集團材料部管理規(guī)章制度

1、 材 料 部 管 理 制 度 材料部屬公司及工程項目管理重要部門，全面負責公司工程材料、設備的采購及工程中涉及材料、設備價格的審核工作。為規(guī)范本公司工程材料、設備采購管理工作，滿足工程需要，降低工程成本，提高經(jīng)濟效益，同時保證集團公司對項目成本達到有效控制化投資，響應集團企業(yè)理念精神的展開，根據(jù)公司管理要求和公司實際情況，特制定本制度。一、材料部職責與范圍（一）負責公司材料、設備采購辦法、流程、審批單的制定和實施（二）負責公司所有工程用材料、設備的招投標、詢價、比價、認價、合同簽訂及采購工作，并協(xié)助相關工程單位對進場材料、設備進行檢測驗收，對合同中所有材料價格的審核工作；（三）負責建立完善的合

2、同分類管理、材料出入庫管理、庫存材料明細帳目并每月編報表至財務部、各領料單位，并編制庫存盈虧的匯總報告。（四）及時了解掌握工程建設用新材料的規(guī)格性能，隨時掌控建材市場的價格走勢情況，為工程建設及時提供材料方面的預測支持。（五）負責制定并實施材料部管理制度。 二、采購材料、設備應遵循的原則 （一）實行貨比三家的原則。比價采購的原則和同樣的質(zhì)量比價格、同樣的價格比信譽的工作方法，盡量采購符合環(huán)保要求的產(chǎn)品。采購過程中，首先要遵循工程主管工程師技術上的指導和要求，選擇合適的質(zhì)量等級范圍內(nèi)的供應單位進行價格、付款條件、服務內(nèi)容上的比對，擇優(yōu)選擇合格的合作單位。 （二）公開招標的原則。使用量較大，總價值

3、超過10萬元的材料和設備，必須進行本公司范圍內(nèi)的公開招標，組成有總經(jīng)理、部門經(jīng)理、主管工程師、預算主管參加的評標小組進行評標。材料部將評標小組意見書面呈報并經(jīng)總經(jīng)理同意后，進入議標和合同談判直至簽訂合同。價值2萬元以上的材料、設備采購必須簽訂書面訂購合同。價值1萬元以下-1000元以上材料由使用部門領導填寫材料申請單后經(jīng)分公司經(jīng)理/部門經(jīng)理簽字審核后交予會計主管材料款費用審批后送至材料部經(jīng)理再度審核確定是否予以采購。1萬元以上的采購行為必須經(jīng)主管副總與材料部經(jīng)理協(xié)商認可后才能進行提料采購。1000元以下零星材料、設備的直接采購必須有兩人以上參加，而且此采購材料可以由各使用部門及工程項目部自行采

4、購，但是采購前必須經(jīng)材料部審核采購初始報價，如發(fā)現(xiàn)初始報價有較大誤差，由材料部人員負責調(diào)整采購報價表后交予材料使用方進行采購。采購后的票據(jù)經(jīng)報銷前需經(jīng)材料部門主管領導簽字審核后財務部門才可予以受理。 （三）項目經(jīng)理、主管工程師確認的原則。對技術要求較高的材料、設備，進行市場考察須有項目經(jīng)理或主管工程師參加，對其中的技術內(nèi)容須有工程技術人員的確認。 （四）對采購過程中發(fā)生的“回扣”必須如實上交公司財務部，不得據(jù)為已有，不得故意采購質(zhì)次價高產(chǎn)品，否則將追究當事人的責任 （五）根據(jù)用料部門的采購計劃，經(jīng)審核無誤后，按用料部門的要求、時限組織實施。貨到現(xiàn)場后應立即組織有關人員進行驗收，如品種、規(guī)格、質(zhì)

5、量、數(shù)量等發(fā)生錯誤時，應分析原因，立即通知責任方糾偏，并根據(jù)公司質(zhì)量管理相關規(guī)定嚴格執(zhí)行，發(fā)生費用由責任方負擔。 （六）對駐外工程，現(xiàn)場材料部人員(含材料員及庫房管理員)隸屬集團材料部?，F(xiàn)場材料采購員必須編制月材料需求及采購計劃，上報集團材料部審核，并每天早晚發(fā)送當天采購材料統(tǒng)計登記表及次日采購計劃及估算材料費用撥款申請?，F(xiàn)場材料庫房管理員必須每天早晚發(fā)送當天庫房入庫、出庫記錄統(tǒng)計登記表及庫存統(tǒng)計表，做好互相監(jiān)督審核、審查工作的進行。公司材料部應針對工程及工程所在地市場情況，重點對采購價格給予指導確定，同時對月材料款根據(jù)公司月財務狀況給予核定審批。對于大宗材料或設備，可優(yōu)先考慮從集團本地直接發(fā)

