第三講：檔案整理

1、第三講：檔案整理第三講：檔案整理林嵐綱要o 檔案整理工作的概述o 全宗的劃分o 全宗內(nèi)檔案的分類o 立卷o 卷案目錄的編制一、檔案整理工作的概述1、檔案整理工作內(nèi)容o 檔案館（室）對收集來的檔案分門別類組成有序體系的一項(xiàng)業(yè)務(wù)，是檔案管理中的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作o 檔案整理工作包括六大環(huán)節(jié)：區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、案卷的立卷、卷內(nèi)文件整理、案卷的排列和編號、案卷目錄編制。2、檔案整理工作意義o 檔案利用、開放、發(fā)揮作用前提條件o 開發(fā)檔案信息資源重要基礎(chǔ)o 檔案整理科學(xué)化和標(biāo)準(zhǔn)化檔案工作優(yōu)化一、檔案整理工作的概述3、檔案整理工作的原則o 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系；o 區(qū)分不同保存價(jià)

2、值；借鑒文件材料整理及歸檔辦法、機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表o 便于保管和利用一、檔案整理工作的概述4、檔案整理的工作方法o 目前我國推行的歸檔文件整理方法有兩種，即改革后的文件級整理方法和傳統(tǒng)的案卷級整理方法。o 文件級整理方法，就是將歸檔文件以“件”為單位進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。一、檔案整理工作的概述二、全宗的劃分二、全宗的劃分1、全宗概念：一個(gè)獨(dú)立機(jī)關(guān)、組織、或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的檔案有機(jī)體。表示檔案范圍的計(jì)量單位。2、立檔單位及其構(gòu)成條件：立檔單位是與全宗這一概念聯(lián)系在一起的。立檔單位必須是具有法人地位的機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、企事業(yè)單位和某些著名人

3、物，它的全部檔案可以構(gòu)成一個(gè)全宗。構(gòu)成立檔單位的條件是一個(gè)機(jī)關(guān)、社會(huì)組織必須在行政上、財(cái)務(wù)上和組織人事上具有一定的獨(dú)立性。具體條件是：二、全宗的劃分o （1）可以獨(dú)立行使職權(quán)或進(jìn)行管理，并能以自己的名義對外行文。機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位必須是一個(gè)法人單位，而不是一個(gè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)。o （2）是一個(gè)預(yù)算會(huì)計(jì)單位或是獨(dú)立的經(jīng)濟(jì)核算單位，可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃。o （3）設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)和人員，并有一定的人事任免權(quán)。o 上述三個(gè)條件是互有聯(lián)系的，一般說有第一條即有第二條、第三條。由于各種原因，有的單位并完全具備三個(gè)條件，則以第一條為主。二、全宗的劃分3、立檔單位的變化與全宗的劃分o（1）立檔單位根本性

4、變化及其表現(xiàn)根本性變化o一個(gè)機(jī)關(guān)撤銷，一個(gè)機(jī)關(guān)成立。即新成立的機(jī)關(guān)接收了撤銷機(jī)關(guān)的職能，從新機(jī)關(guān)成立之日起，檔案構(gòu)成新的全宗。前后共為兩個(gè)全宗。結(jié)束的全宗稱為閉口全宗（不再形成檔案），新建立的全宗稱為開口全宗（檔案不斷積累）。o一個(gè)機(jī)關(guān)的內(nèi)部機(jī)構(gòu)發(fā)展為一個(gè)新的獨(dú)立的機(jī)關(guān)，也就是新成立的機(jī)關(guān)接收和代替了原機(jī)關(guān)的部分職能，新成立的機(jī)關(guān)的檔案另立全宗，兩個(gè)都是開口全宗。二、全宗的劃分o 一個(gè)機(jī)關(guān)改組為幾個(gè)機(jī)關(guān)，原機(jī)關(guān)檔案是一個(gè)閉口全宗，改組及新成立的幾個(gè)機(jī)關(guān)，其檔案各自構(gòu)成新的開口全宗。o 幾個(gè)機(jī)關(guān)改組為一個(gè)機(jī)關(guān)，原各個(gè)機(jī)關(guān)的檔案各自構(gòu)成閉口全宗，改組后的機(jī)關(guān)的檔案構(gòu)成一個(gè)開口全宗二、全宗的劃分o

