7、合同管理制度

1、海爾地產(chǎn)(集團(tuán))有限公司制度匯編文件編號版本/修訂試行合同管理制度編制人編制日期審核人簽發(fā)人修訂記錄日 期修訂狀態(tài)修改內(nèi)容修改人審核人簽發(fā)人44海爾地產(chǎn)（集團(tuán)）有限公司管理體系文件海爾地產(chǎn)(集團(tuán))有限公司制度匯編文件編號版本/修訂試行1. 目的為適應(yīng)海爾地產(chǎn)（集團(tuán)）有限公司（以下簡稱“集團(tuán)“）的發(fā)展需要，規(guī)范集團(tuán)在經(jīng)營過程中的合同行為，防范法律風(fēng)險(xiǎn)，保障集團(tuán)權(quán)益，根據(jù)中華人民共和國民法通則、中華人民共和國合同法等法律法規(guī)，以及集團(tuán)章程的規(guī)定，特制定本辦法。2. 適用范圍2.1. 本辦法原則上適用于集團(tuán)、集團(tuán)各職能部門及所有的下屬公司。即集團(tuán)的所有下屬公司的合同管理均參照本辦法執(zhí)行，合同審核的職

2、能除經(jīng)集團(tuán)授權(quán)的外均由集團(tuán)部門行使。（針對下屬公司有關(guān)合同審核的規(guī)定參見本辦法5.6下屬公司的合同管理）3. 術(shù)語和定義3.1. 合同：指集團(tuán)在經(jīng)營、管理以及拓展業(yè)務(wù)的過程中，與其他法人、非法人組織或自然人設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。3.2. 采購合同：指項(xiàng)目工程實(shí)施過程中，簽訂的咨詢服務(wù)、工程施工、設(shè)備材料等方面的合同，包括但不限于有關(guān)設(shè)計(jì)、造價(jià)咨詢、監(jiān)理、裝飾、電梯及空調(diào)等設(shè)備材料采購、建筑安裝施工等方面的合同。3.3. 非采購合同：指上述采購合同以外的各類合同，包括但不限于合資、合作、并購等投資類合同；融資和擔(dān)保合同；房地產(chǎn)開發(fā)和交易合同等合同。3.4. 標(biāo)準(zhǔn)合同：包括格式合

3、同和示范文本。格式合同是指國家有關(guān)部門就某一類業(yè)務(wù)預(yù)先擬訂標(biāo)準(zhǔn)格式并經(jīng)常反復(fù)填寫使用的合同。示范文本是指集團(tuán)針對簽訂合同中經(jīng)常發(fā)生的問題，根據(jù)法律、法規(guī)的規(guī)定，結(jié)合業(yè)務(wù)實(shí)際情況，將某一類業(yè)務(wù)簽訂合同時(shí)的必備條款列出來，形成合同文書格式，供合同主辦人員在與對方簽約時(shí)使用的合同范本。對于合同對方當(dāng)事人在經(jīng)濟(jì)活動中的特殊要求，當(dāng)事人可以提出符合自己特殊要求的條款，經(jīng)協(xié)商達(dá)成一致。3.5. 集中采購：由集團(tuán)成本管理中心統(tǒng)一組織、管理的采購。3.6. 臺帳：指集團(tuán)或下屬公司對其簽署的合同進(jìn)行備案，劃分類別進(jìn)行編號、登記，并監(jiān)督和記錄履行結(jié)果的表格。3.7. 重大合同：指合同標(biāo)的達(dá)到或超過100萬元或以上

4、的，或者雖然低于該標(biāo)準(zhǔn)但法律關(guān)系復(fù)雜，且對集團(tuán)利益有重要影響的合同。該重大合同的額度標(biāo)準(zhǔn)僅適用于集團(tuán)，下屬公司將根據(jù)其不同的業(yè)務(wù)性質(zhì)在企業(yè)內(nèi)部管理的文件中分別另行規(guī)定。3.8. 主辦部門：指在業(yè)務(wù)范圍內(nèi)，直接參與和對方當(dāng)事人談判，起草相關(guān)合同，并經(jīng)集團(tuán)審核、批準(zhǔn)后實(shí)際履行的部門（包括集團(tuán)部門和下屬公司）。3.9. 合同經(jīng)辦人：指經(jīng)集團(tuán)或下屬公司委派，就某一項(xiàng)目進(jìn)行洽談和訂立合同的人員。4. 職責(zé)4.1. 合同主辦部門職責(zé):合同主辦部門負(fù)責(zé)辦理合同的簽訂、變更、轉(zhuǎn)讓、解除、終止等有關(guān)事宜，主要職責(zé)為：4.1.1. 組織、參與合同的洽談，就合同的各項(xiàng)條款與對方當(dāng)事人達(dá)成一致；4.1.2. 草擬合同