6、貨。         三、材料、設備倉貯管理（一）合同管理 材料部簽訂的合同及流程審批表，復印件一份交公司總經(jīng)理辦公室存檔，原件一份由部門內(nèi)勤歸檔，原件一份交財務部備案，需交工程部履行的另外交付復印件。材料部經(jīng)理負責對所有合同履行情況進行審查和評價。（二）出入庫管理 本部門范圍內(nèi)采購的材料、設備必須進行嚴格的出入庫登記，對各個供應商和各材料領用單位建立詳細的明細帳，對付款金額和進度建立明細帳。 每個月必須與財務和各領料單位對帳一次，對庫存材料進行盤點，對庫存材料盈虧情況及原因?qū)懗鰣蟾妗蟾嬉皇饺?，資料管理員存檔一份、部門經(jīng)理一份、主管副總一份。四、材料

7、部日常工作制度 （一）材料部組織制度： 1、材料部部門經(jīng)理領導下的材料工程師負責制。 2、材料部根據(jù)建設項目的需要可設項目材料部，實行項目負責制； （二）材料部定期例會制度（星期五上午8：30）?？偨Y(jié)一周的工作完成情況,分析材料價格變動趨勢，為材料采購提供決策依據(jù)。制定下周工作計劃及為了完成計劃而采取的有效手段等。 （三）公司文件、業(yè)務流程審批表應傳達到部門崗位人員并建立交接記錄，由資料管理員負責建檔保管。 （四）合同協(xié)議凡由材料部負責簽定的合同，必須確認合同方的法律資格，經(jīng)相關部門審查后，報主管副總審批后方可施行。五、材料部崗位職責（一）材料部經(jīng)理崗位職責 在公司總經(jīng)理指示下，落實集團精神，

8、控制材料成本及有效運作： 1、確保質(zhì)量管理體系、文件控制程序、工作流程程序在材料部的有效實施，負責上報流程再造。 2、監(jiān)督本部門員工按工作程序有效工作，達到公司要求，確保實現(xiàn)本部門的質(zhì)量目標。 3、負責本部門工作范圍內(nèi)工程材料、設備采購合同的擬訂、審批與簽署工作及工程有關材料、設備的價格認證審查與簽署工作。 4、負責本部門工作范圍內(nèi)工程材料、設備合同執(zhí)行情況的監(jiān)督與貨款支付審查工作。 5、負責對現(xiàn)有工程材料、設備供應方作出評價、評優(yōu)、淘汰及擴大范圍的選優(yōu)工作。 6、組織學習考察新材料的性能指標，及時掌握建材的價格市場走勢（二）材料部副經(jīng)理崗位職責 在材料部經(jīng)理領導下工作，配合材料部經(jīng)理的工作，

9、負責各項工作的具體落實實施： 1、 負責工程材料、設備的采購及采購合同的起草、擬定工作，及工程有關材料、設備的價格信息的收集整理工作。 2、 負責與各材料設備供應商的聯(lián)系及材料樣品和合同履行的認證工作。 3、負責與各供應商的結(jié)款付款的呈報審批和劃撥款工作； 4、對于購進材料設備在使用過程中進行抽查和二次檢查驗收； 5、定期對于材料庫的出入庫賬目和庫存材料賬目進行檢查核對（三）材料員崗位職責 在材料部經(jīng)理的領導下做好本職工作，嚴格遵守公司和本部門各項規(guī)章制度，全心全意地為工程建設服務。 1、嚴格按照工作程序，認真履行工程材料、設備采購工作的審批手續(xù)。 2、嚴格按照貨比三家、比價采購的原

