時間管理-如何成為上司的得力助手

1、Page 1 of 51 時間管理時時 間間 管管 理理(如何成為上司的得力助手如何成為上司的得力助手)Page 2 of 51 時間管理Page 3 of 51 時間管理如果您的余生只剩下三天如果您的余生只剩下三天, ,您會做那三件事情您會做那三件事情? ?請閉目一分鐘思考這個問題請閉目一分鐘思考這個問題Page 4 of 51 時間管理前面那個問題前面那個問題太過嚴(yán)肅太過嚴(yán)肅? ?如果您明天起要請年假三天如果您明天起要請年假三天, ,您會您會交待代理人那些交待代理人那些事情事情? ?Page 5 of 51 時間管理時間管理是什么時間管理是什么? ?Page 6 of 51 時間管理時間管

2、理不是什么? 時間本身不是問題.因?yàn)槊總€人每天所擁有的時間都是一般地多 所以時間管理的問題本身不在于時間,而是在于自己如何善用及分配你自己的時間如何善用及分配你自己的時間Page 7 of 51 時間管理時間管理是什么? 時間管理就是自我管理 自我管理即是改變習(xí)慣,以令自己更富績效,更富效能 把事情很快地做完,叫做效率 把事情很快又很對地做完,叫做效能 時間管理就是”預(yù)先設(shè)想、超乎期待” 部屬 主管Page 8 of 51 時間管理人,為何安于現(xiàn)狀? 為何你安于現(xiàn)狀(不想結(jié)婚)? 1.無奈 2.不確定改變之后會更好 3.因?yàn)楝F(xiàn)狀是我自己最熟悉的 除非當(dāng)你開始不滿于現(xiàn)狀時,表示會有新的事物發(fā)生在

3、你的身上 但是要用對“新的思考方式”Page 9 of 51 時間管理你可知道為何會想不出來? 因?yàn)槟闾怀鲈瓉淼乃季S習(xí)慣 但是假設(shè)你想出來了.恭喜你,表示你會用新的角度去思考一個舊有的問題. 改變時間管理的第一步,從你自覺需要時間管理開始Page 10 of 51 時間管理時間管理的架構(gòu)Page 11 of 51 時間管理緊迫的事緊迫的事不緊迫的事不緊迫的事重要的事重要的事1 st 急急2 nd重重不重要的事不重要的事3 rd輕輕4 th緩緩請排出正確的行事優(yōu)先級?ABCDPage 12 of 51 時間管理緊迫的事緊迫的事不緊迫的事不緊迫的事重要的事重要的事1 st 1 st 急急2 nd

4、2 nd重重不重要的事不重要的事3 rd3 rd輕輕4 th4 th緩緩正確的行事優(yōu)先級(急重輕緩急重輕緩)Page 13 of 51 時間管理緊迫的事緊迫的事不緊迫的事不緊迫的事重要的事重要的事設(shè)備故障設(shè)備故障, ,生產(chǎn)停擺生產(chǎn)停擺重傷害急救重傷害急救員工產(chǎn)生肢體沖突員工產(chǎn)生肢體沖突顧客抱怨顧客抱怨 居民抗?fàn)幘用窨範(fàn)?停電停電老闆交待的事老闆交待的事主管交待的事主管交待的事計劃研擬計劃研擬 問題調(diào)查問題調(diào)查技能提升技能提升 居民有話說居民有話說 公關(guān)促進(jìn)公關(guān)促進(jìn) 健康檢查健康檢查不重要的事不重要的事有些電話有些電話有些不速之客到訪有些不速之客到訪有些會議之出列席有些會議之出列席有些無謂的請托

5、有些無謂的請托有些臨時的邀約有些臨時的邀約有些交際應(yīng)酬有些交際應(yīng)酬有些文件之處理有些文件之處理處理屬下之工作處理屬下之工作自我干擾自我干擾 自我心煩自我心煩個人嗜好的沈迷個人嗜好的沈迷Page 14 of 51 時間管理陷阱一陷阱一: :時間的配置態(tài)度不對時間的配置態(tài)度不對 Reaction消極回應(yīng) vs Proaction積極掌握 危機(jī)就是轉(zhuǎn)機(jī) 規(guī)劃重于做事 最好的控制是預(yù)防 預(yù)防勝于處理Page 15 of 51 時間管理不合理的時間配置I.I.45%45%處理危機(jī)處理危機(jī)IIII5%5%IVIV15%15%II.II.35%35%Page 16 of 51 時間管理明智的時間配置I 處理

