8第八章：時(shí)間管理全書(shū)電子課件完整版電子教案課件電子教案幻燈片

1、第八章第八章 時(shí)間管理時(shí)間管理第一節(jié)第一節(jié) 認(rèn)識(shí)時(shí)間認(rèn)識(shí)時(shí)間第二節(jié)第二節(jié) 時(shí)間管理內(nèi)涵時(shí)間管理內(nèi)涵第三第三節(jié)節(jié) 時(shí)間管理方法時(shí)間管理方法第一節(jié)第一節(jié) 認(rèn)識(shí)時(shí)間認(rèn)識(shí)時(shí)間時(shí)間的界定時(shí)間的界定時(shí)間的特性時(shí)間的特性一、時(shí)間的界定一、時(shí)間的界定 時(shí)間對(duì)于不同的人有不同的意義。哲學(xué)家說(shuō)，時(shí)間是物質(zhì)時(shí)間對(duì)于不同的人有不同的意義。哲學(xué)家說(shuō)，時(shí)間是物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的順序性和持續(xù)性，其特點(diǎn)是一維性，運(yùn)動(dòng)的順序性和持續(xù)性，其特點(diǎn)是一維性， 是一種特殊的資是一種特殊的資源源。時(shí)間。時(shí)間是決定有效性的因素，因?yàn)橛行允枪芾碚叩乃刭|(zhì)、是決定有效性的因素，因?yàn)橛行允枪芾碚叩乃刭|(zhì)、社會(huì)因素和時(shí)間之比。社會(huì)因素和時(shí)間之比。 任何人都

2、沒(méi)有足夠的時(shí)間，然而每一個(gè)人又擁有自己的全任何人都沒(méi)有足夠的時(shí)間，然而每一個(gè)人又擁有自己的全部時(shí)間。這就是著名的部時(shí)間。這就是著名的“時(shí)間悖論時(shí)間悖論”。時(shí)間是一種被相等地分。時(shí)間是一種被相等地分配給所有人的資源。配給所有人的資源。 無(wú)法開(kāi)源無(wú)法開(kāi)源 無(wú)法節(jié)流無(wú)法節(jié)流 不可取代不可取代 不可再生不可再生二、時(shí)間的界定二、時(shí)間的界定第二節(jié)第二節(jié) 時(shí)間管理的內(nèi)涵時(shí)間管理的內(nèi)涵時(shí)間管理的界定時(shí)間管理的界定時(shí)間管理的誤區(qū)時(shí)間管理的誤區(qū)一、時(shí)間管理一、時(shí)間管理 時(shí)間管理探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既時(shí)間管理探索的是如何減少時(shí)間浪費(fèi)，以便有效地完成既定目標(biāo)。由于時(shí)間所具備的四個(gè)特性，時(shí)間管理的

3、對(duì)象不是時(shí)定目標(biāo)。由于時(shí)間所具備的四個(gè)特性，時(shí)間管理的對(duì)象不是時(shí)間，而應(yīng)該是面對(duì)時(shí)間進(jìn)行的自我管理。間，而應(yīng)該是面對(duì)時(shí)間進(jìn)行的自我管理。 自我管理是指每個(gè)人必須拋棄陋習(xí)，引進(jìn)新的工作方式和自我管理是指每個(gè)人必須拋棄陋習(xí)，引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣，包括要訂立目標(biāo)、妥善計(jì)劃、分配時(shí)間、權(quán)衡輕重生活習(xí)慣，包括要訂立目標(biāo)、妥善計(jì)劃、分配時(shí)間、權(quán)衡輕重和權(quán)力下放等，加上自我約束、持之以恒，從而提高效率，事和權(quán)力下放等，加上自我約束、持之以恒，從而提高效率，事半功倍。半功倍。1 1、工作缺乏計(jì)劃工作缺乏計(jì)劃計(jì)劃與事實(shí)常常難以趨于一致，所以必須定期審視目標(biāo)與計(jì)計(jì)劃與事實(shí)常常難以趨于一致，所以必須定期審視目

