商品采購流程課件

1、任務(wù)二 商品采購流程任務(wù)導(dǎo)入任務(wù)導(dǎo)入 為了極大豐富本企業(yè)的商品，吸引顧為了極大豐富本企業(yè)的商品，吸引顧客前來購物，某超市采購部需要進行生鮮客前來購物，某超市采購部需要進行生鮮柜臺商品采購。請你為該柜臺采購人員設(shè)柜臺商品采購。請你為該柜臺采購人員設(shè)計采購任務(wù)方案，看誰將獲得該采購任務(wù)。計采購任務(wù)方案，看誰將獲得該采購任務(wù)。 請列出采購任務(wù)單，明確采購任務(wù)環(huán)請列出采購任務(wù)單，明確采購任務(wù)環(huán)節(jié)節(jié)看到如此多的采購任務(wù)，哪我們應(yīng)該先做什么？企業(yè)采購的基本流程企業(yè)采購的基本流程企業(yè)采購的作業(yè)流程會因企業(yè)采購的作業(yè)流程會因 采購組織、采購組織、 采購模式、采購模式、 商品的來源、商品的來源、 采購方法采購方

2、法 采購時間采購時間等的不同而有所區(qū)別，但其基本等的不同而有所區(qū)別，但其基本的采購流程卻是大同小異。的采購流程卻是大同小異。采購流程的概念采購流程的概念 采購流程通常是指企業(yè)選擇和購買生產(chǎn)所需要的各種原材料、零部件等物質(zhì)的全過程。美國學(xué)者威斯汀總結(jié)的美國學(xué)者威斯汀總結(jié)的采購流程采購流程建立采購組織建立采購組織制定采購計劃制定采購計劃確定供應(yīng)商及貨源確定供應(yīng)商及貨源談判及簽約談判及簽約商品導(dǎo)入作業(yè)商品導(dǎo)入作業(yè)再訂購商品再訂購商品定期的評估與改進定期的評估與改進（1）電子采購流程）電子采購流程電子采購的含義： 用計算機系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的文書系統(tǒng)，通過網(wǎng)絡(luò)支持完成采購工作的一種業(yè)務(wù)處理方式，也稱網(wǎng)上采購

3、。基本流程： 在網(wǎng)上尋找供應(yīng)商、尋找商品、網(wǎng)上洽談貿(mào)易、網(wǎng)上訂貨甚至網(wǎng)上支付貨款。（2）電子采購的優(yōu)點電子采購的優(yōu)點1. 采購成本顯著降低。2.業(yè)務(wù)處理成本減少3.節(jié)省采購時間，提高采購效益4.優(yōu)化了采購和供應(yīng)鏈管理5.加強了對供應(yīng)商的評價管理6.增強了服務(wù)意識，提高了服務(wù)質(zhì)量7.增加了交易的透明度，減少了“暗箱操作”美國學(xué)者威斯汀總結(jié)的美國學(xué)者威斯汀總結(jié)的采購流程采購流程一、提出需求一、提出需求 任何采購都產(chǎn)生于企業(yè)中某個部門的確切的需求請購（采購申請） 企業(yè)各部門應(yīng)該清楚地了解本部門對商品的需求：需要什么、需要多少、何時需要，由誰決定采購。通常，不同部門使用不同的采購申請。一、提出需求一、

4、提出需求 采購部門還應(yīng)協(xié)助使用本部門預(yù)測物料需求。采購部經(jīng)理不僅應(yīng)要求需求部門在填寫請購單時盡可能采用標準化的格式及盡可能少發(fā)特殊訂單，而且應(yīng)該督促盡早地預(yù)測需求以免出現(xiàn)太多緊急訂單。由于未了解價格變化和整個市場情況，為了避免供應(yīng)終端的價格上漲，采購部門必須發(fā)出一些期貨訂單。采購部門和供應(yīng)商早期參與合作會帶來更多信息，從而可以削減成本，加速產(chǎn)品推向市場的進度并帶來更大的競爭優(yōu)勢。一、提出需求一、提出需求二、描述需求二、描述需求 在確認需求之后，需對需求商品的細節(jié)需加以描述，包括商品品質(zhì)、包裝、售后服務(wù)、運輸及檢驗方式等，均加以準確說明和描述，以便使商品來源選擇及價格談判等作業(yè)能順利進行。 二、

