公文寫作與處理知識體系

1、公文寫作與處理知識體系寫作基礎知識：主題與材料結(jié)構、表達方式與語言常用基本文體寫作方法：記敘、議論、說明公文概述：公文的特點與功能公文的種類公文文體與結(jié)構公文的格式與稿本公文寫作要則：公文寫作基本要求行文規(guī)則公文寫作的語言運用公文寫作程序常用公文寫作要點：規(guī)范性公文的撰寫：規(guī)范性公文的特點與結(jié)構常用規(guī)范性公文的適用范圍寫作要求決定、指示、通知、通報、批復、通告請示、報告的撰寫：請示：特點與結(jié)構、撰寫要求報告：工作報告、總結(jié)報告調(diào)查報告、答復詢問的報告函、會議紀要的撰寫公文格式一、公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件、成文日期、印章、

2、附注、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分組成。（一）涉及國家秘密的公文應當標明密級及保密期限，“絕密”、“機密”級公文應當標明份數(shù)序號。份數(shù)序號印在版心左上角第一行，秘密等級和保密期限按照國家保密工作部門的規(guī)定確定。（二）緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”；其中電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。緊急程度的劃分要從實際出發(fā)。（三）發(fā)文機關標識一般由發(fā)文機關名稱加“文件”二字組成。發(fā)文機關應當使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱；發(fā)文機關標識用大字套紅印在公文首頁上端，上報的公文印在公文首頁中上位置；聯(lián)合行文，主辦機關排列在前。（四）發(fā)文字號包括機關代字、年

3、份、序號。聯(lián)合行文，只標明主辦機關發(fā)文字號。發(fā)文字號居于發(fā)文機關標識與反線之間正中處，適當靠近反線。函件的發(fā)文字號在反線右下方、標題右上角的位置。其中年份用公元紀年全稱并用六角括號括入。年份及序號均用阿拉伯數(shù)字。序號不編虛位，不加“第”字。（五）上報的公文，應當在首頁標識簽發(fā)人姓名。聯(lián)合上報或經(jīng)會簽上報的公文，應同時標識相關部門簽發(fā)人或會簽人姓名。簽發(fā)人姓名與發(fā)文字號平行印制在反線之上，發(fā)文字號右左，簽發(fā)人姓名居右，兩者之間應有適當距離。（六）公文標題，一般由發(fā)文機關名稱、事由和文種三部門組成，有時可省略發(fā)文機關名稱。擬寫公文標題時先寫發(fā)文機關名稱，再準確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容，并準確標明

4、公文種類。標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。在某些公文標題中，發(fā)文機關名稱、事由可省略，但在任何情況下文種不能省略。批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文，標題應避免使用重復用語和相同的公文種類，標題字數(shù)一般不超過40個。標題印在反線之下，主送機關之上，居中排列；人名、地名、詞不得分隔成兩行，回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。（七）主送機關指公文的主要受理機關，印制在標題與正文之間，頂格書寫，加冒號。主送機關應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱，兩個以上主送機關，一般按系統(tǒng)先外后內(nèi)，先大后小的順序排列。（八）正文，即公文的具體內(nèi)容，是公文的主要部分。正文印在主送機關之下的位置，起段空兩個字，回行

5、時頂格書寫。（九）公文如有附件，應當在正文之后、成文日期之上注明附件順序和名稱。附件首頁左上角應標識附件序號。（十）成文日期以負責人簽發(fā)的日期為準；聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)機關負責人的簽發(fā)日期為準。電報以發(fā)出日期為準。成文日期在正文以下偏右位置，成文日期中的數(shù)字用小寫漢字。會議通過的公文，其成文日期外加圓括號并位于標題下方。成文日期必須年、月、日齊全。（十一）附注，用以說明在正文中不便說明的其他事項，如：需要加以解釋的名詞術語或表示公文的傳達（閱讀）范圍，使用方法及請示性公文必須注明的聯(lián)系人姓名和電話等。附注印在成文日期左下方，主題詞之上的位置，用圓括號括起。（十二）公文應當標注主題詞，上報的公文

6、，應當按照上級機關的要求標注主題詞。主題詞印在抄送機關之上，“主題詞：”應頂格，詞目之間空1個漢字位置，詞目之間、結(jié)尾不用標點符號。（十三）抄送機關指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。機關名稱一般按先外后內(nèi)、先大后小的順序排列。（十四）印發(fā)機關和印發(fā)日期，學院公文的印發(fā)機關印“石家莊郵電職業(yè)技術學院院長辦公室”，或“石家莊郵電職業(yè)技術學院黨委辦公室”，印發(fā)日期中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字。（十五）抄送機關與印發(fā)機關和日期依順序分別印在主題詞之下。“抄送：”，二字之間空1個漢字位置，并與上一行“主題詞：”對齊；機關名稱移行時與上一行機關名稱對齊，抄送機關之下為印發(fā)

