行政培訓課件資料演示教學

1、行政管理培訓課件資料shuyin 行政管理shuyin 行政管理告訴我，我將會忘卻；告訴我，我將會忘卻；教我怎么做，我也許會記住；教我怎么做，我也許會記??；讓我參與，我能夠牢記并理解。讓我參與，我能夠牢記并理解。shuyin 行政管理假如您有一個蘋果，我也有一個，彼此交換后，假如您有一個蘋果，我也有一個，彼此交換后，各人仍是只有一個蘋果；各人仍是只有一個蘋果；假如您有一種思想，我也有一種，彼此交換后，假如您有一種思想，我也有一種，彼此交換后，我們每個人都有兩種思想。甚至，思想經(jīng)過碰撞我們每個人都有兩種思想。甚至，思想經(jīng)過碰撞后，還可以產(chǎn)生兩種思想之外的東西。后，還可以產(chǎn)生兩種思想之外的東西。s

2、huyin 行政管理你對本次培訓的期待是什么？你對本次培訓的期待是什么？shuyin 行政管理第一章第一章行政管理在現(xiàn)代企業(yè)中的定位行政管理在現(xiàn)代企業(yè)中的定位第二章第二章行政部門的工作職責行政部門的工作職責與行政管理人員的職業(yè)化要求與行政管理人員的職業(yè)化要求第三章第三章行政管理人員的基本技能行政管理人員的基本技能第四章第四章行政管理人員的重要技能提升行政管理人員的重要技能提升第五章第五章行政部的內部管理行政部的內部管理shuyin 行政管理 * * 行政管理的定義行政管理的定義* * 現(xiàn)代職業(yè)行政管理現(xiàn)代職業(yè)行政管理* * 行政管理在企業(yè)中的定位行政管理在企業(yè)中的定位* * 不同類型的企業(yè)的行

3、政管理工作的不同類型的企業(yè)的行政管理工作的特點和區(qū)別特點和區(qū)別 shuyin 行政管理行政管理的定義行政管理的定義行政管理是國家行政機關依法對國家和社會公共行政管理是國家行政機關依法對國家和社會公共事務進行管理。按管理的性質和內容，這些行政事務進行管理。按管理的性質和內容，這些行政管理可分為職能行政管理、基礎行政管理和事務管理可分為職能行政管理、基礎行政管理和事務行政管理三項基本內容。行政管理三項基本內容。企業(yè)行政管理企業(yè)行政管理企業(yè)行政管理的地位企業(yè)行政管理的地位 企業(yè)的企業(yè)的行政管理行政管理體系體系企業(yè)的企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)中樞神經(jīng)系統(tǒng)。是以總經(jīng)理為最高領導、由。是以總經(jīng)理為最高領導、由行政

4、總監(jiān)分工負責、由專門行政部門組織實施、操行政總監(jiān)分工負責、由專門行政部門組織實施、操作，其觸角深入到企業(yè)的各個部門和分支機構的方作，其觸角深入到企業(yè)的各個部門和分支機構的方方面面的一個完整的系統(tǒng)、網(wǎng)絡。方面面的一個完整的系統(tǒng)、網(wǎng)絡。 行政管理體系擔負著企業(yè)的管理工作；企業(yè)中除行行政管理體系擔負著企業(yè)的管理工作；企業(yè)中除行政管理之外的工作，都是某個方面的政管理之外的工作，都是某個方面的 業(yè)務業(yè)務 。行政。行政管理體系推動和保證著企業(yè)的技術（設計）、生產(chǎn)管理體系推動和保證著企業(yè)的技術（設計）、生產(chǎn)（施工）、資金（財務）、經(jīng)營（銷售）、發(fā)展（施工）、資金（財務）、經(jīng)營（銷售）、發(fā)展（開發(fā)）幾大塊業(yè)務

