會計從業(yè)-基礎(chǔ)會計第十章 會計檔案

1、主講人：吳娟主講人：吳娟第一節(jié)會計檔案概述第一節(jié)會計檔案概述一、會計檔案的概念會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)會計報告等會計核算專業(yè)材料，它是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。各單位（包括國家機關(guān)、社會團體、企業(yè)、事業(yè)單位、按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個體工商戶和其他組織）必須根據(jù)會計檔案管理辦法的規(guī)定，加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。各級人民政府財政部門和檔案行政管理部門共同負(fù)責(zé)會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。二、會計檔案的內(nèi)容會計檔案的具體包括：1會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證

2、、匯總憑證、其他會計憑證。2會計賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計賬簿。3財務(wù)會計報告類：包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明、其他財務(wù)報告。4其他會計資料類：包括：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊以及其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料。需要注意的是，預(yù)算、計劃、制度等文件材料，不屬于會計檔案，應(yīng)當(dāng)作為文書檔案進(jìn)行管理。采用電子計算機進(jìn)行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。具備采用磁介質(zhì)保存會計檔案條件的單位，應(yīng)將保存在磁介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料

3、視同會計檔案一并管理。三、會計檔案的種類及分類方法1會計檔案的種類會計檔案是會計活動中形成的客觀記錄，是一種有專業(yè)性的檔案，可以按不同的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。（1）按會計工作性質(zhì)可分為：公司、企業(yè)會計檔案、預(yù)算會計檔案和銀行會計檔案。（2）按管理期限可分為：永久會計檔案和定期會計檔案。2會計檔案的分類方法，會計檔案的分類要遵循會計檔案的形成規(guī)律和本身固有的特點，從本單位會計檔案的實際出發(fā)，可選擇以下分類方法：（1）年度形成分類法。即把一個年度內(nèi)形成的會計檔案分為憑證、賬簿、財務(wù)報告和其他四大類，然后分別組成若干保管單位（卷）。這一方法適用于企業(yè)、事業(yè)單位。（2）年度機構(gòu)分類法。即把一個年度內(nèi)形成的會計

4、檔案按機構(gòu)分開，然后在機構(gòu)內(nèi)再按憑證、賬簿、財務(wù)報告和其他四類分別組成保管單位。這種方法一般適用于各級財政、稅務(wù)等部門和所屬單位較多的大型企業(yè)。第二節(jié)會計檔案保管第二節(jié)會計檔案保管一、會計檔案的歸檔（一）會計檔案的歸檔和保管要求根據(jù)財政部、國家檔案局聯(lián)合發(fā)布的會計檔案管理辦法，各單位對會計檔案的歸檔和保管應(yīng)做到：1各單位每年形成的會計檔案，都應(yīng)由會計機構(gòu)按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。2當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位會計機構(gòu)保管1年。期滿之后，應(yīng)由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位的檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。3移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)

5、保持原卷冊的封裝，不得隨意拆封。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理。4交接會計檔案時交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理交接手續(xù)。（1）移交會計檔案的單位，應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊 （2）交接會計檔案時，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交。（3）交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人員和監(jiān)交人員應(yīng)在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。5未設(shè)立檔案機構(gòu)的單位，會計檔案應(yīng)當(dāng)在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管，但出納人員不得兼任會計檔案的保管工作。6對會計檔案應(yīng)當(dāng)科學(xué)管理，做到妥善保管、存放有序、查找方便。同時。嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴(yán)防毀損、散失和

6、泄密。7采用電子計算機進(jìn)行會計核算的單位，應(yīng)當(dāng)保存打印的紙質(zhì)會計檔案。8單位變更以后的會計檔案應(yīng)視不同情況進(jìn)行歸檔保管。（1）單位終止：單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由終止單位的業(yè)務(wù)主管部門或者財產(chǎn)所有者代管或者移交有關(guān)檔案館代管。（2）單位分立：單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。單位分立后原單位解散的，其會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或者移交檔案館代管，各方可以查閱、復(fù)制與其相關(guān)的會計檔案。單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)

7、相關(guān)方保存。單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案，對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。（3）單位合并：單位合并后原單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位（存續(xù)方）統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍然存續(xù)的，其會計檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管?！纠齦04】各單位每年形成的會計檔案，應(yīng)當(dāng)由會計機構(gòu)負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，并編制會計檔案保管清冊。（ ）【例l05】為了加強會計檔案的管理，企業(yè)當(dāng)年形成的會計檔案也必須有專門的檔案管理機構(gòu)，而不能由

