如何高效管理電子郵件

1、如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 1一汽-大眾成都分公司“8+2”學習分享題目：分享題目：如何高效管理電子郵件分享人：生產(chǎn)管理科分享人：生產(chǎn)管理科 黃雪川黃雪川分享時間：分享時間：90分鐘分鐘如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 2分享內(nèi)容分享內(nèi)容u序言u第一步：減少電子郵件數(shù)量u第二步：提高電子郵件質(zhì)量u第三步：信息輔導如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 3 時至今日，腦力勞動的效率仍然非常低，這

2、是信息社會需要解決的難題。每個國家、每個行業(yè)、每家企業(yè)的競爭力都有賴于此。 彼得德魯克“現(xiàn)代管理學之父”、“大師中的大師” 序言如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 4我將同大家分享：l減少郵件負荷的新鮮而有趣的辦法l擺脫電子郵件的“轉(zhuǎn)輪”序言如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 5每天充滿了郵件、報告、會議需要處理PDA叫不停，剛開始還喜歡這種科技感，每天24小時在線，現(xiàn)在越來越討厭。在大量的郵件中存了真正需要的東西，但到后來卻怎么也找不到了，像蒸發(fā)了一樣。有時感覺

3、就想一只倉鼠，在發(fā)送、轉(zhuǎn)發(fā)、接收、查找的轉(zhuǎn)輪上跑。處理越快越忙乎。那怎么辦？序言現(xiàn)狀現(xiàn)狀如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 6徹底徹底擺脫擺脫電子郵件電子郵件轉(zhuǎn)輪轉(zhuǎn)輪序言如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 7平均每天收到20封郵件發(fā)出10封左右也就是每天收發(fā)30封郵件全年工作251天，全年要處理的郵件達（封）：平均封郵件處理時間3分鐘全年處理郵件時間達到（分鐘）：全年處理郵件的天數(shù)約47天，每月工作21.75天每年有約2個月在處理郵件！讓我們來看一組數(shù)據(jù)除了呼吸處

4、理email成了我們做得最多的事。序言如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 8首先首先給自己制定一個簡單的目標吧：處理郵件的時間縮短20%？在處理電子郵件上少花在處理電子郵件上少花20%20%時間，能節(jié)約多少時間？時間，能節(jié)約多少時間？每天收發(fā)的電子郵件數(shù)每年收發(fā)的電子郵件數(shù)花在電子郵件上的天數(shù)節(jié)省20%時間后省下的天數(shù)10 2510 16 3 20 5020 31 6 30 7530 47 9 40 10040 63 13 50 12550 78 16 序言如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽！ 黃雪川 xuechuan.huang

5、faw- 2010年8月8日 9序言小竅門小竅門激勵自己完成目標，需要給自己簡單、足夠的動力。給我力量！給我力量！目標目標目標類型目標類型1、每周給父母通30分鐘電話，聊聊天。個人2、每周花1個小時學習Excel函數(shù)。工作如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 10第一步：減少電子郵件數(shù)量一、減少電子郵件數(shù)量原則：原則：“發(fā)得少收得的就少?！爆F(xiàn)實：現(xiàn)實：收到5封email中就會有3封需要回復(fù)，同理，你發(fā)出的5封郵件中就會回來3封。（飛去來器效應(yīng)）推理：推理：少發(fā)1封email，郵件數(shù)就 會減少12%。問題：問題：“我發(fā)出去的郵件大多

6、數(shù)非常必要”現(xiàn)象：現(xiàn)象：1、PDA 2、回復(fù)所有人如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 11思考：思考：自己在email混亂中扮演的什么角色？ 不需要給一個標準，但希望能給大家一個簡單簡單的工具，讓大家更清楚地辨別哪些郵件應(yīng)該發(fā)，哪些郵件不應(yīng)該發(fā)。一、減少電子郵件數(shù)量1、必要？、必要？及時相關(guān)完整2、合適？、合適？合規(guī)職業(yè)化不得罪人3、目標正確？、目標正確？回復(fù)所有人群發(fā)名單、抄送最佳渠道然后點擊發(fā)送首先詢問自己：如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 12l僅供參考（