5、的順利、有效進行和相互之間的開發(fā)）幾大塊業(yè)務的順利、有效進行和相互之間的協(xié)調。協(xié)調。shuyin 行政管理企業(yè)行政管理的定義企業(yè)行政管理的定義企業(yè)行政管理廣義定義企業(yè)行政管理廣義定義: :shuyin 行政管理n企業(yè)行政管理狹義上定義企業(yè)行政管理狹義上定義: :企業(yè)行政管理的定義企業(yè)行政管理的定義shuyin 行政管理所有工作的最終目標是通過各種規(guī)章制度和人所有工作的最終目標是通過各種規(guī)章制度和人為努力使部門之間或者關系企業(yè)之間形成密切為努力使部門之間或者關系企業(yè)之間形成密切配合的關系，使整個公司在運作過程中成為一配合的關系，使整個公司在運作過程中成為一個高速并且穩(wěn)定運轉的整體；用合理的成本換

6、個高速并且穩(wěn)定運轉的整體；用合理的成本換來員工最高的工作積極性，以提高工作效率完來員工最高的工作積極性，以提高工作效率完成公司目標發(fā)展任務。成公司目標發(fā)展任務。 現(xiàn)代職業(yè)企業(yè)行政管理現(xiàn)代職業(yè)企業(yè)行政管理shuyin 行政管理行政管理在企業(yè)中的定位行政管理在企業(yè)中的定位保證企業(yè)日常運轉的保證企業(yè)日常運轉的“行行”和和“政政”* * *shuyin 行政管理* *行政部門工作職責范圍行政部門工作職責范圍* *行政管理人員的三把金鑰匙行政管理人員的三把金鑰匙* *行政管理人員的職責行政管理人員的職責* *行政管理人員的基本職業(yè)技能要求行政管理人員的基本職業(yè)技能要求* *職業(yè)化行政管理人員的職業(yè)素質職

7、業(yè)化行政管理人員的職業(yè)素質* *職業(yè)化行政管理人員與非職業(yè)化行政管理人職業(yè)化行政管理人員與非職業(yè)化行政管理人員的特點比較員的特點比較* * 案例分析：小李做錯了什么？案例分析：小李做錯了什么？第二章第二章行政部門的工作職責與行政管理人員行政部門的工作職責與行政管理人員的職業(yè)化要求的職業(yè)化要求shuyin 行政管理行政部門工作職責范圍行政部門工作職責范圍部門協(xié)調部門協(xié)調:建章立制建章立制:資料管理資料管理:會議管理會議管理:印章及證照管理印章及證照管理檔案管理檔案管理:員工管理員工管理:福利管理和保健管理福利管理和保健管理:辦公及勞保用品管理辦公及勞保用品管理總務后勤管理總務后勤管理shuyin

8、 行政管理案例：行政部門的職責案例：行政部門的職責人員到職與離職的相關手續(xù)的辦理人員到職與離職的相關手續(xù)的辦理各類人事資料的匯總、建檔及管理各類人事資料的匯總、建檔及管理員工個人檔案資料的管理員工個人檔案資料的管理員工請假、調休、出勤情況等的稽查統(tǒng)計員工請假、調休、出勤情況等的稽查統(tǒng)計員工考勤統(tǒng)計、督導并執(zhí)行加班單的匯總員工考勤統(tǒng)計、督導并執(zhí)行加班單的匯總員工勞動合同的存檔員工勞動合同的存檔員工暫住證、就業(yè)證、工傷保險、醫(yī)療保險的辦理員工暫住證、就業(yè)證、工傷保險、醫(yī)療保險的辦理計劃生育證的查驗計劃生育證的查驗員工出國手續(xù)的辦理及招調干、招調工手續(xù)辦理員工出國手續(xù)的辦理及招調干、招調工手續(xù)辦理s

9、huyin 行政管理行政部門的職責行政部門的職責負責人員薪資異動的人事基本資料的提供負責人員薪資異動的人事基本資料的提供福利措施的具體實施福利措施的具體實施辦公設施、辦公用品等的采購、發(fā)放與管理辦公設施、辦公用品等的采購、發(fā)放與管理員工體檢的安排與實施員工體檢的安排與實施總務后勤管理（食堂、宿舍、保安、保潔、車輛、綠化、總務后勤管理（食堂、宿舍、保安、保潔、車輛、綠化、維修、機電，消防維修、機電，消防)勞動爭議與仲裁的相關事宜勞動爭議與仲裁的相關事宜shuyin 行政管理行政管理人員的職責行政管理人員的職責行政總監(jiān)行政總監(jiān)行政部經(jīng)理行政部經(jīng)理辦公室主任辦公室主任行政主管行政主管行政秘書行政秘書

