業(yè)務(wù)流程圖畫法實戰(zhàn)與基礎(chǔ) ppt課件

1、組織業(yè)務(wù)流程設(shè)計與優(yōu)化組織業(yè)務(wù)流程設(shè)計與優(yōu)化MiaoyiMiaoyi整整理理業(yè)務(wù)流程圖畫法實戰(zhàn)與根底業(yè)務(wù)流程圖畫法實戰(zhàn)與根底十九到二十世紀(jì)十九到二十世紀(jì) ：企業(yè)內(nèi)需求層層請示并層層監(jiān)視，構(gòu)成金字塔狀的集權(quán)控制方式，：企業(yè)內(nèi)需求層層請示并層層監(jiān)視，構(gòu)成金字塔狀的集權(quán)控制方式，成為管理日益龐大的企業(yè)組織成為管理日益龐大的企業(yè)組織 進(jìn)入八十年代以后：原封不動地套用以往的管理方式，會給企業(yè)帶來種種弊端；進(jìn)入八十年代以后：原封不動地套用以往的管理方式，會給企業(yè)帶來種種弊端；3 3股股不容忽視的不容忽視的“3C3C力量，即顧客力量，即顧客CustomersCustomers；競爭；競爭Competitio

2、nCompetition和改動和改動ChangeChange驅(qū)使企業(yè)進(jìn)入了一個嶄新的領(lǐng)域。驅(qū)使企業(yè)進(jìn)入了一個嶄新的領(lǐng)域。 過去過去2020年來：從目的管理、分散投資、年來：從目的管理、分散投資、Z Z實際、追求實際、追求“杰出、一分鐘經(jīng)理、走動管理杰出、一分鐘經(jīng)理、走動管理、價值鏈分析、質(zhì)量環(huán)到矩陣管理，各類學(xué)說百家爭鳴、價值鏈分析、質(zhì)量環(huán)到矩陣管理，各類學(xué)說百家爭鳴眾多企業(yè)運用了信息技術(shù)眾多企業(yè)運用了信息技術(shù)ITIT，但只是作為提高任務(wù)效率和自動化程度的手段，而，但只是作為提高任務(wù)效率和自動化程度的手段，而對作業(yè)過程那么不作任何順應(yīng)性改動，限制了提高企業(yè)整體績效的空間。對作業(yè)過程那么不作任何

3、順應(yīng)性改動，限制了提高企業(yè)整體績效的空間。業(yè)務(wù)流程重組業(yè)務(wù)流程重組BPRBPR應(yīng)運而生應(yīng)運而生流程重組的產(chǎn)生背景流程重組的產(chǎn)生背景業(yè)務(wù)流程重組的根本定義n1990年，著名管理學(xué)家美國麻省理工學(xué)院MIT麥克 . 哈默Michael Hammer教授在 一文中初次提出了業(yè)務(wù)流程重組BPR的概念。n1993年，Michael Hammer和James Champy在一書中正式對BPR做了如下定義：Michael Hammern“企業(yè)流程再造工程是對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程作根本性的思索和徹底重建，其目的是在本錢、質(zhì)量、效力和速度等方面獲得顯著的改善，使得企業(yè)能最大限制地順應(yīng)以顧客(Customer)、競爭(C

4、ompetition)、變化(Change)為特征的現(xiàn)代企業(yè)運營環(huán)境。企業(yè)對業(yè)務(wù)流程重組的需求n在全球化市場中，在全球化市場中， 顧客、變革和競爭等要素，使組織面臨的情勢非常嚴(yán)峻。顧客、變革和競爭等要素，使組織面臨的情勢非常嚴(yán)峻。n顧客顧客(Customer)多樣性：市場的主導(dǎo)權(quán)已轉(zhuǎn)入顧客手中，使市場由賣方市多樣性：市場的主導(dǎo)權(quán)已轉(zhuǎn)入顧客手中，使市場由賣方市場變?yōu)橘I方市場，顧客選擇商品的余地大為擴(kuò)展。因此，怎樣使顧客稱心，場變?yōu)橘I方市場，顧客選擇商品的余地大為擴(kuò)展。因此，怎樣使顧客稱心，就成為企業(yè)的斗爭目的和一切任務(wù)的歸宿就成為企業(yè)的斗爭目的和一切任務(wù)的歸宿n競爭競爭(Competition)

