如何提高IT項目管理的執(zhí)行力

1、淺談如何提高IT項目管理的執(zhí)行力摘 要：論述了執(zhí)行力的概念，分析了影響執(zhí)行力的各種因素，根據(jù)IT項目的特點(diǎn)，提出了提高IT項目管理執(zhí)行力的措施。 關(guān)鍵詞：IT項目；項目管理；執(zhí)行力 1 執(zhí)行力的概念     執(zhí)行力不是簡單的戰(zhàn)術(shù)，而是一套通過提出問題、分析問題、采取行動解決問題來實現(xiàn)目標(biāo)的系統(tǒng)流程。執(zhí)行力是一門如何完成任務(wù)的學(xué)問，幫助人們解決想到哪里去、怎樣到那里去、能否準(zhǔn)確而快速地到達(dá)想去的目的地等問題。執(zhí)行力是從管理學(xué)原理(決策、計劃、組織、協(xié)調(diào)、指揮、控制)中延伸出來的，或說是以“執(zhí)行”為主線把日常管理工作“串”了起來

2、。     執(zhí)行力有狹義與廣義之分，狹義的執(zhí)行力可以是指一個人的執(zhí)行力或某一件事的執(zhí)行力等;廣義的執(zhí)行力是指一個組織、一個企業(yè)的執(zhí)行力，也即企業(yè)、組織在達(dá)成目標(biāo)過程中所有影響最終目標(biāo)達(dá)成效果的因素，如果對這些影響效果的因素都進(jìn)行規(guī)范、控制、整合、運(yùn)用，那么企業(yè)就可提高執(zhí)行力。 2 執(zhí)行力的要素     從定義可知，執(zhí)行力講的是管理，而管理的核心是人，所以執(zhí)行力要討論的核心也是人，更確切地說是人如何在具有良好心態(tài)的前提下，利用合適的工具，按合理的流程，高效、高質(zhì)地完成對應(yīng)崗位的職貴。即執(zhí)行力要素包括心態(tài)、工

3、具、角色(職責(zé)/崗位)、流程這4個要素，見圖1。 態(tài)度決定一切。從被動做事到主動做事，效果會有很大差別。心態(tài)又可分為以下層次:態(tài)度、激情、信念，它們層層深入，不斷加強(qiáng)。     態(tài)度其實就是一種職業(yè)化精神。對企業(yè)的員工來說，不管你對企業(yè)有什么看法，一旦到了工作崗位上，就要全力以赴。任何職業(yè)都需要工作者去維護(hù)它的尊嚴(yán)，這是職業(yè)本身的需要，這就是一種態(tài)度。     態(tài)度在某些情況下是一種被動性行為，但是，當(dāng)態(tài)度轉(zhuǎn)換為激情之后，它就會變成一種主動性行為。所謂激情就是這樣的一種心態(tài)，即我非常想去做我想做的一切。激情能產(chǎn)生更

4、大的執(zhí)行力，因為它是一種發(fā)自內(nèi)心的主動行為。     如果說激情是有時效性的，此一時彼一時，那么信念無疑就是相對恒久的。一個企業(yè)一定要擁有良性的、大家認(rèn)可的信念。企業(yè)有了信念，它的執(zhí)行行為才能真正貫徹到底。     適宜的工具是執(zhí)行的關(guān)鍵，工具是執(zhí)行力的第二要素。企業(yè)要取得成功，除了要有發(fā)展的信念，還要找到合適的工具，所謂“工欲善其事，必先利其器”。一個優(yōu)秀的執(zhí)行者必然具有這樣一種素質(zhì)，即隨時隨地找到合適的工具?，F(xiàn)今社會變化莫測，對企業(yè)來說，一切都在變。在這變化的世界里，企業(yè)R隨著變化更換工其，這樣才能不斷獲得生機(jī)

