在項(xiàng)目采購管理中降低成本的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

1、在項(xiàng)目采購管理中降低成本的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí) 項(xiàng)目的執(zhí)行除了需要必備的人力資源之外，還必需具備相應(yīng)的設(shè)備、設(shè)施、原材料、零件、服務(wù)和其它物質(zhì)資源。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，這些產(chǎn)品和服務(wù)是通過選購活動(dòng)來實(shí)現(xiàn)的。從執(zhí)行組織以外通過選購取得項(xiàng)目所需要的產(chǎn)品或服務(wù)，就是所謂的項(xiàng)目的選購管理。下面就從成本掌握的角度來逐一論述在項(xiàng)目選購管理中降低選購成本的一些措施。 一、制定選購預(yù)算與估計(jì)成本 制定選購預(yù)算是在詳細(xì)實(shí)施項(xiàng)目選購行為之前對(duì)項(xiàng)目選購成本的一種估計(jì)和預(yù)估，是對(duì)整個(gè)項(xiàng)目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對(duì)項(xiàng)目選購資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā)，還同時(shí)建立了一個(gè)資金的使用標(biāo)準(zhǔn)，以便對(duì)選購實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行隨時(shí)的檢測(cè)與掌

2、握，確保項(xiàng)目資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動(dòng)。有了選購預(yù)算的約束，能提高項(xiàng)目資金的使用效率，優(yōu)化項(xiàng)目選購管理中資源的調(diào)配，查找資金使用過程中的一些例外狀況，有效的掌握項(xiàng)目資金的流向和流量，從而達(dá)到掌握項(xiàng)目選購成本的目的。 二、供應(yīng)商的選擇 供應(yīng)商是項(xiàng)目選購管理中的一個(gè)重要組成部分，項(xiàng)目選購時(shí)應(yīng)當(dāng)本著"公正競(jìng)爭(zhēng)"的原則，給全部符合條件的承包商供應(yīng)均等的機(jī)會(huì)，一方面體現(xiàn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)則，另一方面也能對(duì)選購成本有所掌握，提高項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量。因此，在供應(yīng)商的選擇方面就有如下兩方面的問題值得關(guān)注。 第一，選擇供應(yīng)商的數(shù)量。供應(yīng)商數(shù)量的選擇問題，實(shí)際上也就是供應(yīng)商份額的分擔(dān)問題。從選

3、購方來說，單一貨源增加了項(xiàng)目資源供應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)，也不利于對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行壓價(jià)，缺乏選購成本掌握的力度。因而，在進(jìn)行供應(yīng)商數(shù)量的選擇時(shí)既要避免單一貨源，尋求多家供應(yīng)，同時(shí)又要保證所選供應(yīng)商擔(dān)當(dāng)?shù)墓?yīng)份額充分，以獵取供應(yīng)商的優(yōu)待政策，降低物資的價(jià)格和選購成本。 第二，選擇供應(yīng)商的方式。選擇供應(yīng)商的方式主要包括公開競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)選購、有限競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)選購、詢價(jià)選購和直接簽訂合同選購，四種不同的選購方式按其特點(diǎn)來說分為招標(biāo)選購和非招標(biāo)選購。我們認(rèn)為，在項(xiàng)目選購中采取公開招標(biāo)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)來壓低物資價(jià)格，幫助選購方以最低價(jià)格取得符合要求的工程或貨物;并且多種招標(biāo)方式的合理組合使用，也將有助于提高選購效

4、率和質(zhì)量，從而有利于掌握選購成本。 第三，選購環(huán)境的利用。項(xiàng)目的外部環(huán)境對(duì)選購策略的制定、選購計(jì)劃的實(shí)施會(huì)產(chǎn)生重要的影響，外部環(huán)境包括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是指能對(duì)項(xiàng)目組織怎樣及如何選購產(chǎn)生影響的外部變化，包括市場(chǎng)季節(jié)性的變化、國家宏觀經(jīng)濟(jì)政策的變化、國家財(cái)政金融政策的調(diào)整、市場(chǎng)利率及匯率的波動(dòng)、通貨膨脹的存在及戰(zhàn)斗罷工等各種因素。而微觀環(huán)境則是指項(xiàng)目組織的內(nèi)部環(huán)境，包括項(xiàng)目組織在選購中可能采取的組織政策、方式和程序，即實(shí)施選購的過程和程序。在符合微觀環(huán)境原則的前提下，一個(gè)好的項(xiàng)目選購策略應(yīng)當(dāng)充分利用外部市場(chǎng)環(huán)境為項(xiàng)目整體帶來利益。 這就要求項(xiàng)目組織建立有關(guān)的市場(chǎng)信息機(jī)制，以達(dá)到有效利用