7、FYI）的郵件l瑣碎的感謝郵件l多余的電子郵件l不完整的電子郵件（PDA）l包含可以搜索到的信息的郵件一、減少電子郵件數(shù)量1、必要？Q：忙碌的收件人是否需要這封email？A：給收信人工作中真正需要的，有針對性、有意義的信息。 我們郵件如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 132、合適？Q：這封email是否合規(guī)、職業(yè)化、不得罪人？審查、關(guān)鍵詞灰色地帶、證據(jù)職業(yè)化？失面子說者無意，聽者有心。一、減少電子郵件數(shù)量如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 143、目標正確？Q

8、：我的信息是否通過最佳渠道發(fā)給了正確的接受人？回復(fù)所有人回復(fù)所有人抄送抄送群發(fā)群發(fā)電子郵件三劑電子郵件三劑“猛藥猛藥”一、減少電子郵件數(shù)量如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 15一、減少電子郵件數(shù)量“回復(fù)所有人”的副作用：要么沒功夫來參與你一廂情愿認為大家愿意參加的討論，要么就膨脹成一個巨大的非同步的虛擬討論圈。解藥：偏方：NRN（No Reply is Needed）NTN（No Thanks Needed）如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 16“抄送”和“群

9、發(fā)”的副作用：誤抄送給無關(guān)的人員容易引起抱怨；過多的群發(fā)讓人感覺發(fā)信人緊張不安、效率底下；不利于打造職業(yè)化的個人形象。解藥：1、時代變了，“抄送”和“群發(fā)”必須有所收斂，只抄送給真正需要知道這條信息的人。2、根據(jù)不同的目的制定不同的群發(fā)通訊組，并保持其最新狀態(tài)。3、不要只依靠電子郵件，必要時組織實時討論吧（電話、視頻、會議）。4、不要忘記及時信息工具（Instant Messaging， IM ），進行更有效率的及時討論。一、減少電子郵件數(shù)量小結(jié)：小結(jié)：現(xiàn)在這個年代，通信交流的手段太多，我們應(yīng)當經(jīng)常問一問自己：“我的信息用這種渠道發(fā)送是最好的嗎？”如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽！ 黃雪川 x

10、uechuan.huangfaw- 2010年8月8日 17下面大家一起來看兩封郵件對比哪一封你看起來感覺要好些？二、提高電子郵件質(zhì)量如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 18 OK，看了剛才的兩封郵件，下面我們來看看怎么提高電子郵件質(zhì)量吧。同樣很簡單的工具：二、提高電子郵件質(zhì)量加強抬頭加強抬頭雕塑主體雕塑主體寄送：寄送：行動實施者行動實施者抄送：抄送：相關(guān)者相關(guān)者題目：題目： 使用使用“行動行動”“”“信息信息”“”“要求要求”“”“確認確認”等分類等分類 使用描述性的題目結(jié)尾使用描述性的題目結(jié)尾附件：附件： 清楚簡明的附件清楚

11、簡明的附件使用簡潔熱情的問候語A Action Summary 行動簡述簡單地列明需要采取的具體行動、關(guān)鍵點、或特殊目的點明前因后果，做到明白無誤B Background 背景信息清楚、簡潔、相關(guān)使用分點或數(shù)字來雕塑主體用清晰的黑體字總結(jié)各段落C Close 結(jié)尾下一步行動和小提示使用帶有職務(wù)和聯(lián)系信息的自動落款如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 19二、提高電子郵件質(zhì)量 加強抬頭之-使用題目分類提示主旨l建議使用行動（Action）、信息（Info）、請求（Request）、確認（Confirmed）、寄送（Delivery）

12、等詞來分類，它們能提示出每一封信的目的，有助于讀者迅速理解。l另一個好處，就是收信人可以按類別來檢索（如，找出“請求”或”行動”的郵件），這樣能更好的規(guī)劃工作量，分出輕重緩急，提高團隊工作效率。如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 20 加強抬頭之-描述性題目l用含糊的詞語做題目對雙方的效率都有妨礙。（如，只有一個“會議”或空白題目）l不清楚的題目讓人找起儲存的郵件也很困難。l一個描述性的題目會把電子郵件變得更簡潔，因為它會強迫你圍繞一個已經(jīng)定下來的主題去寫信。leom(end of message)給大家節(jié)省時間。二、提高電子郵