5、描述需求二、描述需求 準確的描述所需要的商品或服務(wù)是采購部門和使用部門，或跨職能采購團體的共同責任。采購部門和提出需求的部門在確定需求的早期階段進行交流就具有重要意義。否則，輕則由于需求描述不夠準確而浪費時間，重則會產(chǎn)生嚴重的財務(wù)后果并導(dǎo)致供應(yīng)的中斷及公司內(nèi)部關(guān)系惡化。二、描述需求二、描述需求 在具體規(guī)格要求交給供應(yīng)商之前，采購部門需要對規(guī)格進行最后一次檢查。任何關(guān)于采購事項描述的準確性方面的問題都應(yīng)該向采購者或采購團隊進行咨詢，采購部門不能想當然地處理。二、描述需求二、描述需求 在具體規(guī)格要求交給供應(yīng)商之前，采購部門需要對規(guī)格進行最后一次檢查。任何關(guān)于采購事項描述的準確性方面的問題都應(yīng)該向采

6、購者或采購團隊進行咨詢，采購部門不能想當然地處理。 練一練練一練 請舉例說明某一待購商品：請舉例說明某一待購商品： 如電如電腦或是手機腦或是手機 描述如下：描述如下： 品名：聯(lián)想品名：聯(lián)想 規(guī)格：規(guī)格： 型號：型號： 數(shù)量：數(shù)量： .三、選擇、評估供應(yīng)商三、選擇、評估供應(yīng)商 生產(chǎn)系統(tǒng)以外的企業(yè)經(jīng)營供應(yīng)商正在運行的最直接因素，而且要確保他們的產(chǎn)品、價格、交付和服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵因素。 （1）在原有供應(yīng)商中選擇業(yè)績良好的廠商，通知其報價 （2）開發(fā)新供應(yīng)商。廣開貨源渠道、保證商品品種多樣性賣家的選擇 你認為該如何選擇供應(yīng)商？你認為該如何選擇供應(yīng)商？1 1、信譽。、信譽。 如是否準時收款發(fā)貨、遵守交易期

7、限如是否準時收款發(fā)貨、遵守交易期限2 2、品質(zhì)、品質(zhì) 明確了解所有可能的供應(yīng)商的商品質(zhì)量、比較不同供應(yīng)商的商品性明確了解所有可能的供應(yīng)商的商品質(zhì)量、比較不同供應(yīng)商的商品性能、壽命、經(jīng)濟指標、花色品種、規(guī)格等，擇優(yōu)進貨能、壽命、經(jīng)濟指標、花色品種、規(guī)格等，擇優(yōu)進貨3 3、價格、價格 在保證商品質(zhì)量的基礎(chǔ)上，價格低廉的供應(yīng)商是首選在保證商品質(zhì)量的基礎(chǔ)上，價格低廉的供應(yīng)商是首選4 4、時間、時間包括供應(yīng)商發(fā)貨后商品在途時間，以及結(jié)算資金占用情況包括供應(yīng)商發(fā)貨后商品在途時間，以及結(jié)算資金占用情況5 5、費用、費用比較不同供應(yīng)商、不同地區(qū)的進貨費用和進貨成本進行選擇比較不同供應(yīng)商、不同地區(qū)的進貨費用和進

8、貨成本進行選擇6 6、服務(wù)、服務(wù)比較不同供應(yīng)商服務(wù)項目的多少和服務(wù)質(zhì)量的高低。如送貨上門、是比較不同供應(yīng)商服務(wù)項目的多少和服務(wù)質(zhì)量的高低。如送貨上門、是否退換貨、是否提供維修服務(wù)、是否賒銷、是否負責廣告宣傳等否退換貨、是否提供維修服務(wù)、是否賒銷、是否負責廣告宣傳等7 7、管理、管理考察供應(yīng)商工廠或公司的管理制度是否科學(xué)、系統(tǒng)考察供應(yīng)商工廠或公司的管理制度是否科學(xué)、系統(tǒng)選擇供應(yīng)商的標準 （1）資金實力）資金實力 （3）價格）價格 （4）品質(zhì)保證）品質(zhì)保證 （6）時間）時間 （2）信用情況）信用情況 （5）服務(wù)情況）服務(wù)情況四、確定適宜的價格四、確定適宜的價格 選定供應(yīng)商之后，企業(yè)要確定采購價格選

