會計檔案管理規(guī)定

1、檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊1. 會計檔案管理相關(guān)制度11.1. 會計檔案歸檔制度11.2. 會計檔案保管制度21.3. 會計檔案借閱制度21.4. 會計檔案保密制度51.5. 會計檔案庫房管理制度51.6. 會計檔案鑒定銷毀制度121.7. 會計檔案統(tǒng)計制度121.8. 分子公司兼職檔案人員工作制度121 .會計檔案管理相關(guān)制度1.1. 會計檔案歸檔制度檔案歸檔制度一、凡是公司經(jīng)營、建設(shè)、管理等活動中形成的具有保存價值的文件資料都必須按照相關(guān)會計檔案管理制度進行管理。二、各部門將文件資料的形成、積累、整理和歸檔工作，納入各項工作計劃和管理工作程序中，納入部門和人員職責(zé)范圍，納入績效考核。三、各

2、類檔案需按照會計檔案各類型整理規(guī)范及裝訂要求立卷歸檔。四、各部門工作人員因公外出或離職等原因，如有查閱未歸檔資料和需移交資料，請在外出前將相關(guān)資料及時向檔案部門歸檔。五、歸檔資料應(yīng)內(nèi)容完整，字跡清晰可見，裝訂整齊美觀，符合規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)等要求。傳真件需復(fù)印后歸檔。六、對于光盤、磁盤等資料應(yīng)按照特定存放條件去歸檔。七、所有歸檔的文件材料應(yīng)編制移交目錄一式兩份，交接時雙方應(yīng)在移交目錄上簽字，各存一份備查。八、檔案工作必須按照本公司會計檔案管理規(guī)定及會計檔案裝訂要求，將檔案資料認(rèn)真分類、整理、歸檔入庫，無特殊情況不得延誤檔案的整理和歸檔時間。九、檔案人員應(yīng)及時跟進檔案資料的外借情況，對超出規(guī)定時間的未歸

3、還檔案，應(yīng)告知借閱人走續(xù)借流程，如無續(xù)借應(yīng)及時將檔案歸檔入庫。十、檔案整理是檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)，檔案人員在檔案整理工作中，必須按照會計檔案管理辦法的規(guī)定，貫徹落實企業(yè)檔案管理規(guī)定，認(rèn)真執(zhí)行公司的檔案分類細(xì)則、檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊嚴(yán)格要求的進行檔案的整理和加工，確保歸檔質(zhì)量。1.2. 會計檔案保管制度檔案保管制度一、集團總部是保存企業(yè)檔案的中心，在各分公司及財務(wù)服務(wù)中心保存的檔案在規(guī)定的保管期限到期后，按規(guī)定向集團總部移交。任何人不得私自保留企業(yè)檔案。二、保存檔案必須有符合要求的專用庫房，確保檔案的安全。三、存放檔案必須具備專用柜、架，排列方法科學(xué)有序；各類檔案必須按類別、按公司排架，

4、柜、架應(yīng)注明標(biāo)識，方便利用，便于存取。四、檔案人員需熟悉檔案庫存情況，每年對庫藏檔案進行核對，做到帳物相符。如發(fā)現(xiàn)有誤，應(yīng)立即更正。對破損和變質(zhì)檔案，要及時進行修補和復(fù)制。五、電子檔案、聲像檔案等按照各自的管理辦法執(zhí)行。六、庫藏檔案遇有移交、銷毀等情況時需注明原因，并保存依據(jù)。1.3. 會計檔案借閱制度檔案借閱、借用暫行規(guī)定根據(jù)集團財務(wù)有關(guān)管理制度、檔案管理的相關(guān)要求，在財務(wù)共享模式下，對有關(guān)財務(wù)檔案資料的借閱、復(fù)印、借用及歸還等方面制定以下操作規(guī)范：一、會計檔案的密級分類：1、秘密文檔是指在一定時期內(nèi)形成的所有財務(wù)資料。如各類會計憑證、對賬資料等。2、機密指涉及的內(nèi)容在一定時期內(nèi)不能為眾多人