5、；4.1.3. 依照本辦法5.4規(guī)定的流程，報(bào)集團(tuán)審核其經(jīng)辦的合同，真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地回答相關(guān)部門提出的疑異，并及時(shí)根據(jù)審核部門提出的意見與對方協(xié)商補(bǔ)充和修改合同；4.1.4. 對其所經(jīng)手的合同負(fù)有認(rèn)真履行的責(zé)任，隨時(shí)跟蹤、監(jiān)督和檢查對方履行合同的情況；4.1.5. 及時(shí)報(bào)告在合同履行過程中發(fā)生的問題，并參與相關(guān)合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解、訴訟；4.1.6. 將正式簽署的合同原件分別送交審計(jì)法務(wù)中心和財(cái)務(wù)管理中心備案，采購合同還須送成本管理中心備案。4.1.7. 完整保存合同履行過程中的所有往來信函、傳真、協(xié)議書、正式的合同文件等資料，并在合同履行完畢后按檔案管理要求歸檔；4.2. 審計(jì)法務(wù)中心職責(zé)

6、:集團(tuán)審計(jì)法務(wù)中心是集團(tuán)的合同管理部門，負(fù)責(zé)對集團(tuán)所有合同進(jìn)行法律審核。審計(jì)法務(wù)中心在合同管理方面的主要職責(zé)為：4.2.1. 對集團(tuán)合同事務(wù)進(jìn)行統(tǒng)籌管理，負(fù)責(zé)合同管理規(guī)章制度的起草和修訂；4.2.2. 參與集團(tuán)及下屬公司重大合同的談判，提供法律意見，負(fù)責(zé)集團(tuán)重大合同的起草和修訂；4.2.3. 審核集團(tuán)及下屬公司的所有合同文本（經(jīng)集團(tuán)授權(quán)簽訂合同的除外）；4.2.4. 匯總分析下屬公司報(bào)送的非采購合同報(bào)表，建立合同臺帳；4.2.5. 規(guī)范集團(tuán)內(nèi)部的授權(quán)行為，制作集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)簽署的授權(quán)委托書；4.2.6. 跟蹤、監(jiān)督合同主辦部門履行合同的情況，并及時(shí)提供法律意見；4.2.7. 參與合同糾紛的協(xié)商、調(diào)解

7、，負(fù)責(zé)處理合同履行過程中發(fā)生的訴訟、仲裁案件；4.3. 成本管理中心職責(zé):成本管理中心是集團(tuán)采購合同管理部門，在采購合同管理方面的主要職責(zé)為：4.3.1. 負(fù)責(zé)集團(tuán)采購合同方面規(guī)章制度、操作流程的起草和修訂；4.3.2. 制定集團(tuán)采購合同示范文本；4.3.3. 組織集中采購合同的談判，負(fù)責(zé)集中采購合同的簽訂、變更、轉(zhuǎn)讓、解除、終止等有關(guān)事宜；4.3.4. 審核下屬公司的采購合同(已單獨(dú)授予合同審核自主權(quán)的除外)；4.3.5. 匯總分析下屬公司上報(bào)的采購合同報(bào)表，建立采購合同臺帳；4.3.6. 參與解決采購合同履行過程中發(fā)生的糾紛；4.3.7. 定期組織檢查、分析采購合同簽署和履行情況，并上報(bào)集

8、團(tuán)。4.4. 財(cái)務(wù)管理中心職責(zé):財(cái)務(wù)管理中心在合同管理方面的主要職責(zé)為：4.4.1. 評估合同是否滿足集團(tuán)對利潤率的最低要求，集團(tuán)是否具有完成該合同的財(cái)務(wù)能力；4.4.2. 審核確定我方簽約主體；4.4.3. 審查合同付款是否符合集團(tuán)年度預(yù)算；4.4.4. 審核合同的價(jià)格、支付方式、期限等條款或按要求履行收款、付款等的權(quán)利和義務(wù)；4.4.5. 跟蹤集團(tuán)和合同對方在履行合同的過程中的適時(shí)財(cái)務(wù)狀況，若發(fā)現(xiàn)異常，及時(shí)通知合同主辦部門、審計(jì)法務(wù)中心或直接向集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。4.5. 總裁辦公室職責(zé):總裁辦公室在合同管理方面的主要職責(zé)為：4.5.1. 制定集團(tuán)合同統(tǒng)一編號規(guī)則；4.5.2. 負(fù)責(zé)集團(tuán)層面所有