9、定供應(yīng)商之后，企業(yè)要確定采購價格、采購條件、供貨條件等，以便與供、采購條件、供貨條件等，以便與供應(yīng)商進行談判。應(yīng)商進行談判。 對于連鎖超市而言，對于連鎖超市而言，新供應(yīng)商在其第一次進場銷新供應(yīng)商在其第一次進場銷售時，往往先要簽訂一個商品試銷協(xié)議，一般三售時，往往先要簽訂一個商品試銷協(xié)議，一般三個月或更短。期滿合格簽正式采購協(xié)議個月或更短。期滿合格簽正式采購協(xié)議五、發(fā)出采購訂單五、發(fā)出采購訂單 訂貨簽約手續(xù)：訂貨簽約手續(xù)： 訂單和合約兩種方式訂單和合約兩種方式 訂單和合約均屬于具有法律效力的書訂單和合約均屬于具有法律效力的書 面文件面文件下訂單五、發(fā)出采購訂單五、發(fā)出采購訂單六、訂單跟蹤與稽核六

10、、訂單跟蹤與稽核 企業(yè)把采購訂單發(fā)給供應(yīng)商之后，應(yīng)對訂單進行跟蹤和催貨。當訂單發(fā)出的時候，同時會確定相應(yīng)的跟蹤接觸日期。 催貨是對供應(yīng)商施加壓力，使其作出履行提前發(fā)貨的初步承諾，或是加快已被推遲的有關(guān)貨物的裝運 跟蹤是對訂單所作的例行追蹤，以便確保供應(yīng)商能夠履行其商品發(fā)運的承諾。六、訂單跟蹤與稽核六、訂單跟蹤與稽核七、核對發(fā)票七、核對發(fā)票 商品的驗收是采購活動的一個重要環(huán)節(jié)。連鎖企業(yè)一般都會集中驗收。驗收部門直接或間接地向采購部門負責。 1、收貨作業(yè) （1）卸貨 一般門店空間有限、大多數(shù)卸貨行為都在室外進行，要避免在營業(yè)時間在店門口卸貨 （2）驗貨 為拆卸前、應(yīng)在司機面前驗收箱數(shù)是否正確，外包

11、裝是否破損 送貨單上一定要有司機簽名 （3）記錄 驗收完畢驗收員必須完成驗收記錄。可以將送貨單做為收貨記錄下列方法可用于產(chǎn)品驗證 1、買方信任的供應(yīng)商的質(zhì)量保證體系。2、檢查供應(yīng)商提交的測試數(shù)據(jù)和控制統(tǒng)計記錄過程。3、收到時由買方進行產(chǎn)品抽樣調(diào)查或者檢查。4、有獨立的認證機構(gòu)認證。在驗收時要注意的問題：在驗收時要注意的問題： 在驗收商品時，發(fā)現(xiàn)短缺現(xiàn)象或質(zhì)量與訂單不符的情況，都要寫出詳細的報告交給采購部門。 廠商在交貨驗收合格后，應(yīng)隨即開具發(fā)票并支付貨款。付款時，必須對發(fā)票進行核對和審批，確認無誤后財務(wù)部門才能辦理付款八、交貨不符與退貨處理八、交貨不符與退貨處理 退貨程序：退貨程序： 1 1、

12、退貨退貨申請申請 2 2、退貨審核、退貨審核 3 3、退貨財務(wù)確認、退貨財務(wù)確認 4 4、退回組核查、退回組核查 5 5、執(zhí)行退貨程序、執(zhí)行退貨程序 6 6、通知供應(yīng)商、通知供應(yīng)商 7 7、辦理供應(yīng)商退貨、辦理供應(yīng)商退貨 8 8、自行處理、自行處理 9 9、安全員檢查、安全員檢查八、交貨不符與退貨處理八、交貨不符與退貨處理 注意事項： 1、必須事先簽訂有退貨協(xié)議 2、退貨可以單獨進行，也可以與進貨作業(yè)配合進行 3、廠商確認 4、填寫退貨單一定要清楚 5、退貨商品要妥善保管 6、退貨時確認時間和金額九、結(jié)案九、結(jié)案 凡驗收合格付款，或驗收不合格退貨，均須辦理結(jié)案手續(xù)，清查各項書面資料有無遺失、績