5、。     根據(jù)管理者層次的不同，可以把執(zhí)行者分成3個層次:最高執(zhí)行者、中層執(zhí)行者和現(xiàn)場執(zhí)行者，見圖2。這3個層次的執(zhí)行者分工不同，各司其職。 最高管理者首先是一個決策者，在這之后還要制定制度和措施，還必須“了解”業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)，同時做好監(jiān)督和績效考核。實際上，最高管理者是一個集決策、制度和執(zhí)行這“三位”于一體的角色。 中層管理者是公司的中層，是執(zhí)行過程中的“腰”。只有“腰”足夠堅固，企業(yè)才能一直健步如飛。他們要體現(xiàn)、傳達(dá)最高執(zhí)行者的意志;同時他們又是具體的執(zhí)行者。     直接執(zhí)行者就是一線員工，他們執(zhí)行力的

6、強(qiáng)弱對于企業(yè)的成敗至關(guān)重要。所有具體的工作最后還是要落實到直接執(zhí)行者的身上，如果他們的執(zhí)行力出現(xiàn)了問題，結(jié)果可想而知。合格的直接執(zhí)行者要具備4個方面的能力:職業(yè)化和專業(yè)能力、忠誠度與創(chuàng)造能力、標(biāo)準(zhǔn)化與創(chuàng)造能力以及專注化與細(xì)節(jié)能力。     實際上，一個企業(yè)真正核心的內(nèi)容是流程，所謂流程就是如何為顧客提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的程序，即先做什么，后做什么。一個企業(yè)從執(zhí)行的效益來說，不是結(jié)構(gòu)決定流程，而是流程決定結(jié)構(gòu)。執(zhí)行過程一般可按時序劃分為:執(zhí)行前、執(zhí)行中、執(zhí)行后3個階段或過程。 另外，可以以另一種方法把執(zhí)行力要素分為以下3個類型:執(zhí)行的動力、執(zhí)行的能力、執(zhí)行的保障。

7、其實這是從不同角度對同一問題的理解和闡述，這種分類方法與我們上述的方法是對應(yīng)的，見表1。 3  IT項目的特點(diǎn) 對項目比較具體一些的解釋是“用有限的資源、有限的時間為特定客戶完成特定目標(biāo)的階段性工作(一次性任務(wù))”。IT項目的一種通用分類為:IT產(chǎn)品研發(fā)類項目、IT應(yīng)用軟件系統(tǒng)開發(fā)項目、IT系統(tǒng)集成類項目、IT管理咨詢類項目、IT系統(tǒng)維護(hù)與服務(wù)類項目。本文主要討論研發(fā)類和軟件系統(tǒng)開發(fā)類項目，因這兩類具有IT項目的代表性和特點(diǎn)。IT項目除具有一般項目的特點(diǎn)外，還具有一些特殊特征。下面列舉幾個有代表性的特點(diǎn): (1)獨(dú)特性?！皼]有完全一樣的項目”，這一特性在IT領(lǐng)域表現(xiàn)得更為突

8、出。與其他產(chǎn)品相比。客戶對IT產(chǎn)品(尤其軟件產(chǎn)品)的要求都更加特殊化。 時間的緊迫性和階段性。任何項目都有周期限制，但是IT行業(yè)的特點(diǎn)決定了其在這方面有更加嚴(yán)格的要求。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，IT項目的生命周期越來越短.時間甚至成為項目成功的決定性因素，因為市場時機(jī)稍縱即逝。 (2)不確定性。是指項目不可能完全在規(guī)定的時間內(nèi)按規(guī)定的預(yù)算由規(guī)定的人員完成。這是因為，項目計劃和預(yù)算本質(zhì)上是基于對未來的“估計”和“假設(shè)”進(jìn)行的預(yù)測，且由于IT項目的獨(dú)特性，同類項目的類比較困難。     (3)人的特點(diǎn)。IT開發(fā)的整個過程是一個設(shè)計過程(基本沒有制造過

9、程)，同時，它不需要使用大量的物質(zhì)資源，主要資源是人力資源。與其他項目相比，IT項目中人的成本很高，人的能力直接影響項目的成敗，人的風(fēng)險是最大的。 4  IT項目管理執(zhí)行力的提高 本文分幾個“關(guān)鍵域，來討論如何提高IT項目的執(zhí)行力。一般我們可以把項目分為初始、執(zhí)行、收尾3個階段，本文要討論的這幾個“關(guān)鍵域”分別貫穿IT項目3個階段中的一個或幾個階段，它們的分布及內(nèi)容見表2。 4.1 組織以及制度和流程 好的開始是成功的一半。項目初始階段要關(guān)注的關(guān)鍵域主要有項日組織、制度、流程的建立。     IT項目常采用“矩陣型”組織，即