6、危機(jī)處理危機(jī)II善用管理循環(huán)Page 17 of 51 時間管理第一步驟計劃(P Plan) 沒有計劃,您就是正在計劃失敗第二步驟做(D Do) 有做才有可能達(dá)到目標(biāo)-贏在起步第三步驟檢查(C Check) 養(yǎng)成事后追蹤回饋的習(xí)慣，檢查目標(biāo)是否有達(dá)成第四步驟再改善(A Action) 當(dāng)定期檢查工作進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)產(chǎn)生落差時，應(yīng)從新 檢討達(dá)成目標(biāo)所使用的方法，必要時，可能也要 向上級請示重新確認(rèn)目標(biāo)或調(diào)整作法善用管理循環(huán)Page 18 of 51 時間管理陷阱二:拖延的方式不對不對 除了第四項(xiàng)(既不重要又不緊迫的事)以外,其它的事做起來都不太愉快(不是措手不及,就是已經(jīng)被主管釘?shù)脻M同頭包) 不急的事

7、情一拖延之后往往變成緊急的事情緊迫的事緊迫的事不緊迫的事不緊迫的事重要的事重要的事1 st1 st2 nd2 nd不重要的事不重要的事3 rd3 rd4 th4 thPage 19 of 51 時間管理克服1.成本概念/效益分析法成本 花錢約會. 走路去公園約會. . . . .好處 幸福終生. 不用門票又有情調(diào). . . . .Page 20 of 51 時間管理克服2.思維習(xí)慣的改變 這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我將立即做完它,以便盡早忘掉它. 養(yǎng)成速戰(zhàn)速決的習(xí)慣 將事情切成好幾塊小塊任務(wù),快速地完成每一塊的任務(wù) 完成最關(guān)鍵的部份,讓事情看起來像做完80% 一般Page 21

8、of 51 時間管理陷阱三:事必親躬 韓非子韓非子. .八經(jīng)八經(jīng)下君,盡已之能(單兵作戰(zhàn))中君,盡人之力(借力使力)上君,盡人之智(呼風(fēng)喚雨) 諸葛亮凡事必親躬諸葛亮凡事必親躬, ,后來過勞而死后來過勞而死. . 為何事必親躬為何事必親躬? ?因?yàn)榕峦氯〈环判耐?不信任同事要求標(biāo)準(zhǔn)過高Page 22 of 51 時間管理陷阱四:有求必應(yīng) 受人尊敬重要,還是受人歡迎重要 不好意思拒絕請托的原因接納請托比拒絕請托容易擔(dān)心觸怒請托者想要做廣受愛戴之好人不知如何拒絕他人之請托 每個人都有一個好朋友,叫“施小 惠”,可以適當(dāng)?shù)鼐芙^.Page 23 of 51 時間管理1.舍得2.勇于拒絕3.交待1

9、.怡情養(yǎng)性2.輕松一下Conclusions:時間管理架構(gòu)1.兵貴速戰(zhàn)速決2.快刀斬亂麻1.幕後運(yùn)籌帷幄 2.灌能均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事Page 24 of 51 時間管理如何提高工作效率Page 25 of 51 時間管理如何提高工作效率1.了解自己每天工作時段的特性,善用之.2.以PDCA分布周一到周五的工作性質(zhì).3.保持良好的體力;養(yǎng)成運(yùn)動的習(xí)慣4.身心均衡地發(fā)展;培養(yǎng)良好的嗜好Page 26 of 51 時間管理1.工作時段分配法則早上早上中午中午13:0015:0013:0015:00下午下午晚上晚上活力充沛活力充沛, ,沖勁沖勁與勇氣兼俱與勇氣兼俱(Do)(Do

10、)思考遲頓思考遲頓, ,適合適合散心散心, ,放松放松(Check)(Check)冷靜冷靜, ,溝通溝通(Action,(Action, Plan)Plan) Relax,Relax,人文人文, ,ThinkingThinking1.1.發(fā)球發(fā)球: EMail: EMail2.2.電話敲定事電話敲定事 情情/ /做事情做事情3.3.給部屬給部屬 方向方向/ /畫架構(gòu)畫架構(gòu)4.4.執(zhí)行進(jìn)行中執(zhí)行進(jìn)行中 專案專案1.1.面對面面對面Follow UpFollow Up2.Go Around2.Go Around繞過障礙繞過障礙 解決問題解決問題3.3.溝通與協(xié)調(diào)溝通與協(xié)調(diào)1.1.思考問題思考問題2

