檔案登記和統(tǒng)計概述PPT課件

1、檔案登記和統(tǒng)計概述第六章 檔案登記與統(tǒng)計6.1.檔案登記和統(tǒng)計概述檔案登記和統(tǒng)計概述6.2.檔案室的登記和統(tǒng)計工作檔案室的登記和統(tǒng)計工作6.3 檔案室的登記和統(tǒng)計工作檔案室的登記和統(tǒng)計工作6.4 檔案行政管理部門的統(tǒng)計工作檔案行政管理部門的統(tǒng)計工作6.1.檔案登記和統(tǒng)計概述檔案登記和統(tǒng)計概述6.1.1. 檔案登記和統(tǒng)計的一般概念檔案登記和統(tǒng)計的一般概念6.1.2. 檔案登記和統(tǒng)計工作的任務和要求檔案登記和統(tǒng)計工作的任務和要求6.1.3. 選定檔案統(tǒng)計指標選定檔案統(tǒng)計指標6.1.4. 檔案統(tǒng)計調(diào)查檔案統(tǒng)計調(diào)查6.1.5. 檔案統(tǒng)計資料整理與統(tǒng)計分析檔案統(tǒng)計資料整理與統(tǒng)計分析6.1.6. 案卷數(shù)量

2、和狀況檢查案卷數(shù)量和狀況檢查6.1.7. 檔案統(tǒng)計標準化檔案統(tǒng)計標準化6.1.1. 檔案登記和統(tǒng)計的一般概念檔案登記和統(tǒng)計的一般概念 登記登記 一種是帶有司法行為性質(zhì)的認證性登記 如婚姻登記，商標、專利、工商營業(yè)執(zhí)照的注冊登記等等； 一種是在各項日常管理活動中對各種事實、行為的工作記錄性登記 如會客登記、出入庫登記等等。6.1.1. 檔案登記和統(tǒng)計的一般概念檔案登記和統(tǒng)計的一般概念 登記 對管理活動中發(fā)生的種種較為重要的事實、行為、現(xiàn)象、數(shù)字等進行隨時記錄，以把握整個管理工作的過程和狀態(tài)。 統(tǒng)計 較為宏觀的定量描述、定量分析的技術(shù)方法，用以認識事物的總體狀態(tài)、趨勢和性質(zhì)，為領導和決策行為基礎性

3、信息支持。6.1.1. 檔案登記和統(tǒng)計的一般概念檔案登記和統(tǒng)計的一般概念 登記和統(tǒng)計工作的關系 登記工作是統(tǒng)計工作的基礎。 登記工作是統(tǒng)計工作的一部分。 檔案登記與統(tǒng)計涉及檔案管理領域所有的重要事實與數(shù)據(jù)。6.1.2. 檔案登記和統(tǒng)計工作的任務和要求檔案登記和統(tǒng)計工作的任務和要求 任務： 對檔案和檔案工作的發(fā)展情況進行統(tǒng)計調(diào)查、統(tǒng)計分析， 提供統(tǒng)計資料，實行統(tǒng)計監(jiān)督。6.1.2. 檔案登記和統(tǒng)計工作的任務和要求檔案登記和統(tǒng)計工作的任務和要求 要求： 準確性 及時性 制度化并相互結(jié)合 檔案統(tǒng)計網(wǎng)絡 科學性 科學的標準和方法 全國通用的檔案統(tǒng)計報表，統(tǒng)一的格式、口徑和標準，明確統(tǒng)計的范圍、內(nèi)容、項

4、目和要求 遵循全國統(tǒng)計工作現(xiàn)代化的要求，須達到： 統(tǒng)計指標體系完整化 統(tǒng)計分類標準化 統(tǒng)計調(diào)查工作科學化 統(tǒng)計基礎工作規(guī)范化 統(tǒng)計計算和數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)現(xiàn)代化 統(tǒng)計服務優(yōu)質(zhì)化 從統(tǒng)計的對象來看，分為兩方面： 、對檔案實體及其管理狀況的統(tǒng)計； 、對檔案事業(yè)的組織與管理狀況的統(tǒng)計； 目前，我國檔案工作的基本情況統(tǒng)計，分為四個層次： 其一，全國檔案工作基本情況統(tǒng)計； 其二，專業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計； 其三，地方（包括省、市、地、縣各級）檔案工作基本情況統(tǒng)計； 其四，檔案館、檔案室檔案工作情況統(tǒng)計。檔案統(tǒng)計工作的意義是認識檔案工作的一種重要手段；可以把定性分析和定量分析結(jié)合起來；是檔案事業(yè)建設的一項重要的

