(dòng)、如需要改動(dòng)，有部門(mén)經(jīng)理或相關(guān)人 員提出申請(qǐng)報(bào)系統(tǒng)管理員。系統(tǒng)管理員報(bào)相關(guān)部門(mén)及ERP管理員同意后方可進(jìn)修修改，如有 一方不同意不得進(jìn)行修改。5.432.系統(tǒng)數(shù)據(jù)每天定時(shí)備份、每月結(jié)賬后系統(tǒng)管理員將本月的系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并叫網(wǎng) 絡(luò)管理員刻錄光盤(pán)交財(cái)務(wù)部存檔。5.433.總經(jīng)理、財(cái)務(wù)總監(jiān)可查閱全部系統(tǒng)資料、其他人員只可查閱管轄圍的資料、如需要查 閱其他部門(mén)的資料需相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意方可查閱。5. 434.系統(tǒng)資料屬于公司文件、未經(jīng)總經(jīng)理同意任何人不得對(duì)外提供。

6、如有違反按公司的相 關(guān)制度處理。5.44.模塊管理一總賬1、總賬一-用戶、財(cái)務(wù)部使用并負(fù)責(zé)維護(hù)2、填制、審核、記賬、打印憑證、等有財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人安排完成3、財(cái)務(wù)部每月10號(hào)之前負(fù)責(zé)安排結(jié)賬、出報(bào)表。5. 55.模塊管理一應(yīng)收賬款1、應(yīng)收賬款有財(cái)務(wù)部專人使用并負(fù)責(zé)維護(hù)、通過(guò)銷售管理模塊提供財(cái)務(wù)部作應(yīng)收賬款所需 的資料。2,銷售管理模塊新增的客戶檔案必須在各業(yè)務(wù)小組帳套新增，新增檔案要求容完整3、新客戶在下生產(chǎn)訂單、開(kāi)送貨單、收錢之前必須按要求填寫(xiě)客戶檔案、否則系統(tǒng)拒絕操 作。4、銷售管理模塊開(kāi)出的各種單據(jù)一定要按照系統(tǒng)要求嚴(yán)格執(zhí)行，如不按規(guī)定開(kāi)單出現(xiàn)的錯(cuò) 誤，本著誰(shuí)開(kāi)單誰(shuí)負(fù)責(zé)的要求”發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤要求當(dāng)

7、天修正完畢。5,銷售模塊開(kāi)出的各種單據(jù)要求當(dāng)天處理完畢（包括打?。?，打印出的單據(jù)要求三天返回到 相關(guān)的部門(mén)。6、每月的3日下班前向財(cái)務(wù)部門(mén)交起送貨單、退貨單、樣品單等，同時(shí)出納開(kāi)具已到款項(xiàng) 收據(jù)。7,每月4日下班前會(huì)計(jì)人員向銷售人員提供應(yīng)收款項(xiàng)明細(xì)對(duì)照初稿，5日下班前將核對(duì)后 的應(yīng)收款項(xiàng)對(duì)賬明細(xì)交給財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部6日下班前將正確的應(yīng)收賬款明細(xì)表及相關(guān)的報(bào)表 送相關(guān)的業(yè)務(wù)人員或者相應(yīng)的跟單人員。8,7日應(yīng)收賬款管理結(jié)賬。5. 56.模塊管理一應(yīng)付賬款1、應(yīng)付賬款由財(cái)務(wù)部派專人使用并負(fù)責(zé)維護(hù)，通過(guò)采購(gòu)管理、存貨核算模塊提供財(cái)務(wù)部做 應(yīng)付賬款所需的資料2、采購(gòu)管理模塊新增的供應(yīng)商檔案必須按規(guī)定劃分，

8、新增檔案容要求完整。3、新供應(yīng)商在下生產(chǎn)訂單、入庫(kù)單、付款之前必須按要求填寫(xiě)供應(yīng)商檔案，否則系統(tǒng)拒絕 操作。4、采購(gòu)模塊開(kāi)具的各種單據(jù)一定要按照系統(tǒng)要求嚴(yán)格執(zhí)行，如不按規(guī)定開(kāi)單出現(xiàn)的錯(cuò)誤、 本著開(kāi)單誰(shuí)負(fù)責(zé)的要求”發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤要求當(dāng)天修正完畢。5,采購(gòu)訂單的原材料單價(jià)、數(shù)量、品名必須與材料入庫(kù)單保持一致、如有不一致采購(gòu)人員 要及時(shí)更正。6,開(kāi)具的原材料入庫(kù)單、退貨單要按照系統(tǒng)要求嚴(yán)格執(zhí)行，入庫(kù)單與退貨單以單據(jù)日期為 準(zhǔn)3日上交財(cái)務(wù)部，單據(jù)不可跨月。7,采購(gòu)員要求供應(yīng)商每月5日將對(duì)賬單傳到財(cái)務(wù)部、如5日前不能對(duì)賬，本月貨款推遲支 付，7日財(cái)務(wù)部完全處理全部應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)。8,現(xiàn)金采購(gòu)的貨物建立一個(gè)現(xiàn)款購(gòu)

