文件控制程序

1、文件控制程序1 目的為保證與質(zhì)量體系運(yùn)行和檢測(cè)活動(dòng)有影響的文件得到有效控制，需要對(duì)文件編制、發(fā)放、標(biāo)識(shí)、保管和回收等環(huán)節(jié)實(shí)施管理，保證受控文件適宜、易于獲取，確保使用現(xiàn)行有效版本，避免作廢文件被誤用。2 適用范圍適用于質(zhì)量體系文件和檢測(cè)方法等對(duì)檢測(cè)活動(dòng)有影響的文件得到有效控制。3 職責(zé)3.l 公司經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)質(zhì)量手冊(cè)和程序文件，確定其發(fā)放范圍。3.2質(zhì)量負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織編制質(zhì)量手冊(cè)和程序文件，對(duì)現(xiàn)有體系文件定期評(píng)審，維護(hù)其有效性。3.3技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)組織技術(shù)文件類編制、批準(zhǔn)，質(zhì)量手冊(cè)的審核。3.4綜合部和檢測(cè)室負(fù)責(zé)作業(yè)指導(dǎo)書(shū)及記錄表格的編制和修訂，質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核質(zhì)量表格，檢測(cè)室主任審核技術(shù)表格，

2、上報(bào)技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.5綜合部負(fù)責(zé)體系文件的標(biāo)識(shí)、發(fā)放、回收、廢止、銷毀、保管工作，并做好記錄。3.6檔案管理員負(fù)責(zé)記錄的收集、分類、標(biāo)識(shí)、編目、歸檔、保管、借閱、回收和銷毀。3.7儀器設(shè)備管理員負(fù)責(zé)組織人員編制儀器設(shè)備的使用、維護(hù)及量值溯源計(jì)劃，及相關(guān)管理記錄的整理，協(xié)助檔案管理員做好儀器設(shè)備檔案相關(guān)資料的歸檔。4 工作程序 4.1 受控文件范圍4.1.1 受控文件包括：（1）質(zhì)量體系文件：包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)和記錄表格。（2）與檢測(cè)工作或檢測(cè)能力相關(guān)的檢測(cè)方法和技術(shù)規(guī)范。（3）對(duì)檢測(cè)活動(dòng)構(gòu)成影響的其他技術(shù)類文件。4.1.2 非受控文件分為非受控質(zhì)量體系文件和非受控標(biāo)準(zhǔn)兩類。

3、（1）非受控質(zhì)量體系文件：同一版本的質(zhì)量體系文件分成受控和非受控兩種版本，非受控質(zhì)量體系文件用于與其他單位的交流，須統(tǒng)一編號(hào)并登記發(fā)放，但無(wú)需定期審核。（2）非受控標(biāo)準(zhǔn)：與檢測(cè)活動(dòng)相關(guān)，但與檢測(cè)工作不直接相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)。4.2文件縮寫4.2.1質(zhì)量手冊(cè)和程序文件質(zhì)量手冊(cè)（SC）；程序文件（CX）；記錄 (JL-質(zhì)量記錄, JC-檢測(cè)原始記錄)4.2.2技術(shù)性文件設(shè)備操作規(guī)程(CG)； 設(shè)備核查規(guī)范(HG)； 其他(QT)4.2.3外部購(gòu)買的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)(BZ)檢測(cè)方法；技術(shù)規(guī)程 4.3文件編號(hào)規(guī)則4.3.1公司內(nèi)部編制的文件資料編號(hào)規(guī)定4.3.1.1質(zhì)量體系文件編號(hào)格式 質(zhì)量手冊(cè)編號(hào)格式： / 公司代

4、碼 文件類別縮寫 版本號(hào) 制定年號(hào)程序文件編號(hào)格式： / 公司代碼 文件類別縮寫 版本號(hào) 順序號(hào)4.3.1.2質(zhì)量記錄表編號(hào)格式 / 公司代碼 文件類別縮寫 程序文件章節(jié) 順序號(hào)4.3.1.3檢測(cè)原始記錄表及其他文件編號(hào)格式 / 公司代碼 文件類別縮寫 順序號(hào)4.3.2檢測(cè)報(bào)告恒靜電檢字2016第xx 號(hào)4.3.3 公司檢測(cè)員證發(fā)放編號(hào)恒靜電檢員字第號(hào) 年號(hào) 順序號(hào)4.3.4公司發(fā)文編號(hào)恒靜電檢字第號(hào) 年號(hào) 順序號(hào)4.3.5文件編號(hào)為流水號(hào)，順序編號(hào)；制定年號(hào)為文件制定的公元年。4.3.6公司代碼（縮寫）: 某公司（HKJD）。4.3.7文件4.3.7.1體系文件發(fā)放編號(hào)：由受控文件縮寫(SK

5、)+兩位阿拉伯?dāng)?shù)字的流水號(hào)組成。4.3.7.2檢測(cè)方法標(biāo)準(zhǔn)發(fā)放編號(hào)：由外部文件縮寫(BZ)+兩位阿拉伯?dāng)?shù)字的流水號(hào)組成，如果一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)或規(guī)范發(fā)放給多個(gè)檢測(cè)人員，由外部文件縮寫(BZ)+兩位阿拉伯?dāng)?shù)字的流水號(hào)+（兩位阿拉伯?dāng)?shù)字的流水號(hào)）組成。4.4文件編制與審批4.4.1公司文書(shū)文件由綜合部主任審核，公司經(jīng)理批準(zhǔn)；技術(shù)文件由編寫部門負(fù)責(zé)人審核，技術(shù)負(fù)責(zé)人審批；質(zhì)量管理文件由質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核，公司經(jīng)理批準(zhǔn)；涉及公司發(fā)展、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員調(diào)配、人員獎(jiǎng)懲等重要文件由公司經(jīng)理批準(zhǔn)。4.4.2質(zhì)量手冊(cè)質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織編寫質(zhì)量手冊(cè)，建立與程序文件之間的接口關(guān)系，技術(shù)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核，公司經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)發(fā)布。4.4.3程