9、合同的流轉(zhuǎn)；4.5.3. 合同簽訂時(shí)的用印手續(xù)；4.5.4. 合同原件及相關(guān)資料的歸檔工作。5. 工作要求5.1. 合同形式：集團(tuán)對外訂立合同，原則上應(yīng)采取合同書形式，必要時(shí)也可視情況采取信函或數(shù)據(jù)電文等形式訂立，但不得以口頭形式訂立合同5.2. 合同洽談5.2.1. 合同洽談準(zhǔn)備工作:合同主辦部門根據(jù)集團(tuán)業(yè)務(wù)發(fā)展，需要與其他法人或自然人建立合同關(guān)系的，應(yīng)事先準(zhǔn)備技術(shù)和業(yè)務(wù)要求、商務(wù)條件等資料，做好當(dāng)事人資信調(diào)查等合同洽談前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。5.2.2. 合同談判:集中采購由成本管理中心組織合同談判；分散采購由被授權(quán)部門、下屬公司自行組織合同談判。非采購合同由合同主辦部門負(fù)責(zé)組織合同談判。5.2

10、.3. 審計(jì)法務(wù)中心協(xié)助:審計(jì)法務(wù)中心根據(jù)需要參與合同主辦部門組織的合同談判，對于重大合同，審計(jì)法務(wù)中心必須派人參加談判和簽訂過程，并負(fù)責(zé)提供法律意見。5.3. 合同起草5.3.1. 合同起草人:待簽訂的合同，由合同經(jīng)辦人或合同對方負(fù)責(zé)草擬，在合同談判中應(yīng)爭取由我方起草合同。5.3.2. 使用標(biāo)準(zhǔn)合同:合同經(jīng)辦人應(yīng)盡量爭取使用集團(tuán)審定的示范文本，除政府部門推薦使用的格式合同范本外，由集團(tuán)制定或修改的示范文本在投入使用前應(yīng)經(jīng)集團(tuán)審計(jì)法務(wù)中心審核，必要時(shí)，可請集團(tuán)法律顧問單位審核，并經(jīng)集團(tuán)總裁、董事長批準(zhǔn)。采用示范文本、格式合同的，示范文本的通用條款、格式合同的主要條款不可隨意更改，需要對專用條款

11、、補(bǔ)充條款增刪修改的，須按集團(tuán)合同審核程序報(bào)批。5.3.3. 合同條款:合同文本要求條款規(guī)范齊全，權(quán)利義務(wù)平等，文字明晰無歧義。合同的主要條款應(yīng)包括簽約主體、標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)款及其支付方式和付款期限、履行方式和期限、檢驗(yàn)方式和期限、變更、解除的條件、違約責(zé)任、爭議解決方式等。如涉及保密、擔(dān)保等事項(xiàng)，應(yīng)增補(bǔ)相應(yīng)的條款或另行簽署補(bǔ)充協(xié)議。5.3.4. 合同另一方提供的合同:集團(tuán)認(rèn)為合同另一方提供的合同或格式合同需要增加、刪除或變更某些條款的，合同經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)告知對方，并與之協(xié)商做相應(yīng)補(bǔ)充和調(diào)整。5.4. 合同審核5.4.1. 分級審核制:集團(tuán)根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)、管控模式等因素實(shí)行合同分級審核制度。5.

