學(xué)校物品采購管理內(nèi)部控制制度試行

1、學(xué)校物品采購管理內(nèi)部控制制度（試行）第一章總則第一條為了規(guī)范學(xué)校采購行為，提高學(xué)校采購效率，明確崗位職責(zé)，有效降低采購成本，滿足學(xué)校對優(yōu)質(zhì)資源的需求，維護(hù)公開、公平、公正的市場競爭環(huán)境，根據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，結(jié)合我校實際，制定本制度。第二條學(xué)校總務(wù)處、教務(wù)處、實訓(xùn)處、短訓(xùn)部和信息中心等部門，為履行其職能或為師生教育教學(xué)及實訓(xùn)實習(xí)服務(wù)，使用財政性資金獲取貨物、工程和服務(wù)的，適用本制度。第三條學(xué)校采購實行集中采購和分散采購相結(jié)合，采購項目必須嚴(yán)格執(zhí)行區(qū)教委相關(guān)審批、核準(zhǔn)、備案管理等基本程序。第二章管理機(jī)構(gòu)第四條成立學(xué)校采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校校長任組長黨委書記、分管財務(wù)后勤的副校長、紀(jì)檢副校長、工會

2、主席任副組長，成員由總務(wù)處、財務(wù)室、教務(wù)處、實訓(xùn)處、短訓(xùn)部、信息中心負(fù)責(zé)人、專職采購員和兩名教師代表組成。領(lǐng)導(dǎo)小組組長對學(xué)校采購負(fù)總責(zé)，具體事務(wù)由總務(wù)處牽頭組織開展，紀(jì)檢副校長、工會主席和教師代表等負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。第五條學(xué)校采購領(lǐng)導(dǎo)小組的主要職責(zé)是：傳達(dá)上級有關(guān)文件精神，對各部門的政府采購申請進(jìn)行審批，對部門采購行為實行過程監(jiān)督檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行糾正，調(diào)查處理交易活動的投訴和糾紛。第三章崗位設(shè)置及職責(zé)第六條實施歸口管理，明確崗位職責(zé)。學(xué)校應(yīng)當(dāng)明確采購管理領(lǐng)域內(nèi)部控制的決策、管理、執(zhí)行、監(jiān)督各塊的職責(zé)。明確財務(wù)室為管理部門，總務(wù)處、教務(wù)處、實訓(xùn)處、短訓(xùn)部、信息中心為采購執(zhí)行部門。財務(wù)室應(yīng)當(dāng)

3、牽頭建立本單位政府采購內(nèi)部控制制度，明確學(xué)校部門在政府采購工作中的職責(zé)與分工，建立政府采購與預(yù)算、財務(wù)（資金）、資產(chǎn)、使用等業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)或崗位之間溝通協(xié)調(diào)的工作機(jī)制，共同做好編制政府采購預(yù)算和實施計劃、確定采購需求、組織采購活動、履約驗收、答復(fù)詢問質(zhì)疑、配合投訴處理及監(jiān)督檢查等工作。第七條強(qiáng)化內(nèi)部監(jiān)督。學(xué)校財務(wù)審計、紀(jì)檢監(jiān)察等部門要發(fā)揮監(jiān)督作用，加強(qiáng)對采購執(zhí)行和監(jiān)管工作的常規(guī)審計和專項審計。暢通問題反饋和受理渠道，通過檢查、考核、設(shè)置監(jiān)督電話或信箱等多種途徑查找和發(fā)現(xiàn)問題，有效分析、預(yù)判、管理、處置風(fēng)險事項。第八條合理設(shè)崗，強(qiáng)化權(quán)責(zé)對應(yīng)。合理設(shè)置崗位，明確崗位職責(zé)、權(quán)限和責(zé)任主體，細(xì)化各流程、各環(huán)

4、節(jié)的工作要求和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。（一）界定崗位職責(zé)。學(xué)校應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身特點，對照政府采購法律、法規(guī)、規(guī)章及制度規(guī)定，認(rèn)真梳理不同環(huán)節(jié)、崗位需要重點控制的風(fēng)險事項，劃分風(fēng)險等級，建立制度規(guī)則、風(fēng)險事項等臺賬，合理確定崗位職責(zé)。（二）不相容崗位分離。學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立崗位間的制衡機(jī)制，特殊環(huán)節(jié)涉及的崗位應(yīng)由不同的人員擔(dān)任：1請購部門（采購需求編制崗位及人員與采購需求內(nèi)部審核崗位及人員）；2.審批部門（采購文件編制崗位及人員與采購文件的復(fù)審、審核的崗位及人員）；3.采購（采購合同簽訂崗位及人員與采購驗收的崗位及人員）；4.驗收登記（采購驗收崗位及人員與資產(chǎn)管理的崗位及人員）。（三）相關(guān)業(yè)務(wù)多人參與。采購人、集中采購

