2020第1章Excel在財會管理中的應(yīng)用基礎(chǔ)ppt課件

1、第1章 Excel在財會管理中的運用根底l本章學習目的l本章主要講解Excel2000的根底知識，經(jīng)過本章的學習，應(yīng)掌握如下內(nèi)容：l各種數(shù)據(jù)的輸入l任務(wù)表的格式設(shè)置l公式的輸入與編輯l函數(shù)的運用第1章 Excel在財會管理中的運用根底l1.1 數(shù)據(jù)編輯l12 公式和語法l13 函數(shù)的運用1.1 1.1 數(shù)據(jù)編輯數(shù)據(jù)編輯l1.1.1數(shù)據(jù)輸入l1.1.2任務(wù)表的格式設(shè)置1.1.1數(shù)據(jù)輸入數(shù)據(jù)輸入l輸入文本l輸入數(shù)字l輸入日期和時間l輸入公式l同時在多個單元格中輸入一樣數(shù)據(jù)l同時在多張任務(wù)表中輸入或編輯一樣的數(shù)據(jù)l提高輸入速度1 1輸入文本輸入文本l文本包含漢字、英文字母、具有文本性質(zhì)的數(shù)字、空格以

2、及其他鍵盤能鍵入的符號。默許情況下，文本沿單元格左側(cè)對齊。每個單元格最多可包含32000個字符。1.輸入文本輸入文本l假設(shè)需求將一個數(shù)字作為文本來處置，只需在輸入數(shù)據(jù)時先輸入一個單撇號，Excel就會把該數(shù)字作為文本處置，將它沿單元格左側(cè)對齊。l假設(shè)要在單元格中輸入硬回車，可按ALT+ENTER鍵。l假設(shè)要迅速以上方單元格的內(nèi)容填充活動單元格，可按CTRL+D鍵；假設(shè)要以左側(cè)單元格的內(nèi)容填充活動單元格，可按CTRL+R鍵。2輸入數(shù)字輸入數(shù)字l在默許情況下，輸入數(shù)字時，Excel會將該數(shù)據(jù)沿單元格右側(cè)對齊。l在輸入分數(shù)時，為防止將輸入的分數(shù)視作日期，需求在分數(shù)前鍵入0零，再鍵入一空格。l在輸入負

3、數(shù)時，在負數(shù)前鍵入減號(-)，或?qū)⑵渲糜诶ㄌ? )中。lExcel2000只保管15位的數(shù)字精度。3輸入日期和時間輸入日期和時間lExcel將日期和時間視為數(shù)字處置。l假設(shè)要在同一單元格中同時鍵入時期和時間，需求在其間用空格分隔。l假設(shè)要輸入十二小時制的時間，需在時間后鍵入一個空格，然后鍵入AM或PM。l時間和日期可以相加、相減，并可以包含到其他運算中。假設(shè)要在公式中運用時期或時間，需求用帶引號的文本方式輸入日期或時間值。l假設(shè)要輸入系統(tǒng)當前日期，可按CTRL+；(分號)。假設(shè)要輸入系統(tǒng)當前時間，可按CTRL+SHIFT+：(冒號)。4輸入公式輸入公式lExcel2000最大的功能在于計算，只

4、需輸入正確的計算公式之后，就會立刻在活動單元格中顯示其計算結(jié)果。假設(shè)單元格中的數(shù)據(jù)有變動，系統(tǒng)也會自動調(diào)整計算結(jié)果，運用戶隨時可以察看到正確的結(jié)果。有關(guān)公式設(shè)置的內(nèi)容將在下一節(jié)中詳細引見。5同時在多個單元格中輸入一樣數(shù)據(jù)同時在多個單元格中輸入一樣數(shù)據(jù)1選定需求輸入數(shù)據(jù)的單元格。選定的單元格可以是相鄰的，也可以是不相鄰的。2在活動單元格中鍵入相應(yīng)數(shù)據(jù)，然后按CTRL+ENTER鍵。駕照寶典 jkbdw/ 駕考寶典網(wǎng)6同時在多張任務(wù)表中輸入或編輯一同時在多張任務(wù)表中輸入或編輯一樣的數(shù)據(jù)樣的數(shù)據(jù)1選定需求輸入數(shù)據(jù)的任務(wù)表。2再選定需求輸入數(shù)據(jù)的單元格或單元格區(qū)域。3在第一個選定單元格中鍵入或編輯相應(yīng)

