銷售業(yè)務內部控制制度流程

1、銷售業(yè)務內部控制制度第一章總則第一條為了加強公司對銷售業(yè)務的內部控制，規(guī)范銷售行為，防范銷售過程中的差錯和舞弊，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和企業(yè)內部控制基本規(guī)范，制定本制度。第二條本制度所稱銷售，主要是指公司銷售商品并取得貨款的行為。公司提供服務并收取價款，可以參照本制度的規(guī)定執(zhí)行。第三條公司在銷售過程中，至少應關注涉及銷售業(yè)務的下列風險：1、銷售行為違反國家法律法規(guī)，可能遭受外部處罰、經濟損失和信譽損失。一.2、銷售未經適當審批或超越授權審批，可能因重大差錯、舞弊、欺詐而導致?lián)p失。J3、銷售政策和信用政策管理不規(guī)范、不科學，可能導致銷售不暢、庫存積壓、資產運營效率低下、經營難以為繼。.<7-

2、L-4、合同協(xié)議簽訂未經正確授權，可能導致資產損失、舞弊和法律訴訟。5、應收賬款和應收票據(jù)管理不善，賬齡分析不準確，可能由于未能收回或未能及時收回欠款而導致收入流失和法律訴訟。第四條公司在建立與實施銷售內部控制過程中，至少應強化對下列關鍵方面或關鍵環(huán)節(jié)的控制：1、職責分工、權限范圍和審批程序應明確規(guī)范，機構設置和人員配備應科學合理。2、銷售政策和信用管理應科學合理，銷售與發(fā)貨控制流程應規(guī)范嚴密。3、應收賬款應有效管理，及時催收；往來款項應定期核對，如有差錯，及時改正。4-銷售的確認、計量和報告應符合企業(yè)會計準則和企業(yè)會計準則一一應用指南IiI'_一,的規(guī)定。第二章職責分工與授權批準第五

3、條不相容崗位分離1、銷售部門的銷售業(yè)務與發(fā)貨業(yè)務分離；2、銷售業(yè)務、發(fā)貨業(yè)務與會計業(yè)務分離；3、發(fā)運員與倉庫保管員分離；4、銷售政策和信用政策的制定人員與執(zhí)行人員分離，信用管理崗位與銷售收款崗位分設；5、銷售業(yè)務人員與發(fā)票開具人員分離；6、公司不由同一部門或個人辦理銷售與收款業(yè)務的全過程。第六條業(yè)務歸口辦理1、銷售業(yè)務部門主要負責處理訂單、簽定合同、執(zhí)行銷售政策和信用政策、催收貨款;2、發(fā)貨業(yè)務部門主要負責審核發(fā)貨單據(jù)是否齊全并辦理發(fā)貨的具體事宜；3、財務部門主要負責銷售款項的結算和記錄、監(jiān)督管理貨款回收；4、銷售收據(jù)和發(fā)票由財務部門指定專人負責開具；5、嚴禁未經授權的部門和人員經辦銷售業(yè)務。

4、第七條崗位定期輪換辦理銷售業(yè)務的人員定期進行崗位輪換。第八條經辦銷售業(yè)務人員的素質要求1、具備良好的職業(yè)道德和業(yè)務素質；2、熟悉公司產品的生產工藝和流程；3、熟悉國家有關的法律法規(guī)，國際慣例以及對外貿易知識；4、符合公司規(guī)定的崗位規(guī)范要求。第九條授權批準1、授權方式(1)銷售業(yè)務除公司另有規(guī)定，需經股東大會或董事會批準的銷售事項外，由公司總經理審批；(2)公司總經理對各級人員的銷售業(yè)務授權，以文件的方式明確2、審批權限項目審批人審批權限1、銷售政策、信用政策總經理(1)制定和修訂；(2)以總經理辦公會議形式審定；(3)以內部文件等形式下發(fā)執(zhí)行。2、銷售費用預算董事會(1)按預算管理實施辦法規(guī)定