5、（2）立檔單位非根本性變化及其表現(xiàn)o 機(jī)關(guān)、社會(huì)組織的職能、任務(wù)、工作范圍的擴(kuò)大或縮小。o 內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的調(diào)整，如處（科）室的增設(shè)或精減。o 立檔單位名稱的變化、辦公地址的變更。o 上級領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的改變。o （3）聯(lián)合全宗：聯(lián)合全宗就是若干個(gè)聯(lián)系密切的機(jī)關(guān)的檔案難以區(qū)分，聯(lián)合組成一個(gè)全宗。二、全宗的劃分4、全宗編號的要求o 全宗號：是檔案館指定給立檔單位的代碼，一般用代字（拉丁字母或漢字等）標(biāo)識(shí)門類，用數(shù)字標(biāo)識(shí)門類中全宗順序o （1）唯一性或?qū)Ｖ感?；o （2）系統(tǒng)性或連續(xù)性；o （3）方便實(shí)用二、全宗的劃分5、全宗編號方法o（1）大流水編號法：又稱順序流水編號法，即一個(gè)檔案館對其所有全宗按進(jìn)館順

6、序用自然整數(shù)由小到大順序編號。如0001、0012、0123、1234o（2）體系分類編號法：即按某種邏輯框架，將檔案館所收藏的全部全宗構(gòu)成一個(gè)邏輯類別體系。如1.（1-3）市委、1.（4-7）組織部、1.（8-11）紀(jì)委、2.（1-4）市政府、2.（5-6）城建辦o（3）分類流水編號法：即將館藏全宗劃分為兩個(gè)或幾個(gè)大類，并以固定的代字或代碼作為標(biāo)志，然后在各大類中按進(jìn)館順序流水編號。注意所分類別不宜過多。如X013、J004、D003、R123、 革001二、全宗的劃分6、全宗排列的要求與方法o 全宗排列應(yīng)體現(xiàn)簡便、實(shí)用、便于管理的原則。o 排列方法一般按全宗進(jìn)館順序排列即可。同時(shí)進(jìn)館的若干

7、全宗，可按全宗的大小、相互關(guān)系和重要程度順序排列。三、全宗內(nèi)檔案的分類1、意義：o （1）檔案的分類是實(shí)行檔案科學(xué)管理的重要方法之一o （2）分類也是檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)之一，它為一系列整理工作創(chuàng)造條件o （3）檔案分類的重要意義在于它為檔案的管理和利用提供了有利條件三、全宗內(nèi)檔案的分類2、對全宗內(nèi)的檔案進(jìn)行分類的要求對全宗內(nèi)的檔案進(jìn)行分類的要求o（1）要求分類具有客觀性：o 從全宗的實(shí)際情況出發(fā)進(jìn)行分類，能夠較為系統(tǒng)地反映出立檔單位活動(dòng)的面貌。o（2）檔案分類體系應(yīng)該具有邏輯性o 每次分類必須按照同一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，不應(yīng)有交叉或互相包容的矛盾現(xiàn)象。o（3）全宗內(nèi)檔案的分類應(yīng)該注重實(shí)用性o 檔案