5、的數(shù)據(jù)。4然后按ENTER鍵。Excel將自動在一切選定任務(wù)表的相應(yīng)單元格中輸入一樣的數(shù)據(jù)。6同時在多張任務(wù)表中輸入或編輯一同時在多張任務(wù)表中輸入或編輯一樣的數(shù)據(jù)樣的數(shù)據(jù)l假設(shè)曾經(jīng)在某張任務(wù)表中輸入了數(shù)據(jù)，用戶可以快速地將這些數(shù)據(jù)復(fù)制到其他任務(wù)表中相應(yīng)的單元格中。方法如下：先選定包含待復(fù)制數(shù)據(jù)的任務(wù)表和接納復(fù)制數(shù)據(jù)的任務(wù)表，再選定待復(fù)制數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域，然后用鼠標指向“編輯菜單中的“填充，再單擊“至同組任務(wù)表命令。7提高輸入速度提高輸入速度記憶式輸入記憶式輸入l假設(shè)在單元格中鍵入的起始字符與該列已有的錄入項相符，Excel可以自動填寫其他的字符。lExcel只能自動完成包含文字的錄入項，或包含

6、文字與數(shù)字的錄入項。即錄入項中只能包含數(shù)字和沒有格式的日期或時間。假設(shè)接受顯示的錄入項，按Enter鍵。假設(shè)不想采用自動提供的字符，可以繼續(xù)鍵入。假設(shè)要刪除自動提供的字符，按Backspace鍵。7提高輸入速度提高輸入速度選擇列表選擇列表l在輸入數(shù)據(jù)時，按ALT+鍵可以顯示已有錄入項列表，或者以右鍵單擊相應(yīng)的單元格，再單擊快捷菜單中的“選擇列表命令，用鼠標左鍵來選擇用戶需求的數(shù)據(jù)。l駕駛寶典 jkbdw/ 駕考寶典網(wǎng)7提高輸入速度提高輸入速度自動更正自動更正在“工具菜單上，單擊“自動更正命令，翻開如圖1-4所示的對話框。選定“鍵入時自動交換選項。在“交換編輯框中，輸入某字符串的簡寫代碼。在“交

7、換為編輯框中，輸入簡寫代碼對應(yīng)的字符串全部內(nèi)容。單擊“添加按鈕。7提高輸入速度提高輸入速度序列填充序列填充填充數(shù)字、日期或其他序列選定待填充數(shù)據(jù)區(qū)的起始單元格，然后輸入序列的初始值。假設(shè)要讓序列按給定的步長增長，再選定下一單元格，在其中輸入序列的第二個數(shù)值。頭兩個單元格中數(shù)值的差額將決議該序列的增長步長。選定包含初始值的單元格。用鼠標拖動填充柄經(jīng)過待填充區(qū)域。假設(shè)要指定序列類型，可先按住鼠標右鍵，再拖動填充柄，在到達填充區(qū)域之上時，松開鼠標右鍵，單擊快捷菜單中的相應(yīng)命令。7提高輸入速度提高輸入速度自定義序列自定義序列l(wèi)假設(shè)曾經(jīng)在任務(wù)表輸入了將要作用填充序列的數(shù)據(jù)清單，要選定任務(wù)表中相應(yīng)的數(shù)據(jù)區(qū)