5、機(jī)構(gòu)對于評審現(xiàn)場組織、單一來源采購項目議價、合同簽訂、履約驗收等相關(guān)業(yè)務(wù)，原則上應(yīng)當(dāng)由2人以上共同辦理，并明確主要負(fù)責(zé)人員。（四）實施定期輪崗。采購人、集中采購機(jī)構(gòu)和監(jiān)管部門應(yīng)當(dāng)按規(guī)定建立輪崗交流制度，按照政府采購崗位風(fēng)險等級設(shè)定輪崗周期，原則上不超過三年，風(fēng)險等級高的崗位原則上不超過二年第四章政府采購業(yè)務(wù)管理第九條學(xué)校使用財政性資金采購的貨物、工程和服務(wù)都屬于政府采購范圍，必須執(zhí)行政府采購制度。在依法制定的集中采購目錄以內(nèi)的或者采購限額標(biāo)準(zhǔn)以上的貨物、工程和服務(wù)執(zhí)行集中采購，對采購目錄以外或者采購限額標(biāo)準(zhǔn)以下的貨物、工程和服務(wù)執(zhí)行分散采購。第十條政府采購程序。政府采購程序包括下列主要步驟：采

6、購需求論證，政府采購預(yù)算編制及審批，匯編政府采購計劃，確定并執(zhí)行采購方式，訂立及履行采購合同，驗收,結(jié)算。第十一條采購需求論證。編制年初預(yù)算時，財務(wù)室應(yīng)組織召開各部門會議，傳達(dá)年初預(yù)算精神，對各部門提由的采購申請進(jìn)行審核。對確需采購的項目報經(jīng)教代會審核，教代會著重從學(xué)校是否有相應(yīng)的財力支撐和采購的必要性方面進(jìn)行論證。第十二條政府采購預(yù)算編制及審批。學(xué)校按區(qū)教委計財科的要求，在編制年度預(yù)算時，應(yīng)同時編制政府采購預(yù)算。申請采購的貨物、工程和服務(wù)必須符合國家有關(guān)規(guī)定，并考慮其經(jīng)濟(jì)性和實用性。沒有編制預(yù)算的采購原則上不批準(zhǔn)，確因特殊情況必須采購的，須經(jīng)上級同意第十三條匯編政府采購計劃。學(xué)校根據(jù)采購預(yù)算

7、，對采購的貨物或者服務(wù)對市場作充分的調(diào)研，匯總編制采購需求計劃。第十四條確定并執(zhí)行采購方式。學(xué)校在重慶政府采購管理系統(tǒng)上申報采購，經(jīng)主管部門、財政部門審核同意并下達(dá)采購方式，具體采購方式為：公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判采購、單一來源采購、詢價采購、競爭性磋商采購；學(xué)校根據(jù)具體的采購方式委托集中采購代理機(jī)構(gòu)執(zhí)行采購。第十五條采購方式變更申請及審批。區(qū)教委計財科下達(dá)了采購方式之后原則上不得變更，但如果兩次公開招標(biāo)流標(biāo)，在時間比較緊的情況下，學(xué)校可以向區(qū)教委計財科申請由公開招標(biāo)變更為競爭性談判，或者兩次競爭性談判招標(biāo)流標(biāo)后合格供應(yīng)商只有一家的情況下可以申請采購方式為單一來源采購。變更采購方式需區(qū)教