4、標(biāo)與計(jì)劃，做出必要的修正，尋找最佳途徑。劃，做出必要的修正，尋找最佳途徑。2 2、不會(huì)拒絕他人托付不會(huì)拒絕他人托付每個(gè)人的精力都是有限的，明智地每個(gè)人的精力都是有限的，明智地“拒絕拒絕”是一種是一種“量力量力”的表現(xiàn)，是保障行事優(yōu)先次序的最有效手段，的表現(xiàn)，是保障行事優(yōu)先次序的最有效手段，3 3、進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)進(jìn)取意識(shí)不強(qiáng)人最大的敵人就是自己，時(shí)間白白流逝而毫無(wú)悔痛之意，其人最大的敵人就是自己，時(shí)間白白流逝而毫無(wú)悔痛之意，其根本原因是缺乏進(jìn)取意識(shí)，缺乏對(duì)工作和生活的責(zé)任感和認(rèn)根本原因是缺乏進(jìn)取意識(shí)，缺乏對(duì)工作和生活的責(zé)任感和認(rèn)真態(tài)度。真態(tài)度。二、時(shí)間管理誤區(qū)二、時(shí)間管理誤區(qū)第三節(jié)第三節(jié) 時(shí)間管理

5、方法時(shí)間管理方法四象限工作法四象限工作法番茄工作法番茄工作法GTDGTD工作法工作法省時(shí)之道省時(shí)之道四象限工作法是美國(guó)的四象限工作法是美國(guó)的管理學(xué)管理學(xué)家史蒂芬家史蒂芬. .柯維柯維提提出的一個(gè)時(shí)間管理的理出的一個(gè)時(shí)間管理的理論，把工作按照重要和論，把工作按照重要和緊急兩個(gè)維度進(jìn)行了劃緊急兩個(gè)維度進(jìn)行了劃分，分為四個(gè)分，分為四個(gè)“象限象限”：既重要而且緊急、重要既重要而且緊急、重要但不緊急、不重要但緊但不緊急、不重要但緊急、不重要且不緊急。急、不重要且不緊急。一、四象限工作法一、四象限工作法番茄工作法是一種簡(jiǎn)單易行番茄工作法是一種簡(jiǎn)單易行的時(shí)間管理方法，它是由意的時(shí)間管理方法，它是由意大利人大

6、利人弗朗西斯科弗朗西斯科. .西里洛西里洛于于19921992年創(chuàng)立的。西里洛在發(fā)年創(chuàng)立的。西里洛在發(fā)明這個(gè)方法的時(shí)候剛好手邊明這個(gè)方法的時(shí)候剛好手邊有一個(gè)番茄形狀的計(jì)時(shí)器，有一個(gè)番茄形狀的計(jì)時(shí)器，就將其命名為番茄工作法。就將其命名為番茄工作法。番茄管理法的側(cè)重點(diǎn)是提升番茄管理法的側(cè)重點(diǎn)是提升專(zhuān)注力，專(zhuān)注力，二、番茄工作法二、番茄工作法 第一步：計(jì)劃第一步：計(jì)劃 番茄工作法的實(shí)施流程主要是借助一個(gè)計(jì)時(shí)器、三張表格番茄工作法的實(shí)施流程主要是借助一個(gè)計(jì)時(shí)器、三張表格（“活動(dòng)清單活動(dòng)清單”、“今日待辦今日待辦”以及以及“記錄表格記錄表格”）來(lái)進(jìn)行每）來(lái)進(jìn)行每日的工作任務(wù)管理，并在一天工作結(jié)束后，對(duì)自