8、域。l翻開“工具菜單，單擊“選項命令，在對話框中再單擊“自定義序列選項卡，翻開“自定義序列對話框。l單擊“導入按鈕，即可運用選定的數(shù)據(jù)清單。l假設(shè)要鍵入新的序列列表，要選擇“自定義序列列表框中的“新序列選項，然后在“輸入序列編輯列表框中，從第一個序列元素開場輸入新的序列。在鍵入每個元素后，按ENTER鍵。整個序列輸入終了后，單擊“添加按鈕。l單擊“確定。1.1.2任務(wù)表的格式設(shè)置任務(wù)表的格式設(shè)置l1設(shè)置文本格式l2設(shè)置數(shù)字格式l3設(shè)置日期和時間的格式l4在整個任務(wù)表中顯示或隱藏單元格數(shù)據(jù)l5復(fù)制選定單元格或單元格區(qū)域的格式l6對單元格設(shè)置邊框l7突出顯示符合指定條件的單元格1 1設(shè)置文本格式設(shè)

9、置文本格式l單擊“格式工具欄中的按鈕可以設(shè)置文本的字體、字號、字形和顏色等，或者運用“格式菜單中“單元格命令，在翻開的“單元格格式對話框中單擊“字體選項卡，可以對文本進展進一步的格式設(shè)置。2 2設(shè)置數(shù)字格式設(shè)置數(shù)字格式運用運用“單元格格式對話框單元格格式對話框選擇要進展格式設(shè)置的單元格或單元格區(qū)選擇要進展格式設(shè)置的單元格或單元格區(qū)域。域。翻開翻開“格式菜單，選擇格式菜單，選擇“單元格命令，單元格命令，在翻開的對話框中單擊在翻開的對話框中單擊“數(shù)字選項卡，數(shù)字選項卡，在在“分類列表框中選擇分類項，然后選分類列表框中選擇分類項，然后選擇所需的數(shù)字格式選項，在擇所需的數(shù)字格式選項，在“例如框中例如框

10、中可預(yù)覽格式設(shè)置后單元格的結(jié)果?？深A(yù)覽格式設(shè)置后單元格的結(jié)果。2 2設(shè)置數(shù)字格式設(shè)置數(shù)字格式創(chuàng)建自定義數(shù)字格式創(chuàng)建自定義數(shù)字格式l翻開“格式菜單，選擇“單元格命令，在翻開的對話框中單擊“數(shù)字選項卡，并從“分類列表框中選擇“自定義選項，在“類型框中編輯數(shù)字格式代碼。 2 2設(shè)置數(shù)字格式設(shè)置數(shù)字格式創(chuàng)建自定義數(shù)字格式創(chuàng)建自定義數(shù)字格式常用的數(shù)字位置標識符 #：只顯示有意義的數(shù)字而不顯示無意義的零。 0：假設(shè)數(shù)字位數(shù)少于格式中的零的個數(shù)，那么缺乏位置將顯示無意義的零。?：當設(shè)置為等寬字體例如：Courier New時，為無意義的零在小數(shù)點兩邊添加空格，以便使小數(shù)點對齊。2 2設(shè)置數(shù)字格式設(shè)置數(shù)字格式

11、創(chuàng)建自定義數(shù)字格式創(chuàng)建自定義數(shù)字格式l顏色：要設(shè)置格式中某一部分的顏色，要在該部分對應(yīng)位置用方括號鍵入Black、Blue、Cyan、Green、Magenta、Red、White或Yellow八種顏色稱號之一，并且顏色代碼必需為該部分的第一項。l條件：要設(shè)置滿足指定條件數(shù)字的格式，格式代碼中應(yīng)參與帶中括號的條件。條件由比較運算符和數(shù)值兩部分組成。3 3設(shè)置日期和時間的格式設(shè)置日期和時間的格式lExcel提供了許多內(nèi)置的日期、時間格式，假設(shè)想改動Excel2000顯示日期和時間的方式，可以翻開“格式菜單，選擇“單元格命令，在翻開的對話框中單擊“數(shù)字選項卡，并從“分類列表框中選擇“日期或“時間選