10、項目組因項目而臨時產(chǎn)生，成員可能來自多個部門，項目組可平行于其他部門。這一類型組織的優(yōu)勢是目標(biāo)統(tǒng)一、明確，管理相對獨(dú)立，這些都有效保障了項目執(zhí)行的效率。因IT項目知識密集型的特點(diǎn)，成員均為知識精英，這就決定了組織中的管理應(yīng)主要采用以下策略:真誠的尊重十靈活的溝通+充分的授權(quán)+完全的支持。當(dāng)然必要的、嚴(yán)格的、公平的獎懲制度仍是必需的。     IT項目管理流程通常以項目生命周期為基礎(chǔ)，通過定義周期中各個階段的項目管理活動，為項目實施過程提供指導(dǎo)。因每一個項目都有自己的特點(diǎn)，往往項目經(jīng)理可以根據(jù)公司已有的模版進(jìn)行裁剪和調(diào)整，以求最大限度地發(fā)揮其作用。項日管理

11、流程中主要規(guī)定了項目周期模版、周期中各階段管理活動、人員明確分工、項目管理工具四部分。模版主要包括項目進(jìn)度、成本、質(zhì)量等方面的目標(biāo);各階段的活動有明確的目標(biāo).有利于項目監(jiān)控;有了明確的模板和階段，就可以明確成員的任務(wù)，各司其職，互助合作，保障項目執(zhí)行效率。4.2 執(zhí)行     好的開端是成功的基礎(chǔ)和前提，而執(zhí)行過程則決定了項目的質(zhì)量，進(jìn)而決定項目的成敗。組織、制度和流程的建立，使得項目團(tuán)隊有法可依，執(zhí)行的過程則要做到有法必依，這一原則說起來容易，真正做到卻很難。在這里套用ISO精神 “做你所說，寫你所做，說你所寫”，即初始階段制定的規(guī)

12、則、流程在執(zhí)行階段要全部遵守并記下來，要記錄的內(nèi)容包括一切項目工作產(chǎn)品(文件、代碼等)，質(zhì)量的保障主要依靠這些細(xì)節(jié)。     這里要明確一個關(guān)于修正和調(diào)整的問題，由于IT項目不確定性的特點(diǎn)，最初的計劃、目標(biāo)往往需要修正和調(diào)整?，F(xiàn)代IT項目管理，對待變更的態(tài)度由被動的躲避轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃拥墓芾恚@是管理思想的成熟與進(jìn)步。但還是要保持謹(jǐn)慎的做法，一般面對變更時，要由專門的組織或人員來處理，論證后再決策。 IT項目的分階段特性在執(zhí)行階段體現(xiàn)出其優(yōu)勢。多里程碑設(shè)置，在執(zhí)行階段要求針對每個里程碑進(jìn)行審核、審查，可以發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，提高組織成就感，激發(fā)成員士氣。審查的

13、結(jié)果還是做出調(diào)整(目標(biāo)、進(jìn)度等)的依據(jù)。 4.3 溝通     對于項目來說，要科學(xué)地組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制項目的實施過程，就必須進(jìn)行信息溝通。溝通對項日的影響往往是潛移默化的，所以，在成功的項目中人們往往感受不到溝通所起的重要作用，而在失敗項目的痛苦反思中，卻最能看出溝通不暢的危害。在IT行業(yè)，溝通的成敗決定整個項目的成敗，溝通的效率影響整個項目的成本、進(jìn)度，溝通不暢的風(fēng)險是IT項目的最大風(fēng)險之一。     本文主要論述溝通的以下幾個方面:客戶的參與，溝通方式的組織、制度、技巧。   

