信息系統(tǒng)是自行開發(fā)還是外購

1、 . 7 / 7自行開發(fā)，還是外購？隨著業(yè)務(wù)的不斷開展，越來越多的企業(yè)管理者感覺到需要一個強大的企業(yè)管理信息系統(tǒng)，以便滿足加快信息交流、降低成本、提高客戶響應(yīng)速度等至關(guān)重要的目標。為了建立自己的信息系統(tǒng)，企業(yè)有兩種選擇：一是自行開發(fā)，二是外購。所謂外購就是從市場上購買商品化的軟件。外購有兩種可能，一種是購買國外軟件，另一種是購買國軟件。這些選擇各有利弊，那么如何規(guī)避風(fēng)險、作出最有利于企業(yè)的選擇，請看下面的分析。 方案一：自行開發(fā) 項目收益1. 多方組成的軟件開發(fā)人員參與業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與重組，有利于業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與重組具體軟件實現(xiàn)。 2. 從企業(yè)最需要信息化的環(huán)節(jié)出發(fā)，可以只進行必要功能模塊的開發(fā)，

2、使新系統(tǒng)更有針對性。 3. 充分考慮了優(yōu)化后業(yè)務(wù)流程的需求，更加切合企業(yè)發(fā)展需要； 4. 企業(yè)部IT人員參與了ERP軟件開發(fā)全過程，所以一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題或需改進，企業(yè)部人員能夠進行快速地自我支持與維護。 5. 如果購買商業(yè)ERP軟件，則每年支付給軟件公司的維護費用一般為軟件購置費用的15。如果采用定制開發(fā)，則將減少年維護費用的投入。 6. 企業(yè)IT部門鍛煉了一支隊伍，人員素質(zhì)在計算機應(yīng)用、管理水平、團隊協(xié)作等方面都會有較大的提升。 風(fēng)險分析· 不能得到領(lǐng)導(dǎo)層的一以貫之的全力支持 ERP是一把手工程，領(lǐng)導(dǎo)層的全力支持是必不可少的。由于子方案1有相當一段時間用于軟件開發(fā)，企業(yè)不能在短時間

3、看到明顯的效益和回報，所以，領(lǐng)導(dǎo)層可能會在中途對自行參與開發(fā)的方案產(chǎn)生懷疑態(tài)度，在資金、人力的持續(xù)投入方面力度不足。因此，必須盡一切可能得到領(lǐng)導(dǎo)層一以貫之的關(guān)心和支持，才能使項目得以順利進行下去。規(guī)避途徑：1. 一定不能忽視對領(lǐng)導(dǎo)層的管理培訓(xùn)，使領(lǐng)導(dǎo)層了解ERP的管理理念、應(yīng)用步驟與效益風(fēng)險關(guān)系，促使領(lǐng)導(dǎo)層對ERP整體實現(xiàn)方案的系統(tǒng)性、條理性和規(guī)性產(chǎn)生持續(xù)的理解與信任； 2. 仔細考慮各級項目組的人選，確定后在整個項目期間不輕易變動； 3. 認真落實例會制度和文檔整理工作，項目核心小組組長定期或不定期，口頭或書面向領(lǐng)導(dǎo)層匯報項目情況； 4. 在考慮解決方案時要兼顧信息共享和數(shù)據(jù)的安全性，保證領(lǐng)

4、導(dǎo)層與時準確地得到所需要的數(shù)據(jù)，使領(lǐng)導(dǎo)層切身感受到新系統(tǒng)帶來的改進，同時兼顧企業(yè)業(yè)務(wù)活動的相對獨立性。· 最終用戶不能做到積極參與 最終用戶的積極參與是項目成功的重要條件，因為他們是項目的使用者和受益者。但是在整個項目過程中，他們將面臨業(yè)務(wù)流程改變、新老系統(tǒng)并行、業(yè)務(wù)技能更新、工作量和工作壓力增加等挑戰(zhàn)，而且子方案1的周期較其他子方案均較長，所以保證最終用戶的解決參與就顯得尤為重要。如果對這個問題重視不夠，將導(dǎo)致項目面臨較大風(fēng)險。規(guī)避途徑：積極引導(dǎo)和幫助他們克服暫時的困難，看到新系統(tǒng)將給他們帶來的好處。例如： 1. 通過企業(yè)宣傳欄、部報刊、各種會議等方式，大力宣傳實施本項目給企業(yè)將會