11、.2.寫計劃寫計劃/ / Update Follow Update Follow upup進(jìn)度進(jìn)度(1hr)(1hr)3.Update/Modi3.Update/Modifyfy進(jìn)行中項(xiàng)目進(jìn)行中項(xiàng)目1.1.花花1 1小時寫小時寫 作作( (整理工作心得整理工作心得) )Page 27 of 51 時間管理2.每周工作性質(zhì)分配法則禮拜一二禮拜一二禮拜三四五禮拜三四五禮拜六日禮拜六日備注備注活力充沛活力充沛, ,沖勁沖勁與勇氣兼俱與勇氣兼俱(Do)(Do)思考遲頓思考遲頓, ,放松放松, ,溝通溝通(Check)(Check)冷靜冷靜, ,思考思考(Action,(Action, Plan)Pla

12、n)1.1.大型專案丟大型專案丟球球( (例績效考核例績效考核) )2.2.課內(nèi)專案丟課內(nèi)專案丟球球3.3.給予課員做給予課員做事方向事方向/ /做事重做事重點(diǎn)點(diǎn)4.4.創(chuàng)造議題創(chuàng)造議題1.Follow Up1.Follow Up一一二所丟的球二所丟的球2.2.調(diào)整調(diào)整, Update, Update計劃計劃3.3.議題收尾議題收尾4.4.傾聽溝通傾聽溝通1.1.想想項(xiàng)目推展想想項(xiàng)目推展目的是什么目的是什么? ?意義意義何在何在? ?2.2.有沒有辦法借有沒有辦法借專案推展提升自專案推展提升自己的價值己的價值? ?3.3.計劃計劃/ /規(guī)劃規(guī)劃Page 28 of 51 時間管理如何展開你的計

13、劃 一日之計在昨天下班前 一周之計在于周日 一月之計在于月底Page 29 of 51 時間管理1.舍得2.2.勇于拒絕勇于拒絕3.交待他人1.怡情養(yǎng)性2.輕松一下良好的時間管理來自于計劃1.兵貴速戰(zhàn)速決2.快刀斬亂麻1.幕後運(yùn)籌帷幄2.多多學(xué)習(xí)均 衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事Page 30 of 51 時間管理PADC不好好耗用時間耗用時間花時間在計劃上才是最節(jié)省時間的作法耗用時間耗用時間Page 31 of 51 時間管理80/20法則 花最少的力氣,獲得最多的效益 你所完成的工作里, 80%的成果,來自于20%的時間=也就是說80%的努力是與成果無關(guān)的Page 32 of 51

14、 時間管理80/20原理意示圖80%時間20%20%時間時間80%80%成效成效20%成效重要的少數(shù)事物瑣碎的多數(shù)事物Page 33 of 51 時間管理目標(biāo)金金字塔長程目標(biāo)年目標(biāo)季目標(biāo)月目標(biāo)周目標(biāo)日目標(biāo)Page 34 of 51 時間管理目標(biāo)設(shè)定目標(biāo)設(shè)定 (Goal-setting )(Goal-setting )目標(biāo)設(shè)定原則目標(biāo)設(shè)定原則(SMART)(SMART)：（S Specificpecific）目標(biāo)要具體；（目標(biāo)要具體；（M Measurableeasurable）目標(biāo)必目標(biāo)必須是可衡量的；（須是可衡量的；（A Achievablechievable）目標(biāo)是可能實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)是可能實(shí)現(xiàn)

15、的；（；（R Realisticealistic）目標(biāo)是切合實(shí)際的；（目標(biāo)是切合實(shí)際的；（T Timetableimetable）一定要設(shè)定時間表一定要設(shè)定時間表目標(biāo)設(shè)定的七個步驟目標(biāo)設(shè)定的七個步驟：（1）先擬定您期望達(dá)到的目標(biāo)（2）列出達(dá)到目標(biāo)后的好處（3）列出可能的障礙點(diǎn)（4）列出所需信息或資源（5）列出可尋求支持的對象（6）訂定行動計劃（7）訂定達(dá)成目標(biāo)的期限Page 35 of 51 時間管理執(zhí)行能力的強(qiáng)化Page 36 of 51 時間管理良好工作習(xí)慣的養(yǎng)成 兵貴速戰(zhàn)速決 可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成 每天至少完成一件事情, 特別是在工作情緒低

16、潮時 養(yǎng)成做備忘錄的習(xí)慣Page 37 of 51 時間管理備忘錄時間管理的利器: to-do List備備忘忘錄錄緊急的事情緊急的事情1.1.高階今天交待高階今天交待2.2.臨時狀況臨時狀況重要的事情重要的事情1.1.工作計劃工作計劃2.2.人生規(guī)劃人生規(guī)劃3.3.家庭家庭, ,健康健康, ,財富財富Schedule ListSchedule List1.Meeting1.Meeting2.2.行事歷行事歷3.3.紀(jì)念日紀(jì)念日Routine WorkRoutine Work1.1.日常工作日常工作2.2.定期約會定期約會Page 38 of 51 時間管理“執(zhí)行”的寫照 Just Do It