10、法務主管（專員）法務主管（專員）車輛主管車輛主管安全主管安全主管公共事務主管公共事務主管食堂、宿舍、司機管理人員食堂、宿舍、司機管理人員shuyin 行政管理案例：行政管理人員的職責案例：行政管理人員的職責辦公設備的使用登記和管理辦公設備的使用登記和管理辦公用品的采購和成本控制辦公用品的采購和成本控制辦公用品的發(fā)放領用辦公用品的發(fā)放領用企業(yè)固定資產(chǎn)的管理企業(yè)固定資產(chǎn)的管理( (登記登記, , 保養(yǎng)保養(yǎng), , 維修等維修等) )來賓接待及安排來賓接待及安排車輛調度車輛調度保證公司良好的工作環(huán)境保證公司良好的工作環(huán)境( (辦公場所的環(huán)境衛(wèi)生檢查監(jiān)督等辦公場所的環(huán)境衛(wèi)生檢查監(jiān)督等) )shuyin

11、行政管理案例：辦公室主任的工作職責案例：辦公室主任的工作職責負責辦公室的全面工作負責辦公室的全面工作落實辦公室的崗位責任和工作標準落實辦公室的崗位責任和工作標準密切和各部門聯(lián)系密切和各部門聯(lián)系, , 做好銜接協(xié)調配合工作做好銜接協(xié)調配合工作匯總公司年度綜合性資料匯總公司年度綜合性資料保證公司綜合性文稿的審核保證公司綜合性文稿的審核, , 保證質量保證質量協(xié)助總經(jīng)理和各部門間的協(xié)調協(xié)助總經(jīng)理和各部門間的協(xié)調掌握公司主要活動情況掌握公司主要活動情況, , 為決策者提供意見和建議為決策者提供意見和建議公司年度大事公司年度大事企業(yè)行政管理三大功能企業(yè)行政管理三大功能管理、協(xié)調、服務管理、協(xié)調、服務 企

12、業(yè)行政管理的作用企業(yè)行政管理的作用 計劃計劃組織組織指揮指揮控制控制協(xié)調協(xié)調輔助輔助服務服務行政管理工作的主要特點行政管理工作的主要特點權威性權威性及時性及時性縱向性縱向性行政管理人員的三把金鑰匙行政管理人員的三把金鑰匙shuyin 行政管理shuyin 行政管理 外部政策和法律環(huán)境外部政策和法律環(huán)境 外部經(jīng)濟環(huán)境外部經(jīng)濟環(huán)境 外部技術環(huán)境外部技術環(huán)境 外部社會環(huán)境外部社會環(huán)境shuyin 行政管理 我的企業(yè)我的企業(yè) 我的企業(yè)內部職能部門設置特點我的企業(yè)內部職能部門設置特點 各職能部門的職責和任務各職能部門的職責和任務 各職能部門的負責人及秘書各職能部門的負責人及秘書shuyin 行政管理sh

13、uyin 行政管理shuyin 行政管理職業(yè)化行政管理人員與職業(yè)化行政管理人員與非職業(yè)化行政管理人員的特點比較非職業(yè)化行政管理人員的特點比較shuyin 行政管理要點小結要點小結1. 1. 行政管理部門工作的職責范圍行政管理部門工作的職責范圍2. 2. 行政管理人員的職責行政管理人員的職責3. 3. 三把三把“金鑰匙金鑰匙”4. 4. 企業(yè)行政管理的功能，作用，特點企業(yè)行政管理的功能，作用，特點5. 5. 職業(yè)化與非職業(yè)化的特點比較職業(yè)化與非職業(yè)化的特點比較shuyin 行政管理企業(yè)的企業(yè)的“行行” 日常行政管理日常行政管理 后勤服務管理后勤服務管理 員工管理員工管理shuyin 行政管理行政