5、帶來的好處； 2. 選擇適當?shù)拿嫦蜃罱K用戶的培訓(xùn)以增強信心； 3. 鼓勵最終用戶對項目的關(guān)心和參與，在討論各種業(yè)務(wù)解決方案時注意和征求最終用戶的需求和看法； 4. 在大量整理和錄入校對財務(wù)數(shù)據(jù)時，適當增加臨時人員幫助工作； 5. 制定獎罰措施，包括競爭上崗，培訓(xùn)證書，榮譽和獎金等。例如，實行過限期通過新系統(tǒng)上崗培訓(xùn)和考試、否則下崗的措施，可以大大促進職工學(xué)習(xí)進修的積極性。 · 項目開發(fā)人員協(xié)調(diào)不善，開發(fā)進程受挫，甚至導(dǎo)致項目流產(chǎn)。 由于子方案1中定制軟件的開發(fā)班子由多方組成，在技術(shù)風(fēng)格、進度協(xié)調(diào)方面可能產(chǎn)生很多問題，處理不當?shù)脑?，會使開發(fā)過程一拖再拖，屢次挫傷開發(fā)人員和用戶的積極性，

6、甚至?xí)?dǎo)致項目不了了之，以失敗告終。規(guī)避措施： 1. 對于來自多方的軟件開發(fā)隊伍，需設(shè)立一位總協(xié)調(diào)人，熟悉軟件開發(fā)的整個流程，對多方開發(fā)人員的工作風(fēng)格均有一定了解，有著突出的組織能力、協(xié)調(diào)能力和應(yīng)變能力。 2. 軟件開發(fā)的每個階段都須建立規(guī)的文檔，明確技術(shù)標準與各方權(quán)利義務(wù)關(guān)系。規(guī)一經(jīng)各方確認，則對各方均產(chǎn)生嚴肅的約束力。 · 項目組人員變更影響到項目進度 由于子方案1的實施周期較長，項目組人員變更的可能性較大。如何防止人員變更對項目實施的影響，是需要認真考慮的問題。規(guī)避措施： 1. 所有項目組人員所作的工作都應(yīng)有相應(yīng)的文檔記錄；經(jīng)某方確認的文檔應(yīng)交由專人保管，包括紙和電子介質(zhì)。 2

7、. 所有的需求，承諾和解決方案等均以書面簽字準。不得隨便更改其中的容，除非通過同樣的審批程序進行。這樣新的實施人員可以通過閱讀上述文檔，很快進入工作狀態(tài)。對前任工作成果的修改控制可避免一些不必要的返工。 3. 企業(yè)部人員在參加過ERP項目開發(fā)與實施后，素質(zhì)與技能提高，人員流動可能性加大。因此應(yīng)與參加項目的企業(yè)部人員簽訂某種協(xié)議，減少這種流動對企業(yè)造成的損害。 · 軟件每年的升級問題，會牽涉到多方面的工作 由于子方案1中的定制軟件針對性較強，通用性較弱，一般不在軟件開發(fā)商通用商業(yè)軟件的升級圍之。隨著時間的推移，每年的軟件升級工作或者是由企業(yè)自身IT人員來完成，或者需要軟件開發(fā)商進行專門

8、的升級。規(guī)避措施： 1. 與軟件開發(fā)公司簽訂軟件開發(fā)協(xié)議時，考慮添加與升級問題有關(guān)的條款。 2. 企業(yè)自身IT人員不斷進行新技術(shù)的學(xué)習(xí)，以適應(yīng)軟件升級工作的需要方案二：外購國外軟件項目收益：1. 國外ERP軟件往往本身蘊涵了許多管理的先進思想和手段，為企業(yè)流程優(yōu)化與重組提供了可借鑒的"參考模型" ，能夠較顯著地提高流程優(yōu)化與重組的效率。 2. 國外ERP軟件一般全面集成性、技術(shù)穩(wěn)定性、功能靈活性、系統(tǒng)開放性較強，為企業(yè)的不斷發(fā)展與改變留有較大的空間。3. 國外ERP軟件一般比較重視售后服務(wù)，在問題響應(yīng)等方面比較規(guī)。 4. 國外ERP軟件公司在升級維護方面的支持比較與時，有利

9、于企業(yè)信息系統(tǒng)的更新。 5. 國外ERP軟件廠商的咨詢合作伙伴較多，有助于企業(yè)找到合適的管理咨詢伙伴。 6. 國外ERP軟件開發(fā)公司的發(fā)展較穩(wěn)健，對選用其產(chǎn)品的企業(yè)來講，是比較理想的長期合作伙伴。 風(fēng)險分析· 軟件購置費用與年維護費用較高 國外ERP軟件的購買費用與年維護費用一般高于國ERP軟件。如果企業(yè)在資金的持續(xù)投入上不能與時到位，則軟件應(yīng)用的效果勢必大打折扣。規(guī)避途徑：1. 進入中國的國外成熟ERP軟件有十余種之多，有著不同的規(guī)模和價位，在功能實現(xiàn)上也各有千秋。企業(yè)應(yīng)對國外ERP廠商有一個基本的了解，不可"一葉障目，不見泰山"，最后在這類大型投入上導(dǎo)致決策失