10、則，依照同樣的質(zhì)量比價格、同樣的價格比信譽的方法，評價對本工程最適合的、合格的供應商，按質(zhì)、按量、按時采購材料，確保供應，滿足需求。 3、積極配合工程部門和監(jiān)理公司對甲方認價、乙方采購的材料設備做好進場前的檢測檢驗和進場后的驗收工作。 4、積極主動地學習、考察現(xiàn)行建筑行業(yè)方面的新材料、新工藝，積極儲備供貨方信息，對主要建筑材料及時掌握市場價格行情，并針對市場走向及時作出材料價格預測，為材料采購或認價做好準備。（四）資料管理員崗位職責 在材料部經(jīng)理的領導下做好本職工作，嚴格遵守公司和本部門各項規(guī)章制度，全心全意地為工程建設服務。 1、對來訪單位認真進行登記造冊，廣泛儲備貨源渠道，及時掌握市場行情

11、。 2、嚴格執(zhí)行出入庫記錄制度，建立庫存材料明細帳和應付材料款明細帳。每月與公司財務和各領料單位進行對帳盤點，做到帳帳相符、帳實相符。對存在的問題及時查找原因并與庫存盈虧情況匯總報部門經(jīng)理。 3、負責本部門與相關單位來往文件的收發(fā)、記錄、存檔，及時通知和督促責任人直至其工作完成。六、材料制度： 為了保證材料部能夠正常的運轉(zhuǎn)，并控制采購材料的質(zhì)量和與供應商結(jié)合其供貨能力是否能夠滿足工程進度的要求甲方材料小組詢價需遵循以下制度：1、材料管理必須堅持合理選材、物盡其用，質(zhì)優(yōu)價廉的原則。2、堅持按設計要求選用材料，由專人負責監(jiān)督施工方購料、用料。3、對工程所需的主要材料，水泥、鋼材、木材、水電材料、紅

12、磚等，堅持定品牌、定廠家、定合同，堅持認真考察、比較、跟蹤采購、驗收，做到所有主要入庫建材，都有甲方材料員驗收。4、對工程主輔材，建立樣品入庫制度。對所有工程用材都要求使用合格以上產(chǎn)品。必須要求有商標和材料說明書，并注明廠家、商家，考察供應商的廠家規(guī)模和信譽度，是否有能力供貨及是否能夠及時供貨。5、加強對施工方用材的管理和監(jiān)督，不允許施工方使用不合格產(chǎn)品，不允許施工方偷梁換柱使用非甲方認可的材料。發(fā)現(xiàn)施工方違反協(xié)議，除立即責令返工外，處1000元至5000元的罰款，從工程款中扣除。6、加強對材料規(guī)范管理，主管領導、技術員、現(xiàn)場施工員、材料員組成材料監(jiān)察小組，負責定材、選材、監(jiān)督和驗收。7、材料

13、員必須堅持原則，廉潔奉公，不允許假公濟私，收取回扣，不允許向乙方推銷產(chǎn)品。8、材料管理人員必須堅持不斷學習，要求對建筑所需用的材料有關成份、性能、特點以及市場價格基本做到心中有數(shù)。為領導對有關建筑材料的確定提供相關依據(jù)。9、材料管理人員必須做到勤跑市場，即勤跑施工工地；勤查看，即勤查看材料商標、合格證、生產(chǎn)廠家、出廠材質(zhì)說明書是否與材料相符；勤查問，即勤查問材料按規(guī)范、按批次取樣做送檢；勤記錄，即對應掌握材料情況必須進行逐日登記。10、材料管理人員做好各種材料取樣、貼簽、存庫工作。11、建立工程材料資料檔案，乙方材料員必須負責對材料的選定、采購、樣品及驗收進行規(guī)范的文字記載。 七、甲指材料制度

14、：1、甲方指定材料的范圍：甲方認為可能影響工程質(zhì)量的各種材料。2、指定材料的方式：1）對質(zhì)量穩(wěn)定、價格相近、易于甲方檢查驗收的建筑主材，如鋼材、水泥，甲方可以指定35家或品牌，由乙方在指定的范圍內(nèi)進行采購，貨款乙方自行支付。2） 對品牌眾多、質(zhì)量不同價格差異較大、不易甲方檢查驗收的建筑材料，如安裝材料、裝飾材料、防水材料等，由甲方指定廠家（或供貨商）、指定價格（簡稱甲方“雙指”材料），乙方必須按甲方指定的廠家（或供應商），并按甲方指定的價格簽定采購合同，甲方給予付款的擔保。甲方對“雙指”材料認質(zhì)認價，甲方給予乙方一定的采保費。八、甲供材料制度  、公司材料部是材料設備采購、供應、管理