14、與后勤支持的行政與后勤支持的重要職責重要職責之一之一保證辦公室日常運營正常保證辦公室日常運營正常辦公室5S管理整理整理 SEIRI整頓整頓 SEITON清掃清掃 SEISO清潔清潔 SEIKETSU修養(yǎng)修養(yǎng) SEITSUKE辦公室5S管理整理：整理：整頓：整頓：清掃：清掃：清潔：清潔：修養(yǎng)：修養(yǎng)：shuyin 行政管理* * 固定資產(chǎn)管理固定資產(chǎn)管理 公司財產(chǎn)管理公司財產(chǎn)管理 設備維修管理設備維修管理 公司日常用品管理公司日常用品管理shuyin 行政管理辦公設施與辦公用品管理辦公設施與辦公用品管理shuyin 行政管理供應商管理供應商管理shuyin 行政管理shuyin 行政管理行政部門的

15、員工管理行政部門的員工管理員工行為規(guī)范管理員工行為規(guī)范管理*編寫員工須知編寫員工須知*新員工入職引導新員工入職引導*員工著裝管理員工著裝管理*日常辦公行為禮儀日常辦公行為禮儀考勤管理考勤管理值班管理值班管理差旅管理差旅管理培訓與績效考核管理培訓與績效考核管理shuyin 行政管理溝通中的駕御能力溝通中的駕御能力與下屬談話的技巧與下屬談話的技巧1. 1. 先分析先分析 后談話后談話2. 2. 不調查研究不調查研究 就沒發(fā)言權就沒發(fā)言權3 3有效的談話有效的談話4 4談話備忘錄談話備忘錄5 5與下屬談話時應避免的錯誤與下屬談話時應避免的錯誤6 6您是怎樣聽取下屬的意見？您是怎樣聽取下屬的意見？sh

16、uyin 行政管理與下屬談話時應避免的錯誤與下屬談話時應避免的錯誤shuyin 行政管理避免六種不良傾向：避免六種不良傾向：1 1簡單處理簡單處理 “說來說去，都是老一套” 2 2先知先覺先知先覺 “你不說，我也知道”3 3不許申述不許申述 “好啦，不要老是重復你的理由”4 4現(xiàn)身說服現(xiàn)身說服 “我記得，當年我，你怎么？”5 5轉嫁目標轉嫁目標 “那么，別人怎么會做”6 6取而代之取而代之 “好吧，既然這樣，讓我來”shuyin 行政管理員工管理員工管理* *企業(yè)員工的管理企業(yè)員工的管理* *派遣員工的管理派遣員工的管理* *外包員工的管理外包員工的管理shuyin 行政管理企業(yè)的企業(yè)的“政政

17、”* 公文處理公文處理 * 企業(yè)的企業(yè)的“證件證件”管理管理 * 檔案管理檔案管理* 案例分析：為什么辛小姐需常常加班，案例分析：為什么辛小姐需常常加班， 同事和同事和經(jīng)理經(jīng)理 仍然不滿意？仍然不滿意？案例討論與練習：案例討論與練習：總經(jīng)理為什么解雇小戴？總經(jīng)理為什么解雇小戴？ 小結小結shuyin 行政管理行政管理的行政管理的“行行”：日常行政，：日常行政， 后勤服務，員工管理后勤服務，員工管理* 辦公室辦公室5S 管理要點；管理要點；2. 行政管理的行政管理的“政政”：企業(yè)證、照、印章管理，建章立：企業(yè)證、照、印章管理，建章立制，公文管理制，公文管理第四章第四章行政管理人員的重要技能提升行

18、政管理人員的重要技能提升* * 演講與表達能力演講與表達能力* * 溝通與協(xié)調能力溝通與協(xié)調能力* * 高效的時間管理高效的時間管理* * 如何有效授權？如何有效授權？* * 有效計劃有效計劃-小型項目管理的能力小型項目管理的能力* * 分析問題與解決問題的方法分析問題與解決問題的方法* * 決策的方法決策的方法shuyin 行政管理shuyin 行政管理了解自己的表達能力了解自己的表達能力shuyin 行政管理自我診斷自我診斷shuyin 行政管理自我診斷自我診斷哪些地方做得好？哪些地方做得好？哪些地方不夠好？哪些地方不夠好？怎樣可以作得更好？怎樣可以作得更好？shuyin 行政管理針對個人