12、4.2. 審核流程:合同經(jīng)辦人應(yīng)填寫海爾地產(chǎn)（集團(tuán)）有限公司合同審核會簽單（表一）和海爾地產(chǎn)（集團(tuán)）有限公司合同審批表（表二），并附合同文本及其他與合同有關(guān)的材料，按集團(tuán)規(guī)定的流程辦理審核手續(xù)。集團(tuán)有關(guān)管理部門根據(jù)各部門職責(zé)審核合同的技術(shù)條款、商務(wù)條款，審計(jì)法務(wù)中心負(fù)責(zé)審核合同的合法性、公平性及可行性。合同經(jīng)審核，并經(jīng)集團(tuán)總裁同意、董事長批準(zhǔn)后由集團(tuán)或下屬公司或其授權(quán)代表簽署后加蓋印章。5.4.3. 流轉(zhuǎn)時(shí)間:為提高合同流轉(zhuǎn)的速度，各部門審核工作一般應(yīng)在一天內(nèi)完成，特殊情況（出差、開會、或合同較為復(fù)雜等原因）可適當(dāng)延長。以確保合同流轉(zhuǎn)的整個期間控制在5至10個工作日內(nèi)。下屬公司簽署的重大合同，

13、需要集團(tuán)審核的，應(yīng)該為異地合同審核流轉(zhuǎn)預(yù)留時(shí)間。5.4.4. 法律顧問協(xié)助:審計(jì)法務(wù)中心在認(rèn)為必要的情況下，可聯(lián)系集團(tuán)法律顧問單位提供包括合同起草、合同審核、提供法律意見等服務(wù)。審計(jì)法務(wù)中心統(tǒng)一負(fù)責(zé)集團(tuán)及其下屬公司法律顧問的聘請管理。合同主辦部門如需聘請法律顧問，應(yīng)按外聘律師管理操作指引報(bào)審計(jì)法務(wù)中心辦理。5.5. 合同簽訂5.5.1. 簽約權(quán):董事長為集團(tuán)法定代表人，對外代表集團(tuán)簽署合同。集團(tuán)任何部門不得以部門名義對外簽署合同。未經(jīng)董事長授權(quán)，任何部門或個人不得以集團(tuán)的名義對外簽訂合同。下屬公司對外簽訂合同必須按本辦法履行審批手續(xù)。5.5.2. 授權(quán)簽約:董事長可以書面授權(quán)總裁或其他合同主辦

14、人員在日常經(jīng)營管理中對外代表集團(tuán)簽訂合同。集團(tuán)根據(jù)下屬公司規(guī)模、經(jīng)營范圍、股權(quán)結(jié)構(gòu)等明確各下屬公司對外簽訂合同的權(quán)限。授權(quán)委托書必須有明確的授權(quán)范圍和授權(quán)期限。此外，如果集團(tuán)章程對于簽署某些合同、協(xié)議有特別規(guī)定的，按集團(tuán)章程辦理。5.5.3. 合同專用章:集團(tuán)對外簽訂合同，應(yīng)加蓋印章，除集團(tuán)高級管理人員所簽署的合同外，一律使用合同專用章。5.5.4. 用章制度:集團(tuán)的合同專用章由總裁辦公室保管并按有關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)用印。以下屬公司為主體簽訂的合同，按本辦法履行了合同審批流程后由下屬公司加蓋本公司合同專用章，未加蓋集團(tuán)或下屬公司印章或合同專用章的合同為無效合同，財(cái)務(wù)管理中心門不得為其進(jìn)行結(jié)算。5.5.

15、5. 合同生效:合同經(jīng)規(guī)定流程審核，并經(jīng)董事長或其授權(quán)代表簽署且加蓋集團(tuán)或下屬公司印章或合同專用章后，合同成立并生效。沒有經(jīng)過正常審核批準(zhǔn)程序同意的合同引起的一切后果均由簽約人個人負(fù)責(zé)。但因事態(tài)緊急，并經(jīng)總裁事先同意，董事長事后追認(rèn)的除外。5.5.6. 匯報(bào)制度:審計(jì)法務(wù)中心、成本管理中心應(yīng)定期對集團(tuán)及下屬公司合同的簽署和履行情況進(jìn)行檢查，分析現(xiàn)狀和問題，提出整改意見，并向集團(tuán)管理層和董事長匯報(bào)。5.6. 下屬公司的合同管理5.6.1. 上報(bào)審核:下屬公司的合同除另行授權(quán)外，均應(yīng)報(bào)送集團(tuán)按有關(guān)流程審核。5.6.2. 統(tǒng)一歸口進(jìn)出:下屬公司的合同需要集團(tuán)審核的，統(tǒng)一由集團(tuán)總裁辦公室收文后根據(jù)合同