5、所知，如果泄露將給公司的正常經(jīng)營造成一定影響和損失的財務(wù)資料。如合同、納稅申報表等。3、絕密指涉及的內(nèi)容在一定的時期內(nèi)只能為相關(guān)的少數(shù)人所知，如果泄露將給公司造成嚴(yán)重影響和損失的財務(wù)資料。如公司的對外投資報告、未經(jīng)正式披露的合并財務(wù)報表等。二、會計檔案的查閱范圍：參照檔案分類和關(guān)鍵字段信息三、會計檔案查閱、借用的基本規(guī)則：1、總部各部門只能查閱、復(fù)印、借用本部門歸檔的秘密文檔資料；需要查閱、借用其他中心（公司）資料的，需經(jīng)中心總監(jiān)審批、財務(wù)總部同意方可。2、分、子公司可以查閱、復(fù)印、借用屬于本單位歸檔的秘密文檔資料。3、任何中心（公司）或部門查閱、復(fù)印、外借機密文檔資料的，必需經(jīng)財務(wù)規(guī)劃中心會

6、計管理部審批。4、任何中心（公司）或部門查閱、復(fù)印、外借絕密文檔資料的，必需經(jīng)財務(wù)總部負(fù)責(zé)人審批。5、外單位查閱、復(fù)印歸檔資料，除按上述要求辦理手續(xù)外，需要出具相關(guān)證明（身份證、委托證明、介紹信等）、同時還必須有我司陪同人員。檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊四、會計檔案的查閱、利用：1、借閱申請(1)本公司人員需要查閱會計檔案的，需在SOA內(nèi)填寫“檔案借閱申請”，并由查閱方提出查閱申請，寫清查閱內(nèi)容的用途、檔案的種類、所屬公司和檔案的年度、查閱的時間(日期)，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、公司第一負(fù)責(zé)人或中心第一負(fù)責(zé)人，檔案管理部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，憑本人工作證在檔案管理部檔案閱覽室查閱。(2)外單位人員因公需要查閱會計

7、檔案，由對口接待部門負(fù)責(zé)發(fā)起SOA申請，經(jīng)審批后,由我司對口接待部門人員陪同，方能由檔案管理人員接待查閱。原則上，查閱申請應(yīng)提前一天予以申請，以便工作安排。檔案管理部管理人員需核對身份證明。2、借閱服務(wù)：(1)檔案管理人員根據(jù)借閱人提供的有效借閱申請表提供借閱服務(wù)，查閱人在檔案管理部檔案閱覽室進行檔案查閱，未經(jīng)批準(zhǔn)不得進入檔案庫房。(2)查閱檔案資料需要復(fù)印的，一般由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)印、移交復(fù)印件并登記。(3)檔案管理部人員應(yīng)根據(jù)“會計檔案查閱、復(fù)印申請單”，定期(一月一次)建立會計檔案查閱臺帳，填寫檔案查閱情況及利用效果。(4)閱覽室內(nèi)必須保持安靜，不得大聲喧嘩、抽煙。(5)檔案管理人員必

8、須有專人全程陪同在檔案閱覽室。(6)正常情況下，檔案借閱時間規(guī)定如下：星期一至星期五，上午9:3011:40,下午：1:40-6:00星期六、星期天，上午10:0011:30,下午：2:00-5:003、檔案利用(1)一般檔案的利用需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，利用與本部門業(yè)務(wù)無關(guān)的檔案需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同審批。(2)密級檔案利用需經(jīng)總裁辦簽字審批。(3)會計檔案的利用按照以下程序進行辦理：(一)公司內(nèi)部財務(wù)人員、結(jié)算人員只能利用與本工作職責(zé)相關(guān)的會計檔案內(nèi)容。(二)公司內(nèi)部其他部門人員利用會計檔案，應(yīng)在SO驚統(tǒng)內(nèi)填寫“檔案借閱申請單”并經(jīng)申請部門負(fù)責(zé)人和財務(wù)部門負(fù)責(zé)人共同審批后辦理借閱

