工程部資料管理

1、工程部資料管理、總則1 1、為確保工程資料的齊全、完整、準確、系統(tǒng)，確保檔案案卷合格率，使工程檔案管理順 利達到建設工程文件歸檔整理規(guī)范(GBT/50328-2001)(GBT/50328-2001)的要求，特制定本制度。2 2、基本建設工程資料是指在整個建設項目，從醞釀、決策到建成投產的過程中形成的有歸 檔保存價值的文件資料，包括項目的提出、調研、可行性研究、評估、勘測、設計、施工、 調試、生產準備、試運行、移交生產、竣工等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲 像材料和其它載體的材料。3 3、基本建設工程資料是企業(yè)的寶貴財富，是勘測、設計、施工和管理人員的勞動結晶。依 據中華人民共和國檔

2、案法，各級人員做好文件材料的立卷歸檔工作是各自的義務和崗位職 責，各級人員應對自己負責的項目所形成的、具有保存價值的文件材料，認真做好立卷歸檔 工作，并確保檔案的完整性、準確性。二、資料管理1 1、工程資料工作是工程建設過程的一部分，應納入建設全過程管理并與工程建設同步。工 程部集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術資料，對工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工 作進行監(jiān)督、檢查，并負責工程技術資料的接收和移交。2 2、工程建設中，各種方案、聯(lián)系函等技術資料由各專業(yè)工程師簽字管理發(fā)放，各有關部門 和施工單位相關負責人辦理領用手續(xù)并簽字確認。各專業(yè)工程師辦理的相關專業(yè)手續(xù)、市政 手續(xù)、建設部門手續(xù)等有關

3、的資料， 由各專業(yè)工程師辦理后移交工程部兼職資料員簽字接收, 兼職資料員負責歸檔，并留存電子掃描件和復印件。3 3、施工圖紙在圖審中心審查后，由各專業(yè)工程師負責保管和歸檔，負責移交給監(jiān)理公司和 各施工單位。三、資料文件的質量規(guī)定1 1、凡合同、協(xié)議等文件材料均應為正本(即必須在蓋章欄目處加蓋單位公章，各方代表符 合規(guī)定的親筆簽名或加蓋法人章)。2 2、施工技術記錄、工程簽證單、設計變更單、工程聯(lián)系單等表格和數據均使用工程部所統(tǒng) 一規(guī)定的形式書寫并原件留存歸檔。3 3、主送和抄送本單位的文件材料均應以原件歸檔。4 4、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，工程

4、部保存復印件。四、工程資料收發(fā)及管理規(guī)定 為加強工程資料收發(fā)管理，理順傳遞關系，并按工程進度作好工程資料的提供利用，特制定 本制度。1 1、工程資料接收1.11.1 各施工單位及公司內部提供給工程部的工程資料（工程技術文件、圖紙資料、工作聯(lián) 系函、政府部門的有關文件和手續(xù)）由各專業(yè)工程師接收后移交于兼職資料員統(tǒng)一歸檔。1.21.2 公司其它部門或工程部個人從外單位帶回或通過其它途徑收到的工程文件，一律由經 辦人移交于兼職資料室員歸檔。1.31.3 設備、物資文件，材料部匯同有關部門和單位對設備開箱驗收后，由專業(yè)工程師及時 將設備資料立卷歸檔或發(fā)放給有關單位。1.41.4 兼職資料員對接收的工程

5、資料，必須進行數量和外觀質量檢查，發(fā)現(xiàn)問題應及時通知 寄發(fā)單位或專業(yè)工程師補發(fā)。1.51.5 兼職資料員對接收的工程資料應及時建立工程資料接收總登記帳和分類帳（簿式臺帳 和電子臺帳）。1.61.6 登記完畢的工程資料，應及時予以處理，在保證歸檔份數后，應按工程部審定的工程 文件分發(fā)表及時分發(fā)給有關單位和部門。1.71.7 對接收的密級文件資料， 要嚴格按保密規(guī)定妥善收存， 并認真執(zhí)行密級文件資料的借 閱規(guī)定。2 2、工程資料發(fā)放2.12.1 分發(fā)外單位和部門的工程資料由各專業(yè)工程師歸口辦理。2.22.2 呈送上級領導的工程資料由工程部經理確定發(fā)放單位和數量。2.32.3 兼職資料員或專業(yè)工程師