16、內(nèi)容，指派集團(tuán)專業(yè)管理部門主辦，填寫合同審核流轉(zhuǎn)單后予以流轉(zhuǎn)。經(jīng)過審核的合同文本由總裁辦公室發(fā)送予下屬公司。5.6.3. 申請授權(quán):為提高決策效率，下屬公司可根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要，向集團(tuán)提出申請授予其部分合同的審核及簽署權(quán)。5.6.4. 簽發(fā)授權(quán)書:下屬公司提出的部分合同的審核及簽署權(quán)申請后，經(jīng)集團(tuán)總裁審批后，（一）決定授權(quán)其自行審核的標(biāo)的額；（二）評估該下屬公司風(fēng)險(xiǎn)控制及管理效能后，決定可以交由自行審核流轉(zhuǎn)的合同類別。審計(jì)法務(wù)中心根據(jù)該會議決定制作授權(quán)書，由董事長或其授權(quán)人簽署授權(quán)書（一式兩份），一份交由下屬公司被授權(quán)人，一份交由審計(jì)法務(wù)中心備份。在該授權(quán)書中需要明確被授權(quán)人（一般為下屬公司的總

17、經(jīng)理）可自行審核及簽署的合同額度和合同類別、授權(quán)期限等。5.6.5. 規(guī)范內(nèi)部審核和簽署流程:自授權(quán)書簽發(fā)生效之日起，各下屬公司必須嚴(yán)格遵照其內(nèi)部的合同審核及簽署流程流轉(zhuǎn)合同。下屬公司內(nèi)部合同管理辦法必須在各下屬公司管理制度中予以規(guī)范和明確并報(bào)集團(tuán)審核。5.7. 合同履行5.7.1. 合同履行的跟蹤:5.7.1.1合同生效后，應(yīng)按合同的約定全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地行使權(quán)利和履行義務(wù)。合同主辦部門應(yīng)該責(zé)成合同主辦人員負(fù)責(zé)跟蹤合同的履行，根據(jù)合同的性質(zhì)、目的和交易習(xí)慣履行通知、協(xié)助等義務(wù)。5.7.1.2合同經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)將采購合同履行進(jìn)展情況報(bào)成本管理中心，非采購合同履行進(jìn)展情況報(bào)審計(jì)法務(wù)中心，審計(jì)法務(wù)中

18、心和成本管理中心有權(quán)查詢履行進(jìn)度，并將履行結(jié)果按時(shí)記載于臺帳。5.7.1.3合同履行結(jié)果分為正常履行、非正常履行和糾紛三種。如果在合同期限內(nèi)未能正常履行，合同經(jīng)辦人應(yīng)向?qū)徲?jì)法務(wù)中心和成本管理中心說明情況并報(bào)集團(tuán)管理層商定處理辦法。5.7.1.4合同對方未履行合同或履行合同與約定不符時(shí)，合同經(jīng)辦人應(yīng)在合同約定的時(shí)間內(nèi)向其發(fā)出書面通知，督促履行或彌補(bǔ)。如已給集團(tuán)或下屬公司造成損失，還須一并提出賠償要求。合同未約定時(shí)間的，應(yīng)自情況發(fā)生或發(fā)現(xiàn)時(shí)一周內(nèi)提出。該等通知應(yīng)保存發(fā)送的有效憑證，如掛號回單、特快專遞底單等。5.7.2. 簽約主體的一致性:在履行合同過程中發(fā)生收付款項(xiàng)、往來函件等行為時(shí)，必須注意對

19、應(yīng)簽約主體的一致性。如發(fā)生或發(fā)現(xiàn)主體變更，應(yīng)及時(shí)發(fā)出要求確認(rèn)的書面通知。5.7.3. 復(fù)函:合同經(jīng)辦人收到合同對方發(fā)出的書面函件，如涉及合同權(quán)利、義務(wù)變更、要求集團(tuán)或下屬公司履行義務(wù)、對集團(tuán)或下屬公司履行合同提出質(zhì)疑等，應(yīng)根據(jù)合同約定及實(shí)際履行情況等作審慎分析后及時(shí)給予書面回復(fù)，必要時(shí)在答復(fù)前應(yīng)征求集團(tuán)審計(jì)法務(wù)中心意見。5.7.4. 保密責(zé)任:合同內(nèi)容如涉及需要保密的有關(guān)技術(shù)、資料等，合同經(jīng)辦人應(yīng)當(dāng)按合同約定予以保密；合同未作約定但在履行過程中需要時(shí)，合同主辦部門和相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)要求對方或根據(jù)對方的要求承擔(dān)保密責(zé)任，該等要求應(yīng)以書面為準(zhǔn)。5.7.5. 合同變更、轉(zhuǎn)讓、解除:在履行合同的過程中，如