9、手續(xù)。(具體見檔案借閱審批流程。)如外單位人員(例如監(jiān)管機構(gòu)、審計人員、法律部門、第三方顧問)因公需要查閱會計檔案，由對口接待部門發(fā)起申請。在系統(tǒng)調(diào)閱申請中應(yīng)選擇調(diào)閱方式：在線查閱、現(xiàn)場查閱、復(fù)印/掃描查閱以及原件外借查閱。原則上電子檔案(公文、影印資料)應(yīng)選用在線查閱方式，實物檔案可選擇現(xiàn)場查閱、復(fù)印/掃描查閱。除非特殊情況(例如監(jiān)管機構(gòu)要求查看檔案原件)，一般不原件外借查awmnw加j七百檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊閱。如為原件外借查詢，檔案管理系統(tǒng)中應(yīng)設(shè)置借閱聲明，內(nèi)容包括借閱人為借出的檔案原件的直接責(zé)任人，有義務(wù)對檔案原件進行妥善保管，對其完整負(fù)責(zé)等。此聲明要求借閱人員在系統(tǒng)中簽認(rèn)。系統(tǒng)

10、中應(yīng)選擇為內(nèi)部借閱或外部借閱。(4)實物檔案只提供電子檔案利用，一般不提供原件使用，如特殊需要，需經(jīng)總裁辦審批后辦理利用手續(xù)。(5)利用檔案一般只限在閱覽室查閱，因特殊情況確需外借者，應(yīng)妥善保管，用畢后立即歸還。各中心各部門借閱檔案期限一般為一周，最長不得超過兩周。各分子公司需要利用檔案期限一般為一個月，最長不得超過兩個月。如在兩個月內(nèi)不能歸還，需在SOA內(nèi)從新提交檔案借閱申請并注明特殊原因，為保證檔案完整性，利用人只可續(xù)約一次。(6)檔案利用者對檔案不得擅自轉(zhuǎn)借，不得折疊、剪貼或抽取、拆散，嚴(yán)禁在檔案上勾畫、涂抹、填注、加字、改字等。如發(fā)現(xiàn)上述問題，檔案管理人員應(yīng)及時追查當(dāng)事人的責(zé)任。(7)

11、檔案利用者退還檔案時，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)面核點，確認(rèn)無誤后方可注銷登記，如發(fā)現(xiàn)有缺頁、缺卷等現(xiàn)象，應(yīng)立即追查處理。(8)利用者借閱檔案后，應(yīng)辦理退還手續(xù)，并認(rèn)真填寫檔案利用效果登記表。(9)凡外出工作和調(diào)離本單位的人員，外出和調(diào)離前須歸還所借檔案，否則不予辦理有關(guān)手續(xù)。(10)檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案利用效果登記表，每年對檔案利用情況進行一次統(tǒng)計分析。4、借閱使用規(guī)范：(1)查閱和復(fù)制會計檔案的人員，嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封、抽換、污染、撕毀。(2)查閱的檔案資料必須妥善保管、不得帶出檔案查閱室。五、會計檔案的借用流程(具體參照檔案借閱流程)(1)原則上會計檔案不得借出，如有特殊原因需在SOA內(nèi)