19、情況的建議針對個人情況的建議- -形體語言形體語言身體身體面部表情面部表情手勢手勢shuyin 行政管理針對個人情況的建議針對個人情況的建議結構合理性結構合理性有激情，有激情， 有說服效果有說服效果與聽眾的交流與聽眾的交流shuyin 行政管理shuyin 行政管理1.1.了解老板的時間管理的觀念了解老板的時間管理的觀念2.2.了解同隊中的同事的時間管理的觀念了解同隊中的同事的時間管理的觀念3. 3. 了解同隊中的同事的時間管理的觀念了解同隊中的同事的時間管理的觀念3.3.案例分析：他們自私嗎？案例分析：他們自私嗎？4.4.分析自我時間管理，找出問題分析自我時間管理，找出問題5.5.時間管理中

20、常見問題和解決方法時間管理中常見問題和解決方法shuyin 行政管理練習：自我分析表練習：自我分析表shuyin 行政管理是誰是誰“偷走偷走”了我的時間？了我的時間？shuyin 行政管理v擬訂日計劃，排出優(yōu)先次序擬訂日計劃，排出優(yōu)先次序v2/82/8原則：原則：20%20%的時間，的時間，80%80%的成果的成果v確定時限，自我激勵確定時限，自我激勵v設定設定“請勿打擾請勿打擾”時段時段v要事不拖欠要事不拖欠v快速讀文件快速讀文件v集中復電集中復電v婉拒婉拒v善用零星時間善用零星時間shuyin 行政管理有效的時間管理工具有效的時間管理工具記事簿記事簿應辦事宜備忘錄應辦事宜備忘錄日辦公事務夾

21、日辦公事務夾時間管理中的常見問題和解決方法時間管理中的常見問題和解決方法 問題一：不會拒絕問題一：不會拒絕問題二：習慣拖延問題二：習慣拖延問題三：不速之客的干擾問題三：不速之客的干擾問題四：電話干擾問題四：電話干擾問題五：文件滿桌問題五：文件滿桌問題六：浪費下屬的時間問題六：浪費下屬的時間問題七：我太累了問題七：我太累了-事事親歷親為事事親歷親為問題八：臨時突發(fā)事件的干擾問題八：臨時突發(fā)事件的干擾問問 題題 一一 ：不會拒絕：不會拒絕問問 題題 二二 ：習：習 慣慣 拖拖 延延 問問 題題 三：不三：不 速速 之之 客客 的的 干干 擾擾 問問 題題 四四 ：電：電 話話 干干 擾擾 問問 題

22、題 五：文五：文 件件 滿滿 桌桌 造造 成成 文文 件件 滿滿 桌桌 的的 原原 因因 問題六：浪費下屬的時間問題六：浪費下屬的時間 問題七：我太累了問題七：我太累了-事事親歷親為事事親歷親為問題八：臨時突發(fā)事件的干擾問題八：臨時突發(fā)事件的干擾什么是有效授 權 授予別人有限的權利 授權不是讓別人成為你！為什么要授權？ 你不是萬能的 你不可能什么都做 你的時間有限 你覺得太累，太累！SMARTSMART的要素的要素nS Specific pecific 明確具體的明確具體的nM Measurable easurable 可衡量評估的可衡量評估的nA Attainable ttainable 行

23、動導向的行動導向的nR Realistic ealistic 合理可行的合理可行的nT Timed imed 有時間限制的有時間限制的 符合SMART原則嗎？n明年要在質量上加大力度，管理過硬明年要在質量上加大力度，管理過硬n希望通過一段時間的學習，能真正掌握希望通過一段時間的學習，能真正掌握ISO9000ISO9000體系的操作要點體系的操作要點n大幅度提高員工滿意度大幅度提高員工滿意度n到年底產(chǎn)值增長到年底產(chǎn)值增長30%30%n8 8月底起前產(chǎn)品合格率提高到月底起前產(chǎn)品合格率提高到98%98%n每天堅持看書每天堅持看書2 2個小時個小時授權七大要素授權七大要素1. 1. 原因：為什么授權這