5、審批。3、銷售價格目表和折扣權限控制表總經理或授權審批人(1)制定和修訂；(2)以經理辦公會議形定審定；(3)以文件或其他方式下達執(zhí)行人員執(zhí)行。4、銷售價格確定和銷售合同簽訂總經理授權審批(1)按公司授權審批。5、超過公司既定銷售和信用政策規(guī)定范圍的特殊事項總經理(1)總經理辦公會或其他方式集體決策。3、審批方式(1)銷售政策和信用政策、銷售價格目錄和折扣權限控制表等政策性事項，由總經理召開總經理辦公會議或授權總經理決定，并以文件或其他形式下達執(zhí)行；(2)銷售業(yè)務的其他事項審批，在業(yè)務單或公司設定的審批單上簽批。4、批準和越權批準處理(1)審批人根據(jù)公司對銷售業(yè)務授權批準制度的規(guī)定，在授權范圍

6、內進行審批，不得超越審批權限；(2)經辦人在職責范圍內，按照審批人的批準意見辦理銷售業(yè)務；(3)對于審批人超越授權范圍審批的銷售業(yè)務，經辦人有權拒絕并應當拒絕，并及時向審批人的上一級授權部門報告。第三章銷售和發(fā)貨控制第十條政策控制1、公司對銷售業(yè)務制定明確銷售目標，列入年度預算，確立銷售管理責任制；.2、公司對銷售進行定價控制，由公司制定產品銷售價目表，折扣政策、付款政策等并督促執(zhí)行人員嚴格執(zhí)行；3、公司對客戶進行信用控制，在選擇客戶時，由銷售部門的信用管理人員對客戶進行7J/%，I.jirJ信用評價，充分了解和考慮客戶的信譽、財務狀況等情況，降低貨款壞賬風險。第十一條客戶信用管理1、銷售部負

7、責進行客戶信用調查，填寫“客戶調查表”，建立客戶信用檔案；根據(jù)客戶信用，確定客戶信用額度、信用期限、折扣期限與現(xiàn)金折扣比率；2、銷售部門確定的客戶信用額度，必須經公司授權審批人批準后方可執(zhí)行；3、對客戶信用進行動態(tài)管理，每年至少對其復查一次，出現(xiàn)大的變動，要及時進行調整，調整結果經公司授權審批人批準；4、對于超過信用額度的發(fā)貨，必須按公司授權進行審批。精心整理第十二條賒銷控制1、業(yè)務流程YESNO信用管理人員設定賒銷條件NOYES(D接洽客戶IW1對？(2)按授杈審批銷售辦理銷售回售政策和信用政策;彳條件的客公司授權，經審批人批準方可辦理賒銷業(yè)務;(3)超過銷售政策和信用政策規(guī)定的賒銷業(yè)務，按

8、公司權限集體決策審批。精心整理第十三條銷售和發(fā)貨業(yè)務流程銷售業(yè)務組倉庫財務部門接洽客戶第十四條按單和受信用,飾1、內勤組審核行制填制發(fā)和銷售發(fā)運組通知倉庫發(fā)貨備貨發(fā)貨力開具發(fā)票(2)在銷售合同訂立前，由公司業(yè)箱觥輛售價格，信用政策、發(fā)貨及收款方式等具體事項與客戶進行談判;辦運輸(3)重大合同的談判總、城判人員至少有兩人以上;2、合同訂立整的書面記錄。(4)銷售談判運單(1)合同訂立前，信用額度由信用管理人員經信用評估后確定；(2)超過信用額喘Hj必須按公司授權，事前進行審批，未經審批，合同不得簽訂;(3)合同簽訂尸授權的有關人員與客戶簽訂銷售合同，金額重大的銷售合同的訂立，應當征詢法顧一問或專

9、家的意見；(4)合同條款應符合中華人民共和國合同法。3、合同審批(1)銷售部門內勤人員應當對合同進行審核，主要審核銷售價格，信用政策、發(fā)貨及收款方式等項目是否違反公司規(guī)定；(2)公司簽訂的銷售合同按公司授權進行審批，合同未經審批程序，不得將合同交予客戶。第十五條發(fā)貨控制1、發(fā)貨期的確定業(yè)務員在接受訂貨、簽訂合同時，根據(jù)產品庫存情況，和公司生產周期確定交貨期限：(1)全部有庫存的客戶訂貨，按客戶要求確定交貨期；(2)庫存不足的訂貨，根據(jù)產品生產周期和生產能力與客戶協(xié)商確定交貨期。2、產品生產和開發(fā)(1)庫存不足的訂單，由銷售內勤人員與生產部門協(xié)調，發(fā)出生產任務單，由生產部門組織生產；(2)業(yè)務員

