團隊領導的時間管理(2)講師材料wh

1、團隊領導培訓時間管理1 團隊領導培訓時間管理2課課 程程 規(guī)規(guī) 劃劃 圖圖p介紹與成果介紹與成果p你的時間管理有多好？你的時間管理有多好？p處理時間浪費因素處理時間浪費因素p節(jié)省時間的工具節(jié)省時間的工具p個人時間管理風格個人時間管理風格p個人風格練習個人風格練習p保持良好的時間習慣保持良好的時間習慣p個人發(fā)展計劃個人發(fā)展計劃p結論和概述結論和概述團隊領導培訓時間管理3學學 習習 成成 果果 在完成本課程后，參加者將能：在完成本課程后，參加者將能：p使用并分析時間日志使用并分析時間日志p處理常見的時間浪費因素處理常見的時間浪費因素p使用一些時間友好工具使用一些時間友好工具p識別你的個人時間管理風

2、格識別你的個人時間管理風格p知道如何有效地利用你的個人時間管理風格知道如何有效地利用你的個人時間管理風格p保持良好的時間習慣。保持良好的時間習慣。團隊領導培訓時間管理4你的時間管理有多好？你的時間管理有多好？p 練習：練習：l測試一下你的時間測試一下你的時間管理狀況？管理狀況？l一周時間日志分析一周時間日志分析團隊領導培訓時間管理512345678910111213141516171819202122232425262728293031323334353738394036每周時間的利用情況團隊領導培訓時間管理6處理浪費時間因數p三種主要的時間浪費因素是：三種主要的時間浪費因素是：l無效授權無效

3、授權l(xiāng)意外的中斷意外的中斷l(xiāng)有個雜亂無章的辦公室有個雜亂無章的辦公室p無效授權的原因無效授權的原因l授授權太少權太少l授權太多授權太多l(xiāng)授權時沒有清晰的溝通授權時沒有清晰的溝通團隊領導培訓時間管理7如何有效地進行授權？p識別緊急和重要的任務。識別緊急和重要的任務。p選擇合適的（即，有意愿、有知識和有經選擇合適的（即，有意愿、有知識和有經驗的）團隊成員。驗的）團隊成員。p通過針對每個目標給出指定的行動和期限通過針對每個目標給出指定的行動和期限來闡明你的目標。來闡明你的目標。團隊領導培訓時間管理8如何有效地進行授權？p清晰地溝通清晰地溝通p監(jiān)控目標的進展。監(jiān)控目標的進展。p必要時提供指導和支持。必

4、要時提供指導和支持。p評估結果，給予回饋。評估結果，給予回饋。團隊領導培訓時間管理9怎樣關掉電話（1）p在你最忙的時間避免接聽來電：在你最忙的時間避免接聽來電： 請別人幫你記下留言。 啟動電話的應答裝置。 摘下聽筒，關閉你的手機。p縮短電話交談內容縮短電話交談內容 詢問是否可以在方便時才回電話。 記下時間再回電話。團隊領導培訓時間管理10怎樣關掉電話（2）p如果你接電話，接電話之前記下你正在忙的事如果你接電話，接電話之前記下你正在忙的事情，以便接完電話后繼續(xù)工作。情，以便接完電話后繼續(xù)工作。p讓打出的電話更有效讓打出的電話更有效 把它們集中在一起 將它們按優(yōu)先順序排列 將與通話內容有關的資料放

5、在手邊。團隊領導培訓時間管理11怎樣勸阻不速之客p讓來人知道他們來的不是時候。讓來人知道他們來的不是時候。p告訴他你只有告訴他你只有5 5分鐘談話時間。分鐘談話時間。p在他仍在講話的同時開始慢慢地在他仍在講話的同時開始慢慢地送他回去。送他回去。p不要在你辦公室擺放多余的不要在你辦公室擺放多余的椅子。椅子。團隊領導培訓時間管理12TRAF 技巧p丟棄丟棄p交辦交辦p實施實施p歸檔歸檔團隊領導培訓時間管理13辦公桌的5S步驟步驟1Seiri 挑出不必要的挑出不必要的步驟步驟2Seiso清理清理步驟步驟3Seiton儲存儲存步驟步驟4Seiketsu設定標準設定標準步驟步驟5 Shitsuke維持標

