項(xiàng)目五 商業(yè)信函

1、 商業(yè)信函可以溝通商品信息，也可以對(duì)商品交易的某些事項(xiàng)進(jìn)行磋商，以達(dá)到經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)順利開(kāi)展的目的。一、概念一、概念 是指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中經(jīng)常使用的各類是指在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中經(jīng)常使用的各類專用書信。專用書信。二、特點(diǎn)與種類二、特點(diǎn)與種類（一）特點(diǎn)（一）特點(diǎn)1.商務(wù)性：聯(lián)絡(luò)、洽談、詢答商務(wù)性：聯(lián)絡(luò)、洽談、詢答2.憑證性：一方面可以存檔備憑證性：一方面可以存檔備查、一方面可以保證商務(wù)活動(dòng)查、一方面可以保證商務(wù)活動(dòng)的順利進(jìn)行。的順利進(jìn)行。v（二）種類（二）種類 1.聯(lián)系函：用于建立商務(wù)關(guān)系。 2.詢答函：詢問(wèn)情況和回答問(wèn)題。 3.交涉函：對(duì)某問(wèn)題進(jìn)行討論，以求得問(wèn)題 的解決。 4.告知函：企業(yè)拓展新業(yè)務(wù)

2、、或搬遷新址或 有變動(dòng)等，通過(guò)函件進(jìn)行告知。 5.索賠函：在履行合同過(guò)程中，發(fā)生爭(zhēng)議，爭(zhēng) 議發(fā)生過(guò)程中或者爭(zhēng)議發(fā)生 后索 賠理賠過(guò)程中使用的函件三、商務(wù)信函的作用三、商務(wù)信函的作用 四、商務(wù)函件的寫法 通常有信頭、發(fā)函對(duì)象、事由、正文、 祝頌語(yǔ)落款組成公司公司 地址：地址：市市街街號(hào)號(hào) 電話：電話： 傳真：傳真： 發(fā)文字號(hào)：發(fā)文字號(hào)： 公司公司 總經(jīng)理總經(jīng)理 臺(tái)鑒臺(tái)鑒 。 此致此致 商安商安 附件：附件： 20年年月月日日信頭信頭發(fā)函對(duì)象發(fā)函對(duì)象事由事由正文正文祝頌語(yǔ)祝頌語(yǔ)附件附件落款落款 v 1.1.信頭。信頭。v 商函一般采用本企業(yè)特制的信箋，其上方中間已經(jīng)預(yù)先印好信頭。v 信頭一般包括本

3、企業(yè)的名稱、地址、郵政編碼、電話號(hào)碼、電報(bào)掛號(hào)等，有的還有商函編號(hào)。如果使用普通信箋，就沒(méi)有信頭部分。v 外貿(mào)商函信頭的打印或者書寫，應(yīng)該按照對(duì)方國(guó)家的習(xí)慣格式。 v2、發(fā)函對(duì)象：是對(duì)接收信函人一種稱呼。 一般是公司、商號(hào)的名稱，如“三江公司”。 也有寫給對(duì)方公司負(fù)責(zé)人，在名字后加上職務(wù) 名稱或稱“先生”、“女士”。 稱呼后接著寫敬語(yǔ)，如“臺(tái)鑒”、“雅鑒”等。v3.3.事由：是函件的主旨事由：是函件的主旨v 標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括商函的主要內(nèi)容，并且標(biāo)明文種名稱，以使對(duì)方迅速了解商函的主旨。v 可以使用能夠表達(dá)主旨的詞語(yǔ)或者短語(yǔ)點(diǎn)明事由，如 “事由: 建立貿(mào)易關(guān)系”。收函者展讀事由就可以知道信函

4、內(nèi)容v4.4.正文。正文。v（1）發(fā)函緣由。自我介紹、開(kāi)門見(jiàn)山、引述來(lái)函；v（2）發(fā)函的事項(xiàng)?；蛘呓榻B具體情況，或者告知有關(guān)事項(xiàng)，或者說(shuō)明具體意見(jiàn)，或者提出解決問(wèn)題的辦法，或者針對(duì)來(lái)函做出答復(fù)。如果事項(xiàng)內(nèi)容較多，有幾個(gè)方面或幾層意思，可以分條列項(xiàng)，以使眉目清楚。v（3）對(duì)收文者的希望或要求。是指在發(fā)函的事項(xiàng)交待清楚之后用簡(jiǎn)短的一兩句話表明希望或者要求。 五、寫作要求1、熟悉業(yè)務(wù)、調(diào)查研究。 詢盤、發(fā)盤、還盤、接收2 、態(tài)度誠(chéng)懇、平等對(duì)話 。 也是一種平行文3、內(nèi)容完整、用語(yǔ)講究。附錄附錄: : 商務(wù)信函慣用語(yǔ)商務(wù)信函慣用語(yǔ) （一）稱呼部分的慣用語(yǔ)。（一）稱呼部分的慣用語(yǔ)。 臺(tái)鑒“臺(tái)”，舊時(shí)對(duì)別