12、填寫“檔案借閱申請”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、公司第一負(fù)責(zé)人或中心第一負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并報請集團財務(wù)總部審核批準(zhǔn)后，可提供復(fù)印件。(2)公司以外人員一律不得借出公司檔案。(3)對于各分子公司因外部原因，需要借用各類原件的，應(yīng)當(dāng)提前兩天SOA申請，檔案管理部負(fù)責(zé)整理并寄出查詢資料，必要時，檔案管理部可以派專人送達。六、會計檔案的歸還流程：(1)原則上原件內(nèi)部借閱期限為兩周，如兩周結(jié)束后仍未使用完畢，應(yīng)攜帶檔案原件前往檔案管理部申請續(xù)借。續(xù)借期為兩周。內(nèi)部部借閱的續(xù)借不得超過一次。(2)如果為外部借閱(例如監(jiān)管機構(gòu)查閱)，借閱期限為一個月，如一個月結(jié)束后仍未檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊使用完畢，應(yīng)由外部機構(gòu)開具證

13、明進行續(xù)借。續(xù)借期為一個月。外部借閱的續(xù)借不得超過一次。如發(fā)生特殊情況(例如法律訴訟、稅務(wù)糾紛)，在續(xù)借期滿后仍需使用的，需由總裁辦審批。(3)檔案管理部檔案管理專員對歸還、外借的檔案資料要對照清單進行驗收，填寫回執(zhí)單并回傳。(4)對于檔案在外借期間時間較長的，檔案管理員應(yīng)每隔2周與借用相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或經(jīng)辦人以郵件的形式確認(rèn)一次，重點確認(rèn)歸還時間、資料完整性、經(jīng)辦人是否在職。(5)借用檔案責(zé)任人或部門發(fā)生借用檔案丟失的，當(dāng)事人必須在第一時間內(nèi)及時提交丟失報告并告知本部門負(fù)責(zé)人、中心負(fù)責(zé)人及財務(wù)服務(wù)中心檔案管理部。在丟失資料為解決前，除財務(wù)總部特批外，不再受理丟失部門或公司辦理檔案借閱、借用手續(xù)

14、。1.4. 會計檔案保密制度檔案保密制度一、檔案工作人員要遵守職業(yè)道德，嚴(yán)守企業(yè)秘密，不準(zhǔn)向外泄露有關(guān)機密性內(nèi)容，不該說的絕對不說，不該借的絕對不借，不該復(fù)制的絕對不復(fù)制。二、經(jīng)常進行保密教育，不斷提高檔案人員的保密意識。三、檔案庫房除庫房管理員外，其他人不得擅自入內(nèi)。四、借閱檔案人員要在指定的地點查閱檔案。五、利用企業(yè)重要檔案，應(yīng)嚴(yán)守企業(yè)秘密，不得擅自抄錄，復(fù)制和對外公布。六、凡因違反檔案保密制度，造成失、泄密制度，應(yīng)視情節(jié)輕重，給預(yù)批評教育及相應(yīng)的罰款，直至追究法律責(zé)任。1.5. 會計檔案庫房管理制度檔案庫房管理暫行規(guī)定第一章總則第一條為了確保檔案的安全，最大限度的延長檔案的壽命，加強檔案

15、庫房的科學(xué)管理，有效地提供檔案信息為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，結(jié)合集團實際，特制定本規(guī)定。第二條檔案是指集團在各項工作、活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。第三條加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案管理機構(gòu)，配備檔案管理人員，為檔案工作提供必備的條件。第四條檔案工作的基本原則：集中統(tǒng)一地管理集團全部檔案，維護檔案的完整與安全，便于各項工作的利用。第五條檔案庫房管理應(yīng)貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，切實做好檔案庫房內(nèi)SUNINGgs檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊的各項管理，防治有害生物、防塵、防火、防盜、照明管理和檔案保管狀況檢查等方面的工作。第一章基本要求第

