企業(yè)內(nèi)控采購管理制度

1、采購管理制度第一章 總 則第一條 為了規(guī)范公司的物資采購業(yè)務(wù)，制定詢價、議價流程，降低物資采購成本，確保公司各項物資供應(yīng)，加強公司物資采購的監(jiān)督管理，特制定本制度。第二條 本制度是公司物資采購管理行為的基本規(guī)范。 第三條 公司的采購部門或采購人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)市場信息做到比質(zhì)、比價采購，貨比三家，同等材料質(zhì)優(yōu)、價廉、服務(wù)好者中標(biāo)。第二章 采購流程第四條 請購的提出1、生管部物控員依物料需要狀況、庫存數(shù)量、請購前置期等要求，每月25日前開立下月的所需物料請購單，包括已有銷售合同訂單的生產(chǎn)用主材、輔材、工具、設(shè)備修理配件、勞動保護(hù)用品、各種日常耗材等；2、其它各部門所需的辦公物品及零星物資采購由綜合辦公

2、室負(fù)責(zé)開立請購單；3、請購單應(yīng)注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項，經(jīng)權(quán)責(zé)主管審核，并依請購核準(zhǔn)權(quán)限送呈相關(guān)人員批準(zhǔn)；4、請購單一聯(lián)自存，二聯(lián)送交采購部，三聯(lián)交財務(wù)部；5、交期相同的同屬一個供應(yīng)廠商之物料，請購部門應(yīng)填具在同一份請購單內(nèi)；6、緊急請購時，請購部門應(yīng)于請購單備注欄注明“緊急”字樣。第五條 請購核準(zhǔn)權(quán)限1、生產(chǎn)所需原材料單筆請購金額預(yù)估在人民幣10萬元以下者，由生產(chǎn)副總核準(zhǔn)，超過此數(shù)額的，由總經(jīng)理核準(zhǔn)；2、車間需購買的機修配件、零件，價值在1000元以下的由車間主任填寫材料請購單報生管部，價值在1000-20000元的由車間主任上報生產(chǎn)副總簽字確認(rèn)后報生管部，由生管部匯總后

3、報采購部；價值在20000元以上的由工程部統(tǒng)計、生產(chǎn)副總確認(rèn)后上報總經(jīng)理簽字后方可送采購部。3、常用辦公用品及物業(yè)所需物品請購，由辦公室填報請購單，辦公室主任批準(zhǔn)，空調(diào)、熱水器、高級家具及單件物品價格在500元以上的由總經(jīng)理核準(zhǔn)。第六條 請購的撤消1、已開具請購單，并經(jīng)核準(zhǔn)后因各種原因需撤消請購時，由請購部門以書面方式呈原核準(zhǔn)人，并轉(zhuǎn)送采購部，必要時應(yīng)先口頭知會采購部。2、采購部門接獲通知后，立即停止采購。3、如遇特殊情況未能及時停止采購時，采購部應(yīng)商原請購部門并妥善處理善后事宜。第七條 采購方式根據(jù)本公司實際情況，公司物料采購采用以下三種方式：1、集中采購公司通用性大宗物料（水泥），以集中采

4、購較為有利，依定時或定量之計劃進(jìn)行采購；2、合約采購公司經(jīng)常使用之物料（承、插口板、卷鋼板、預(yù)應(yīng)力鋼絲、線材等），采購部應(yīng)事先選擇供應(yīng)商，確定供應(yīng)價格及交易條件，辦理合約采購，依定時或定量之方式進(jìn)行采購；3、一般采購除1、2以外之零星物料，采用隨需求而采購之方式。第八條 詢價、議價1、采購部采購人員接獲核準(zhǔn)后之請購單，除集中采購方式外，應(yīng)選擇至少三家列入公司合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的供應(yīng)商作為詢價對象；2、確屬貨源緊張、獨家代理、專賣品等特殊狀況，不受前條所限；3、如向特約供應(yīng)商采購時，應(yīng)附其報價明細(xì)表，如特約供應(yīng)商有兩家以上，則應(yīng)向其同時索要報價明細(xì)表；4、選擇詢價或采購的對象，應(yīng)依照直接生產(chǎn)廠商、