5、選購環(huán)境的目的，良好的市場(chǎng)信息機(jī)制包括：建立重要貨物供應(yīng)商信息的數(shù)據(jù)庫，以便在需要時(shí)候能隨時(shí)找到相應(yīng)的供應(yīng)商，以及這些供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)的規(guī)格性能及其他方面的牢靠信息。建立同一類貨物的價(jià)格目錄，以便選購者能進(jìn)行比較和選擇，充分利用競(jìng)爭(zhēng)的方法來獲得價(jià)格上的利益。對(duì)市場(chǎng)狀況進(jìn)行分析和研究，作出市場(chǎng)變化的預(yù)估，使選購者在制定選購計(jì)劃、打算如何發(fā)包及采取何種選購方式時(shí)，能有牢靠而有效的依據(jù)作為參考。 三、供應(yīng)商的管理 基于長(zhǎng)期的降低選購成本的理念動(dòng)身，在項(xiàng)目的選購管理中應(yīng)當(dāng)貫穿一個(gè)"供應(yīng)商管理"的思想，也即是把對(duì)供應(yīng)商的管理納入項(xiàng)目選購管理的一個(gè)部分。這樣既可通過長(zhǎng)期的合作來獲得牢

6、靠的貨源供應(yīng)和質(zhì)量保證，又可在時(shí)間長(zhǎng)短和購買批量上獲得選購價(jià)格的優(yōu)勢(shì)，對(duì)降低項(xiàng)目選購中的成本有很大的好處。有以下兩點(diǎn)值得留意： 第一，與供應(yīng)商建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。對(duì)于選購方來說，一旦確定了可以長(zhǎng)期合作的供應(yīng)商，應(yīng)當(dāng)與供應(yīng)商之間建立直接的戰(zhàn)略伙伴關(guān)系。雙方本著"利益共享、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)"的原則，建立一種雙贏的合作關(guān)系，使選購方在長(zhǎng)期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢(shì)，也使供應(yīng)商擁有長(zhǎng)期穩(wěn)定的大客戶，以保證其產(chǎn)出規(guī)模的穩(wěn)定性。這種戰(zhàn)略伙伴關(guān)系的確立，能給選購方帶來長(zhǎng)期而有效的成本掌握利益。 第二，供應(yīng)商行為的績(jī)效管理。在與供應(yīng)商的合作過程中應(yīng)當(dāng)對(duì)供應(yīng)商的行為進(jìn)行績(jī)效管理，以評(píng)

7、價(jià)供應(yīng)商在合作過程中供貨行為的優(yōu)劣。比如：建立供應(yīng)商績(jī)效管理的信息系統(tǒng)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)級(jí)，建立量化的供應(yīng)商行為績(jī)效指標(biāo)等等，并利用績(jī)效管理的結(jié)果衡量與供應(yīng)商的后續(xù)合作：增大或削減供應(yīng)份額、延長(zhǎng)或縮短合作時(shí)間等，對(duì)供應(yīng)商以激勵(lì)和獎(jiǎng)懲。這樣能促使供應(yīng)商持續(xù)改善供貨行為，保證優(yōu)質(zhì)準(zhǔn)時(shí)的供貨，從而有效的降低項(xiàng)目選購總成本。 四、全流程成本概念，掌握總成本 在探討項(xiàng)目選購管理中降低成本的問題時(shí)，應(yīng)當(dāng)確立選購全流程成本的概念。我們所應(yīng)當(dāng)關(guān)注的是整個(gè)項(xiàng)目選購流程中的成本降低，是對(duì)總成本的掌握，而不是單一的針對(duì)選購貨物或服務(wù)的價(jià)格。獲得了低價(jià)的選購物品當(dāng)然是成本的降低，但獲得優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、準(zhǔn)時(shí)快速的供貨、牢靠的貨源保證等也無疑是獲得了成本上的利益。同時(shí)，降低選購成本不僅指降低選購項(xiàng)目本身的成本，還要考慮相關(guān)方面的利益，成本就像在U形管中的水銀，壓縮這邊的成本，那邊的成本就增加。單獨(dú)降低某項(xiàng)成本而不顧及其它方面的反應(yīng)，這種成本降低是不