16、六條檔案庫房管理工作，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)，建立健全檔案庫房管理規(guī)章制度。第七條檔案庫房鑰匙需由專人（庫房管理員）妥善保管，休息時交接本組值班人員，其他人員不允許私拿鑰匙進出檔案庫房，非檔案工作人員未經(jīng)許可，謝絕入內(nèi)，如有特殊情況入內(nèi)需得到中心負(fù)責(zé)人同意方可入內(nèi)。第八條檔案庫房內(nèi)應(yīng)設(shè)置庫房“進出登記本”，凡進出檔案庫房人員必需辦理登記手續(xù)，注明進出人姓名、日期、時間、目的等相關(guān)信息內(nèi)容。第九條嚴(yán)格執(zhí)行檔案進出庫登記制度，維護檔案管理系統(tǒng)內(nèi)進出庫數(shù)據(jù)信息。第十條檔案管理人員嚴(yán)格遵循安全和保密制度，定期檢查檔案柜、庫，排查隱患，發(fā)現(xiàn)問題及時報告上級領(lǐng)導(dǎo)。第十一條檔案庫房不得接待親朋好友和閱檔人員，檔案庫房

17、管理員每天上下班都要嚴(yán)格檢查門窗柜鎖。檔案管理人員應(yīng)保持庫房的清潔衛(wèi)生，離開庫房要及時關(guān)門上鎖，每日下班前要進行安全檢查，切斷電源，關(guān)好門窗。第十二條檔案庫房內(nèi)不準(zhǔn)存放與檔案無關(guān)的紙張和其它易燃品，嚴(yán)禁在檔案室內(nèi)抽煙點火、打牌；禁止喝飲料及吃零食。第十三條檔案管理系統(tǒng)根據(jù)檔案類型，對每冊檔案生成特定條碼記錄，做好系統(tǒng)內(nèi)條碼管理，實物需對應(yīng)系統(tǒng)條碼信息，維護實物冊上條碼標(biāo)簽，標(biāo)簽上不能有劃痕、折皺、污漬等污跡，影響條碼槍的正常使用。第十四條檔案庫房內(nèi)應(yīng)定期打掃，貯存庫房應(yīng)保持整齊、清潔，應(yīng)有嚴(yán)格的使用和存放規(guī)則，做到防塵工作。第十五條檔案庫房管理專員從貨架內(nèi)借出或歸還檔案時，應(yīng)將貨架回復(fù)到原有狀

18、態(tài)，保持庫房內(nèi)貨架整齊。第二章各類檔案入庫保管第十六條檔案庫房管理人員應(yīng)根據(jù)本案類別和檔案系統(tǒng)（PDE）自動生成的庫位號、貨架號等信息，將實物文檔整理，按照對應(yīng)信息排序上架。（參照檔案分類和檔案庫位、貨架號生成規(guī)則）。第十七條以集團全部檔案為對象，依據(jù)本集團職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，現(xiàn)將財務(wù)檔案分為：憑證類、稅務(wù)資料類、供應(yīng)商對賬和結(jié)算檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊類、合同以及招標(biāo)類、主數(shù)據(jù)類、會計報表賬冊類、公司工商資料、董事會資料、內(nèi)部審計/稽核資料、銀行資料、輔助臺帳類和歷史電子備份文檔12類。第十八條會計檔案遵循蘇寧會計檔案管理制度，按“卷”整理，按年度一一類

19、別,或類別一一年度，全宗（即公司代碼），之后月份，保管期限按照長短分別排架。第十九條底片、照片應(yīng)在能關(guān)閉的裝具中保存，如儲柜、抽屜、有門的書架或文件姐箋o貯存柜架應(yīng)采用不可燃、耐腐蝕的材料，避免使用木制及類似材料。木制材料易燃燒、易腐蝕，還可能揮發(fā)出某些有害氣體，促使底片、照片老化或褪色。貯存柜架的噴涂用料應(yīng)穩(wěn)定耐用且對貯存的底片、照片無有害影響。第二十條電子文件自形成時應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其真實性、完整性和有效性。歸檔電子文件存在其他載體形式的文件時，應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說明及描述上保持一致。電子文件歸檔將電子文件的管理權(quán)從網(wǎng)絡(luò)上轉(zhuǎn)移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時保持不

