合同管理需求分析

1、 . 合同管理需求分析1 需求描述：合同與招標(biāo)管理主要實(shí)現(xiàn)對合同項(xiàng)目的立項(xiàng)審批、招標(biāo)、合同以與竣工驗(yàn)收的全過程管理。該系統(tǒng)主要由合同項(xiàng)目管理、招標(biāo)管理、合同管理、客戶管理和灰管理等幾個(gè)模塊組成。2 流程圖：3 項(xiàng)目管理3.1 項(xiàng)目申請：合同項(xiàng)目管理是指所有需要簽訂合同的項(xiàng)目都要在此進(jìn)行申請。由各個(gè)部門的專工或主任提出申請。合同項(xiàng)目申請又分為未運(yùn)行、進(jìn)行中和已完工。后兩者是屬于后補(bǔ)項(xiàng)目，后補(bǔ)項(xiàng)目必須增加先履行原因。合同項(xiàng)目的屬性包括：項(xiàng)目編號、申請日期、后補(bǔ)類型（生產(chǎn)搶修、超過50萬已書面報(bào)分公司同意、后補(bǔ)或不招標(biāo)超過10萬已書面報(bào)總經(jīng)理同意）、項(xiàng)目狀況（未進(jìn)行、進(jìn)行中、已竣工）、申請方式（招標(biāo)

2、、不招標(biāo)）、項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目性質(zhì)（新簽、續(xù)簽、變更、終止、補(bǔ)充）、資金來源、項(xiàng)目預(yù)算、費(fèi)用管理部門、項(xiàng)目類型（技術(shù)服務(wù)、土建、維修、軟件等）計(jì)劃開工時(shí)間、計(jì)劃竣工時(shí)間、申請理由、申請人、申請部門、申請部門主管、不招標(biāo)理由（有多條理由顯示，直接讓用戶勾選）、項(xiàng)目容、工程量與物料人力資源情況。合同項(xiàng)目申請時(shí)需要填寫承包商推薦會(huì)簽表，需要招標(biāo)的項(xiàng)目至少選擇5家，不需要招標(biāo)的項(xiàng)目至少選擇3家；如果選擇的承包商單位不足則需要在備注中填寫理由。合同申請的界面原型如下：3.2 項(xiàng)目審批：項(xiàng)目申請?zhí)峤缓?，由各級進(jìn)行審批，其中系統(tǒng)約定72小時(shí)，如果超過72小時(shí)，則系統(tǒng)自動(dòng)推進(jìn)，無需他在簽字審批。但是要在系統(tǒng)中列明

3、原因：“該記錄已超過72小時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)推進(jìn)！”。如果是部門專工提出申請，則還需要部門主任審批，審批后由項(xiàng)目主管部門審批報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，對于超過多少金額的還需要報(bào)總經(jīng)理審批。對不同類型的項(xiàng)目，主管部門可能不一樣，例如生產(chǎn)項(xiàng)目的主管部門是設(shè)備部，非生產(chǎn)項(xiàng)目的主管部門是經(jīng)營計(jì)劃部。項(xiàng)目審批的界面原型如下：3.3 項(xiàng)目驗(yàn)收項(xiàng)目驗(yàn)收分為: 竣工驗(yàn)收單、質(zhì)保驗(yàn)收單和階段驗(yàn)收單。驗(yàn)收單包括：驗(yàn)收日期、驗(yàn)收單類別（竣工、質(zhì)保、階段）、項(xiàng)目名稱、資金來源、項(xiàng)目預(yù)算、履行地點(diǎn)、開工日期、竣工日期、質(zhì)保金截至日期、甲方名稱、乙方名稱、項(xiàng)目摘要容、評價(jià)等級、合格/不合格、客戶評價(jià)（符合合同要求、不符合合同要求、達(dá)

4、到預(yù)期目標(biāo)、未達(dá)到預(yù)期目標(biāo)、可以投入使用、不可以投入使用、質(zhì)保期質(zhì)量無問題、質(zhì)保期有問題）、填寫人、填寫時(shí)間、填寫部門、附件。n 竣工驗(yàn)收單申請：由項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門提出竣工驗(yàn)收申請。n 竣工驗(yàn)收單審批：竣工單申請后，經(jīng)過各級審核通過后，就將該系統(tǒng)置為已竣工。當(dāng)超過72小時(shí)候沒有審批就自動(dòng)推進(jìn)。n 質(zhì)保驗(yàn)收單申請：由項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門提出竣工驗(yàn)收申請。n 質(zhì)保驗(yàn)收單審批：質(zhì)保單申請后，經(jīng)過各級審核通過后，就將該系統(tǒng)置為已竣工。當(dāng)超過72小時(shí)候沒有審批就自動(dòng)推進(jìn)。n 階段驗(yàn)收單登記：由項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門登記所有階段驗(yàn)收的記錄。如果項(xiàng)目是來自于外包工程，所有的驗(yàn)收記錄和質(zhì)保記錄同步保存到外包工程的記錄中。項(xiàng)目驗(yàn)收的