10、誤。 2. 并非所有的ERP軟件都能適用于企業(yè)。企業(yè)應(yīng)把自己的規(guī)模與國外大型企業(yè)做一個對比，選擇適用于目前與將來一段時期發(fā)展的軟件，不能一味求多求貴，為很多根本不必要的功能付費，最后導(dǎo)致企業(yè)寶貴資金的大量閑置與貶值。3. ERP項目不是"交鑰匙"工程，而是需要企業(yè)IT人員與業(yè)務(wù)人員的認真參與。在項目進程中，企業(yè)應(yīng)注意自身人員的培養(yǎng)，鍛煉出一支能分析和解決某些問題的隊伍。 4. 企業(yè)應(yīng)擴大信息渠道，與熟悉ERP領(lǐng)域的咨詢?nèi)藛T、業(yè)人士加強交流，避免偏聽偏信導(dǎo)致的片面決策。 · 企業(yè)的管理基礎(chǔ)水平不能適應(yīng)軟件的需要 任何一種ERP軟件都不是隨用隨靈的"萬能藥&

11、quot;，ERP的實施成功是需要條件的。從基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準確與完備、各部門的協(xié)同默契程度，到業(yè)務(wù)人員、IT人員的素質(zhì)水平，都會對ERP的應(yīng)用效果產(chǎn)生影響。特別是國外ERP軟件的管理起點較高，設(shè)計比較復(fù)雜，這就對企業(yè)的管理基礎(chǔ)水平提出了更高的要求。規(guī)避途徑： 1. 企業(yè)應(yīng)清醒地認識到，IT建設(shè)是一個長期的工程，將伴隨企業(yè)未來發(fā)展的全過程。在這個長期的過程中，企業(yè)要下力氣練好"功"，在適當?shù)臅r機選擇與企業(yè)管理水平相配套的產(chǎn)品。 2. 那種不從企業(yè)實際出發(fā)，認為ERP項目就要"一步到位"、"反正是50步與100步的問題"的想法是欠考慮的。隨著

12、IT技術(shù)的不斷出新以與管理技術(shù)的持續(xù)演進，企業(yè)應(yīng)有心理準備，即企業(yè)的ERP系統(tǒng)也必然會進行相應(yīng)的"新代"。 · 用戶化與二次開發(fā)的工作量太大，延誤項目進程 企業(yè)要把一個通用型的ERP軟件用到位，同時考慮到適合中國國情的因素，對國外ERP軟件或多或少地會進行一些用戶化甚至二次開發(fā)的工作。如果用戶化或二次開發(fā)的工作一直不能結(jié)束，必將延誤項目進程，導(dǎo)致軟件開發(fā)公司與企業(yè)之間的相互抱怨，甚至造成合作破裂。規(guī)避措施： 1. 企業(yè)一味地適應(yīng)軟件，或者軟件一味地遷就企業(yè)，都是"短視"的做法。企業(yè)應(yīng)該在業(yè)務(wù)流程優(yōu)化與重組的基礎(chǔ)上，利用軟件手段把經(jīng)過優(yōu)化的流程確

13、定下來，成為企業(yè)各部門自然而然遵守的工作處理規(guī)程與方法。 2. 尋求企業(yè)現(xiàn)狀與國外ERP軟件通用模式之間的"平衡點"是一個難度較高的工作，由于切身利益的關(guān)系，由企業(yè)或軟件開發(fā)商來決定是否應(yīng)該進行這樣那樣的用戶化與二次開發(fā)的工作都是難有說服力的。應(yīng)尋找既熟悉中國企業(yè)管理辦法，又了解國外ERP軟件設(shè)計思想的咨詢公司的支持，避免企業(yè)陷入把軟件"改了又改"甚至"改壞改死"的泥潭。 · 軟件文檔或資料沒有漢化，企業(yè)人員學(xué)習(xí)與掌握起來難度大 國外的ERP軟件的界面、文檔以與其他的支持資料存在一個漢化的問題。有些國外ERP軟件雖然界面是漢