8、的分類必須便于保管、檢索和利用。三、全宗內(nèi)檔案的分類3、分類的方法三、全宗內(nèi)檔案的分類o （1）年度分類法三、全宗內(nèi)檔案的分類o （2）組織機(jī)構(gòu)分類法o 即按照機(jī)關(guān)內(nèi)部設(shè)置第一層機(jī)構(gòu)對（處室）對歸檔文件進(jìn)行分類，哪個(gè)機(jī)構(gòu)形成、閱辦的文件就歸哪個(gè)處室。o 需要注意的特殊情況：o 1、辦公廳（辦公室）與領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)檔案應(yīng)如何設(shè)類？o 一般情況下，領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)形成的檔案和辦公廳（室）形成的檔案，統(tǒng)一作為一個(gè)類進(jìn)行整理，名稱一般為辦公廳（室）類。三、全宗內(nèi)檔案的分類o2、辦公廳（室）與各業(yè)務(wù)部門的檔案的歸類問題。o 辦公廳（室）收文以后轉(zhuǎn)送有關(guān)業(yè)務(wù)部門處理，一般情況下應(yīng)歸入業(yè)務(wù)部門類；o但如果業(yè)務(wù)部門閱過辦公

9、廳（室）轉(zhuǎn)來的收文后，擬寫復(fù)文的草稿，后辦公廳（室）根據(jù)草稿擬寫復(fù)文稿并送領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)，以立檔單位名義復(fù)文。這種情況下，收文和復(fù)文一般應(yīng)歸入辦公廳（室）類，當(dāng)然也可以歸入業(yè)務(wù)部門類，前提是同一全宗內(nèi)類似情況的歸類方法必須一致。o如果是兩個(gè)以上部門合辦的文件，應(yīng)該歸入主辦部門；如果分不清主次歸入最后承辦部門；如果是聯(lián)名發(fā)出的文件，一般歸入主要起草的部門類。三、全宗內(nèi)檔案的分類o 3 3、問題分類法、問題分類法o即按照檔案內(nèi)容所說明的問題來分類。即按照檔案內(nèi)容所說明的問題來分類。o 一般是在不可能或不適于按組織機(jī)構(gòu)分類的情況下采用問題一般是在不可能或不適于按組織機(jī)構(gòu)分類的情況下采用問題分類法，遇到下

10、面幾種情況可考慮采用此方法分類法，遇到下面幾種情況可考慮采用此方法（1 1）立檔單位小，內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)只有簡單的分工，工作常交叉；）立檔單位小，內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)只有簡單的分工，工作常交叉；o（2 2）立檔單位內(nèi)的檔案已經(jīng)混淆，很難再按組織機(jī)構(gòu)分類）立檔單位內(nèi)的檔案已經(jīng)混淆，很難再按組織機(jī)構(gòu)分類o（3 3）立檔單位內(nèi)部雖有組織機(jī)構(gòu)，但經(jīng)常變動(dòng)，按組織機(jī)構(gòu)分類）立檔單位內(nèi)部雖有組織機(jī)構(gòu)，但經(jīng)常變動(dòng)，按組織機(jī)構(gòu)分類有實(shí)際困難。有實(shí)際困難。三、全宗內(nèi)檔案的分類o 4、復(fù)式分類法三、全宗內(nèi)檔案的分類5、保管期限分類法o 即劃定不同的保管期限對檔案進(jìn)行分類，可分為永久、長期、短期或永久、定期。6、常用的分類方法

11、o 1、年度保管期限組織機(jī)構(gòu)（問題）o 2、年度組織機(jī)構(gòu)（問題）保管期限o 3、保管期限年度組織機(jī)構(gòu)（問題）四、立卷o 立卷：是指將辦理完畢的、具有查考價(jià)值的文件，按其形成規(guī)律、特點(diǎn)、價(jià)值和有機(jī)聯(lián)系，經(jīng)整理、組合成案卷的工作。o 步驟：歸檔文件分類 文件的組合 案卷的規(guī)范化整理與編目四、立卷o 是指在上述分類基礎(chǔ)上將同類文件中的單份是指在上述分類基礎(chǔ)上將同類文件中的單份文件按其共同特征和主要聯(lián)系組合成案卷的文件按其共同特征和主要聯(lián)系組合成案卷的工作。工作。六個(gè)六個(gè)特征特征立卷立卷法法一事一事一卷一卷立卷立卷法法四分四分四注四注意立意立卷法卷法適當(dāng)適當(dāng)分級分級立卷立卷法法文件文件類型類型立卷立卷