17、Just Do It 奉備忘錄的To Do-Check List如圣旨 行動才是企劃的開始 把掌控著力焦點(diǎn)集中在計劃最緊要的把掌控著力焦點(diǎn)集中在計劃最緊要的20%20% 執(zhí)行能力鋒利如倚天劍.劍鋒到處,刀折劍斷Page 39 of 51 時間管理執(zhí)行不是一成不變的 合理性Reasonable探討表示用心 試探一下是不會損傷毫發(fā)的 平時基本觀念(Sense)的建立,在臨場應(yīng)用時最能顯現(xiàn)效果Page 40 of 51 時間管理執(zhí)行的速度:兵貴速戰(zhàn)速決 養(yǎng)兵千日,用在一時(資源珍貴資源珍貴) 時機(jī)稍縱即逝 將變量降至最低生米已煮成熟飯型(老公,來不及了)自廢武功型(成績已經(jīng)貼出去了) 客戶的感受 加

18、快速度,才能勢如破竹.Page 41 of 51 時間管理兵貴速戰(zhàn)速決的時機(jī) 并不是每一件事情都需要兵貴速戰(zhàn)速決 #1是項(xiàng)目的要徑任務(wù)或是一群人要等你的決策之后方能動作 (丟球) #2重要事件的關(guān)鍵任務(wù).通常要完成此 關(guān)鍵任務(wù)只占全部項(xiàng)目時間的20%. #3時機(jī)稍縱即逝的機(jī)會.有時候機(jī)會的有效性僅限于某段時間,甚至短到幾分鐘而已.Page 42 of 51 時間管理讓程序進(jìn)行最迅速的方法當(dāng)然需要先了解程序及關(guān)鍵點(diǎn)當(dāng)然需要先了解程序及關(guān)鍵點(diǎn) 見面三分情 親自與關(guān)鍵人物(經(jīng)理)面對面溝通Page 43 of 51 時間管理執(zhí)行的技巧: Key Success FactorKey Success F

19、actor 靈活如靈活如庖丁的刀,在牛的關(guān)節(jié)中游走(游刃有余游刃有余).分解完畢牛尚不自知已經(jīng)被解體 關(guān)鍵重點(diǎn)關(guān)鍵重點(diǎn)在計劃階段時即被簡單勾勒出來 做對的事情做對的事情, ,并不會耗費(fèi)太大的力氣.反而做不對的事情,才需花時間東補(bǔ)西補(bǔ).Page 44 of 51 時間管理Buffer緩沖區(qū) 并不是每件事情都那么的急 如果我們每件事情都要即時地處理掉,相信我們會變得神經(jīng)兮兮的 所以應(yīng)該要有一個地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情,但是時間到時又要能提醒我們Page 45 of 51 時間管理如何處理情緒低潮 每天至少完成一件事情 完成事情的定義 完整的 相關(guān)的 善后的 記錄的文件記錄的文件 通

20、常完成一完整任務(wù)就會有力氣再做第二件事情Page 46 of 51 時間管理消除時間殺手消除時間殺手 所謂時間殺手就是浪費(fèi)時間的事情，如：所謂時間殺手就是浪費(fèi)時間的事情，如：電話干擾、不重要的會、不速之客、總是電話干擾、不重要的會、不速之客、總是在做救火的事情、拖延的習(xí)慣、猶豫不決、在做救火的事情、拖延的習(xí)慣、猶豫不決、過度承諾、責(zé)任界定不清、缺乏所需過度承諾、責(zé)任界定不清、缺乏所需協(xié)助協(xié)助資源資源等等等等若要消除時間殺手，您一定要若要消除時間殺手，您一定要厘清工作的厘清工作的重點(diǎn)重點(diǎn)：把工作重點(diǎn)擬出來，然后：把工作重點(diǎn)擬出來，然后作出抉擇作出抉擇 Page 47 of 51 時間管理有效的項(xiàng)目管理有效的項(xiàng)目管理 當(dāng)在工作上與時間管理上愈來愈有績效時，當(dāng)在工作上與時間管理上愈來愈有績效時，可能會被指派更多的工作可能會被指派更多的工作 其內(nèi)容包括其內(nèi)容包括(1)(1)多重的工作計劃多重的工作計劃 (Alternatives) (Alternatives) (2)(2)定義理想的定義理想的指標(biāo)指標(biāo)(3)(3)設(shè)定完成期限設(shè)定完成期限(4)(4)列出完列出完整的工作清單整的工作清單(5)(5)風(fēng)險預(yù)估和替代方案風(fēng)險預(yù)估和替代方案 (Backup (Backup Plan)P