7、機關和日期，印發(fā)機關居左，印發(fā)日期居右。（十六）帶有密級的公文應當標明印制份數(shù)，并用括號括起。份數(shù)一般印在抄送機關下方右側(cè)。（十七）文字從左至右橫寫、橫排。（十八）公文用紙采用國際標準A4型（210mmX297mm）,鞍式裝訂。張貼的公文用紙幅面規(guī)格，根據(jù)實際需要確定。國家行政機關公文格式1范圍本標準規(guī)定了國家行政機關公文通用的紙張要求、印刷要求、公文中各要素排列順序和標識規(guī)則。本標準適用于國家各級行政機關制發(fā)的公文。其他機關可參照執(zhí)行。使用少數(shù)民族文字印制的公文，其格式可參照本標準按有關規(guī)定執(zhí)行。2引用標準下列標準所包含的條文，通過在本標準中引用面成為本標準的條文。本標準出版時，所標版本均為

8、有效。所有標準都會被修訂，使用本標準的各方應探討使用下列標準最新版本的可能性。GB/T148-1997印制、書寫和繪圖紙幅面尺寸。3定義本標準采用下列定義3.1 字word標識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所占空間。3.2 行l(wèi)ine標識公文中縱向距離的長度單位。本標準以3號字高度加3號字高度7/8倍的距離為一基準行。4公文用紙主要技術指標公文用紙一般使用的紙張定量為60g/m280g/m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85%90%,橫向折度A15次，不透明度A85%,PH值為7.59.55公文用紙幅面及版面尺寸5.1 公文用紙幅面尺寸公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，

9、其成品幅面尺寸為210mmX297mm,尺寸允許偏差見GB/T148。5.2 公文頁邊與版心尺寸公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm±1mm公文用紙訂口（左白邊）為：28mm±1mm版心尺寸為：156mmx225mm（不含頁碼）6文中圖文的顏色未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。7排版規(guī)格與印刷裝訂要求7.1 排版規(guī)格正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行28個字。7.2 制版要求版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。7.3 印制要求雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標BL100%,紅色油墨應達到色譜所標Y80

10、%,M80%。印品著墨實，均勻；字面不花、不白、無斷劃。7.4 裝訂要求公文應左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸處訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差士4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm5mm;無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差士1mm,四角成90o,無毛茬或缺損。8公文中各要素標識規(guī)則本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版芯，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱訓眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置

11、于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。8.1.1 公文份數(shù)序號公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第1行。8.1.2 秘密等級和保密期限如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級各保密期限之間用“”隔開。8.1.3 緊急程度如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。8.1.4 發(fā)文機關標識由發(fā)文機關全

12、稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成；對一些特定的公文可只標識發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對于上報的公文，發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。發(fā)文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發(fā)文機關以醒目美觀為原則酌定，但是最大不能等于或大于22mmx15mm。聯(lián)合行文時應使用主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關過多，保證公文首頁顯示正文。8.1.5 發(fā)文字號發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。發(fā)文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應標全稱，用六角括號”"

13、;括入；序號不編虛位（即1不編為001）,不加“第”字。發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。8.1.6 簽發(fā)人上報的公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用2號楷體字標識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅反線與之的距離為4mm。8.2主體8.2.1公文標題紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距

14、恰當。8.2.2 主送機關標題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。8.2.3 公文正文主送機關名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。8.2.4 附件公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼（如：“附件：1.Xxxx”）；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后

15、標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，就在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件（或帶序號）。8.2.5 成文時間用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“O”；成文時間的標識位置見8.2.6。8.2.6 公文生效標識8.2.6.1 單一發(fā)文印章單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關的名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm4mm,端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。8.2,6.2聯(lián)合行文印章當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開

16、，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應將各發(fā)文機關名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多3個印章，兩端不得超過版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。8.2,6.3特殊情況說明當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。8.2.7 附

17、注公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。8.3版記8.3.1 主題詞“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空一字。8.3.2 抄送公文如有抄送，在主題詞下1行；左空一字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用頓號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關標句號。如主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。8.3.3 印發(fā)機關和印發(fā)時間位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。8.3

18、.4 版記中的反線版記中各要素下均加一條反線，寬度同版心。8.3.5 版記的位置版記應置于公文最后一頁（封四），版記的最后一個要素置于最后一行。9頁碼用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻滓院蟮捻摬粯俗R頁碼。10公文中的表格公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼表頭在訂口一邊，雙賈碼表頭在切口一邊。公文如需附A3紙型表格，且當最后一頁為A3紙型表格時，封三、封四（可放分送，不放頁碼）應為空白，將A3紙型表格貼在封三前，不應貼在文件最后一頁（封四）上。11公文的特定格式11.1 信函式格式發(fā)文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm,推薦使用小標宋體字，字號由發(fā)文機關酌定；發(fā)文機關全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處為一條武文線（上細下粗），兩條線長均為170mm。每行距中排28個字。發(fā)文機關名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標識方法從本標準相應要素說明。11.2 命令格式命令標識由發(fā)文機關名稱加“命令”或“令”組成，用紅色小標宋體字，字號由發(fā)文機關酌定。命令標識上邊緣距版心