12、法法我國最基本我國最基本的組卷方法的組卷方法四、立卷o “六特征六特征”組卷法組卷法即將同一作者制發(fā)即將同一作者制發(fā)的文件組合成一個(gè)的文件組合成一個(gè)案卷。案卷。優(yōu)點(diǎn)：便于了解文件來源；優(yōu)點(diǎn)：便于了解文件來源； 適用：本單位制發(fā)的命令、指示、適用：本單位制發(fā)的命令、指示、決議、決定等重要文件；內(nèi)部的決議、決定等重要文件；內(nèi)部的會(huì)議記錄、規(guī)章制度等。有時(shí)將會(huì)議記錄、規(guī)章制度等。有時(shí)將上級機(jī)關(guān)、平級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)上級機(jī)關(guān)、平級機(jī)關(guān)、下級機(jī)關(guān)的文件分別立卷。的文件分別立卷。 作者特征作者特征四、立卷即將內(nèi)容為反映同一事件、即將內(nèi)容為反映同一事件、問題、人物、工作活動(dòng)、案問題、人物、工作活動(dòng)、案件等文件

13、組合成一個(gè)案卷件等文件組合成一個(gè)案卷。優(yōu)點(diǎn)：保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)優(yōu)點(diǎn)：保持了文件之間的有機(jī)聯(lián)系；便于歷史檢索。系；便于歷史檢索。 注意：注意：1 1、使用頻率雖最高，但并、使用頻率雖最高，但并不是任何文件都能使用（如綜合性不是任何文件都能使用（如綜合性文件）；文件）；2 2、應(yīng)準(zhǔn)確劃分、應(yīng)準(zhǔn)確劃分“問題問題”。 使用最頻繁使用最頻繁的立卷特征的立卷特征 問題特征問題特征四、立卷即將相同名稱的即將相同名稱的文件組合成一個(gè)文件組合成一個(gè)案卷。案卷。優(yōu)點(diǎn)：優(yōu)點(diǎn)：由于不同名稱的文件反映由于不同名稱的文件反映了文件在形成者的地位、用途、了文件在形成者的地位、用途、性質(zhì)、價(jià)值等方面的不同，因此性質(zhì)、價(jià)值

14、等方面的不同，因此按名稱特征立卷，能反映案卷重按名稱特征立卷，能反映案卷重要程度和價(jià)值。要程度和價(jià)值。 適用：適用：會(huì)議記錄、計(jì)劃、報(bào)告、會(huì)議記錄、計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、情況簡報(bào)等綜合性文件；總結(jié)、情況簡報(bào)等綜合性文件；命令、指示、決定、決議等領(lǐng)導(dǎo)命令、指示、決定、決議等領(lǐng)導(dǎo)指導(dǎo)性文件；合同、協(xié)議書、統(tǒng)指導(dǎo)性文件；合同、協(xié)議書、統(tǒng)計(jì)表等專業(yè)性很強(qiáng)的文件。計(jì)表等專業(yè)性很強(qiáng)的文件。 名稱即文種名稱即文種名稱特征名稱特征四、立卷即將針對同一年度即將針對同一年度或同一時(shí)期（相同或同一時(shí)期（相同時(shí)間段）的文件組時(shí)間段）的文件組合成一個(gè)案卷。合成一個(gè)案卷。優(yōu)點(diǎn)：保持文件在時(shí)間優(yōu)點(diǎn)：保持文件在時(shí)間上的聯(lián)系；反映

15、特定時(shí)上的聯(lián)系；反映特定時(shí)間范圍內(nèi)的工作情況與間范圍內(nèi)的工作情況與特點(diǎn)。特點(diǎn)。 注意：跨年度的文件形注意：跨年度的文件形成年度與文件內(nèi)容所針成年度與文件內(nèi)容所針對的年度不同的文件。對的年度不同的文件。 指文件針對時(shí)間指文件針對時(shí)間時(shí)間特征時(shí)間特征四、立卷即將本單位與某一單位之間即將本單位與某一單位之間就一定問題進(jìn)行工作聯(lián)系而就一定問題進(jìn)行工作聯(lián)系而形成的問復(fù)性函件組合成一形成的問復(fù)性函件組合成一個(gè)案卷個(gè)案卷。構(gòu)成條件：作者：本單位與構(gòu)成條件：作者：本單位與某一單位；內(nèi)容：同一問題；某一單位；內(nèi)容：同一問題；文件：問復(fù)性函件。文件：問復(fù)性函件。 注意：注意：1 1、不能將本機(jī)關(guān)與、不能將本機(jī)關(guān)與