6、序文件與管理制度質(zhì)量負(fù)責(zé)人組織編寫，技術(shù)負(fù)責(zé)人審核，公司經(jīng)理批準(zhǔn)。4.4.4作業(yè)指導(dǎo)書(shū)檢測(cè)室和綜合部分別編寫技術(shù)和質(zhì)量作業(yè)指導(dǎo)書(shū)，檢測(cè)室主任和質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核，技術(shù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.5文件受控狀態(tài)4.5.1文件資料分“受控”和“非受控”兩類。4.5.2質(zhì)量管理文件和技術(shù)文件屬受控文件，只能在公司內(nèi)部使用，不得外借，領(lǐng)用受控文件必須經(jīng)批準(zhǔn)。4.5.3公司編制和外來(lái)的一般性文件屬非受控文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可對(duì)外使用。4.6文件的發(fā)放4.6.1受控文件的發(fā)放受控文件由綜合部進(jìn)行“受控”標(biāo)識(shí)，經(jīng)批準(zhǔn)后，編號(hào)分發(fā)有關(guān)部門和人員，領(lǐng)用人領(lǐng)用時(shí)須填寫受控文件發(fā)放與回收記錄。受控文件破損時(shí)影響使用時(shí)，可向質(zhì)量負(fù)

7、責(zé)人申請(qǐng)置換完好同效版本，受控編號(hào)不變，破損文件由綜合部銷毀。如丟失受控文件，應(yīng)向質(zhì)量負(fù)責(zé)人書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后，綜合部補(bǔ)發(fā)，并予以新的受控編號(hào)，同時(shí)注明已丟失文件受控編號(hào)失效。如丟失文件找回，上交綜合部銷毀。4.6.2一般文件的發(fā)放公司文、函發(fā)放前，應(yīng)填寫發(fā)文審批單，經(jīng)綜合部審核，送公司經(jīng)理批準(zhǔn)。文件批準(zhǔn)后，由檔案管理員填寫發(fā)文登記表，并按審批發(fā)放范圍制作發(fā)放，原文存檔。4.7受控文件的更改公司內(nèi)部文件因質(zhì)量體系運(yùn)行變化已不適用，或與國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、法律法規(guī)不一致，影響體系運(yùn)行時(shí)，可對(duì)文件進(jìn)行更改修訂。提出人書(shū)面說(shuō)明理由，填寫質(zhì)量體系文件修訂單，由原文件審核人和批準(zhǔn)人進(jìn)行審核批準(zhǔn)，綜合部負(fù)責(zé)更改。所

8、有更改材料與原歸檔文件一并存檔。4.8文件的換版和廢止4.8.1 質(zhì)量體系文件經(jīng)多次修改或經(jīng)管理評(píng)審需大幅度修改時(shí)，篇幅占1/3以上，可進(jìn)行換版；編制依據(jù)發(fā)生重大變化，進(jìn)行換版。原文件版本作廢。4.8.2換發(fā)新版本時(shí)，原版回收，綜合部銷毀。需保存參考的，需蓋“作廢章”。4.9文件的保管和處置4.9.1檔案管理員對(duì)文件分類、登記、編號(hào)、保管。每年清理一次，檢查是否失效。超過(guò)保管期或失效版本。經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，綜合部處理。4.9.2與公司質(zhì)量體系、組織機(jī)構(gòu)相關(guān)文件應(yīng)長(zhǎng)期保存。4.10文件借閱和復(fù)印 公司人員借閱、復(fù)印文件資料應(yīng)填寫檔案資料借閱登記表，由綜合部主任審批后向檔案管理員借閱、復(fù)印。復(fù)印受

9、控文件必須由檔案管理員編號(hào)記錄。外部人員借閱復(fù)印文件需由綜合部提出意見(jiàn)，質(zhì)量負(fù)責(zé)人審核，公司經(jīng)理批準(zhǔn)。4.11外來(lái)文件資料控制4.11.1外來(lái)文件由綜合部收發(fā)，收文送公司領(lǐng)導(dǎo)審閱，按批示確定辦理人辦理。4.11.2收集的外來(lái)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)技術(shù)負(fù)責(zé)人審定，可用于公司使用的，技術(shù)有效性確認(rèn)后，編號(hào)加蓋“受控”章，受控管理。4.11.3 外來(lái)文件收文編號(hào)規(guī)定。收文編號(hào)為年號(hào)+流水號(hào)。例如2016-01。4.12 電子文件管理4.12.1保存電子文件的計(jì)算機(jī)，須單獨(dú)劃區(qū)保存，按要求編號(hào)管理。進(jìn)入計(jì)算機(jī)或保存區(qū)域需有密碼，計(jì)算機(jī)有防毒、防侵入軟件并及時(shí)更新，保存的文件及數(shù)據(jù)需要定期拷貝另外保存。4.12.2 計(jì)算機(jī)保存文件的更改更新由經(jīng)辦人參照本程序4.7、4.8