5、：多層面競爭：多層面競爭從實際、質(zhì)量與本錢三方面比較，誰能從實際、質(zhì)量與本錢三方面比較，誰能提供獨占性的產(chǎn)品和一流的效力，誰就可以博得競爭。市場占有率已成為評提供獨占性的產(chǎn)品和一流的效力，誰就可以博得競爭。市場占有率已成為評判企業(yè)能否具有競爭力的最集中的表達(dá)。判企業(yè)能否具有競爭力的最集中的表達(dá)。n變革變革(Change)市場需求多變：科技提高日新月異，產(chǎn)品生命周期不斷縮短，市場需求多變：科技提高日新月異，產(chǎn)品生命周期不斷縮短，這些變化已成為不可阻撓的潮流，促使企業(yè)加快變革步伐。這些變化已成為不可阻撓的潮流，促使企業(yè)加快變革步伐。方法：方法： 流程是定向的流程是定向的 以以“客戶為主客戶為主 有

6、效利用信息，技術(shù)和有效利用信息，技術(shù)和人力資源人力資源在本錢、質(zhì)量、效力、速度等方面改善組織績效根本目的根本目的: : 合理、有序地安排業(yè)務(wù)流程來更好的效力客戶和發(fā)明增值效力合理、有序地安排業(yè)務(wù)流程來更好的效力客戶和發(fā)明增值效力產(chǎn)生效益：產(chǎn)生效益： 適度的規(guī)模適度的規(guī)模 創(chuàng)建延續(xù)改善質(zhì)量的平創(chuàng)建延續(xù)改善質(zhì)量的平臺臺/ /根底根底 降低本錢降低本錢 消除任務(wù)中的部門壁壘消除任務(wù)中的部門壁壘 信息系統(tǒng)化信息系統(tǒng)化“重新開場重新開場流程設(shè)計與優(yōu)化的根本原那么流程設(shè)計與優(yōu)化的根本原那么什么是業(yè)務(wù)流程n業(yè)務(wù)流程是指在組織內(nèi)部“流轉(zhuǎn)的一系列相關(guān)的活動n流程就是“任務(wù)的流動Work flow，是業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之

7、間的傳送或轉(zhuǎn)移的動態(tài)過程。n業(yè)務(wù)流程不僅僅限于一個單一的功能或者單一的部門n業(yè)務(wù)流程可以貫穿一直地反映運營情況業(yè)務(wù)流程相關(guān)概念業(yè)務(wù)流程相關(guān)概念業(yè)務(wù)流程重組業(yè)務(wù)流程重組(BPR)是一種改良,它的目的是經(jīng)過重新設(shè)計組織運營的流程,使流程的增值內(nèi)容最大化(附價值最大),非增值內(nèi)容最小化(包括降低營運本錢,控制營運風(fēng)險,提高營運效率三方面),從而獲得績效的改良流程優(yōu)化就是在目前流程根底上改良，去掉沒有添加價值的活動，去掉不用要的傳送，使流程更加通暢，從而到達(dá)短期的迅速改良 業(yè)務(wù)流程優(yōu)化流程是一系列活動的組合，這一組合接受各種投入要素，包括：信息、資金、人員、技術(shù)、文檔等。最后經(jīng)過流程產(chǎn)生所期望的結(jié)果，

8、包括產(chǎn)品、效力或某種決策結(jié)果。 業(yè)務(wù)流程傳統(tǒng)組織方式傳統(tǒng)組織方式 顧客需求部門壁壘背離需求以流程為中心的組織方式以流程為中心的組織方式 顧客需求原始流程：原始流程：福特公司的美國總部有福特公司的美國總部有500多名財務(wù)人員，其單據(jù)往來非常繁雜。多名財務(wù)人員，其單據(jù)往來非常繁雜。通常程序是：采購部與供應(yīng)商制定購貨合同，同時送一份副本給會計通常程序是：采購部與供應(yīng)商制定購貨合同，同時送一份副本給會計部門；供應(yīng)商交貨時開發(fā)票；倉庫管理員驗收貨物后出具驗收單，會計部門；供應(yīng)商交貨時開發(fā)票；倉庫管理員驗收貨物后出具驗收單，會計部門核對合同、發(fā)票、驗收單，二者一致辦理付款，否那么需派人調(diào)查部門核對合同、發(fā)