5、基礎工作；可以為制定檔案工作的方針、政策和編制檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃提供提供依據(jù)。6.1.3. 選定檔案統(tǒng)計指標選定檔案統(tǒng)計指標6.1.3.1. 確定檔案統(tǒng)計指標的原則6.1.3.2. 檔案統(tǒng)計指標的主要內(nèi)容6.1.3.1. 確定檔案統(tǒng)計指標的原則 必須與檔案工作中一定的數(shù)量表現(xiàn)聯(lián)系在一起 統(tǒng)一性和穩(wěn)定性 可比性 運用平均數(shù)，必須遵循總體同質(zhì)性的原則6.1.3.2. 檔案統(tǒng)計指標的主要內(nèi)容有關檔案館館藏有關檔案館館藏情況指標情況指標檔案總量檔案總量結(jié)構(gòu)分量結(jié)構(gòu)分量不同種類不同種類不同歷史時期不同歷史時期不同保管期限不同保管期限不同制成材料不同制成材料不同整理狀況不同整理狀況資料數(shù)量資料數(shù)量6.1.3

6、.2. 檔案統(tǒng)計指標的主要內(nèi)容有關提供利用方面的指標利用者情況（人次）利用服務情況提供利用總量不同方面利用分量編研情況6.1.3.2. 檔案統(tǒng)計指標的主要內(nèi)容有關檔案經(jīng)費及機構(gòu)建設方面的指標檔案事業(yè)經(jīng)費機構(gòu)設置檔案館基建情況檔案館（室）庫房面積檔案館（室）內(nèi)設備6.1.3.2. 檔案統(tǒng)計指標的主要內(nèi)容檔案工作人員基本情況指標人員總量（定編）結(jié)構(gòu)分量不同年齡組不同文化程度不同檔案專業(yè)程度不同專業(yè)技術(shù)職稱6.1.3.2. 檔案統(tǒng)計指標的主要內(nèi)容檔案專業(yè)教育基本情況指標普通高校學生與師資情況成人高校學生與師資情況中等學校學生與師資情況6.1.4. 檔案統(tǒng)計調(diào)查 6.1.4.1. 統(tǒng)計報表 統(tǒng)計報表是

7、下級檔案管理機關和檔案館（室），按照統(tǒng)一的規(guī)定向上級機關以表的形式定期報送的文件 最基本、最常見 報表制度的主要特點：填報單位都以原始記錄為依據(jù)，按照規(guī)定的格式、統(tǒng)一的計算方法和一定的期限填送報表。 6.1.4.2. 專門調(diào)查 專門調(diào)查是根據(jù)一定的目的要求，臨時組織起來的調(diào)查，它是統(tǒng)計報表的一種補充形式。6.1.5. 檔案統(tǒng)計資料整理與統(tǒng)計分析 統(tǒng)計分組 把檔案工作中的各種現(xiàn)象分出不同類型的組，加深認識檔案工作總體構(gòu)成與現(xiàn)象之間的相互關系。 分組的關鍵是分組標志 檔案統(tǒng)計分析 是對調(diào)查獲得的大量的經(jīng)過整理的資料進行分析研究，從中發(fā)現(xiàn)和總結(jié)出帶有典型性的經(jīng)驗教訓。 動態(tài)分析方法時間序列 也叫時間