5、代理商、經(jīng)銷商之順序選擇；5、供應(yīng)商提供報價之物料規(guī)格與請購規(guī)格不同或?qū)俅闷窌r，采購人員應(yīng)商請購部門確認(rèn)；6、專業(yè)材料、用品或項目，采購部應(yīng)會同使用部門共同詢價與議價；7、詢價后，如有必要，采購部應(yīng)至少選擇兩家以上供應(yīng)商進(jìn)行交互議價；議價應(yīng)注意品質(zhì)、交期、服務(wù)兼顧。第九條 議價原則遇以下狀況時，采購部應(yīng)及時與供應(yīng)商議價：1、市場價格下跌或有下跌趨勢時；2、采購頻率明顯增加時；3、本次采購數(shù)量大于前次時；4、本次報價偏高時；5、有同樣品質(zhì)、服務(wù)之供應(yīng)商提供更低價格時；6、其他有利于公司條件時第十條 定價核準(zhǔn)1、采購人員詢價、議價完成后，填寫采購詢價、議價單（對內(nèi)使用），隨附各供應(yīng)商回傳的采購詢

6、價單（對外使用），必要時附上書面說明，呈采購部經(jīng)理審核；采購部經(jīng)理審核時，認(rèn)為需要再進(jìn)一步議價時，退回采購人員重新議價，或由經(jīng)理親自與供應(yīng)商議價。2、單筆采購金額在1萬元以下的采購訂單，價格由采購部經(jīng)理核準(zhǔn)，確定供應(yīng)商；超過1萬元的采購訂單，其價格提交總經(jīng)理核準(zhǔn)后確定供應(yīng)商。3、采用集中采購方式采購的供應(yīng)商確定，必須呈送總經(jīng)理核準(zhǔn)。第十一條 訂購作業(yè)1、采購人員接獲經(jīng)核準(zhǔn)之供應(yīng)商后，應(yīng)以本公司出具購銷合同，或供貨商出具購銷合同形式向供應(yīng)商訂購物料，并以傳真形式簽字確認(rèn)。2、若屬一份訂購單多次分批交貨的情形，采購人員應(yīng)于購銷合同上明確注明。3、采購人員應(yīng)控制物料訂購交期，及時向供應(yīng)商跟催交貨進(jìn)度

7、。第十二條 驗收與付款1、依相關(guān)檢驗與入庫規(guī)定進(jìn)行驗收工作。2、依財務(wù)管理規(guī)定，辦理供應(yīng)商付款工作。第三章 采購物品之品質(zhì)管理第十三條 采購品質(zhì)文件資料要求物料訂購前，本公司應(yīng)提供下列文件資料，或在購銷合同、采購合約內(nèi)予以明確規(guī)定：1、訂購物料之規(guī)格、圖紙、技術(shù)要求等。2、產(chǎn)品技術(shù)精度、等級要求。3、各種檢驗規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)或適用規(guī)格。4、所需之產(chǎn)品認(rèn)證要求或工廠品質(zhì)管理體系認(rèn)證要求。第十四條 合格供應(yīng)商之選擇物料采購，除經(jīng)總經(jīng)理特準(zhǔn)外，均需向合格供應(yīng)商訂購。合格供應(yīng)商一般要求符合下列條件：1、經(jīng)本公司供應(yīng)商調(diào)查，列入合格供應(yīng)商名錄內(nèi)的供應(yīng)商。2、提供的樣品經(jīng)本公司確認(rèn)合格。3、類似物料以往采購之良

8、好記錄。第十五條 品質(zhì)保證之協(xié)定物料采購，應(yīng)由供應(yīng)商承負(fù)品質(zhì)保證之責(zé)任，并在訂購前明確，本公司要求供應(yīng)商承諾下列品質(zhì)保證：1、供應(yīng)商品質(zhì)管理體系需符合本公司指定之品質(zhì)保證系統(tǒng)、如ISO9000等。2、供應(yīng)商應(yīng)保證產(chǎn)品制造過程的必要控制與檢測。3、供應(yīng)商應(yīng)隨貨送交其出貨品質(zhì)檢驗合格之記錄。4、接受本公司必要之供應(yīng)商調(diào)查。5、保證對提供的產(chǎn)品在使用或銷售中發(fā)生的因供應(yīng)商責(zé)任導(dǎo)致之不良的責(zé)任承擔(dān)與賠付。第十六條 進(jìn)貨驗收之規(guī)定供應(yīng)商提供之物料，必須經(jīng)過本公司倉庫、品管、采購等部門人員之相關(guān)驗收工作，主要包括下列幾項：1、品質(zhì)檢驗品管部依進(jìn)料檢驗規(guī)定進(jìn)行抽樣檢驗，以確定交貨品質(zhì)是否符合品質(zhì)要求。2、處