16、某一機(jī)關(guān)互發(fā)的其它文件按某一機(jī)關(guān)互發(fā)的其它文件按此特征組卷；此特征組卷；2 2、不能將本、不能將本機(jī)關(guān)與上下級機(jī)關(guān)的請示與機(jī)關(guān)與上下級機(jī)關(guān)的請示與批復(fù)按此方法組卷。批復(fù)按此方法組卷。 通訊者特征通訊者特征四、立卷將內(nèi)容反映同將內(nèi)容反映同一地區(qū)的某些一地區(qū)的某些文件組合成一文件組合成一個(gè)案卷。個(gè)案卷。優(yōu)點(diǎn)：優(yōu)點(diǎn)：便于反映地區(qū)工作情便于反映地區(qū)工作情況。況。 適用：適用：多用于上級機(jī)關(guān)針對多用于上級機(jī)關(guān)針對下屬機(jī)關(guān)的來文、調(diào)查統(tǒng)計(jì)下屬機(jī)關(guān)的來文、調(diào)查統(tǒng)計(jì)資料。資料。 可以是行政區(qū)域、可以是行政區(qū)域、也可以是地理區(qū)域也可以是地理區(qū)域注意：注意：不能和作者特征混淆。不能和作者特征混淆。 地區(qū)特征地區(qū)特

17、征五、編目調(diào)整調(diào)整定卷定卷卷內(nèi)卷內(nèi)文件文件排列排列擬寫擬寫案卷案卷題名題名卷內(nèi)卷內(nèi)文件文件編號編號填寫填寫文件文件目錄目錄填卷填卷內(nèi)備內(nèi)備考表考表填寫填寫案卷案卷封面封面裝訂裝訂案卷案卷編制編制案卷案卷目錄目錄五、編目按重要程度排列：重要排前，次按重要程度排列：重要排前，次要排后；上級單位來文排前，下要排后；上級單位來文排前，下級單位來文排后；綜合性排前，級單位來文排后；綜合性排前，專題性排后；方針、政策性排前，專題性排后；方針、政策性排前，業(yè)務(wù)、事務(wù)性排后。業(yè)務(wù)、事務(wù)性排后。指對卷內(nèi)文件進(jìn)行系列化排列，指對卷內(nèi)文件進(jìn)行系列化排列，固定每份文件的位置，使其排列固定每份文件的位置，使其排列有序，

18、方便檢索有序，方便檢索。密不可分的文件材料應(yīng)依序排列：密不可分的文件材料應(yīng)依序排列：批復(fù)在前，請示在后；正件在前，批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；附件在后；印件在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后。轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后。卷卷內(nèi)內(nèi)文文件件排排列列五、編目題名結(jié)構(gòu)：責(zé)任者（通訊者）（時(shí)間）題名結(jié)構(gòu)：責(zé)任者（通訊者）（時(shí)間）（地區(qū)）問題名稱。（地區(qū)）問題名稱。題名擬寫要求：責(zé)任者必須用全稱或通用題名擬寫要求：責(zé)任者必須用全稱或通用簡稱；問題要概括準(zhǔn)確、文字簡練；名稱簡稱；問題要概括準(zhǔn)確、文字簡練；名稱按文種的重要程度順序標(biāo)注二三個(gè)，兼顧按文種的重要程度順序標(biāo)注二三