10、在接到用戶提出的新產品開發(fā)意向后，要向用戶全面收集產品使用的條件及有關技術參數(shù)，由業(yè)務員填寫“新產品開發(fā)建議書”，經公司有關部門會簽后交技術中心或事業(yè)部組織開發(fā)。3、發(fā)貨通知(1)發(fā)貨通知單由銷售部內勤人員根據(jù)客戶訂單或合同填寫；(2)發(fā)貨通知單一式六聯(lián)；(3)發(fā)貨通知由發(fā)運組負責辦理發(fā)貨和運輸事宜。4、發(fā)貨控制(1)倉儲部門根據(jù)“發(fā)貨通知單”組織備貨、發(fā)貨，倉儲部門發(fā)貨后，按實填寫實發(fā)數(shù)，并蓋章注明“已發(fā)貨”字樣，以免重復發(fā)貨；(2)由專人不定期對出庫通知單與裝箱進行核對檢查。5、發(fā)運控制(1)發(fā)運組對發(fā)貨通知單與發(fā)貨實物進行核對相符；(2)發(fā)運組根據(jù)合同要求組織運輸或代辦運輸；(3)發(fā)運組

11、必須要求承運人在發(fā)貨通知單上簽名，并向承運人取得相關運輸憑證；并及時交內勤人員送財務部門。第十六條銷售發(fā)票開具控制1、銷貨發(fā)票由財務部門指定的專人負責開具。II2、開票人員必須以客戶的購貨合同和業(yè)務員開出的發(fā)貨通知單、運單為依據(jù)。3、開票人員按稅務部門的規(guī)定開具銷售發(fā)票。4、開具的發(fā)票必須從主管稅務部門購買或經主管稅務部門批準印制的稅務發(fā)票。c1*I|x',5、財務部定期對銷售發(fā)票開具進行檢查。第四章銷售貨款收取控制第十七條貨款催收和辦理1、催收(1)貨款催收由銷售部門辦理，財務部門督促銷售部門加緊催收，并協(xié)助辦理；(2)對催收無效的逾期應收賬款，由銷售部門會同財務部門申請，經財務總監(jiān)

12、審核，總經理批準，通過法律程序予以解決。2、催收記錄(1)銷售部門在向客戶催收貨款時，應做好催收記錄，并盡可能取得客戶的簽證；(2)公司銷售部門會同財務部門定期或不定期向客戶發(fā)出催收函，并將發(fā)函憑證保存，作為催收記錄的依據(jù)。3、收款業(yè)務辦理(1)公司財務部門應當按照內控6號一一資金等規(guī)定，及時辦理銷售收款業(yè)務；2)財務部門應將銷售收入及時入賬，不得賬外設賬，不得擅自坐支現(xiàn)金。銷售人員除事先經財務部門授權外，應當避免接觸銷售現(xiàn)款。第十八條應收貨款管理1、應收賬款臺賬(1)公司銷售部門內勤組、業(yè)務員按責任范圍建立應收賬款臺賬，及時登記每一客戶-1,1.應收賬款余額的增減變動情況和信用額度使用情況；

13、(2)財務部門按客戶進行應收賬款核算，對長期往來客戶的應收賬款，按客戶設立臺賬登記其余額的增減變動情況；(3)銷售部門內勤人員、業(yè)務員定期與財務部門核對應收賬款余額和發(fā)生額，發(fā)現(xiàn)不符，及時查明原因，并進行處理；(4)銷售部門信用管理人員應對長期往來客戶建立完善的客戶資料，并對客戶資料實行動態(tài)管理，及時更新。相關資料由內勤人員，業(yè)務員和財務部門提供。jH.2、與客戶核對應收賬款(1)銷售部門業(yè)務員或內勤人員每半年與客戶核對應收貨款余額和發(fā)生額，發(fā)現(xiàn)不符，I-7及時查明原因，向財務部門報告，并進行處理；(2)財務部門每年至少一次向客戶寄發(fā)對賬函，對金額重大的客戶，財務部門認為必要時或銷售部門提出申

