安排商務旅行

1、湖湖 南南 商商 務務 職職 業(yè)業(yè) 技技 術術 學學 院院秘書實務秘書實務精品課程精品課程模塊二模塊二 秘書辦事模塊秘書辦事模塊項目五項目五 有效組織商務活動有效組織商務活動 任務四任務四 安排商務旅行安排商務旅行知識目標知識目標1、了解旅行計劃和旅程表的內(nèi)容；、了解旅行計劃和旅程表的內(nèi)容；2、了解制定旅行計劃的注意事項；、了解制定旅行計劃的注意事項；3、掌握為上司做商務旅行的準備；、掌握為上司做商務旅行的準備；4、掌握商務費用報銷預結算、掌握商務費用報銷預結算能力目標能力目標能夠安排商務旅行能夠安排商務旅行教學重點教學重點能夠安排商務旅行能夠安排商務旅行情景導入情景導入 天地公司經(jīng)理張偉因公

2、干需天地公司經(jīng)理張偉因公干需去紐約出差，請秘書高山安排相去紐約出差，請秘書高山安排相關事宜。關事宜。 任務分析任務分析 商務旅行商務旅行 business business traveltravel）又稱）又稱 公干、出差公干、出差 等。等。 是旅游行業(yè)中細分出來的一個概是旅游行業(yè)中細分出來的一個概念。念。 主要涉及到交通，遷移，主要涉及到交通，遷移，住宿，體育賽事，文化或者飲食住宿，體育賽事，文化或者飲食活動和飯店行業(yè)的宴會。工作期活動和飯店行業(yè)的宴會。工作期間的程序是很明確的和會議室、間的程序是很明確的和會議室、商務中心的安排聯(lián)系在一起的，商務中心的安排聯(lián)系在一起的，比如一些必備設施：紙張

3、，投影比如一些必備設施：紙張，投影儀，屏幕，互聯(lián)網(wǎng)接口等。儀，屏幕，互聯(lián)網(wǎng)接口等。相關知識相關知識（一）（一）為上司安排旅行為上司安排旅行準備旅行計劃和旅館信息準備旅行計劃和旅館信息制定約會計劃制定約會計劃為商務洽談收集資料為商務洽談收集資料決定旅行用品決定旅行用品行李問題行李問題安排差旅費安排差旅費建立旅行建立旅行旅館信息資料庫旅館信息資料庫辦理旅行保險辦理旅行保險（二）（二）與上司一起旅行與上司一起旅行 旅行安排旅行安排設備安排設備安排行為舉止行為舉止工作交代工作交代（二）（二）報銷差旅費報銷差旅費報銷差旅費應該符合國家和單位的報銷規(guī)定，并履行相關報銷報銷差旅費應該符合國家和單位的報銷規(guī)定

4、，并履行相關報銷手續(xù)，一般應具備提前進行費用預算審批、費用支出、獲取發(fā)手續(xù)，一般應具備提前進行費用預算審批、費用支出、獲取發(fā)票、進行報銷等環(huán)節(jié)。報銷應及時規(guī)范、手續(xù)完備。報銷差旅票、進行報銷等環(huán)節(jié)。報銷應及時規(guī)范、手續(xù)完備。報銷差旅費的一般程序：費的一般程序：1、提交費用申請報告或費用申請表。、提交費用申請報告或費用申請表。2、授權人審核同意，并簽名批準。、授權人審核同意，并簽名批準。3、報告或申請表提交財務部門，領取現(xiàn)金或支票。、報告或申請表提交財務部門，領取現(xiàn)金或支票。4、商務活動中發(fā)生的費用，要向對方索取相應的發(fā)票。、商務活動中發(fā)生的費用，要向對方索取相應的發(fā)票。5、商務活動結束后，將發(fā)

5、票附在、商務活動結束后，將發(fā)票附在“出差報銷單出差報銷單”后，簽名報后，簽名報銷。銷。6、如商務活動中計劃費用不足，應提前向有關領導報告，取、如商務活動中計劃費用不足，應提前向有關領導報告，取得許可后，超出部分方可報銷。得許可后，超出部分方可報銷。任務實施任務實施秘書高山應作以下秘書高山應作以下安排：安排：1、準備旅行計劃表如下：、準備旅行計劃表如下：張偉經(jīng)理旅美日程表張偉經(jīng)理旅美日程表廣州廣州一紐約一紐約 2008年年1月月7日日-9日日1月月7日日 星期日星期日 上午上午9：15 乘中國民航乘中國民航302次班機離廣州，乘次班機離廣州，乘CA983次班次班機由北京至紐約。機由北京至紐約。

6、下午下午19：45 抵紐約抵紐約(林敏小姐接林敏小姐接)，住，住Francis旅館。旅館。 下午下午20：30 與格蘭特與格蘭特(Grant)先生在旅館共進晚餐。先生在旅館共進晚餐。1月月8日日 星期一星期一 上午上午9：30 與格蘭特在公司會議室會談與格蘭特在公司會議室會談(需用的需用的07號文件號文件在在文包內(nèi)在在文包內(nèi))。 中午中午11：lO 與格蘭特先生共進午餐。與格蘭特先生共進午餐。 下午下午15：00 與格蘭特先生繼續(xù)會談與格蘭特先生繼續(xù)會談(需用的需用的08號文件已備號文件已備于公文包于公文包)。 下午下午18：30 在旅館用晚餐。在旅館用晚餐。 下午下午19：30 拜訪黃裕先生

7、拜訪黃裕先生(林敏陪同，禮品在手提箱內(nèi)林敏陪同，禮品在手提箱內(nèi))。1月月9日日 星期二星期二 上午上午8：30 乘乘CA984次班機回京次班機回京(高山先生接高山先生接)。2 2、制定約會計劃。、制定約會計劃。3 3、為商務洽談收集資料。、為商務洽談收集資料。4 4、決定旅行用品。、決定旅行用品。5 5、托運行李。、托運行李。6 6、安排差旅費。、安排差旅費。7 7、辦理旅行保險。、辦理旅行保險。案例分析案例分析 A A城光明公司經(jīng)理李平與城光明公司經(jīng)理李平與B B城華新公司經(jīng)理趙明城華新公司經(jīng)理趙明就某重要合作項目安排約見，予以洽談，時間預訂就某重要合作項目安排約見，予以洽談，時間預訂在在8

8、 8月月8 8日下午日下午1 1：0000開始。李經(jīng)理讓秘書張?zhí)m幫他預開始。李經(jīng)理讓秘書張?zhí)m幫他預訂飛往訂飛往B B城的機票。張?zhí)m查了飛機班次，覺得城的機票。張?zhí)m查了飛機班次，覺得8 8日上日上午午8 8：0000的航班正合適，于是就訂了兩張?？墒堑诙暮桨嗾线m，于是就訂了兩張?？墒堑诙煲驗樘鞖獾脑?，飛機誤點，到達天因為天氣的原因，飛機誤點，到達B B城時已是下午城時已是下午2 2點多，再趕到華新公司已是點多，再趕到華新公司已是3 3點多。由于遲到，華點多。由于遲到，華新公司趙經(jīng)理大為不悅，認為天地公司對該項目的新公司趙經(jīng)理大為不悅，認為天地公司對該項目的合作缺乏誠意。最終，天地公司失去

9、了與華新公司合作缺乏誠意。最終，天地公司失去了與華新公司合作的商機。合作的商機。 此案例對你有什么啟發(fā)？此案例對你有什么啟發(fā)？ Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank yo

10、uThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank youThank you！Thank