6、準維持標準團隊領導培訓時間管理14節(jié)省時間的工具節(jié)省時間的工具p目標設定目標設定p活動計劃活動計劃 p列出優(yōu)先順序列出優(yōu)先順序 p待辦事項列表待辦事項列表 p工作日志管理工作日志管理團隊領導培訓時間管理15目標設定目標就是我們?yōu)榱嗽妇?、目的或意圖而目標就是我們?yōu)榱嗽妇?、目的或意圖而努力的終點。努力的終點。實例實例目標：到目標：到6 6月月2525日廢品減少日廢品減少50%50%團隊領導培訓時間管理16SMART目標Specific ) )具體的具體的( (Measurable ) )可衡量的可衡量的( ( Achievable ) )可實現的可實現的( (Realistic ) )現實的現實的

7、( (Time-based ) )基于時間的基于時間的( (團隊領導培訓時間管理17活動計劃實例活動計劃活動計劃目標：到目標：到 6 6月月2525日廢品減少日廢品減少 50%50%活動：1收集廢品的發(fā)生率、次數等有關數據。2召開解決問題的團隊會議，確定根源，找出解決方案。3為方案的事實作計劃并分配資源。4記錄并監(jiān)控結果。團隊領導培訓時間管理18帕累托定律帕累托定律一般來說，有一些（一般來說，有一些（20%）的人）的人起最大的（起最大的（80%）作用。）作用。團隊領導培訓時間管理19時間管理象限引自高效能人士的七個習慣Stephen Covey, Simon & Schuster, 1

8、9921. 重要和緊急的重要和緊急的 如：危機，限期2. 重要而不緊急的重要而不緊急的如：計劃，預防，建立關系，培養(yǎng)生產能力3. 緊急而不重要的緊急而不重要的如：中斷，一些會議，一些報告，一些電話4. 不緊急也不重要的不緊急也不重要的如：瑣細的事，浪費時間的事，一些電話團隊領導培訓時間管理20如何有效地列出優(yōu)先順序 識別并集中完成重要的任務（第一、二象限）識別并集中完成重要的任務（第一、二象限） 自問自答以下問題，列出你重要活動的優(yōu)先順序：自問自答以下問題，列出你重要活動的優(yōu)先順序：項目有多緊急？項目有多緊急？這會使我更接近實現目標嗎？這會使我更接近實現目標嗎？還涉及誰？他們可以完成這項工作嗎

9、？還涉及誰？他們可以完成這項工作嗎？我喜歡做什么樣的工作我喜歡做什么樣的工作 現在把這些任務排序，如：現在把這些任務排序，如：A-1A-1、A-2A-2、A-3A-3等。等。 將其余的活動按重要程度分為將其余的活動按重要程度分為A A、B B、C C三類。三類。團隊領導培訓時間管理21優(yōu)先級列表實例優(yōu)先級優(yōu)先級活動活動象限象限B2B2為星期四組織臨時工為星期四組織臨時工2 2A2A2更新更新VPMVPM板板1 1B3B3繪制繪制5 5S S審核結果圖表審核結果圖表2 2B4B4預約安全培訓課程預約安全培訓課程2 2B1B1跟進行動計劃跟進行動計劃2 2A1A1準備解決問題會議準備解決問題會議1

10、 1C2C2預約汽車維修服務預約汽車維修服務3 3C1C1撰寫事故報告撰寫事故報告3 3團隊領導培訓時間管理22待辦事項列表實例優(yōu)先級優(yōu)先級活動活動/工作工作 A1準備解決問題會議準備解決問題會議A2更新更新VPM板板B1跟進行動計劃跟進行動計劃B2為星期四組織臨時工為星期四組織臨時工B3繪制繪制5S審核結果圖表審核結果圖表B4預約安全培訓課程預約安全培訓課程C1撰寫事故報告撰寫事故報告C2預約汽車維修服務預約汽車維修服務團隊領導培訓時間管理23五種基本時間管理風格五種基本時間管理風格下面介紹的五種基本的時間管理風下面介紹的五種基本的時間管理風格，每種風格都有各自的特點，根格，每種風格都有各自

11、的特點，根據不同的情況，可以說都是有效的據不同的情況，可以說都是有效的你可能是其中一類或幾類的組合你可能是其中一類或幾類的組合五種基本的時間管理風格為大家選五種基本的時間管理風格為大家選擇提供指導。擇提供指導。團隊領導培訓時間管理24你屬于哪種類型？你屬于哪種類型？p 練習：練習：l測試一下你的時間測試一下你的時間管理風格屬于哪種管理風格屬于哪種類型？類型？團隊領導培訓時間管理25你的風格是。你的風格是。p大部分是大部分是A-A-你傾向于你傾向于“跳躍的袋鼠跳躍的袋鼠”風格風格p大部分是大部分是B-B-你傾向于你傾向于“挑剔的豹挑剔的豹”風格風格團隊領導培訓時間管理26你的風格是。你的風格是。