14、化的，但漢化的質(zhì)量非常粗糙，令人不解其意。而且企業(yè)人員要掌握ERP軟件的話，僅看界面是遠遠不夠的，而有些國外ERP軟件在文檔和資料方面都是外文的，必然給企業(yè)人員的學(xué)習(xí)和掌握帶來很多麻煩。規(guī)避措施：1. 在選擇軟件時，對文檔漢化支持的數(shù)量與質(zhì)量進行考察。 2. 項目圍的企業(yè)IT人員與業(yè)務(wù)骨干最好有較強的外語閱讀與理解能力。即便在有漢化支持的情況下，也能通過外文與中文的對比理解，來加強對軟件的領(lǐng)悟，而且這樣可學(xué)習(xí)的文檔圍也會大大擴展。 3. ERP實施咨詢顧問一般具有深入淺出地介紹軟件應(yīng)用的能力，而且形式通俗易懂，圖文并茂。所以，在管理培訓(xùn)以與技術(shù)培訓(xùn)中由咨詢顧問擔(dān)當教員，往往能起到事半功倍的效果

15、。 國軟件 項目收益：1. 國ERP軟件的支持網(wǎng)點（如地區(qū)分公司或辦事處）較國外ERP軟件為多，企業(yè)可以得到比較方便的當?shù)仨憫?yīng)，當然在響應(yīng)人員的費用方面也會有較大的節(jié)省； 2. 國ERP軟件復(fù)雜程度低，更符合中國人的思維習(xí)慣，在易學(xué)易用方面表現(xiàn)較為出色； 3. 國ERP軟件的文檔資料不存在漢化的工作，可以直接應(yīng)用； 4. 國ERP軟件對企業(yè)管理基礎(chǔ)水平以與人員素質(zhì)等要求較低，對于基礎(chǔ)相對薄弱的企業(yè)來講不失為信息系統(tǒng)上臺階的選擇； 5. 國ERP軟件在適合我國企業(yè)的管理規(guī)與處理慣例方面有較多的考慮，從而在這些方面的用戶化工作比較少（但并不排除因功能方面的某些不完善而造成的用戶化工。） 6. 國E

16、RP軟件在購置與維護方面的價位一般比較低，對企業(yè)的資金投入壓力小。風(fēng)險分析· 軟件功能的全面集成性、穩(wěn)定性不能滿足某些企業(yè)需要 國ERP軟件的發(fā)展歷史比較短，仍在不斷積累企業(yè)管理方面的經(jīng)驗。某些企業(yè)在應(yīng)用國ERP軟件的過程中，有可能發(fā)現(xiàn)軟件的全面集成性、穩(wěn)定性等方面不能很好地滿足企業(yè)的需要。規(guī)避途徑： 1. 從企業(yè)的需求出發(fā)來選擇ERP軟件，而不是一味地考慮價格因素。軟件開發(fā)商在進行軟件演示時，一般展示的通用的軟件標準功能，而不是針對具體企業(yè)的具體功能。當企業(yè)提出一些模棱兩可的問題時，軟件銷售人員往往可以輕易地作出令企業(yè)滿意的回答。企業(yè)購買ERP軟件不是為了把錢花出去，而是要解決企業(yè)

17、現(xiàn)實的問題，繼而把錢賺回來。只有在企業(yè)認真進行了需求分析之后，找到企業(yè)的現(xiàn)實問題所在，才有可能由"看熱鬧"變成"看門道"，向軟件開發(fā)商提出真正有價值的令他們"為難"的問題，從而甄別這個軟件是否能切實解決企業(yè)的這些問題。 2. 當企業(yè)認為軟件功能不滿足需要時，原因可能是多方面的。企業(yè)有的需遷就了傳統(tǒng)不經(jīng)濟的處理方式，對于這種需求，應(yīng)該是"改企業(yè)"而不是"改軟件"；企業(yè)有的需求可以通過軟件現(xiàn)有功能加以變通來實現(xiàn)，實際上是可以滿足的。 · 某些國ERP廠商發(fā)展不是十分穩(wěn)健，長期合作存在隱患 較之國外ERP軟件廠商，國某些ERP軟件廠商規(guī)模偏小，長期是否能穩(wěn)健持續(xù)發(fā)展還未有定論。企業(yè)購買ERP軟件的同時，其實也決定了一定時間要購買同一家軟件開發(fā)廠商的服務(wù)。一旦軟件開發(fā)廠商的經(jīng)營出現(xiàn)問題，甚至人去樓空，那么企業(yè)只有自嘗苦果。規(guī)避途徑： 1. 在選擇ERP軟件產(chǎn)品時，還要關(guān)注ERP廠商的信譽程度以與發(fā)展態(tài)勢，以建立長期的合作關(guān)系。 2. 與軟件廠商簽定購