9、理短損根據(jù)點收、檢驗結(jié)果，對發(fā)生短損的，予以更正數(shù)量，必要時向供應(yīng)商索賠；3、退還不合格品對檢驗不合格之物料，退供應(yīng)商進(jìn)行必要處理，由此造成的損失，向供應(yīng)商進(jìn)行索賠；第十七條 品質(zhì)糾紛處理有關(guān)采購物料發(fā)生規(guī)格不符、品質(zhì)不良、交貨延遲、破損短少、使用不良等情況之處理流程統(tǒng)稱為品質(zhì)糾紛處理。具體規(guī)定如下：1、處置依據(jù)以雙方事先約定之品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)作為處置依據(jù)，并于購銷合同上詳細(xì)說明，其中涉及交貨時間、檢驗標(biāo)準(zhǔn)、包裝方式等的，原則上以本公司之要求為依據(jù)。2、采購物料退貨與索賠（1）擬退回之采購物料應(yīng)由倉管員清點整理后，通知采購部。（2）采購部經(jīng)辦人員通知供應(yīng)商到指定地點領(lǐng)取退貨品。（3）現(xiàn)貨供應(yīng)之退貨，要

10、求供應(yīng)商更換合格之物料。（4）訂制品之退貨，原則上要求供應(yīng)商重做或修改至合格為止。（5）確屬無法修復(fù)或供應(yīng)商技術(shù)能力不足時，可取消訂單，另覓供應(yīng)商。（6）退貨情形依訂購合約條款辦理扣款或索賠。（7）雙方事前沒有明確訂購合約時，以實際造成本公司之損失向供應(yīng)商索賠。3、其它索賠規(guī)定1、供應(yīng)商原因造成之交貨延遲，以實際造成本公司之損失向供應(yīng)商索賠。2、破損短少情形，由供應(yīng)商補足合格物料，若由此造成本公司之損失，依實際發(fā)生狀況索賠。3、因供應(yīng)商原因?qū)е挛锪显谑褂没蜾N售中發(fā)現(xiàn)不良，造成本公司之損失，依實際發(fā)生狀況索賠。4、其他原因?qū)е卤竟局畵p失，依實際損失向供應(yīng)商索賠。第四章 采購交期管理第十八條 采

11、購交期管理是采購的重點之一，確保交期的目的，是必要的時間，提供生產(chǎn)所必需的物料，以保障生產(chǎn)并達(dá)成合理生產(chǎn)成本之目標(biāo)。第十九條 依供應(yīng)商評鑒辦法進(jìn)行考核，將交期的考核列為重要項目之一，以督促供應(yīng)商提高交期達(dá)成率。第二十條  對托收到而貨未到，或貨到發(fā)票未到，應(yīng)及時通知經(jīng)辦人，盡快查實情況。  第五章 付款方式第二十一條 付款方式1、由采購部根據(jù)請購單、采購詢價、議價單、采購合同、進(jìn)料驗收單、入庫單，向財務(wù)部請款。2、財務(wù)部依合同規(guī)定之給付方式，與廠商結(jié)款，特殊情況需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。第六章 采購人員工作職責(zé)第二十二條 對短缺物資，采購員要征求使用單位意見，在使用單位同意后方能采購

12、使用方愿意接受的代用品，否則，出現(xiàn)后果由采購員負(fù)直接責(zé)任。第二十三條 采購人員必須按采購作業(yè)規(guī)范運作，對不按計劃要求及質(zhì)量要求采購，造成的超儲積壓，損失均由采購人員承擔(dān)經(jīng)濟責(zé)任。第二十四條 對采購員未能及時完成采購任務(wù)時，應(yīng)及早報告部門主管說明原因，提出相應(yīng)意見方案，采購部應(yīng)及時與請購部門溝通，擬定補救辦法和處理對策，特別重大事項，應(yīng)匯報總經(jīng)理。第二十五條 物資采購人員必須牢固樹立企業(yè)主人翁思想，盡職盡責(zé)，堅持原則，秉公辦事，切實維護(hù)公司的利益，保障公司采購成本的最低化、采購質(zhì)量的最優(yōu)化、采購效率的最快化。 第二十六條 采購人員必須遵守公司規(guī)章制度，按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)采購，任何人不得私自訂購