14、;  IT項目，尤其軟件研究類項目，客戶的充分參與是成功的保證，一種好的做法是讓客戶委派相應(yīng)權(quán)限的人員加入項目組織而成為項目成員，這樣做可以提高客戶對項目的最終滿意度。     溝通過程中，方式的選擇也很重要，要根據(jù)需要來選擇。管理性溝通可選擇正式的方式，如項目會議;而一般技術(shù)性問題的溝通，通常在項目成員工作中通過非正式方式解決會更好一些，更容易接受和激發(fā)靈感。     為降低溝通成本，在IT行業(yè)，項月組織再分成小組的做法已經(jīng)被證明是有效的，一般小組成員以不超過7人為宜(經(jīng)公司長期經(jīng)驗證明)。小

15、組內(nèi)自由溝通，小組間及項目組與其他項目組間溝通主要通過負(fù)責(zé)人進(jìn)行，這樣可大量減少溝通路徑，降低溝通成本，同時提高溝通效率。     經(jīng)實踐證明，以下幾種提高溝通效率的技巧是有效的:溝通要有明確目的;善于聆聽;避免無休止的爭論;使用高效的現(xiàn)代化工具。 4.4 總結(jié) 如何提高IT項目管理的長期執(zhí)行力，這里面有一個節(jié)奏把握的技巧。不可能要求一個組織一天就具備高超的管理水平，同時引進(jìn)了很多管理新概念，結(jié)果可能是消化不良。從SW-CMM(軟件能力成熟度模型)的等級劃分中可以看出，對一個組織能力的提高是一步一步進(jìn)行的，只有具備了某些所需要的基礎(chǔ)條件，才能實

16、行相應(yīng)級別的過程，從而循序漸進(jìn)地逐步提升。一個簡單有效的做法是不要急于將提高項目執(zhí)行力、引進(jìn)現(xiàn)代項目管理方法與考核和利益分配掛鉤，而應(yīng)該從改革項目會議方式人手。在項目會議中，可以強(qiáng)化項目計劃的評審、計劃與實際結(jié)果的偏差分析、改進(jìn)措施的制定等，這樣既有利于項月績效的改進(jìn)，又避免了由于與利益掛鉤而引起的責(zé)任推諉。這種做法并不是說要放棄績效考核，事實上，如果有人經(jīng)常完不成計劃，他們在項目會議上的日子會很難過，以后調(diào)整他們的崗位也會有依據(jù)。 4.5 工具     IT行業(yè)為其他行業(yè)提供信息化服務(wù)，而IT人往往忽略自身的信息化問題，如ISO認(rèn)證、SW-C

17、MM認(rèn)證等往往是為了某種目的而作為一種指標(biāo)來做，并沒有落到實踐工作中去。     一個企業(yè)或組織實施項目管理首先要在組織內(nèi)部建立一整套管理體系.稱為項目管理平臺，包括四部分:項目管理組織、項目管理流程、項目管理培訓(xùn)、項目管理信息系統(tǒng)(Project Management Information System, PMTS )。由于篇幅所限，本文只就PMIS進(jìn)行論述。     PMIS，一般由一系列完成各種功能的軟件集成而成，或是一套集各種功能于一身的一個工具軟件。如項

18、目計劃及跟蹤工具、成本管理工具、溝通工具、配置管理工具等。PMIS給項目帶來的益處和便利表現(xiàn)為，它可以提高項日的及時性、準(zhǔn)確性、強(qiáng)制性、透明性、預(yù)警性、高效性等。     PMIS工具能讓項目經(jīng)理及成員事半功倍，所以IT項目管理要從善用工具開始加強(qiáng)IT項目信息化的程度。 5 結(jié)語     IT項目管理與其他項目管理有共同之處，也有其自身特有之處。提高IT項目管理執(zhí)行力.不是一朝一夕的事，并且IT項目管理中人的因素顯得尤其重要，所以團(tuán)隊成員有堅定的決心是執(zhí)行力的必要基礎(chǔ)。建立一套完善、合理的制度，讓管理“有法可依”，而且要“有法必依”，同時注意其靈活性。只有在這些綜合條件下，個人及組織才能不斷提高其執(zhí)行力，在市場、技術(shù)的發(fā)展中保持較強(qiáng)的戰(zhàn)斗