8、會計機構(gòu)暫行管理。（ ）【例l06】單位會計機構(gòu)對會計檔案立卷歸檔之后，在保管（ ）期滿后移交單位的會計檔案管理機構(gòu)。A3個月 B半年 C1年 D2年（二）會計檔案的歸檔程序根據(jù)會計檔案管理辦法，各單位當(dāng)年形成的會計檔案，應(yīng)由會計機構(gòu)按照歸檔的要求，負(fù)責(zé)整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務(wù)會計部門保管一年。期滿之后，應(yīng)由財務(wù)會計部門編制移交清冊，移交本單位的檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設(shè)立檔案機構(gòu)的，應(yīng)當(dāng)在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管，但出納人員不得兼管會計檔案。移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應(yīng)當(dāng)保持原卷冊的封裝，一般不得拆封。個別需要

9、拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應(yīng)當(dāng)會同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責(zé)任。二、會計檔案的保管期限會計檔案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。各種會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點，分為永久、定期兩類。永久檔案即長期保管，不可以銷毀的檔案；定期檔案根據(jù)保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五種。各類會計檔案的保管原則上應(yīng)當(dāng)按照表9-1和表9-2所列期限執(zhí)行，表中會計保管期限為最低保管期限。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。會計檔案管理辦法規(guī)定了我國企業(yè)和其他組織、預(yù)算單位等會計檔案的保管期限，該辦法規(guī)定的會計檔案的保管期限為最低保管期限，具體可以分為：1需要永久保存的會計

10、檔案有：會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、年度財務(wù)報告、財政總預(yù)算、行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報（決算）。2保管期限為25年的會計檔案有：現(xiàn)金和銀行存款日記賬、稅收日記賬（總賬）和稅收票證分類出納賬。3保管期限為15年的會計檔案有：會計憑證類；總賬、明細(xì)賬、日記賬（不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬）和輔助賬簿；會計移交清冊；行政單位和事業(yè)單位的各種會計憑證；各種完稅憑證和繳、退庫憑證；財政總預(yù)算撥款憑證及其他會計憑證；農(nóng)牧業(yè)稅結(jié)算憑證。4保管期限為10年的會計檔案有：國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證；各收入機關(guān)編送的報表；財政總預(yù)算保管行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報、國家金庫年報、基本建

11、設(shè)、撥貸款年報；稅收會計報表（包括票證報表）。5保管期限為5年的會計檔案有：固定資產(chǎn)卡片于固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年；銀行存款余額調(diào)節(jié)表；銀行對賬單；財政總預(yù)算會計月、季度報表；行政單位和事業(yè)單位會計月、季度報表。6保管期限為3年的會計檔案有：月、季度財務(wù)報告；財政總預(yù)算會計旬報。三、會計檔案的查閱和復(fù)制會計檔案的查閱和復(fù)制各單位應(yīng)建立健全會計檔案的查閱、復(fù)制登記制度。各單位保存的會計檔案不得借出。如有特殊需要，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可以提供查閱或者復(fù)制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封或抽換。借出的會計檔案，會計檔案管理人員要按期如數(shù)收回，并辦理注銷借閱手

12、續(xù)。四、會計檔案的銷毀會計檔案保管期滿需要銷毀的，可以按照以下程序銷毀：（1）由本單位檔案機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明：銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。（2）單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。（3）銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由單位檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。國家機關(guān)銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級財政部門、審計部門派員參加監(jiān)銷。財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由同級審計部門派員參加監(jiān)銷。（4）監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷

13、情況報告本單位負(fù)責(zé)人。對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證以及涉及到其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。提示：會計檔案的銷毀是一項嚴(yán)肅的工作，各單位必須嚴(yán)格按照會計法和會計檔案管理辦法的規(guī)定進(jìn)行。故意銷毀依法應(yīng)當(dāng)保存的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告的行為，以及授意、指使、強令會計機構(gòu)、會計人員及其他人員故意銷毀依法應(yīng)當(dāng)保存的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告的行為，都是違法行為?！纠}1單選題】會計檔案的保管期