8、委計財科審核同意。第十六條訂立及履行采購合同，驗收，結(jié)算。學(xué)校與集中采購代理機(jī)構(gòu)依法簽訂政府采購委托代理協(xié)議，明確代理采購的范圍、權(quán)限和期限等具體事項。采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照委托代理協(xié)議開展采購活動，不得超越代理權(quán)限。根據(jù)要求編制招標(biāo)文件、組織開標(biāo)。學(xué)校根據(jù)招標(biāo)的結(jié)果編制采購合同，簽訂采購合同并交集中采購代理機(jī)構(gòu)和區(qū)教委、財政部門審核。實施采購、組織驗收。驗收無誤后按照采購合同進(jìn)行結(jié)算。第十七條政府采購服務(wù)管理。學(xué)校根據(jù)年初預(yù)算安排，在財政部門制定的本級政府購買服務(wù)指導(dǎo)性目錄內(nèi)，按照財政部、民政部、工商總局制定的政府購買服務(wù)管理辦法（暫行）（財綜201496號）執(zhí)行。第十八條進(jìn)口產(chǎn)品政府采購

9、。符合中華人民共和國政府采購法財政部關(guān)于印發(fā)<政府采購進(jìn)口產(chǎn)品管理辦法>的通知等有關(guān)法律、法規(guī)規(guī)定，確需采購進(jìn)口產(chǎn)品的，應(yīng)當(dāng)事先按重慶市財政局關(guān)于進(jìn)口產(chǎn)品政府采購審批有關(guān)事項的通知等要求提交申報材料，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可依法開展政府采購活動。國家及市政府有其他規(guī)定的，從其規(guī)定。學(xué)校原則上不采購進(jìn)口商品。第十九條采購驗收管理。合同實施過程中和采購結(jié)束，學(xué)校應(yīng)組織技術(shù)部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門、工會代表和使用部門的相關(guān)人員進(jìn)行檢查驗收。第二十條采購質(zhì)疑答復(fù)與投訴管理。采購過程中由現(xiàn)供應(yīng)商質(zhì)疑和投訴，應(yīng)按政府采購質(zhì)疑和投訴辦法（中華人民共和國財政部令第94號）解決，采購人負(fù)責(zé)供應(yīng)商質(zhì)疑答復(fù)，供應(yīng)商投訴

10、由上級部門依法處理。第五章風(fēng)險評估及內(nèi)控目標(biāo)第二十一條明確責(zé)任主體。政府采購工作組織結(jié)構(gòu)設(shè)置應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理、目標(biāo)一致、權(quán)責(zé)分明的原則,根據(jù)學(xué)校工作需要成立政府采購業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)小組，由學(xué)校內(nèi)部審計、工會代表和紀(jì)檢部門發(fā)揮監(jiān)督作用。請購部門為組織實施政府采購項目的責(zé)任部門，部門負(fù)責(zé)人為相關(guān)責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門需要辦理政府采購項目的具體事項。每個采購項目都要確定具體負(fù)責(zé)人，以明確項目風(fēng)險和切實做好內(nèi)部控制，確保內(nèi)控制度有效施行。第二十二條內(nèi)控目標(biāo)。以“分事行權(quán)、分崗設(shè)權(quán)、分級授權(quán)”為主線，通過制定制度、健全機(jī)制、完善措施、規(guī)范流程，逐步形成依法合規(guī)、運轉(zhuǎn)高效、風(fēng)險可控、問責(zé)嚴(yán)格的政府采購內(nèi)部運轉(zhuǎn)

11、和管控制度，做到約束機(jī)制健全、權(quán)力運行規(guī)范、風(fēng)險控制有力、監(jiān)督問責(zé)到位。第二十三條對政府采購內(nèi)控制度執(zhí)行情況進(jìn)行必要的績效考核。充分調(diào)動各項目參與人員的積極性，將政府采購內(nèi)控執(zhí)行情況納入學(xué)校的績效考評，督促項目參與人提高認(rèn)識，保障項目預(yù)算和政府采購政策的最終執(zhí)行。第六章附則第二十四條本制度由學(xué)校負(fù)責(zé)解釋。附件：1學(xué)校學(xué)校物品采購操作流程說明2.學(xué)校物品采購報審流程學(xué)校物品采購采購操作流程說明為了提高學(xué)校采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足學(xué)校對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進(jìn)一步規(guī)范物資采購流程，加強(qiáng)與各部門間的配合，特制訂本制度。一、請購及其規(guī)定（一）請購單的要素完整的請購單應(yīng)包括一下要素：1