20、出現(xiàn)情事變更，確需變更、轉(zhuǎn)讓、解除已訂立的合同，合同主辦部門應(yīng)當(dāng)按原審核程序履行手續(xù)，并及時(shí)書面通知對方并訂立變更協(xié)議或取得書面認(rèn)可。5.8. 合同違約及其他糾紛處理5.8.1. 違約處置:如果確屬集團(tuán)或下屬公司違約，應(yīng)向?qū)Ψ秸f明情況，并采取有效措施爭取妥善解決，以減少或避免擴(kuò)大損失。如果合同對方違約，合同經(jīng)辦人按本辦法5.7.1.4之規(guī)定督促、協(xié)商后仍未果，應(yīng)及時(shí)訴諸法律。如集團(tuán)或下屬公司因故暫不訴諸法律，應(yīng)注意訴訟時(shí)效并采取有效措施保留證據(jù)。5.8.2. 潛在糾紛的處理:合同主辦部門在合同履行過程中發(fā)現(xiàn)有潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)或法律糾紛時(shí)，應(yīng)及時(shí)向?qū)徲?jì)法務(wù)中心反映，并提供相關(guān)資料，必要時(shí)可要求審計(jì)

21、法務(wù)中心參與相關(guān)事務(wù)的處理，力爭降低或消除風(fēng)險(xiǎn)，以非訴訟方式化解糾紛。5.8.3. 糾紛解決流程:發(fā)生糾紛時(shí)，合同經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)填寫合同糾紛處理單并附有關(guān)材料，由合同主辦部門牽頭，會同集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)和審計(jì)法務(wù)中心共同商討解決方案，并報(bào)集團(tuán)總裁和/或董事長，經(jīng)批準(zhǔn)后予以處理。重大糾紛（如合同詐騙行為）應(yīng)自發(fā)現(xiàn)或發(fā)生時(shí)當(dāng)日報(bào)審計(jì)法務(wù)中心并及時(shí)隨送有關(guān)材料，由合同經(jīng)辦人、審計(jì)法務(wù)中心、集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)管理中心負(fù)責(zé)人、總裁共同商討對策，及時(shí)處理（包括訴諸司法機(jī)關(guān)）。5.8.4. 準(zhǔn)備訴訟資料和證據(jù):合同經(jīng)辦人應(yīng)負(fù)責(zé)保管、收集與合同訂立、履行有關(guān)的一切資料和憑證，并協(xié)助審計(jì)法務(wù)中心做好起訴或應(yīng)訴工作。5.

22、8.5. 聘請律師:重大合同涉訟可由審計(jì)法務(wù)中心代表集團(tuán)聘請律師共同參與解決。聘請律師應(yīng)選擇具有良好資質(zhì)和執(zhí)業(yè)經(jīng)驗(yàn)的事務(wù)所。5.9. 合同文件管理5.9.1. 合同編號:對外簽訂合同應(yīng)按統(tǒng)一編號，實(shí)行一份合同一個編號的原則，不得重號或漏號。沒有編號的合同不得進(jìn)行審查、報(bào)批和簽署。采用對方當(dāng)事人提供的合同文本，且對方已有編號的，仍應(yīng)按本辦法自行編號。具體編號辦法詳見合同管理作業(yè)指引5.9.2. 合同歸檔和備案:由集團(tuán)簽訂的合同原件我方要求一式四份，一份由主辦部門留存，一份交總裁辦公室或下屬公司的辦公室留存歸檔，另外二份合同原件分別交集團(tuán)財(cái)務(wù)管理中心、審計(jì)法務(wù)中心備案。5.9.3. 合同資料保管:

23、合同經(jīng)辦人應(yīng)妥善保管合同及與合同履行相關(guān)的各種資料，不得遺失或隨意處置，合同資料包括：5.9.3.1合同或協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議及相關(guān)附件；5.9.3.2對方營業(yè)執(zhí)照及代理人委托書等身份證明；5.9.3.3政府批文、許可證及產(chǎn)權(quán)證、登記證等權(quán)屬證明；5.9.3.4合同審批、公證、登記、備案等材料；5.9.3.5合同標(biāo)的運(yùn)送、加工、檢驗(yàn)或驗(yàn)收憑證；5.9.5.6往來信件、傳真；5.9.5.7往來票據(jù)、進(jìn)帳單、發(fā)票或收據(jù)等財(cái)務(wù)憑證；5.9.5.8中介機(jī)構(gòu)的審計(jì)或評估報(bào)告、鑒定結(jié)論、法律意見等；5.9.5.9訴狀、傳票、裁判文書等訴訟材料；5.9.5.10其他有關(guān)資料上述資料應(yīng)當(dāng)保存原件，如因情況所需或條件

24、所限無法取得或保存原件，可留存復(fù)印件，但應(yīng)注明來源或原件去向。合同履行完畢或解除后，合同經(jīng)辦人應(yīng)做好所有與該合同相關(guān)的資料的歸檔工作，并在十日內(nèi)將合同資料整理完畢并列示清單送交檔案管理部門。5.9.4. 合同報(bào)表:下屬公司應(yīng)建立本公司的合同管理臺帳，合同管理臺帳應(yīng)包括合同名稱、合同當(dāng)事人、標(biāo)的額、合同期限、履行情況等內(nèi)容。下屬公司應(yīng)于每月5日前將上月簽署的合同的合同報(bào)表上報(bào)集團(tuán)相關(guān)部門。成本管理中心負(fù)責(zé)集團(tuán)采購合同報(bào)表的匯總，審計(jì)法務(wù)中心負(fù)責(zé)集團(tuán)所有合同報(bào)表的匯總。5.10. 紀(jì)律處分與法律責(zé)任5.10.1. 紀(jì)律處分:對于因合同內(nèi)容出現(xiàn)失誤或者有關(guān)人員違反本辦法導(dǎo)致集團(tuán)遭受損失的，集團(tuán)將根據(jù)

25、職、權(quán)、責(zé)相統(tǒng)一的原則追究相關(guān)人員的責(zé)任，根據(jù)情節(jié)輕重，給予責(zé)任人以紀(jì)律處分。5.10.2. 違法移交和賠償責(zé)任:對有下列行為的人員，集團(tuán)有權(quán)收繳其利益所得，并要求其承擔(dān)賠償責(zé)任；涉及違法犯罪的，移交司法機(jī)關(guān)處置：5.10.2.1濫用職權(quán)：合同經(jīng)辦人、授權(quán)代理人沒有授權(quán)、超越授權(quán)或授權(quán)終止后以被代理人名義承辦、簽訂合同致使集團(tuán)蒙受損失的。5.10.2.2借承辦、簽訂合同謀取個人利益：合同經(jīng)辦人、授權(quán)代理人借承辦、簽訂合同而謀取個人利益的，致使集團(tuán)遭受損失的。5.10.2.3提交虛假信息：因隱瞞或提供虛假信息，或提交審核的文件不真實(shí)、不準(zhǔn)確而造成集團(tuán)損失的。5.10.2.4怠于行使權(quán)利或履行義務(wù)

26、：負(fù)責(zé)實(shí)際履行合同的合同經(jīng)辦人因怠于行使權(quán)利或履行義務(wù)，致使集團(tuán)蒙受損失的。5.10.2.5疏于防止損失擴(kuò)大：合同另一方當(dāng)事人違約后，負(fù)責(zé)實(shí)際履行合同的合同經(jīng)辦人沒有采取適當(dāng)措施致使集團(tuán)損失擴(kuò)大的。5.10.2.6泄露秘密：合同各相關(guān)人員（負(fù)責(zé)洽談、草擬、審核、簽訂、履行、保管合同等人員）泄露合同秘密給第三人的，致使集團(tuán)遭受損失的。5.10.2.7遺失合同資料：合同經(jīng)辦人遺失合同文本或相關(guān)資料，沒有及時(shí)向相關(guān)主管部門或集團(tuán)主管領(lǐng)導(dǎo)反映并協(xié)助采取必要的補(bǔ)救措施，給集團(tuán)造成不必要的損失的。5.11. 附則5.11.1. 關(guān)聯(lián)交易的處理:集團(tuán)與關(guān)聯(lián)公司之間簽署的合同，其訂立流程可適當(dāng)從簡，但履行仍按照本辦法