7、己的工作時(shí)間日的工作任務(wù)管理，并在一天工作結(jié)束后，對(duì)自己的工作時(shí)間進(jìn)行分析，從而可以獲得對(duì)自己工作能力的預(yù)估、合理安排工進(jìn)行分析，從而可以獲得對(duì)自己工作能力的預(yù)估、合理安排工作、提升工作效率。作、提升工作效率。1 1、活動(dòng)活動(dòng)清單表格清單表格活動(dòng)清單中主要列出一些近日要完成的有關(guān)工作。活動(dòng)清單中主要列出一些近日要完成的有關(guān)工作?；顒?dòng)清單2 2、今日今日待辦表格待辦表格3 3、記錄記錄表格表格事項(xiàng)時(shí)間地點(diǎn)任務(wù)其他記錄表日期時(shí)間任務(wù)類(lèi)型任務(wù)描述番茄書(shū)目備注 第二步：跟蹤第二步：跟蹤 將近期要完成的活動(dòng)全部填入將近期要完成的活動(dòng)全部填入“活動(dòng)清單活動(dòng)清單”表格。每表格。每天早晨，從其中選出數(shù)項(xiàng)要在今

8、天進(jìn)行的活動(dòng)，抄入天早晨，從其中選出數(shù)項(xiàng)要在今天進(jìn)行的活動(dòng)，抄入“今日今日待辦待辦”表格。在表格。在“今日待辦今日待辦”表格選擇今日要完成的各項(xiàng)任表格選擇今日要完成的各項(xiàng)任務(wù)。務(wù)。 對(duì)選定任務(wù)開(kāi)啟對(duì)選定任務(wù)開(kāi)啟2525分鐘的分鐘的“番茄鐘番茄鐘”，并把它填入，并把它填入“記記錄表錄表”中。從中。從“今日待辦今日待辦”的第一項(xiàng)工作開(kāi)始。每個(gè)的第一項(xiàng)工作開(kāi)始。每個(gè)“番茄番茄鐘鐘”之間休息幾分鐘，休息的時(shí)間靈活掌握，但時(shí)間不要太之間休息幾分鐘，休息的時(shí)間靈活掌握，但時(shí)間不要太長(zhǎng)，以長(zhǎng)，以3-53-5分鐘為宜。休息時(shí)不要想和工作相關(guān)的事情，嘗分鐘為宜。休息時(shí)不要想和工作相關(guān)的事情，嘗試著放空自己，暫時(shí)

9、放下。四個(gè)試著放空自己，暫時(shí)放下。四個(gè)“番茄鐘番茄鐘”以后，可以有較以后，可以有較長(zhǎng)的休息時(shí)間長(zhǎng)的休息時(shí)間，實(shí)踐證明，實(shí)踐證明，適當(dāng)?shù)男菹⒏兄谕瓿晒ぷ?。，適當(dāng)?shù)男菹⒏兄谕瓿晒ぷ鳌?第第三三步：步：記錄記錄 需要計(jì)算在每一個(gè)需要計(jì)算在每一個(gè)“番茄鐘番茄鐘”內(nèi)被打斷的次數(shù)，一般用內(nèi)被打斷的次數(shù)，一般用逗號(hào)表示。在逗號(hào)表示。在“番茄鐘番茄鐘”內(nèi)，會(huì)有被打擾的時(shí)刻，比如，同內(nèi)，會(huì)有被打擾的時(shí)刻，比如，同事來(lái)請(qǐng)教問(wèn)題、領(lǐng)導(dǎo)通知召開(kāi)緊急會(huì)議、接到好友的來(lái)電或事來(lái)請(qǐng)教問(wèn)題、領(lǐng)導(dǎo)通知召開(kāi)緊急會(huì)議、接到好友的來(lái)電或者要去衛(wèi)生間等，把這些被中斷的次數(shù)記錄下來(lái)，在一天結(jié)者要去衛(wèi)生間等，把這些被中斷的次數(shù)記錄