12、p大部分是大部分是C-C-你傾向于你傾向于“勇敢的鷹勇敢的鷹”風格風格p大部分是大部分是D-D-你傾向于你傾向于“小心的變色龍小心的變色龍”風格風格p大部分是大部分是E-E-你傾向于你傾向于“活躍的冒失鬼活躍的冒失鬼”風格風格團隊領導培訓時間管理27時間管理案例分析時間管理案例分析課堂練習與討論團隊領導培訓時間管理28小休片刻小休片刻（1010分鐘）分鐘）團隊領導培訓時間管理29 課程回顧課程回顧團隊領導培訓時間管理30A-跳躍的袋鼠p為什么你不能按時完成一項任務？為什么你不能按時完成一項任務？分心厭倦挫敗焦慮解決挫敗的兩種處理方式？團隊領導培訓時間管理31A-跳躍的袋鼠（特點）p喜歡忙個不停

13、喜歡忙個不停p喜歡做各種各樣的事情，出于種種原喜歡做各種各樣的事情，出于種種原 因，對手頭的任務失去興趣。因，對手頭的任務失去興趣。p還沒有完成先前的任務就從一項工作跳還沒有完成先前的任務就從一項工作跳到下一項工作。到下一項工作。團隊領導培訓時間管理32如何更好利用時間？“跳躍的袋鼠跳躍的袋鼠”必須確保他已經設定清晰的每日必須確保他已經設定清晰的每日目標，并制定一個活動計劃。目標，并制定一個活動計劃。團隊領導培訓時間管理33B-挑剔的豹(特點)p經常保持著不現實的完美主義，為了做好經常保持著不現實的完美主義，為了做好每一項工作讓自己處于巨大的壓力之下。每一項工作讓自己處于巨大的壓力之下。p你也

14、期望其他人以和你相同的步伐和標準。你也期望其他人以和你相同的步伐和標準。p你很少會對結果滿意。你很少會對結果滿意。p當你感到工作量很大的時候，你也不請求當你感到工作量很大的時候，你也不請求忙。忙。團隊領導培訓時間管理34B-挑剔的豹p為什么你不能按時完成一項任務？為什么你不能按時完成一項任務？誤解他人的標準討好別人討好別人 （學會拒絕）團隊領導培訓時間管理35如何更好利用時間？“挑剔的豹挑剔的豹”需要變得更現實，認清他的能力范圍，需要變得更現實，認清他的能力范圍，另外他還需要學習如何有效地委派任務。另外他還需要學習如何有效地委派任務。團隊領導培訓時間管理36C-勇敢的鷹（特點）p你喜歡挑戰(zhàn)而總

15、是不堅持一種慣例你喜歡挑戰(zhàn)而總是不堅持一種慣例p在處理一項任務時，你感到自信在處理一項任務時，你感到自信 ，想要盡，想要盡快完成這項任務。有些情況要求一個快速快完成這項任務。有些情況要求一個快速回答，有些任務需要在最短時間內完成?；卮?，有些任務需要在最短時間內完成。p你嘗試集中精力在更大的畫面，你不愿意你嘗試集中精力在更大的畫面，你不愿意停留在那些次要的細節(jié)上停留在那些次要的細節(jié)上團隊領導培訓時間管理37C-勇敢的鷹p為什么你不能按時完成一項任務？為什么你不能按時完成一項任務？你的工作對你的要求太多你的工作對你的要求太多你不得不在短時間內做許多事情你不得不在短時間內做許多事情 團隊領導培訓時間

16、管理38如何更有效地利用時間？“勇敢的鷹勇敢的鷹”需要更加有條不紊，要把細節(jié)的跟進需要更加有條不紊，要把細節(jié)的跟進委派給他可以信賴的成員。委派給他可以信賴的成員。團隊領導培訓時間管理39D-小心的變色龍（特點）p采取行動或做出一個快速決定對你來說并非采取行動或做出一個快速決定對你來說并非易事，你發(fā)現你常常花費幾個小時在擔心次易事，你發(fā)現你常常花費幾個小時在擔心次要的決定上要的決定上p你害怕會做出錯誤的決定，最后擔憂就常常你害怕會做出錯誤的決定，最后擔憂就常常變成你頭腦中唯一的現實變成你頭腦中唯一的現實團隊領導培訓時間管理40D-小心的變色龍（特點）p當你確實知道你想要什么的時候，你發(fā)現符當你確