5、人的敬稱（下同）?！芭_(tái)鑒”，是“你審閱”的意思。 例:湖北省化工進(jìn)出口公司財(cái)務(wù)經(jīng)理先生，臺(tái)鑒 例:遼寧省外運(yùn)公司經(jīng)理先生，臺(tái)鑒 雅鑒“雅”、“雅正”，說(shuō)對(duì)方高雅，請(qǐng)其指正的客氣話?！把盆b”，是“請(qǐng)你指教并審閱”的意思。 例吉林省包裝公司先生，雅鑒 （二）正文開(kāi)頭部分的慣用語(yǔ)。（二）正文開(kāi)頭部分的慣用語(yǔ)。 悉“知道、了解”的意思。 例:三月八日來(lái)函已悉。 謹(jǐn)悉“恭敬地明了（其中的內(nèi)容）”的意思。 例:來(lái)函謹(jǐn)悉。 茲啟者 “茲”，“現(xiàn)在” 之意。 “茲啟者”，是 “現(xiàn)在陳述的” 的意思。 例:茲啟者，合約事實(shí)上早作撤銷處理，我司不可能再辦理裝運(yùn)貨物出口。若貴司對(duì)該貨仍有需求，請(qǐng)即提出新訂單。 頃接

6、“剛才接到” 的意思。 例:頃接來(lái)函，所詢改變付款方式一事答復(fù)如下 （三）正文送達(dá)發(fā)函者意見(jiàn)部分的慣用語(yǔ)。（三）正文送達(dá)發(fā)函者意見(jiàn)部分的慣用語(yǔ)。 鑒于“由于考慮到” 的意思。 例:鑒于我司目前財(cái)力較緊，我方懇請(qǐng)以分期付款的方式支付。 擬于“打算在” 的意思。 例:我司擬于下月初派員前去洽談?dòng)嘘P(guān)事宜。 就緒“已經(jīng)安排好” 的意思。 例:看樣訂貨會(huì)籌備工作就緒。 業(yè)經(jīng)“已經(jīng)經(jīng)過(guò)” 的意思。 例:貴司來(lái)函所敘提高黃豆銷價(jià)一事，業(yè)經(jīng)我董事會(huì)商討同意，請(qǐng)按5%提價(jià)數(shù)執(zhí)行。 徑向“直接向” 的意思。 例:關(guān)于信用證一事徑向我公司駐京辦事處聯(lián)系。 貴我“貴方和我方” 的意思。 例:目前仿制品已大量上市，倘任

7、其魚目混珠，將影響貴我信譽(yù)。 系“是” 的意思。 例:經(jīng)技術(shù)鑒定，貴方金質(zhì)首飾確系14K，未達(dá)到合同所定成色標(biāo)準(zhǔn)。 顯系“顯然是” 的意思。 例:應(yīng)付款遲遲沒(méi)有支付，顯系對(duì)方已無(wú)償貸能力。 賡即“繼續(xù)” 的意思。 例:如貴司對(duì)我司所報(bào)賬單有異議，請(qǐng)賡即函告。 訖“終了”、“完畢” 的意思。 例:貴司寄來(lái)清單驗(yàn)訖， 一體“一律” 的意思。 例:上述各項(xiàng)商品一體按合同價(jià)格交售。 竭誠(chéng)“竭盡全力，真心真意” 的意思。 例:貴司若須查詢各類有關(guān)商品行情，請(qǐng)隨時(shí)函電示知，我司當(dāng)竭誠(chéng)服務(wù)，情報(bào)保證快捷準(zhǔn)確。 藉“憑借” 的意思。 例:藉此希望能為發(fā)展貴我之間的經(jīng)貿(mào)合作做出貢獻(xiàn)。 歉難“抱歉難以” 的意思。

8、 例:造成虧損原因不在我公司，歉難承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任. 俾“使” 的意思。 例:請(qǐng)于七月八日前來(lái)電確認(rèn)俾客制約。 （四）正文結(jié)束語(yǔ)部分的文言慣用語(yǔ)。（四）正文結(jié)束語(yǔ)部分的文言慣用語(yǔ)。 函達(dá)“寫信告知”的意思。 例:特此函達(dá)。 見(jiàn)復(fù)“得到答復(fù)”的意思。 例:希迅予辦理見(jiàn)復(fù)。 查照“查看”的意思。 例:希查照辦理為荷。 復(fù)?！斑€希望”的意思。 例:復(fù)希將查照結(jié)果告知。 洽照“商量并查看”的意思。 例:復(fù)希洽照協(xié)助辦理。 為荷“承受別人的恩惠” 叫“荷”，“為荷”，可解釋為 “感謝你們的幫助”。 例:請(qǐng)根據(jù)上述要求組織生產(chǎn)、又及新成品商瀘前先函告我公司為荷。 （五）客套語(yǔ)部分的文言慣用語(yǔ)。（五）客套語(yǔ)部分的文言慣用語(yǔ)。 臺(tái)安“你安好”的意思。 例:敬頌臺(tái)安! 臺(tái)祺“你吉祥、福氣” 的意思。 例:順頌臺(tái)祺! 臺(tái)綏“你平安” 的意思。 例:即頌臺(tái)綏! 近祉“祉”讀Zh ，“?！钡囊馑?。 近祉是 “近來(lái)幸福” 的意思。 例:此問(wèn)近祉。 時(shí)祉“現(xiàn)在幸?！钡囊馑?。 例:祝時(shí)祉! 商安“生意安好” 的意思。 例:順致商安! （六）落款簽名部分的慣用語(yǔ)。（六）落款簽名部分的慣用語(yǔ)。 謹(jǐn)泐“泐”讀le ，“寫”的意思。 “謹(jǐn)泐” 是 “恭敬地書寫” 的意思。 例