24、項任務？給誰？原因：為什么授權這項任務？給誰？2. 2. 結果：您期望的結果是結果：您期望的結果是.3. 3. 相匹配的資源及方法相匹配的資源及方法4. 4. 時間與期限時間與期限5. 5. 溝通與反饋：被授權者談談對任務的理解溝通與反饋：被授權者談談對任務的理解6. 6. 控制：不是放任自由控制：不是放任自由7. 7. 支持：讓每個員工明白被授權者的工作并支持他支持：讓每個員工明白被授權者的工作并支持他shuyin 行政管理有效計劃有效計劃管理管理“小型項目小型項目” 能力能力n項目管理的四個步驟項目管理的四個步驟n項目計劃的工具和方法項目計劃的工具和方法n創(chuàng)建工作分解圖創(chuàng)建工作分解圖shu

25、yin 行政管理項目的特點項目的特點目標和任務確定目標和任務確定確定的時間范圍內完成確定的時間范圍內完成 需要投入人員和各種不同的資源需要投入人員和各種不同的資源 每個項目都是不同的每個項目都是不同的 項目總與變革相關項目總與變革相關 項目一般都是無法實現(xiàn)演練和復盤的工作項目一般都是無法實現(xiàn)演練和復盤的工作 shuyin 行政管理管理項目的四個步驟管理項目的四個步驟 1:項目名稱和目標確定項目2:項目階段計劃項目3:執(zhí)行任務項目執(zhí)行4:任務細分項目評估shuyin 行政管理四個步驟四個步驟項目確定項目確定項目評估項目評估項目執(zhí)行項目執(zhí)行項目計劃項目計劃shuyin 行政管理案例討論案例討論搬辦

26、公室搬辦公室拆卸拆卸 流程安排流程安排 辦公家具辦公家具公司資源整理歸類(Source Companies)Book Vans預定卡車Book Crates安排搬運工人(Book Removal Men)打包預定(Order Packaging)shuyin 行政管理甘特圖甘特圖 Gantt Chart shuyin 行政管理分析問題解決問題的方法分析問題解決問題的方法-四步法四步法問題確定產(chǎn)生可選方案評估執(zhí)行shuyin 行政管理決策方法決策方法 1.1.首先我們在寫出所有的可選解決方案首先我們在寫出所有的可選解決方案2.2.寫出盡可能多的影響和自己想到的觀點和想法，寫出盡可能多的影響和自己

27、想到的觀點和想法，把這些想法都寫在表格中。把這些想法都寫在表格中。3.3.給每個因素打分，最高時給每個因素打分，最高時5 5分（分（5 5分代表最重要，分代表最重要，最關系，最關系，1 1分代表重要性最低）分代表重要性最低）4.4.當你給所有因素都打過分后，計算每一列的總當你給所有因素都打過分后，計算每一列的總和。和。5.5.如果你不表格中決策的結果，說明你還有一些如果你不表格中決策的結果，說明你還有一些因素沒有列到表格中，特別是一些你特別關注因素沒有列到表格中，特別是一些你特別關注的感情因素，回過頭在思考一遍。的感情因素，回過頭在思考一遍。shuyin 行政管理 1.1.前臺接待前臺接待企業(yè)的形象代表企業(yè)的形象代表 2.2.部門秘書助理部門秘書助理團隊和經(jīng)理團隊和經(jīng)理/ /領導的得力助手領導的得力助手 3.3.司機、保安、清潔工等的管理司機、保安、清潔工等的管理企業(yè)的企業(yè)的“行行” 的基本保證的基本保證 4 4行政工作內部管理行政工作內部管理 5 5強化行政工作執(zhí)行力強化行政工作執(zhí)行力 6. 6. 演練：在需要的時候，演練：在需要的時候， 小劉在嗎？小劉在嗎？ shuyin 行政管理前臺接待的職責與職業(yè)技能要求前臺接待的職責