9、票、驗收單，二者一致辦理付款，否那么需派人調(diào)查緣由。如圖緣由。如圖1所示。所示。 流程重組勝利案例-福特公司票據(jù)往來管理存在問題：存在問題：福特公司建立了計算機(jī)系統(tǒng)，使采購、倉庫、會計部門都運用計算機(jī)福特公司建立了計算機(jī)系統(tǒng)，使采購、倉庫、會計部門都運用計算機(jī)處置各自的業(yè)務(wù)，裁掉了處置各自的業(yè)務(wù)，裁掉了20的冗員，并以為這樣很不錯了。但是當(dāng)他的冗員，并以為這樣很不錯了。但是當(dāng)他們知道日本馬自達(dá)公司完成同樣的職能只需們知道日本馬自達(dá)公司完成同樣的職能只需5個人時，他們震驚了。由于個人時，他們震驚了。由于即使思索到福特公司的規(guī)模比馬自達(dá)大，他們最多也只應(yīng)有即使思索到福特公司的規(guī)模比馬自達(dá)大，他們最

10、多也只應(yīng)有100名左右會名左右會計人員，問題在哪里？這就需求從根本上再造整個任務(wù)過程和任務(wù)內(nèi)容計人員，問題在哪里？這就需求從根本上再造整個任務(wù)過程和任務(wù)內(nèi)容。調(diào)查闡明，很多傳統(tǒng)的習(xí)慣是不用要的，例如在會計部門和采購部門調(diào)查闡明，很多傳統(tǒng)的習(xí)慣是不用要的，例如在會計部門和采購部門以及供應(yīng)商之間有很多冗余的單據(jù)往來，要花不少人力去核對單據(jù)。據(jù)以及供應(yīng)商之間有很多冗余的單據(jù)往來，要花不少人力去核對單據(jù)。據(jù)統(tǒng)計，雖然不一致的情況只占少數(shù)，但會計部門卻有統(tǒng)計，雖然不一致的情況只占少數(shù)，但會計部門卻有80的人花大量時的人花大量時間處置這類少數(shù)事件。又因經(jīng)手人多，出錯的時機(jī)也多，一旦單據(jù)之間間處置這類少數(shù)事

11、件。又因經(jīng)手人多，出錯的時機(jī)也多，一旦單據(jù)之間不相符，就要花更多人力去清查，最后會計部門憑多次核對的發(fā)票付款不相符，就要花更多人力去清查，最后會計部門憑多次核對的發(fā)票付款。流程重組勝利案例-福特公司票據(jù)往來管理續(xù)重組流程：重組流程：福特公司再造了這一過程，引入了公用數(shù)據(jù)庫，采購訂單福特公司再造了這一過程，引入了公用數(shù)據(jù)庫，采購訂單進(jìn)入數(shù)據(jù)庫并送給供應(yīng)商，當(dāng)倉庫管理員收到貨物時。從數(shù)進(jìn)入數(shù)據(jù)庫并送給供應(yīng)商，當(dāng)倉庫管理員收到貨物時。從數(shù)據(jù)庫中調(diào)出相應(yīng)的訂貨合同，兩者相符那么驗收入庫、更新?lián)熘姓{(diào)出相應(yīng)的訂貨合同，兩者相符那么驗收入庫、更新消費方案并自動開出支票，反之那么回絕收貨。這樣發(fā)票及消費方案

12、并自動開出支票，反之那么回絕收貨。這樣發(fā)票及其它往來單據(jù)不再需求。使得會計部門減少了其它往來單據(jù)不再需求。使得會計部門減少了7575的冗員，的冗員，同時過程的速度、本錢和質(zhì)量亦都有極大改善。如圖同時過程的速度、本錢和質(zhì)量亦都有極大改善。如圖2 2所示。所示。流程重組勝利案例-福特公司票據(jù)往來管理續(xù)流程圖的作用n流程重組可以帶來很多收益，其中分析類型是最有價值的，由于它可以從任務(wù)流程重組可以帶來很多收益，其中分析類型是最有價值的，由于它可以從任務(wù)中許多方面確定該當(dāng)改善的地方，例如：中許多方面確定該當(dāng)改善的地方，例如：n了解任務(wù)流程：流程圖可以協(xié)助每個人了解在組織內(nèi)部正在運轉(zhuǎn)的流程和每個了解任務(wù)流