20、變。第二十一條歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門每年應(yīng)對電子文件的讀取，處理設(shè)備的更新情況進行一次檢查登記。設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認(rèn)庫存載體與新設(shè)備的兼容性；如不兼兼容，應(yīng)進行歸檔電子文件的載體轉(zhuǎn)換工作，原載體保留時間不少于3年。保留期滿后對可擦寫載體清除后重復(fù)使用，不可清除內(nèi)容的載體應(yīng)按保密要求進行處置。第二十二條磁性載體文件系指以磁性材料（如計算機磁帶、軟磁盤、錄像帶、錄音帶）為信息載體的文件。歸檔的磁性載體文件必須是可讀文件。必須在有關(guān)的設(shè)備上演示或檢測，云裝正常，無病毒。清潔，無劃傷，確保文件的完整性和內(nèi)容的準(zhǔn)確性。磁性載體文件的保管形式應(yīng)以盒、盤為單位。磁帶（軟磁盤）套、盒上需標(biāo)注帶（

21、盤）編號、檔號、軟件名稱、版本號、文件數(shù)、密級、編制人、編制日期等標(biāo)識。第三章檔案保密規(guī)定第二十三條檔案管理人員和利用者均應(yīng)樹立保密觀念，貫徹執(zhí)行檔案法和保密法，共同保守檔案機密。第二十四條檔案工作人員應(yīng)當(dāng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密；應(yīng)當(dāng)具備檔案專業(yè)知識和相關(guān)專業(yè)知識，接受專業(yè)知識的繼續(xù)教育和培訓(xùn)。第二十五條檔案人員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行檔案保密規(guī)定，做到不失密、不泄密，不損害集團利益，確保檔案的安全和完整，檔案工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議。檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊第二十六條對各類檔案均應(yīng)按規(guī)定的范圍進行查閱、外借，嚴(yán)格履行調(diào)閱手續(xù)。查閱、外借機密檔案要經(jīng)總裁辦及相關(guān)人員批準(zhǔn)。第二十七條因工作需要，凡經(jīng)批準(zhǔn)

22、允許摘錄、復(fù)制的檔案材料的，須經(jīng)檔案管理員核對無誤，登記備案后方能生效。第二十八條對機密檔案要嚴(yán)格管理，不得將機密檔案私自帶出檔案室或外傳，對機密檔案內(nèi)容不得自行摘抄、拍照、翻印或復(fù)制。第二十九條凡涉及檔案機密的人員一律不準(zhǔn)在家庭、子女及無關(guān)人員面前談?wù)撚嘘P(guān)檔案機密內(nèi)容，不得在普通電話和私人通信中暴露檔案機密。第三十條利用者對所借檔案文件、圖紙等必須妥善保管，及時在規(guī)定期限內(nèi)歸還，不得轉(zhuǎn)借他人，不準(zhǔn)攜帶檔案資料探親訪友、出入公共場所。第三十一條對保管期滿、失去保存價值的檔案文件要按規(guī)定流程進行銷毀，不得以廢紙出售。第三十二條發(fā)生失密、泄密和檔案被盜事件時，要立即報告主管領(lǐng)導(dǎo)，當(dāng)事者要寫出書面報

23、告。對違反保密規(guī)定、造成失泄密和被盜密者，應(yīng)按其性質(zhì)及情節(jié)給予嚴(yán)肅處理。第四章濕溫度控制第三十三條檔案庫房（含膠片庫、磁帶庫）的溫度應(yīng)控制在1424C,有設(shè)備的庫房日變化幅度不超過正負(fù)2C,相對濕度應(yīng)控制在45%-60%有設(shè)備的庫房日變化幅度不超過正負(fù)5%第三十四條庫房內(nèi)外濕溫度應(yīng)定時測記，一般每天兩次，掌握溫濕度變化情況，隨時予以控制調(diào)節(jié)。注意積累庫房溫度變化的資料，每年進行一次而綜合分析，以便掌握庫內(nèi)外溫濕度變化規(guī)律，制定綜合管理計劃。第三十五條檔案柜架應(yīng)與墻壁保持一定距離（一般柜背與墻不小于10厘米，柜側(cè)間不小于60厘米），成行地垂直于有窗的墻面擺設(shè)，便于通風(fēng)降濕。檔案柜架排列應(yīng)避免陽光