12、.請購的部門；2 .請購物品所屬項目；3 .請購的用途；4 .請購的物品名；5 .請購的物品數(shù)量；6 .請購的物品規(guī)格；7 .請購物品的樣品、圖片或詳細(xì)參數(shù)資料等；8 .請購的物品的需求時間；9 .請購如有特殊需要請備注；10 .請購單填寫人；11 請購部門主管；12 .請購單審核人；13 .副校長審核;14 校長審核。（二）請購單及其提報規(guī)定15 購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰，由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報采購部門；2 .固定資產(chǎn)、日常零星采購和其他材料設(shè)備及工程項目分別按照規(guī)定格式進(jìn)行填寫提報；3 .請購部門在提報請購單時應(yīng)要求總務(wù)處簽字，200元以上分管副校長簽字，同時交一份給使用部門備份，涉及

13、的請購數(shù)量過多時，可以附件清單的形式進(jìn)行提交；4 .涉及的請購物品金額：物品總計金額在1000元以上的后勤副校長必審批；總金額在10000元以上的（校長必審批）數(shù)額巨大項目，需上報校長辦公會或行政會討論通過；5 .遇急需的物資，領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)；6 .如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作由書面說明。二、詢價及其規(guī)定（一）詢價應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通。（二）屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購。（三）對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處

14、理。（四）所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價。（五）對同樣規(guī)格的物品進(jìn)行詢價時，需比對2-3家大型供應(yīng)商，并與請購部門進(jìn)行協(xié)調(diào)，在同等質(zhì)量的前提下，選取價低者。（六）遇到重要的物資或預(yù)估單次采購金額大于1萬的采購情況，詢價前應(yīng)先向?qū)W校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報基本情況，并上報學(xué)校行政會審核通過。（七）詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進(jìn)行詢價。（八）除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額預(yù)算金額在1000元以上的所有項目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價或招標(biāo)采購，比價或招標(biāo)項目應(yīng)至少邀請四家以上單位參與；單次采購金額預(yù)算價格

15、在1萬元以上的項目應(yīng)由總務(wù)處組織招標(biāo)，學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單次采購金額預(yù)算價格在10萬元以上的項目由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機(jī)構(gòu)代理招標(biāo)。（九）比價采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力，具有提供或完成我學(xué)校所需物資和項目的能力。（十）比價采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照規(guī)定的格式或擬定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價。（十一）在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批示。三、比價、議價（一）對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)。（二）對于合格供應(yīng)商的價格水平進(jìn)行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突生。（三）收到供應(yīng)單位第一次報價或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，

16、設(shè)定議價目標(biāo)或理想中標(biāo)價格。（四）重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實力,資質(zhì)進(jìn)行驗證和審查，如通過進(jìn)行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等。（五）參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進(jìn)行價格及條件的進(jìn)一步談判。四、合同的簽訂合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護(hù)。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及教學(xué)儀器設(shè)備、易耗品及實訓(xùn)耗材產(chǎn)品買賣合同。（一）合同正文應(yīng)包含的要素1 .合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；2 .采購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與

17、確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分；3 .包裝要求；4 .合同總額應(yīng)含稅，含運達(dá)學(xué)校的總價，特殊情況（如有的貨物可以在合同中明確界定清楚卸貨、搬運、安裝、調(diào)試等費用）應(yīng)注明；5 .付款方式；6 .交貨日期；7 .質(zhì)量保證期；8 .質(zhì)量要求及規(guī)范；9 .違約責(zé)任和解決糾紛的辦法；10 供需方的信息；11 其他約定。（二）合同簽訂12 涉及到技術(shù)問題及學(xué)校機(jī)密的，注意保密責(zé)任；13 擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低；14 為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；15 遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點；16 質(zhì)保期一定要明確從

18、什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期；17 詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間及要求；18 針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等；19 與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款（多留質(zhì)量保證金，一般5%）;20 違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體；10比價/招標(biāo)匯總表巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作；11合同簽定簽應(yīng)按照規(guī)定格式對合同初稿進(jìn)行巡簽審查；12 .合同巡簽審查通過后應(yīng)由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋學(xué)校公章方可生效；13 .簽訂的所有合同應(yīng)及時報送學(xué)校黨政辦公室（存檔）及財務(wù)部門（備查及付款）。五、付款及合同執(zhí)行（一）付款規(guī)定1所有已簽訂合同付款時應(yīng)參照學(xué)校的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；2 .按照進(jìn)度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款；3 .財務(wù)部門在接到付款審批單應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的通知總務(wù)處并匯報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)。（二）合同執(zhí)行1 .已簽訂合同由總務(wù)處項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由總務(wù)處負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如由現(xiàn)問題，總務(wù)處