13、件質(zhì)量如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 21 使用簡潔熱情的問候語 雕塑主體之行動簡述（Action Summary）l一個清晰的行動簡述，可以讓讀者對電子郵件做出快速反應(yīng)，而無需再冗長的文字間尋找線索。l在PDA和短信盛行的年代，太模糊或過于簡單的答復(fù)都容易讓人摸不著頭腦。模糊的回復(fù)模糊的回復(fù)行動簡述回復(fù)行動簡述回復(fù)好的。同意：我把建議書縮短到4頁。我去。確認：我參加8月20日的質(zhì)量周會。已解決。最后決定：生產(chǎn)部將產(chǎn)量提高到4860。二、提高電子郵件質(zhì)量如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽！ 黃雪川 xuechuan.huang

14、faw- 2010年8月8日 22 雕塑主體之背景部分（Background）這是信息的主體，稍微費心組織一下會起到事半功倍的效果。l突出重點。項目分點對疲勞的眼睛是一種解放。l準確描述和控制附件。清楚地描述每個附件的目的，如果附件的內(nèi)容太長，最好告訴讀者重要部分在第幾頁、第幾段。盡量減少附件數(shù)量，減輕IT部門后臺支持的負擔。l給老板的電子郵件更要簡潔。二、提高電子郵件質(zhì)量如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 23 雕塑主體之結(jié)尾部分（Close）l更多的客氣話。一開頭過多的客氣話可能會喧賓奪主，把更多的留到最后才不至于有損主體的

15、清晰。l下一步。在有些郵件里，最好展望一下未來可能發(fā)生的情況，將當前信息與未來計劃聯(lián)系在一起。l自動簽名。一個好的自動簽名能夠提供豐富的信息，還能樹立更加職業(yè)化的形象，以及向?qū)Ψ教峁┞?lián)系你的各種方式。二、提高電子郵件質(zhì)量如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 24 電子郵件禮儀（建議）l所有大寫看起來都像叫嚷，不必那么費勁強調(diào)！l發(fā)信前一定記得檢查拼寫和語法。l避免使用別人可能不理解的表情、簡寫、縮寫，如果一定要使用，請記得在使用前先解釋清它代表什么。（注意，“我郵件”）l給母語不同的人寫信，要保持清楚簡潔。避免使用只有同文化背景的

16、人才能理解的表達方式。二、提高電子郵件質(zhì)量如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 25三、信息輔導當好教練的信息輔導工具1、接收輔導：感謝所有提供反饋意見或建議的人不要把它當成個人的事定期詢問自己團隊同事對郵件的反饋意見2、自我輔導：實施改進郵件的方法并征詢同事的反饋把工具應(yīng)用于白天的日常工作中熟能生巧3、輔導別人：制作Top10發(fā)件人名單和他們交流同他們分享你的故事輔導他們以正確的方法發(fā)送信息使用工具進行“破冰”如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 26理想效果公司大

17、部分人郵箱里收到的郵件既清楚、又簡潔、又能指導實際行動，每個人能更安靜更關(guān)注的工作，整個管理人員的工作效率得到進一步提高。如何幫助大家？從自己身邊人做起吧，80/20原則：你的郵箱里絕大部分郵件來自一小群人，我們應(yīng)該把給我們發(fā)郵件最多的人群作為我們重點輔導的對象。動手吧！制作Top10發(fā)信人名單，你能給他們什么指導，你能發(fā)現(xiàn)他們什么優(yōu)點？TOP10發(fā)信人發(fā)信人姓名需改進的一個方面一個優(yōu)點1、xxx2、xx.三、信息輔導如何高效管理電子郵件感謝您的聆聽！ 黃雪川 xuechuan.huangfaw- 2010年8月8日 27給忙碌的您幾個快速的解答：p是否應(yīng)該隨時收發(fā)郵件？No，你應(yīng)關(guān)閉收件時的“?！甭暎蚱渌曇艉蛨D像的提示。因為多數(shù)情況下，你不需要每封信都被提醒或及時處理。不然你每天相當于要被無端打斷幾十次，每次被郵件打斷，再回到原來的思路上，平均需要1分鐘時間。郵件提示耗費你的精力、影響你的速度。你應(yīng)當將你的郵箱設(shè)置成30分鐘一次刷新，而非3分鐘一刷新。批量處理郵件的效率更高。p郵箱里有成百上千封信怎么辦？關(guān)鍵文檔和重要信息可能已經(jīng)埋