19、個(gè)，兼顧不同性質(zhì)的文種。不同性質(zhì)的文種。專門術(shù)語用法：案卷，限于某個(gè)案卷、事專門術(shù)語用法：案卷，限于某個(gè)案卷、事件或?qū)δ橙说哪撤矫鎲栴}的調(diào)查處理形成件或?qū)δ橙说哪撤矫鎲栴}的調(diào)查處理形成的所有文件材料；來往文書，限于機(jī)關(guān)之的所有文件材料；來往文書，限于機(jī)關(guān)之間一般工作問題的來文與復(fù)文；時(shí)間，題間一般工作問題的來文與復(fù)文；時(shí)間，題名中的時(shí)間是文件內(nèi)容針對時(shí)間。名中的時(shí)間是文件內(nèi)容針對時(shí)間。擬擬寫寫案案卷卷題題名名五、編目裝訂的案卷編頁號：位置在每頁裝訂的案卷編頁號：位置在每頁有文字文件正面的右上角、背面有文字文件正面的右上角、背面的左上角。的左上角。 不裝訂的案卷編件不裝訂的案卷編件號：先在每一份

20、文件首頁上方加號：先在每一份文件首頁上方加蓋檔號章，并逐件編件號蓋檔號章，并逐件編件號。圖表和聲像材料：在裝具上或材圖表和聲像材料：在裝具上或材料背面逐件編號。料背面逐件編號。卷內(nèi)卷內(nèi)文件文件編號編號五、編目卷內(nèi)文件目錄揭示了卷內(nèi)文件的卷內(nèi)文件目錄揭示了卷內(nèi)文件的來源、內(nèi)容、形成時(shí)間和成分等，來源、內(nèi)容、形成時(shí)間和成分等，便于對歸檔文件的查閱和統(tǒng)計(jì)。便于對歸檔文件的查閱和統(tǒng)計(jì)。卷內(nèi)文件目錄位置：卷內(nèi)文件目錄位置：案卷首頁。案卷首頁。卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄一個(gè)文號占一個(gè)文號占一個(gè)順序號一個(gè)順序號無發(fā)文號可無發(fā)文號可注收文號注收文號聯(lián)合發(fā)文一聯(lián)合發(fā)文一般同時(shí)標(biāo)出般同時(shí)標(biāo)出作者部分作者部分可以省略

21、可以省略最后一份文件填寫最后一份文件填寫起始與終止頁號起始與終止頁號一式數(shù)份，其余一式數(shù)份，其余編制全引目錄編制全引目錄填寫文件目錄填寫文件目錄五、編目卷內(nèi)備考表是注明卷內(nèi)文件狀況和立卷卷內(nèi)備考表是注明卷內(nèi)文件狀況和立卷的時(shí)間、人員情況以備查考的記錄。的時(shí)間、人員情況以備查考的記錄。卷內(nèi)備考表位置：卷內(nèi)備考表位置：卷尾。卷尾。 頁面大?。喉撁娲笮。号c卷內(nèi)文件一致。與卷內(nèi)文件一致。卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表填需要加以說明與解釋的情況，填需要加以說明與解釋的情況，如文件是否完整，有無破損，如文件是否完整，有無破損，是否有重要價(jià)值或特別意義等。是否有重要價(jià)值或特別意義等。檔號，機(jī)關(guān)檔案室統(tǒng)一編制，由全宗號、目錄號、案卷號組成。全宗號由檔案館賦予；目錄號是案卷目錄的編號；案卷號是案卷順序編號。全宗名稱，即立檔單位全宗名稱，即立檔單位名稱，全稱或簡稱名稱，全稱或簡稱類目名稱，全宗內(nèi)第一級類目名稱，全宗內(nèi)第一級類目名稱，機(jī)構(gòu)或問題類目名稱，機(jī)構(gòu)或問題案卷題名案卷題名文件所屬的文件所屬的起止時(shí)間起止時(shí)間保管期限保管期限卷內(nèi)文件總頁數(shù)卷內(nèi)文件總頁數(shù)歸檔號，文書處理部門歸檔號，文書處理部門編制的案卷順序號編制的案卷順序號填填寫寫案案卷卷封封面面三孔一線三孔一