13、程：流程圖可以協(xié)助每個人了解在組織內(nèi)部正在運轉(zhuǎn)的流程和每個員工任務(wù)的詳細(xì)內(nèi)容。對特定活動以及這些活動和其它活動之間的關(guān)系的較好員工任務(wù)的詳細(xì)內(nèi)容。對特定活動以及這些活動和其它活動之間的關(guān)系的較好的了解使經(jīng)理可以制定有效的決策并構(gòu)成部門之間良好的任務(wù)關(guān)系。的了解使經(jīng)理可以制定有效的決策并構(gòu)成部門之間良好的任務(wù)關(guān)系。n資源的利用：流程圖可以協(xié)助經(jīng)理有效地運用人力和物力。流程圖使那些較多資源的利用：流程圖可以協(xié)助經(jīng)理有效地運用人力和物力。流程圖使那些較多參與流程的人來決議怎樣有效的利用資源。例如：流程圖包含的信息可以顯示參與流程的人來決議怎樣有效的利用資源。例如：流程圖包含的信息可以顯示將某一雇員的

14、才干用來檢查任務(wù)是一種浪費，而應(yīng)自動地用來消費。轉(zhuǎn)換分配將某一雇員的才干用來檢查任務(wù)是一種浪費，而應(yīng)自動地用來消費。轉(zhuǎn)換分配的義務(wù)的可以更好地利用他們的才干。的義務(wù)的可以更好地利用他們的才干。n培訓(xùn)過程：繪制流程圖所構(gòu)成的文檔提供了管理階層和雇員培訓(xùn)方案的根底，培訓(xùn)過程：繪制流程圖所構(gòu)成的文檔提供了管理階層和雇員培訓(xùn)方案的根底，由于該文檔描畫了每一項任務(wù)所包含的義務(wù)以及執(zhí)行每項義務(wù)的順序。流程圖由于該文檔描畫了每一項任務(wù)所包含的義務(wù)以及執(zhí)行每項義務(wù)的順序。流程圖文檔描畫了組織的功能并顯示怎樣實現(xiàn)這些功能，因此它對于一位新經(jīng)理來說文檔描畫了組織的功能并顯示怎樣實現(xiàn)這些功能，因此它對于一位新經(jīng)理來

15、說更為有用。更為有用。n任務(wù)流：經(jīng)過分析流程圖文檔，我們可決議改善任務(wù)流的方法。在一些情況下，任務(wù)流：經(jīng)過分析流程圖文檔，我們可決議改善任務(wù)流的方法。在一些情況下，我們或許會發(fā)現(xiàn)一些義務(wù)被毫無理由地反復(fù)執(zhí)行，經(jīng)過減少不用要的反復(fù)義務(wù)，我們或許會發(fā)現(xiàn)一些義務(wù)被毫無理由地反復(fù)執(zhí)行，經(jīng)過減少不用要的反復(fù)義務(wù)，我們可以改善任務(wù)流程。在另一些情況下，我們或許會發(fā)現(xiàn)假設(shè)運用自動化設(shè)我們可以改善任務(wù)流程。在另一些情況下，我們或許會發(fā)現(xiàn)假設(shè)運用自動化設(shè)備，可高效率地執(zhí)行一些義務(wù)，從而降低本錢。備，可高效率地執(zhí)行一些義務(wù)，從而降低本錢。本次流程設(shè)計的根本目的本次流程設(shè)計的根本目的n明晰各部門的根本職能，明晰各崗

16、位的主要任務(wù)職責(zé)、內(nèi)容、規(guī)范、任職資歷及任務(wù)流程。n規(guī)范現(xiàn)任任務(wù)人員的業(yè)務(wù)行為，使員工的任務(wù)有據(jù)可依，使新任任務(wù)人員盡快進(jìn)入角色，盡能夠減少管理的隨機(jī)性。n與制度建立相結(jié)合，滿足AACSB的要求 q 流程圖根本元素引見q 流程圖步驟q 流程畫法q 流程圖詳細(xì)實例 流程設(shè)計的方法與工具是是否否動作動作可選動作可選動作單個文件單個文件/ /表單表單多個文件多個文件/ /表單表單子流程子流程存檔存檔判別判別/ /決策決策邏輯關(guān)系線邏輯關(guān)系線數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)人工輸入人工輸入人工操作人工操作卡片卡片資料帶資料帶或者或者排序排序合并合并常用流程符號常用流程符號不常用流程符號不常用流程符號終止終止流程圖符號闡明畫流