14、請時派員與客戶對賬，發(fā)現(xiàn)不符，及時向上級報告，會同相關部門及時查明原因，并進行處理。3、賬齡分析和壞賬處理(1)財務部門定期對應收賬款齡進行分析，編制賬齡分析表，對逾期賬款進行提示，并建議相關部門采取加緊催收措施或其他解決措施；(2)對可能成為壞賬的應收賬款，按內部19號一一資產減值準備壞賬損失處理的規(guī)定辦理；(3)公司財務部門對已核銷的壞賬，應當進行備查登記，做到賬銷案存，已注銷的壞賬又收回時，應當及時入賬，防止形成賬外款。4、應收票據(jù)管理(1)公司應收票據(jù)的取得和貼現(xiàn)必須由保管票據(jù)以外的主管的書面批準；(2)公司由出納保管應收票據(jù)，對于即將到期的應收票據(jù)，應及時向付款人提示付款;已貼現(xiàn)票據(jù)

15、應在備查簿中登記，以便日后追蹤管理；(3)對逾期未能實現(xiàn)的應收票據(jù)，經財務經理批準，轉為應收賬款，并通知相關責任人員及時催收。第五章銷售記錄控制第十九條銷售過程記錄公司在銷售與發(fā)貨各環(huán)節(jié)設置相關的記錄，填制相應的憑證，對銷售過程進行完整登記。第二十條銷售臺賬(1)銷售部門應設置銷售臺賬，及時反映各種商品、勞務等銷售的開單、發(fā)貨、收款情況；(2)銷售臺賬應當記載有客戶訂單、銷售合同、客戶簽收回執(zhí)等相關購貨單據(jù)資料；(3)銷售部門的銷售臺賬定期與財務部門核對。74/i.jirJ第二十一條銷售檔案管理銷售部門應定期對銷售合同、銷售計劃、銷售通知單、發(fā)貨憑證、運貨憑證、銷售發(fā)票、客戶簽收回執(zhí)等文件和憑

16、證進行相互核對，并整理存檔。第六章銷售退貨第二十二條控制目標1、防止銷售退貨業(yè)務中的差錯和舞弊；2、減少退貨損失；、.'iIr.3、規(guī)范銷售退貨業(yè)務行為。第二十三條銷售退貨條件公司售出的產品出現(xiàn)下列情況應該允許退貨：1、由于產品本身缺陷，如質量問題、貯運、損壞；2、產品品種、規(guī)格、型號與合同不符；3、經授權批準人批準的其他原因。項目操作人內控要求1、客戶退貨申請(通知)客戶(1)有明確理由，附有質量不符或與合同不符的檢驗報告；(2)一般通知經辦業(yè)務員或銷售業(yè)務組。2、退貨申請審核銷售業(yè)務員(1)核實退貨原因；(2)填寫退貨申請并簽署建議；(3)提取退貨樣本或依據(jù)公司退貨政策或合同，通知

17、客戶退貨。銷售內勤.一-二-.(1)對退貨申請和客戶提供的退貨資料進行審核，填寫退貨審批表，登記退貨申請臺賬；(2)屬質里問題，通知質檢人貝質檢。3、質檢質檢員(1)及時對退貨樣本或從退貨產品中抽樣檢驗；(2)出具檢驗報告；(3)與相關部門分析，提出質量改善措施。4、審批-I11；授權審批人(1)按授權范圍審批；(2)及時審批，審批后及時送交銷售內勤。5、退貨、換貨通知銷售內勤(1)根據(jù)審批意見，及時通知銷售業(yè)務員轉告客戶退貨；(2)對客戶退貨后返貨(換貨)的，通知發(fā)運組發(fā)貨。銷售業(yè)務員(1)正式通知客戶退貨，并與客戶商定退貨補償方式：退款或換貨(注：銷售合同已明確的除外，并且一般銷售合同應有

18、退貨的處置條款)；(2)向客戶取得相關退貨憑證。精心整理第二十四條銷售退貨程序NOYESNOYESNOYES是否需質蜃;檢驗織審核人審所質檢是否同意第二十五條退貨審批內控要求了批*批退貨逋知(1)(2)授權審批人審批后，方可執(zhí)行退貨業(yè)務;第二十六條退貨、換貨處理公司對退貨一般采用退貨返貨制即換貨制(合同明確應退款的除外)；(3)貨物退回公司或公司指定地點后，須經質檢人員檢驗和倉庫人員清點后，辦理入庫手(4)需要辦理退款的退貨，財務部門應對檢驗報告、退貨接收報告以及退貨方出具的退貨憑證等進行審核后，方可以辦理退款手續(xù)，支付退貨款須經授權審批人審批。第七章監(jiān)督檢查第二十七條監(jiān)督檢查主體(1)公司監(jiān)事會。依據(jù)公司章程對公司銷售與收款管