5、界面原型如下：4 招標(biāo)管理對于需要招標(biāo)的項(xiàng)目，應(yīng)該進(jìn)行招標(biāo)。招標(biāo)管理主要是做好三個(gè)方面的工作：分別是招標(biāo)擬定，標(biāo)書簽收登記以與項(xiàng)目評標(biāo)報(bào)告。這三個(gè)節(jié)點(diǎn)只有在評標(biāo)報(bào)告審批時(shí)必須要做的。4.1 標(biāo)書簽收登記：標(biāo)書簽收登記就是登記簽收標(biāo)書的投標(biāo)方單位。由項(xiàng)目負(fù)責(zé)單位登記所有投標(biāo)方單位，并記錄投標(biāo)單位名稱，投標(biāo)時(shí)間，投標(biāo)金額，聯(lián)系人與聯(lián)系。界面原型如下：4.2 招標(biāo)書擬定：招標(biāo)書擬定就是下載招標(biāo)書模板后，根據(jù)模板要求填寫各項(xiàng)數(shù)據(jù)上傳到系統(tǒng)中。4.3 工程評估報(bào)告申請：由項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門提出工程評估報(bào)告申請。工程評標(biāo)報(bào)告屬性：項(xiàng)目名稱、資金來源、項(xiàng)目預(yù)算、參與投標(biāo)單位（序號、公司名稱、投標(biāo)報(bào)價(jià)、資質(zhì)）、評標(biāo)

6、意見、綜合排序（將投標(biāo)單位排序）、擬中標(biāo)單位、中標(biāo)金額、參與人員、備注、申請人、申請時(shí)間、申請部門、各種附件。工程評估報(bào)告申請的界面原型如下：4.4 工程評估報(bào)告審批項(xiàng)目評估報(bào)告提出申請要經(jīng)過審批，經(jīng)過審批后才發(fā)布。由各級領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，各個(gè)上傳的附件應(yīng)直接在屏幕上顯示出來。對于超過72小時(shí)未審批的要自動(dòng)推進(jìn)。工程評估報(bào)告審批的界面原型如下：5 合同管理合同管理包括：合同申請審批、合同擬定、合同談判紀(jì)要、其他付款、付款申請審批、合同變更、合同終止等管理。5.1 合同申請：合同申請審批是由合同起草人或項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門提出申請。合同申請的屬性有：合同名稱，合同編號，合同性質(zhì)，合同類型，資金來源，合同金額

7、，項(xiàng)目預(yù)算，所屬項(xiàng)目，簽約單位（我方）（承包部門，部門負(fù)責(zé)人，承辦人），簽約單位（對方）（承辦人，承辦人聯(lián)系）,簽約時(shí)間，簽約地點(diǎn)，備注，附件，申請部門，申請人，申請時(shí)間。合同申請的界面原型如下：5.2 合同 合同申請由項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門提出后，經(jīng)過部門主任審批、主管部門領(lǐng)導(dǎo)審批、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后通過（具體流程可以靈活設(shè)置）后生效。合同審核的界面原型如下：5.3 合同擬定通過下載合同模板后，填寫合同容上傳擬定好的合同文本到系統(tǒng)中。合同擬定的界面原型如下： 5.4 合同談判紀(jì)要合同的談判紀(jì)要是在系統(tǒng)中錄入合同談判的紀(jì)要容。合同談判紀(jì)要的界面原型如下：5.5 付款申請由項(xiàng)目提出部門提出付款通知單，并經(jīng)過相關(guān)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)審批。一個(gè)項(xiàng)目可以多次付款。超過總金額后就不能再付款了。系統(tǒng)應(yīng)該要有剩余質(zhì)保金的到期提示。付款申請的界面原型如下：5.6 付款審核合同付款審核的界面原型如下： 5.7 其他付款其他付款是申請付款通知單的一種，是多那些沒有按正規(guī)流程辦理的項(xiàng)目的付款。其他付款的界面原型如下： 5.8 合同變更由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人根據(jù)合同的實(shí)際情況可以對合同進(jìn)行變更，需要填寫變更原因，記錄好變更的時(shí)間。合同變更的界面原型如下： 5.9 合同終止申請當(dāng)合同有效時(shí)間到達(dá)時(shí)，合同自動(dòng)終止，或者因?yàn)槠渌蚩梢杂身?xiàng)目負(fù)責(zé)部門提前終止合同。合同終止申請的界面原型如下：5.10 合同終止審核項(xiàng)目負(fù)責(zé)部門提出合同終止