24、直射。卞I架間的通道間距不少于80cm,柜架間的通道應(yīng)為可迂回式。檔案排架應(yīng)按照從左至右、自上而下的方法，系統(tǒng)反映檔案類目設(shè)置的具體順序。第五章蟲霉防治與除塵第三十六條會計檔案做到防水漬、防潮、防暴曬、防蟲蛀、防鼠咬。建立定期蟲霉檢查制度啊，發(fā)現(xiàn)蟲霉及時處理。第三十七條配備吸塵器，加密封門或過渡門，除塵與防塵相結(jié)合。有條件的檔案庫檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊房可設(shè)置空氣過濾裝置，防止污染氣體進入庫房。第三十八條新進檔案庫的檔案應(yīng)除塵后方能入庫。第七章防火與防盜第三十九條檔案庫區(qū)必須配備適合檔案用的消防器材，并按設(shè)備要求定期檢查、更換。檔案工作人員應(yīng)掌握消防相關(guān)知識，會使用消防器材，定期對庫房管理

25、人員進行消防知識的培訓(xùn)。第四十條安全使用電器設(shè)備，定期檢查電器線路。庫內(nèi)嚴(yán)禁明火裝置和使用電爐及存放易燃易爆物品。第四十一條檔案庫房宜安裝火警及防盜報警裝置，并有切實可行的防盜措施。第八章照明管理第四十二條檔案庫房宜選用白熾燈做人工照明光源，如采用熒光燈時，應(yīng)對紫外線進行過濾。第四十三條檔案庫房不宜采用自然光源，有外窗時應(yīng)有窗簾、窗板等遮陽措施。第四十四條檔案在任何情況下均應(yīng)避免陽光直射。第九章檔案保管狀況檢查第四十五條在檔案庫房入口處統(tǒng)一設(shè)置庫房檔案存放索引（平面示意圖），檔案櫥柜應(yīng)有統(tǒng)一的反映存放檔案內(nèi)容的標(biāo)牌第四十六條對檔案庫房各類檔案應(yīng)經(jīng)常進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題，及時報告，并采取措施予以處

26、理。第四十七條每年定期對檔案庫房內(nèi)檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案保管情況，為科學(xué)管理積累資料，維護檔案的完整與安全，便于集團內(nèi)各項工作的利用。第四十八條檔案利用者或檔案管理人員因某種原因造成檔案遺失、檔案污染及檔案毀損等危害公司利益的行為，視危害程度給以相應(yīng)處罰。第四十九條檔案管理人員需對受污染及損害的檔案，進行檔案的修復(fù)、復(fù)制等工作。保證檔案后期正常查閱。第十章檔案統(tǒng)計規(guī)定第五十條嚴(yán)格執(zhí)行中華人民共和國統(tǒng)計法認(rèn)真做好檔案的統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊地填報本單位檔案工作基本情況統(tǒng)計表。第五十一條及時對檔案的收進、移出、銷毀和實存數(shù)量進行統(tǒng)計。第五十二條認(rèn)真做好檔案的整理、鑒定