17、程圖的步驟畫流程圖的步驟包括：一、直接上級；二、崗位任務(wù)職責(zé)；三、崗位任務(wù)內(nèi)容；四、包括：一、直接上級；二、崗位任務(wù)職責(zé)；三、崗位任務(wù)內(nèi)容；四、崗位任務(wù)規(guī)范；五、崗位任職資歷；六、崗位任務(wù)流程崗位任務(wù)規(guī)范；五、崗位任職資歷；六、崗位任務(wù)流程第一步：填寫流程闡明所需信息的預(yù)備第一步：填寫流程闡明所需信息的預(yù)備第二步：確定涉及的各個部門和崗位架構(gòu)圖第二步：確定涉及的各個部門和崗位架構(gòu)圖第三步：描畫這些部門和崗位之間的信息流和物質(zhì)流，以及發(fā)生的順第三步：描畫這些部門和崗位之間的信息流和物質(zhì)流，以及發(fā)生的順序。序。 活動活動流程圖所包流程圖所包括的主要責(zé)括的主要責(zé)任任流程圖所流程圖所包括的主包括的主要

18、活動要活動每一活動每一活動的主要輸?shù)闹饕斎肴朊恳换顒用恳换顒拥闹饕數(shù)闹饕敵龀雒恳换顒用恳换顒虞敵龅慕虞敵龅慕蛹{者內(nèi)納者內(nèi)、外部、外部畫流程圖需了解的信息責(zé)任責(zé)任 輸入輸入 輸出輸出 客戶客戶有明確定義的開端和終了有輸入必有輸出在整個企業(yè)組織中“流動不局限于單一的功能和部門流程流程輸入輸入輸出輸出流程圖繪制續(xù)流程圖繪制續(xù)流程圖繪制續(xù) 起始點、終止點應(yīng)該清楚和一致 輸入和輸出該當(dāng)盡能夠量化 為每一個義務(wù)框標(biāo)明擔(dān)任的人員和部門 為每一個義務(wù)框標(biāo)明人員的職務(wù)/擔(dān)任的范圍 做到對流程不熟習(xí)的人，不需求任何解釋就能輕而易舉地讀懂流程圖 詳細(xì)程度應(yīng)到達(dá)足以識別無效率的活動流程圖詳細(xì)實例n兩種流程圖描畫

19、法n1 以部門或崗位為單位的流程圖n2 以活動為單位的流程圖n不論采用什么流程圖，準(zhǔn)確地描畫出組織的業(yè)務(wù)流程才是最終目的。 以部門或崗位為單位的流程圖n這種流程圖以部門或崗位為單位，單位之間的連線表示動作或它們之間的關(guān)聯(lián)，經(jīng)過連線上的序號表示活動的先后，這幾個要素構(gòu)成了流程。這種繪制方法的優(yōu)點是可以較為明確的表示出各單位的輸出和輸入以及它們之間的其他聯(lián)絡(luò)。n如以下圖所示： 某廠設(shè)備招標(biāo)與采購崗位的某廠設(shè)備招標(biāo)與采購崗位的“設(shè)備招標(biāo)、采購任務(wù)流程圖設(shè)備招標(biāo)、采購任務(wù)流程圖 業(yè)業(yè)務(wù)務(wù)員員評評標(biāo)標(biāo)小小組組主主管管廠廠長長供供貨貨方方設(shè)設(shè)備備使使用用單單位位法法律律顧顧問問（7 7）批批復(fù)復(fù)（1 11 1）審審批批（1 14 4）安安裝裝調(diào)調(diào)試試（5 5）報報價價、來來人人談?wù)勁信校? 4）發(fā)發(fā)標(biāo)標(biāo)書書或或意意向向書書（9 9）交交合合同同（1 10 0）通通過過，審審核核蓋蓋章章本本部部門門負(fù)負(fù)責(zé)責(zé)人人（1 1）轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)達(dá)達(dá)采采購購任任務(wù)務(wù)書書（6 6）會會審審標(biāo)標(biāo)書書（1 15 5）資資料料歸歸