6、按工程部審定的施工圖分發(fā)表、設備資料分發(fā)表分發(fā)工程資 料（當工程施工圖、設備資料份數有限時），工程部僅提供施工單位一套或二套資料，不足部 分施工單位自行聯(lián)系復制。2.42.4 分發(fā)的技術文件、圖紙資料、工作聯(lián)系函、政府部門的有關文件和手續(xù)等對外所有資 料應建立資料分發(fā)臺帳（臺賬應寫明所發(fā)歸檔的文件資料），領取單位領取人應在分發(fā)臺賬上 簽字確認，并在所分發(fā)的資料原件上簽字確認，資料及分發(fā)臺帳應留存?zhèn)洳椤?.52.5 為避免工程資料分發(fā)過程中可能出現(xiàn)的錯發(fā)現(xiàn)象，圖紙、資料領取單位應指定領取人 名單，并書面通知工程部，工程部各專業(yè)工程師或兼職資料員按指定名單發(fā)放工程資料。3 3、工程資料存放3.13

7、.1 凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產經營、企業(yè)管理及工程建設等活動，具有查考利用價值 的文件資料均屬存放范圍3.23.2 存放的資料原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關部門保留的，工程部保 存復印件資料文件。3.33.3 由公司對外簽訂的施工合同，應保留三份原件，工程部、成本部、財務部各保存一份 特殊情況只有一份原件時，由財務部保存原件。3.43.4 存放的資料要進行登記，編制檔案存放目錄。3.53.5 兼職資料員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目 錄，完善檢索工具，以便于查找。（附工程項目資料明細表）3.63.6 資料要分類、分卷，保管要有條理，主次分明，存

8、放科學。4 4、工程資料借閱4.14.1 工程資料屬于公司內部資料，未經許可不得外借、外傳。4.24.2 外單位人員未經工程部經理批準不得借閱。4.34.3 內部借閱工程資料，須經兼職資料員批準。閱讀必須在辦公室指定的地方，不得攜帶 外出。需要借出資料的，須經兼職資料員批準。4.44.4 借閱資料，必須履行登記、簽收手續(xù)。4.54.5 借出工程資料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由兼職資料員催還。需要 長期借出的，須經工程部經理批準。4.64.6 借出資料時，應在借出的資料位置上，放一代替卡，資料名稱、借閱時間、借閱單位 或借閱人，以便查閱和催還。4.74.7 借閱工程資料者必須妥善保

9、管工程資料，不得任意轉借或復印、不得損污文件，歸還 時保證工程資料完整無損，否則，追究當事人責任。4.84.8 借出工程資料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告工程部經理及時處理。五、工程資料整理分類1 1、工程資料分為三大類：前期階段、施工階段、竣工階段1.11.1 前期階段序號類別編號工程資料名稱資料來源1A決策立項 文件項目建議書2項目建議書的批復文件3可行性研究報告4可行性研究報告的批復文件5關于立項的會議紀要、領導批示6專家對項目的有關建議文件7項目評估研究資料8B 建設用地、 征地、拆遷文征占用地的批準文件9使用國有土地的批準文件10件規(guī)劃意見書及附圖11建設用地規(guī)劃許可證、附件

10、、附圖12國有土地使用證13國有土地使用權交易文件14建設工程規(guī)劃許可證15C 勘察、測 繪、設計文件工程地質勘察報告16水文地質勘察報告17建筑用地釘樁通知單18驗線合格文件19審定設計方案通知書及附圖20初步設計圖及說明21施工圖說明22設計計算書23消防設計審核意見24消防設計審核備案25有關行政主管部門批文或有關協(xié)議26D工程招投 標與合同文 件勘察招標文件27設計招標文件28監(jiān)理招標文件29施工招標文件30勘察合同31設計合同32監(jiān)理合同33施工合同34E工程開工 文件施工圖審查合格書35建設工程開工審查備案36建設工程施工許可證37工程安全監(jiān)督38工程質量監(jiān)督39配套項目審批1.2 施工階段序號類別編號工程資料名稱資料來源1F施工圖紙結構圖紙2建筑圖紙3電氣圖紙4給排水圖紙5采暖與通風圖紙6電梯工程7智能化工程8圖紙會審9G施工技術 文件設計變更10技術交底11洽商記錄12工程投資估算文件13工程設計概算14工程施工圖預算15工作聯(lián)系函1.3 竣工階段序號類別編號工程資料名稱資料來源1H竣工圖紙結構圖紙2建筑圖紙3電氣圖紙4給