13、和盲目進(jìn)貨。 第二十七條 采購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資采購過程中私下收受回扣或酬金。對實際出現(xiàn)的回扣或酬金必須在三日之內(nèi)上交。 第二十八條 采購人員必須樹立服務(wù)意識，急生產(chǎn)經(jīng)營所急，想生產(chǎn)經(jīng)營所想，任何人不得無故積壓或拖延采購及相關(guān)工作。第二十九條 為掌握瞬息萬變的市場經(jīng)濟商品信息，如價格行情等，采購人員必須經(jīng)常自覺學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識，提高業(yè)務(wù)工作的能力，以保證及時、保質(zhì)、保量地做好物資供應(yīng)工作。第三十條 售后服務(wù)：對于采購物資，采購部在簽訂購買合同時，要明確服務(wù)約定。 1、采購物資在投用前需廠家進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)的，由采購部負(fù)責(zé)聯(lián)系。2、對于在使用過程中（保質(zhì)期內(nèi)、正常

14、使用條件下）出現(xiàn)的質(zhì)量問題，由采購部在規(guī)定時間內(nèi)協(xié)調(diào)解決。第七章 附 則第三十一條 本制度由綜合辦公室負(fù)責(zé)解釋。第三十二條 本制度自總經(jīng)理辦公會議通過之日起實施。附件一：請購單NO：請 購 單 請購部門： 20 年 月 日項次物料名稱型號規(guī)格單位數(shù)量需求日期備注12345678審批： 主管： 填單人：注：一聯(lián)自存，二聯(lián)送交采購部，三聯(lián)交財務(wù)部附件二：采購詢價、議價單（對內(nèi)使用）采購詢價、議價單20 年 月 日申請單位申請日期需用日期編 號品 名規(guī) 格申請數(shù)量前次采購單價前次采購廠商廠 商廠 牌電 話訂 價報 價議 報付款方式擬 辦 總經(jīng)理： 主管： 填單：注：一聯(lián)由采購部存檔、二聯(lián)轉(zhuǎn)財務(wù)附件三

15、、采購詢價單（對外使用）采購詢價單采購部填寫供應(yīng)商填寫項次物料名稱型號規(guī)格單位數(shù)量需求日期供貨時間供貨數(shù)量價格報價有效期付款方式2先打款，后發(fā)貨；收到第一個訂單貨物后，在第二個訂單發(fā)貨前先付清上一個訂單貨款；收貨后15天付款；收貨后30天付款；接受承兌匯票。注：請選項打3456下面由供應(yīng)商填寫：名 稱： 地 址： 郵 編：開戶銀行： 銀行帳號： 報價時間：20 年 月 日附件四：購銷合同購銷合同供方： 合同編號：簽訂地點：金華市需方： 簽訂時間：20 年 月 日一、 商品名稱、商標(biāo)、型號、廠家、數(shù)量、金額：商品名稱牌號型號規(guī)格生產(chǎn)廠家單位數(shù)量單價(含稅)金額合計合計人民幣（大寫）二、 質(zhì)量要求、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、供方對質(zhì)量負(fù)責(zé)的條件和期限： 三、 交提貨地點、時間及方式： 四、 運輸方式及到達(dá)站港和費用負(fù)擔(dān)： 五、 合理損耗及計算方法： 六、 包裝標(biāo)準(zhǔn)、包裝物的供應(yīng)與回收： 七、 驗收標(biāo)準(zhǔn)、方法及提出異議期限： 八、 結(jié)算方式及期限： 九、 如需提供擔(dān)保、另立合同擔(dān)保書、作為本合同附件。違約責(zé)任： 十、 解決合同糾紛的方式： 十一、 其它約定事項： 供方單位名稱（章）：單位地址：法定代表人： 委托代理人：開戶