9、物供應(yīng)商，并予以編碼、購(gòu)進(jìn)貨物均通過(guò)應(yīng)付賬款核算, 同時(shí)做付款業(yè)務(wù)。5. 57.模塊管理一-銷售模塊1,銷售模塊由銷售部、門(mén)市、財(cái)務(wù)部專人使用，由銷售部負(fù)責(zé)維護(hù)。2,凡與客戶發(fā)生業(yè)務(wù)時(shí)，首先增加客戶檔案，按照系統(tǒng)建立檔案規(guī)則編寫(xiě)客戶編碼、全稱、 簡(jiǎn)稱、聯(lián)系人等，客戶檔案一經(jīng)確認(rèn)不得隨意改動(dòng)。3,銷售人員在下生產(chǎn)訂單時(shí)必須輸入編碼、業(yè)務(wù)員、業(yè)務(wù)員、銷售訂單日期、存貨編碼、數(shù)量、交貨日期等如有特殊要求在備注欄注明。4,銷售人員在寫(xiě)送貨單時(shí)必須輸入客戶編碼、銷售部門(mén)、業(yè)務(wù)員、聯(lián)系人、銷售類型、匯 率、生產(chǎn)批號(hào)、存貨編碼、數(shù)量、單價(jià)等5,送貨單開(kāi)錯(cuò)單價(jià)時(shí)應(yīng)按產(chǎn)品規(guī)格分別填寫(xiě)應(yīng)調(diào)整的單價(jià)、 銷售類型選擇

10、其他， 其他填寫(xiě) 不變。6,送貨單一經(jīng)確認(rèn)不可隨意刪除、如必須刪除需登記送貨單編號(hào)及刪除原因、并于月末將 刪除的送貨單編號(hào)交財(cái)務(wù)部。7,送貨單等填寫(xiě)后銷售人員自行審核。送貨單填寫(xiě)后要求當(dāng)天處理完畢送退貨業(yè)務(wù)，否則 將影響庫(kù)存數(shù)量，如開(kāi)單確實(shí)是因某種原因不能出庫(kù)，可申請(qǐng)暫存?zhèn)}庫(kù)2天8,開(kāi)具的送貨單要求三天返回給財(cái)務(wù)部。5. 58模塊管理一-庫(kù)存管理1、庫(kù)存管理模塊有倉(cāng)儲(chǔ)部、生產(chǎn)部、財(cái)務(wù)部共同使用、有倉(cāng)儲(chǔ)部負(fù)責(zé)管理與維護(hù)。2、倉(cāng)儲(chǔ)部要設(shè)定專人對(duì)BOM表進(jìn)行增加與維護(hù)3、庫(kù)存管理中的各種單據(jù)有倉(cāng)儲(chǔ)部專人錄入，包括外購(gòu)入庫(kù)單、產(chǎn)品入庫(kù)單、材料出庫(kù)單。 銷售出庫(kù)單等。4、倉(cāng)儲(chǔ)部填寫(xiě)出庫(kù)單、入庫(kù)單、退貨單

11、時(shí)必須填寫(xiě)入庫(kù)類別、生產(chǎn)批號(hào)、領(lǐng)用部門(mén)。倉(cāng)庫(kù) 名稱、供應(yīng)商名稱、廠商編碼、供應(yīng)商送貨單好、采購(gòu)單號(hào)等。5,倉(cāng)儲(chǔ)部安排專人對(duì)單據(jù)的正確性、合理性進(jìn)行審核，當(dāng)天輸入的單據(jù)當(dāng)天審核完畢，有 錯(cuò)誤的單據(jù)要求最遲第二天改完。審核時(shí)發(fā)現(xiàn)的單據(jù)錯(cuò)誤要求當(dāng)天更正。6,當(dāng)天的單據(jù)最晚到第二天上午10點(diǎn)之前交到相關(guān)部門(mén)。5. 59.模塊管理一-存貨核算1、存貨核算由財(cái)務(wù)部使用。并負(fù)責(zé)管理與維護(hù)2,存貨核算包含采購(gòu)入庫(kù)核算、銷售出庫(kù)核算、委外加工核算、產(chǎn)成品、半成品入庫(kù)核算。3,財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核采購(gòu)、銷售產(chǎn)品的正確性、合法性、合理性，審核無(wú)誤后，按系統(tǒng)要求 進(jìn)行記賬、制作憑證。如審核時(shí)候發(fā)現(xiàn)有錯(cuò)誤單據(jù)及時(shí)通知相關(guān)人員進(jìn)行更改。4、購(gòu)進(jìn)的材料要求三天記一次帳、銷售出去的產(chǎn)品要求每一天記一次帳。有特殊情況需與 相關(guān)人員協(xié)商解決。5、財(cái)務(wù)部成本會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)審核原材料、半成品、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品等發(fā)出的正確性、合理性、 合法性，同時(shí)審核委外加工、自制半成品、產(chǎn)成品入庫(kù)的正確性、合理性、合法性，在審核 過(guò)程中發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)通知相關(guān)的錄單人員當(dāng)天進(jìn)行修改。6,有成本會(huì)計(jì)負(fù)責(zé)審核的單據(jù)要求三天必須記賬一次。有特殊情況可與相關(guān)的人員進(jìn)行解 決。發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)通知相關(guān)人員。當(dāng)天必須解決。5. 60模塊管理一-采購(gòu)管理1、采購(gòu)管理模塊有采購(gòu)部、倉(cāng)儲(chǔ)部、財(cái)務(wù)部設(shè)專人進(jìn)行使用，由采購(gòu)部進(jìn)行管理與維護(hù)。2、凡與新