10、下來(lái)，在一天結(jié)束時(shí)，再把這些數(shù)據(jù)歸檔并填入束時(shí)，再把這些數(shù)據(jù)歸檔并填入“記錄表記錄表”，最后進(jìn)行分析，最后進(jìn)行分析總結(jié)?？偨Y(jié)。 第第四四步：步：可視化可視化 把前幾部分掌握的信息聯(lián)系起來(lái)，有目的地進(jìn)行調(diào)整，把前幾部分掌握的信息聯(lián)系起來(lái)，有目的地進(jìn)行調(diào)整，最終找到符合現(xiàn)狀的工作習(xí)慣。符合自己的工作習(xí)慣一旦形最終找到符合現(xiàn)狀的工作習(xí)慣。符合自己的工作習(xí)慣一旦形成，就比較容易堅(jiān)持下去。成，就比較容易堅(jiān)持下去。 GTD GTD：Get Things DoneGet Things Done，“把事情做完把事情做完” GTD GTD工作法是著名時(shí)間管理人工作法是著名時(shí)間管理人戴維戴維. .艾倫艾倫提出的一

11、套非常提出的一套非常行之有效的時(shí)間管理方法。其核心理念是：在確保事務(wù)對(duì)工行之有效的時(shí)間管理方法。其核心理念是：在確保事務(wù)對(duì)工作全覆蓋的前提下作全覆蓋的前提下, ,集中資源關(guān)注當(dāng)下可執(zhí)行的工作集中資源關(guān)注當(dāng)下可執(zhí)行的工作, ,以提高以提高效率；對(duì)于不可執(zhí)行的工作效率；對(duì)于不可執(zhí)行的工作, ,則根據(jù)其不確定性的程度則根據(jù)其不確定性的程度, ,納入納入可控制的管理體系中可控制的管理體系中, ,直到其成熟為一個(gè)可具體執(zhí)行的事務(wù)。直到其成熟為一個(gè)可具體執(zhí)行的事務(wù)。隨著時(shí)間的推移隨著時(shí)間的推移, ,事務(wù)狀態(tài)不斷迭代，達(dá)到有效管理的目標(biāo)。事務(wù)狀態(tài)不斷迭代，達(dá)到有效管理的目標(biāo)。 GTD GTD法則在實(shí)踐中往往

12、分成法則在實(shí)踐中往往分成收集、整理、排程、行動(dòng)與收集、整理、排程、行動(dòng)與回顧回顧五個(gè)過(guò)程。五個(gè)過(guò)程。三、三、GTDGTD工作法工作法1 1、收集收集 將能夠想到的與目標(biāo)相關(guān)的所有事務(wù)的進(jìn)行預(yù)估并羅列記將能夠想到的與目標(biāo)相關(guān)的所有事務(wù)的進(jìn)行預(yù)估并羅列記錄下來(lái)，放入收件錄下來(lái)，放入收件箱箱（inin表）表）中中。 當(dāng)你開(kāi)始使用當(dāng)你開(kāi)始使用GTDGTD時(shí)，你應(yīng)該花一個(gè)小時(shí)把你想做（或必須時(shí)，你應(yīng)該花一個(gè)小時(shí)把你想做（或必須做）的所有事情都記錄下來(lái)。你得把所有沒(méi)有按照本應(yīng)該的狀做）的所有事情都記錄下來(lái)。你得把所有沒(méi)有按照本應(yīng)該的狀態(tài)或場(chǎng)地等進(jìn)行的事情都稱作態(tài)或場(chǎng)地等進(jìn)行的事情都稱作“未盡事宜未盡事宜”

13、。所有這些事都應(yīng)。所有這些事都應(yīng)該在你的收件該在你的收件箱（箱（inin表）中表）中。2 2、整理、整理 定期或不定期對(duì)收件定期或不定期對(duì)收件箱（箱（inin表）中表）中的任務(wù)進(jìn)行分類(lèi)、整理的任務(wù)進(jìn)行分類(lèi)、整理, ,盡量保持收件箱為空的狀態(tài)。盡量保持收件箱為空的狀態(tài)。 當(dāng)整理當(dāng)整理inin表上的事項(xiàng)時(shí)表上的事項(xiàng)時(shí), , 首先需要自問(wèn)首先需要自問(wèn): :它可以被執(zhí)行嗎它可以被執(zhí)行嗎? ? 如果答案是不，要么你就把這件事扔掉；或把它作為一個(gè)參考如果答案是不，要么你就把這件事扔掉；或把它作為一個(gè)參考事項(xiàng)事項(xiàng) 所有事務(wù)按照時(shí)間序列、占用資源量、優(yōu)先級(jí)等維度進(jìn)行所有事務(wù)按照時(shí)間序列、占用資源量、優(yōu)先級(jí)等維