8、數(shù)列、歷史復數(shù)或動態(tài)數(shù)列。 它是將某種統(tǒng)計指標的數(shù)值，按時間先后順序排到所形成的數(shù)列。 時間序列預測法就是通過編制和分析時間序列，根據(jù)時間序列所反映出來的發(fā)展過程、方向和趨勢，進行類推或延伸，借以預測下一段時間或以后若干年內(nèi)可能達到的水平。時間序列 其內(nèi)容包括： 收集與整理某種社會現(xiàn)象的歷史資料； 對這些資料進行檢查鑒別，排成數(shù)列； 分析時間數(shù)列，從中尋找該社會現(xiàn)象隨時間變化而變化的規(guī)律，得出一定的模式； 以此模式去預測該社會現(xiàn)象將來的情況。6.1.6. 案卷數(shù)量和狀況檢查 目的： 查明檔案的實有數(shù)量是否與案卷目錄上的登記相符，發(fā)現(xiàn)被損壞的案卷和字跡模糊需要修復，需要重新裝訂、消毒和復印的文件

9、。 檢查工作要嚴格以全宗為單位進行 檢查周期要根據(jù)全宗的重要程度來確定。 5年，10年，15年6.1.6. 案卷數(shù)量和狀況檢查 缺卷、編目上的錯誤和實際損壞，都要計入“案卷數(shù)量和狀況檢查單”。 檢查單在檢查過程中要按每個目錄分開填寫。 檢查案卷數(shù)量過程中，不允許在目錄上隨意做標記，也不允許打亂案卷的排列次序。 檢查以后在目錄上加蓋“年檢查”的戳記。 作出案卷數(shù)量與狀況的檢查報告 其中注明全宗號、全宗名稱和種類、檢查日期以及檢查的總數(shù)量、目錄中實有案卷數(shù)、目錄所缺案卷數(shù)、由于案卷放錯位置而發(fā)生漏編號數(shù)以及實有案卷總數(shù)，需要裝訂、消毒、殺蟲、修復、恢復模糊字跡的案卷數(shù)。6.1.7. 檔案統(tǒng)計標準化

10、 建立健全統(tǒng)一的檔案統(tǒng)計工作制度 統(tǒng)一報表的格式 統(tǒng)一計量單位6.2. 檔案室的登記和統(tǒng)計工作6.2.1. 檔案狀況登記6.2.2. 檔案工作狀況登記6.2.1. 檔案狀況登記 卷內(nèi)目錄 案卷目錄 歸檔文件目錄：分類方案和室編件號 總登記薄：檔案收入、移出變化情況和實存數(shù)量卷內(nèi)目錄案卷目錄歸檔文件目錄6.2.2. 檔案工作狀況登記6.2.2.1. 工作日志6.2.2.2. 人員進出庫房登記6.2.2.3. 檔案出入庫登記6.2.2.4. 檔案清點、檢查登記6.2.2.5. 檔案利用登記簿6.2.2.6. 利用者登記卡6.2.2.7. 檔案借出登記簿6.2.2.8. 檔案復制、摘抄登記表6.2.

11、2.1.工作日志 逐日記錄每一天的工作內(nèi)容及其進程和問題 一般采用簿冊形式，按機構(gòu)單位或按人，每月或每年用一冊，每一頁用于登記一天或一周的工作情況。 登記項目：日期（年月日星期），時間（上午下午或具體時刻），工作內(nèi)容，工作量與進度，工作中的問題及處置情況，每周或每月的統(tǒng)計、小結(jié)等。6.2.2.2.人員進出庫房登記 登記本，放置在庫房入口處 每次進出均應登記 登記項目： 日期、進出庫人員姓名、進入庫房時間（時刻）、進庫事由、出庫時間（時刻）等。6.2.2.3.檔案出入庫登記 登記本，放置在庫房入口處或庫房中固定位置 登記項目： 出庫的日期及時間（時刻）、檔號及數(shù)量、原因（即用途）、歸入日期及時間（時刻）、經(jīng)手人，等。6.2.2.4.檔案清點、檢查登記 登記表（本冊或單頁式）、筆記本 存入全宗卷中 登記內(nèi)容 清點、檢查的日期，原因，清點、檢查過程中發(fā)現(xiàn)的情況及問題，清點、檢查的結(jié)果（結(jié)論），從事清點、檢查的工作人員姓名 清點、檢查報告6.2.2.5.檔案利用登記簿 教材P2396.2.2.6.利用者登記卡 檔案館，規(guī)模較大的檔案室 初次利用 教材P2396.2.2.7.檔案借出登記簿 教材P2406.2.2.8.檔案