27、、保管和利用等業(yè)務(wù)工作情況的統(tǒng)計。第五十三條做好檔案的統(tǒng)計分析，及時掌握檔案和檔案工作情況，進一步提高檔案工作的管理水平。第十一章各中心、部門兼職檔案員工作職責(zé)第五十四條兼職檔案員業(yè)務(wù)上受集團辦檔案室指導(dǎo)、監(jiān)督與檢查，行政上受本部門領(lǐng)導(dǎo)；第五十五條認(rèn)真執(zhí)行檔案工作的各項法律、法規(guī)及相關(guān)制度；第五十六條負(fù)責(zé)本中心、部門各類文件材料的收集、整理和歸檔工作，做到歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、及時、規(guī)范；第五十七條參加本單位組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)及其他有關(guān)檔案工作的各項活動；第五十八條兼職檔案員離崗、離職時，須嚴(yán)格履行交接手續(xù)；并及時將變更的兼職檔案員名單上報至檔案室備案。第五十九條完成檔案室交辦的其他工作，對不按

28、規(guī)定收集、整理、移交檔案的，將給予通報批評。第十二章分公司檔案室日常管理規(guī)定第六十條各分公司檔案室可參照以上各規(guī)定檔案庫房相關(guān)管理規(guī)定。第六十一條分公司應(yīng)根據(jù)檔案類型及分類標(biāo)準(zhǔn)將歸檔電子數(shù)據(jù)導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，根據(jù)檔案系統(tǒng)內(nèi)自動生成的庫位號、貨架號等信息，對應(yīng)實物檔案整理存放分公司檔案柜內(nèi)。按從左至右，從上至下順序排列檔案歸檔。加盟分公司、注銷公司相關(guān)會計檔案資料按照相關(guān)規(guī)定整理統(tǒng)一收回總部歸檔。第六十二條分公司應(yīng)指定專人（綜合會計）負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、統(tǒng)計、鑒定、保管及利用工作，具體細(xì)則參見總部檔案類型的各種規(guī)范要求。檔案管理規(guī)范及系統(tǒng)操作手冊第六十三條分公司檔案室應(yīng)保持室內(nèi)整潔，防治蟲霉，

29、除負(fù)責(zé)檔案專員外，嚴(yán)禁外人進出入檔案室，檔案室內(nèi)應(yīng)設(shè)立“進出登記簿”，注明進出人姓名、日期、原因等相關(guān)信息。第六十四條利用者對所借檔案文件、圖紙等必須妥善保管，及時歸還，不得轉(zhuǎn)借他人，嚴(yán)禁攜帶檔案資料探親訪友、出入公共場所，嚴(yán)禁在檔案資料內(nèi)勾畫、涂抹、填注、加字、改字等，不得折疊、剪貼或抽取、拆散檔案資料，保證檔案資料的完整性。如發(fā)現(xiàn)上述問題，檔案管理人員應(yīng)及時追查當(dāng)事人的責(zé)任，并及時上報總部檔案負(fù)責(zé)人。第六十五條查閱人不能在檔案室進行檔案查閱，只能在閱覽室查閱，未經(jīng)批準(zhǔn)不得進入檔案室。借閱人歸還檔案資料時，負(fù)責(zé)檔案人員應(yīng)及時將借閱檔案擺放回原處。第六十六條凡外出工作和調(diào)離本單位的人員，外出和調(diào)離前須歸還所借檔案，否則不予辦理相關(guān)手續(xù)。檔案利用者退還檔案時，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)面核點，確認(rèn)無誤后方可注銷登記，如發(fā)現(xiàn)有缺頁、缺卷等現(xiàn)象，應(yīng)立即追查處理。第六十七條分公司兼職檔案員離崗、離職時，須嚴(yán)格履行交接手續(xù)；并及時將變更的兼職檔案員名單上報至檔案室備案。第六十八條總部應(yīng)定時對分公司檔案室狀況進行檢查，可以通過拍照掃描上傳的方式檢查，檢查檔案室檔案是否按照檔案類型進行擺放，是否符合檔案管理規(guī)定。檢查檔案的裝訂是否符合要求等。第六十九條分公司檔案室應(yīng)嚴(yán)格按照檔案庫房管理相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十三章罰則第七十條有下列情況和行為的，按照集團公司有關(guān)規(guī)定對