14、度進(jìn)行初步的劃分初步的劃分, ,便形成了對(duì)待辦事務(wù)的基本整理。整理的過(guò)程中便形成了對(duì)待辦事務(wù)的基本整理。整理的過(guò)程中, ,需同步進(jìn)行必要的參考資料的收集，方便今后的使用。需同步進(jìn)行必要的參考資料的收集，方便今后的使用。3 3、排程、排程 排程是排程是GTDGTD工作法中最核心的步驟工作法中最核心的步驟, ,主要包含對(duì)參考資料及主要包含對(duì)參考資料及下一步行動(dòng)的安排。下一步行動(dòng)的安排。 如果一個(gè)事務(wù)涉及到多步驟流程和多人協(xié)作如果一個(gè)事務(wù)涉及到多步驟流程和多人協(xié)作, ,那么需要將其那么需要將其細(xì)化成具體的時(shí)間序列細(xì)化成具體的時(shí)間序列, ,并規(guī)定任務(wù)節(jié)點(diǎn)。該過(guò)程的輸出是資源并規(guī)定任務(wù)節(jié)點(diǎn)。該過(guò)程的輸出

15、是資源分配，根據(jù)任務(wù)的性質(zhì)將其安排合適的人選，配備相應(yīng)的團(tuán)隊(duì)分配，根據(jù)任務(wù)的性質(zhì)將其安排合適的人選，配備相應(yīng)的團(tuán)隊(duì)以及相應(yīng)的辦公條件與經(jīng)費(fèi)等以及相應(yīng)的辦公條件與經(jīng)費(fèi)等, ,確保其得到有效執(zhí)行。確保其得到有效執(zhí)行。4 4、行動(dòng)與回顧、行動(dòng)與回顧 行動(dòng)即按照實(shí)際任務(wù)清單開(kāi)始行動(dòng)。不同的事務(wù)性質(zhì)對(duì)執(zhí)行動(dòng)即按照實(shí)際任務(wù)清單開(kāi)始行動(dòng)。不同的事務(wù)性質(zhì)對(duì)執(zhí)行力的要求存在差異。行力的要求存在差異。 回顧環(huán)節(jié)，可以發(fā)現(xiàn)時(shí)間管理的缺陷、對(duì)任務(wù)分類(lèi)整理與回顧環(huán)節(jié)，可以發(fā)現(xiàn)時(shí)間管理的缺陷、對(duì)任務(wù)分類(lèi)整理與組織的不合理方面、工作人員能力局限性等問(wèn)題，有利于今后組織的不合理方面、工作人員能力局限性等問(wèn)題，有利于今后事務(wù)安排時(shí)進(jìn)行合理調(diào)整。事務(wù)安排時(shí)進(jìn)行合理調(diào)整。今日目標(biāo)今日目標(biāo)背背2020個(gè)英文單詞個(gè)英文單詞給父母打電話給父母打電話去圖書(shū)館還書(shū)去圖書(shū)館還書(shū)去超市購(gòu)買(mǎi)必需的生活用品去超市購(gòu)買(mǎi)必需的生活用品準(zhǔn)備比賽作品準(zhǔn)備比賽作品1 1、要積極規(guī)劃，確定目標(biāo)、要積極規(guī)劃，確定目標(biāo)四、省時(shí)之道四、省時(shí)之道2 2、排列主次，區(qū)分重要與緊急、排列主次，區(qū)分重要與緊急生活中生活中80%8