14、限，應(yīng)從（ ）。A移交檔案管理部門之日算起B(yǎng)會計年度終了后的第一天算起C年度會計報表簽發(fā)日算起D下一會計年度首月末之日算起【例題2單選題】根據(jù)會計檔案管理辦法，各種明細(xì)賬、日記賬的保管期限為（）。A5年B10年C15年D25年【例題3單選題】根據(jù)會計檔案管理辦法規(guī)定，保管期限為25年的賬簿是（）。A現(xiàn)金日記賬 B現(xiàn)金總賬C應(yīng)收賬款總賬D固定資產(chǎn)總賬【例題4單選題】企業(yè)年度財務(wù)報告的保管期限為（ ）。A10年 B永久 C15年 D25年【例題5單選題】會計檔案是指記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的重要（ ）。A. 歷史資料和證據(jù) B. 憑證 C. 材料 D. 依據(jù)和資料【例題6單選題】以下會計資料中不屬于

15、會計檔案的是（ ）。A. 總賬 B.明細(xì)賬 C. 銀行存款日記賬 D. 購銷合同【例題7單選題】下列會計檔案中需要保管25年的是（ ）。A備查賬 B明細(xì)賬 C銀行存款日記賬 D科目匯總表【例題8單選題】會計憑證一般 ( ) 裝訂一次。A每周 B半月 C每月 D每季【例題9單選題】單位當(dāng)年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位會計機構(gòu)保管（ ）年。期滿之后，應(yīng)由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位的檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管。A. 10年 B. 20年 C. 1年 D. 15年【例題10單選題】財政部門銷毀會計檔案時，應(yīng)當(dāng)由（ ）派員參加監(jiān)銷。A. 上級審計部門 B. 下級審計部門C. 同級審計部門

16、D. 公安部門【例題11單選題】其他單位如果因特殊原因需要使用會計檔案時，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)（ ）。A. 可以查閱或復(fù)印 B. 只可以查閱不能復(fù)制C. 不可查閱和復(fù)制 D. 可以借閱【例題12單選題】企業(yè)總賬的保管期限為 （ ）。A. 10年 B. 20年 C. 1年 D. 15年【例題13單選題】行政事業(yè)單位的各種會計憑證的保管期限為（ ）。A. 15年 B. 永久 C. 5年 D. 25年【例題14多選題】會計檔案的內(nèi)容是指會計檔案的范圍，具體包括（ ）。A. 會計憑證 B. 會計賬簿C. 財務(wù)會計報告 D. 其他會計核算資料 【例題15多選題】保管期限為3年的會計檔案有（ ）。A. 月度

17、財務(wù)報告 B. 季度財務(wù)報告C. 月、季財務(wù)報告文字分析 D. 固定資產(chǎn)卡片【例題16多選題】企業(yè)的下列會計檔案中，保管期限為15年的有（ ）。A. 存貨總賬 B. 長期投資總賬C. 銀行對賬單 D. 固定資產(chǎn)卡片【例題17多選題】會計檔案的保管期限是指會計檔案應(yīng)予保管的時間，可分為永久和定期兩類。定期保管期限分為 25年和（ ）。A. 3年 B. 5年 C. 10年 D. 15年【例題18多選題】企業(yè)和其他組織的會計檔案永久保管的是（ ）。A. 會計檔案銷毀清冊 B. 會計移交清冊C. 會計檔案保管清冊 D. 年度財務(wù)會計報告【例題19多選題】企業(yè)和其他組織的會計檔案保管期限為5年的是（ ）

18、。A. 銀行對賬單 B. 會計移交清冊C. 記賬憑證 D. 銀行存款余額調(diào)節(jié)表【例題20多選題】企業(yè)和其他組織的會計檔案保管期限為15年的是（ ）。A. 會計檔案銷毀清冊 B. 會計移交清冊C. 記賬憑證 D. 匯總憑證【例題21多選題】單獨抽出立卷的會計檔案應(yīng)當(dāng)在（ ）中列明。A. 會計檔案銷毀清冊 B. 賬簿扉頁C. 會計檔案保管清冊 D. 會計移交清冊【例題22多選題】單位銷毀會計檔案時，應(yīng)由單位（ ）共同派員監(jiān)銷。A. 審計部門 B. 司法部門 C. 檔案機構(gòu) D. 會計機構(gòu)【例題23多選題】會計檔案銷毀清冊中應(yīng)列明所銷毀會計檔案的（ ）等內(nèi)容。A. 起止年度和檔案編號 B. 應(yīng)保管期限 C. 已保管期限 D. 銷毀時間 【例題24判斷題】會計檔案是指會計核算的依據(jù)。（ ）【例題25判斷題】會計檔案的保管期限，從會計年度終了的最后一天算起。（ ）【例題26判斷題】為方便會計檔案保管，可以根據(jù)需要對其拆封重新整理。（ ）【例題27判斷