15、的職能部門。采供部根據(jù)審核后的施工單位材料需用計劃，進行材料設備的招標工作，選擇優(yōu)質(zhì)供應商，簽訂材料設備購買合同（簡稱采購合同）。、材料部根據(jù)審核后的材料需用計劃，進行采購工作，并送貨到施工現(xiàn)場，施工單位辦理相關驗收手續(xù)。、采購合同約定的供應商的付款方式（現(xiàn)款、銀行承兌匯票、一月內(nèi)結(jié)算等）由材料部和財務部商量確認。、嚴格按照采購合同約定，支付材料設備貨款。采取預付貨款（含銀行承兌匯票）方式，供應商應開具收款收據(jù)。甲方預留質(zhì)量保證金，應向供應商開具收款收據(jù)。甲供材料與施工單位的結(jié)算、在與施工單位簽訂建設工程施工合同（以下簡稱施工合同）中應明確界定甲供材料的結(jié)算辦法。、根據(jù)“財稅2006114號”

16、文件規(guī)定，甲供裝飾材料是可以不作為工程總造價的組成內(nèi)容計交營業(yè)稅金及附加的。因此，甲供裝飾材料，僅與施工單位進行材料用量結(jié)算（即量差結(jié)算），而不結(jié)算材料價款本身。、甲乙雙方根據(jù)施工合同約定進行甲供材料（不含裝飾材料，下同）的結(jié)算。結(jié)算價格按照甲方實際購買價格進行結(jié)算，結(jié)算數(shù)量按照乙方實際驗收的材料數(shù)量。每月結(jié)算甲供材料時，應附“甲供材料設備結(jié)算清單”，所有甲供材料設備必須有施工單位的驗收記錄手續(xù)。“甲供材料設備結(jié)算清單”經(jīng)甲乙雙方的材料主管人員、財務主管人員簽章認可后，作為抵扣工程進度款的依據(jù)。、每月支付工程進度款時，首先應扣除甲供材料設備價款，然后才能支付施工單位工程款。 、根據(jù)工程進度情況

17、（基礎、主體、裝飾）付款的，當形象進度達到合同約定支付工程款時，必須扣除甲供材料設備款項。9、 一般材料制度 對于工程施工中，屬于小乙方采購的材料，集團公司材料部有權(quán)對材料采購品牌、地點等進行指導。小乙方必須提供完整材料證明文件供集團公司材料部檢查，對于不合格材料，材料部有權(quán)要求項目對不合格材料進行清場處理，并加倍處罰。十、部門協(xié)作1、 材料部與財務部：材料部必須根據(jù)集團財務管理制度，定期進行材料款核對，配合其對公司材料賬目的匯總。及時反映供貨商材料貨款信息，根據(jù)工程材料所需情況，會同財務進行材料款結(jié)算。2、 材料部與預算部：提供當前材料市場價格信息，工程開工后，預算部應及時提供工程材料、設備

18、、構(gòu)建匯總表，以備材料部根據(jù)此數(shù)量對材料數(shù)量進行階段性及總用量進行有效控制。3、 材料部與行政部：大宗設備、材料的采購，材料部必須索取材料商的工商許可證等資料，會同行政部對材料商進行誠信、實力等審查，做到前期把關。附表：材料采購申請單 固定資產(chǎn)采購申請單 比價采購審批單（1000元以下材料使用） 材料認質(zhì)認價單 材料采購合同樣本 河北鑄鼎建設集團有限公司 二零一二年四月材 料 采 購 申 請 單 采購單編號：申請部門/公司申請項目名稱申請日期使用日期材料名稱規(guī)格/型號/顏色數(shù) 量特殊要求材料名稱規(guī)格/型號/顏色數(shù) 量特殊要求材料名稱規(guī)格/型號/顏色數(shù) 量特殊要求材料名稱規(guī)格/型號/顏色數(shù) 量特殊要求預算部審核材料名稱預算圖紙要求規(guī)格/型號/顏色預算圖紙 數(shù) 量預算價格預算部審