13、效好壞等，報高級管理層或權(quán)責部門核閱批示。十、記錄與檔案維護十、記錄與檔案維護 凡經(jīng)結(jié)案批示后的采購案件，應(yīng)列入檔案登記編號分類，予以保管，以備今后選擇供應(yīng)商時參閱或事后發(fā)生問題時查考。企業(yè)采購作業(yè)流程設(shè)計要注意什么問題企業(yè)采購作業(yè)流程設(shè)計要注意什么問題？ 1 1商品采購流程應(yīng)與采購數(shù)量、種類、區(qū)域相匹商品采購流程應(yīng)與采購數(shù)量、種類、區(qū)域相匹配。配。 2 2采購流程的先后順序及時效控制。采購流程的先后順序及時效控制。 3 3采購流程中關(guān)鍵點的設(shè)置。采購流程中關(guān)鍵點的設(shè)置。 4 4采購流程中權(quán)利、責任或者任務(wù)的劃分采購流程中權(quán)利、責任或者任務(wù)的劃分 5 5避免作業(yè)流程中發(fā)生摩擦、重復(fù)與混亂避免作

14、業(yè)流程中發(fā)生摩擦、重復(fù)與混亂 6 6采購流程應(yīng)反映集體決策的思想采購流程應(yīng)反映集體決策的思想 7 7流程的設(shè)計應(yīng)配合作業(yè)方式進行調(diào)整流程的設(shè)計應(yīng)配合作業(yè)方式進行調(diào)整。 學(xué)校里準備開設(shè)一個便利學(xué)校里準備開設(shè)一個便利店，請你為該便利店設(shè)計一下店，請你為該便利店設(shè)計一下采購業(yè)務(wù)流程。采購業(yè)務(wù)流程。一、開業(yè)前的采購作業(yè)一、開業(yè)前的采購作業(yè) 1 1、構(gòu)建商品結(jié)構(gòu)、構(gòu)建商品結(jié)構(gòu) 構(gòu)建商品結(jié)構(gòu)依賴于連鎖采購人員對市場的了構(gòu)建商品結(jié)構(gòu)依賴于連鎖采購人員對市場的了解，并透過各種信息與手段將這些適合目標顧客解，并透過各種信息與手段將這些適合目標顧客群的暢銷商品引進群的暢銷商品引進 （1 1）選定競爭對手。）選定競

15、爭對手。 （2 2）收集競爭對手價格及商品情況）收集競爭對手價格及商品情況 （3 3）收集兄弟企業(yè)價格資料）收集兄弟企業(yè)價格資料 （4 4）初步構(gòu)建商品結(jié)構(gòu)）初步構(gòu)建商品結(jié)構(gòu) （5 5）組織貨源。）組織貨源。 一、開業(yè)前的采購作業(yè)一、開業(yè)前的采購作業(yè) 2 2協(xié)商交易條件協(xié)商交易條件 同一種商品可能有兩家以上的供應(yīng)商。同一種商品可能有兩家以上的供應(yīng)商。 連鎖企業(yè)采購人員就分別在企業(yè)的洽談連鎖企業(yè)采購人員就分別在企業(yè)的洽談室約見相關(guān)供應(yīng)商，并提供供應(yīng)商手冊給室約見相關(guān)供應(yīng)商，并提供供應(yīng)商手冊給有潛力的供應(yīng)商參考。有潛力的供應(yīng)商參考。二、開業(yè)后的采購作業(yè)二、開業(yè)后的采購作業(yè) 日常采日常采購購 2 2協(xié)商交易條件協(xié)商交易條件 開業(yè)后，顧客的需求可從銷售數(shù)據(jù)上發(fā)現(xiàn)，采購工作開業(yè)后，顧客的需求可從銷售數(shù)據(jù)上發(fā)現(xiàn)，采購工作在此必須有質(zhì)與量的轉(zhuǎn)變。在此必須有質(zhì)與量的轉(zhuǎn)變。 為達成采購的任務(wù)，連鎖企業(yè)開業(yè)后的采購工作應(yīng)分為為達成采購的任務(wù)，連鎖企業(yè)開業(yè)后的采購工作應(yīng)分為五大項