17、實知道你想要什么的時候，你發(fā)現符合邏輯地列出任務的優(yōu)先順序十分困難你不合邏輯地列出任務的優(yōu)先順序十分困難你不知道從何處開始知道從何處開始p處理新的和未知的狀況會讓你感到不自在處理新的和未知的狀況會讓你感到不自在團隊領導培訓時間管理41D-小心的變色龍為什么不能按時完成一項任務？為什么不能按時完成一項任務？你不確信是否掌握了所有信息你不確信是否掌握了所有信息太多的選擇太多的選擇手頭的任務對你來說是新的手頭的任務對你來說是新的團隊領導培訓時間管理42如何更有效地利用時間？“小心的變色龍小心的變色龍”需要清晰的目標，并要根據那些目標列出行動的優(yōu)先順需要清晰的目標，并要根據那些目標列出行動的優(yōu)先順序。

18、決定需要分成幾個更小的步驟，以便它們不會顯得序。決定需要分成幾個更小的步驟，以便它們不會顯得接受不了。接受不了。團隊領導培訓時間管理43E-活躍的冒失鬼（特點）p你常?；钴S于有壓力的情況下。當限期逼近的你常?；钴S于有壓力的情況下。當限期逼近的時候你才發(fā)揮得最出色。時候你才發(fā)揮得最出色。p有時你等到第十一個小時才開始做重要的任務有時你等到第十一個小時才開始做重要的任務或項目。商業(yè)壓力最終迫使你完成那些工作或項目。商業(yè)壓力最終迫使你完成那些工作p你對完成任務所需的時間沒有準確的估計你對完成任務所需的時間沒有準確的估計p你低估了當前的狀況或手頭的任務你低估了當前的狀況或手頭的任務團隊領導培訓時間管理

19、44E-活躍的冒失鬼為什么不能按時完成一項任務？為什么不能按時完成一項任務？不準確地估計你的時間不準確地估計你的時間你對壓力做出承諾，而不是對期限你對壓力做出承諾，而不是對期限除了壓力以外，你還需要認知來執(zhí)行除了壓力以外，你還需要認知來執(zhí)行團隊領導培訓時間管理45如何更有效地利用時間？“活躍的冒失鬼活躍的冒失鬼” 需要學習如何更準確地估計工作所需時間。需要學習如何更準確地估計工作所需時間。做出一個活動計劃和好的時間表也會幫助做出一個活動計劃和好的時間表也會幫助他及時地完成任務他及時地完成任務。團隊領導培訓時間管理46主要時間管理風格練習主要時間管理風格練習p 練習：練習：l時間管理技巧進時間管

20、理技巧進行實踐行實踐團隊領導培訓時間管理47回答問題？你的時間管理風格的優(yōu)點？你的時間管理風格的優(yōu)點？如何利用技巧克服你的具體風格缺點如何利用技巧克服你的具體風格缺點你那種風格的待辦事項列表有什么作用？你那種風格的待辦事項列表有什么作用？學習了多種風格后，你有問題嗎？學習了多種風格后，你有問題嗎？團隊領導培訓時間管理48保持良好的時間習慣p有耐心有耐心p 分析什么有用，什么沒用分析什么有用，什么沒用p 靈活變通。靈活變通。p 收集信息。收集信息。團隊領導培訓時間管理49保持良好的時間習慣p積極處理焦慮和挫敗積極處理焦慮和挫敗p了解你的團隊領導角色了解你的團隊領導角色p管理你的工作場管理你的工作

21、場p監(jiān)控中斷。監(jiān)控中斷。團隊領導培訓時間管理50結論和概述結論和概述p個人發(fā)展計劃個人發(fā)展計劃p結論和概述結論和概述時間管理的秘密是管理你自己時間管理的秘密是管理你自己能夠采取適當手段幫助自己更好利用時間能夠采取適當手段幫助自己更好利用時間每天有意識地加以應用每天有意識地加以應用團隊領導培訓時間管理51時間管理總結時間管理總結 團隊領導培訓時間管理52p三種主要的時間浪費因素是：三種主要的時間浪費因素是：無效授權無效授權意外的中斷意外的中斷有個雜亂無章的辦公室有個雜亂無章的辦公室團隊領導培訓時間管理53p節(jié)省時間的工具有節(jié)省時間的工具有：目標設定目標設定活動計劃活動計劃 列出優(yōu)先順序列出優(yōu)先順序 待辦事項列表待辦事項列表 工作日志管理工作日志管理團隊領導培訓時間管理54p一個目標就是愿景、目的或意圖的終點一個目標就是愿景、目的或意圖的終點目標應該是目標應該是 SMARTSpecific (具體的)Measurable （可衡量的）Acheivable （可實現的）Realistic （現實的）Time-based （基于時間的）團隊領導培訓時間管理55目標計劃p活動計