12、項，在“類型框中選擇要運用的格式代碼，最后單擊確定。l用戶也可以自已定義所需的日期和時間格式。自定義日期和時間格式時，需求運用相應(yīng)的格式代碼。4 4在整個任務(wù)表中顯示或隱藏單元格數(shù)據(jù)在整個任務(wù)表中顯示或隱藏單元格數(shù)據(jù)1在整個任務(wù)表中顯示或隱藏零值選擇“工具菜單中的“選項命令，然后單擊“視圖選項卡。假設(shè)要在單元格中顯示零值0，那么選定“窗口選項下的“零值復(fù)選框；假設(shè)要將含有零值的單元格顯示成空白單元格，那么去除該復(fù)選框。 4 4在整個任務(wù)表中顯示或隱藏單元格數(shù)據(jù)在整個任務(wù)表中顯示或隱藏單元格數(shù)據(jù)2隱藏選定單元格中的零值選擇包含要隱藏的零值的單元格。翻開“格式菜單項選擇擇“單元格命令，然后單擊“數(shù)

13、字選項卡。在“分類列表中，單擊“自定義選項。在“類型框中，輸入代碼0;-0;。隱藏的數(shù)值只會出如今編輯欄或正在編輯的單元格中，而不會打印。4 4在整個任務(wù)表中顯示或隱藏單元格數(shù)據(jù)在整個任務(wù)表中顯示或隱藏單元格數(shù)據(jù)3隱藏單元格中的一切值選擇要隱藏數(shù)值的單元格。翻開“格式菜單項選擇擇“單元格命令，然后單擊“數(shù)字選項卡。單擊“分類列表中的“自定義選項。在“類型框中，選擇已有代碼，并按Backspace鍵。在“類型框中鍵入代碼“;三個分號。5 5復(fù)制選定單元格或單元格區(qū)域的格式復(fù)制選定單元格或單元格區(qū)域的格式l選擇含有要復(fù)制格式的單元格或單元格區(qū)域。l單擊“格式工具欄上的“格式刷按鈕。l選擇要設(shè)置新格

14、式的單元格或單元格區(qū)域。l假設(shè)用戶要將選定單元格或區(qū)域中的格式復(fù)制到多個位置，可以雙擊“格式刷按鈕。當完成復(fù)制格式時，再次單擊該按鈕。6 6對單元格設(shè)置邊框?qū)卧裨O(shè)置邊框1利用“邊框按鈕設(shè)置單元格的邊框選擇要添加邊框的一切單元格。假設(shè)要運用最近運用過的邊框款式，直接單擊“格式工具欄上的“邊框按鈕。假設(shè)要運用其他的邊框款式，可單擊“邊框按鈕旁的箭頭，然后單擊選項板上所提供的其他邊框款式。 6 6對單元格設(shè)置邊框?qū)卧裨O(shè)置邊框l2利用“單元格格式對話框l選擇要設(shè)置邊框的單元格或單元格區(qū)域。l翻開“格式菜單項選擇擇“單元格命令，在翻開的“單元格格式對話框中單擊“邊框選項卡l在“款式列表框中選擇需

15、求的線條款式。l假設(shè)需求設(shè)置顏色，可單擊“顏色列表框右邊的下拉箭頭，從下拉選項中選擇所需的顏色。l在“預(yù)置框中單擊指示邊框位置的按鈕，如“外邊框、“上邊框等，也可以直接單擊預(yù)覽窗口中相應(yīng)的單元格邊框。l單擊“確定按鈕。 7 7突出顯示符合指定條件的單元格突出顯示符合指定條件的單元格設(shè)置條件格式設(shè)置條件格式選擇要設(shè)置格式的單元格或單元格區(qū)域。翻開“格式菜單項選擇擇“條件格式命令。假設(shè)要將選定單元格中的值作為格式條件，單擊“單元格數(shù)值選項，接著選定比較詞組，然后在相應(yīng)的框中輸入數(shù)值。輸入的數(shù)值可以是常數(shù)，也可以是公式。單擊“格式按鈕。選擇要運用的字體款式、字體顏色等。假設(shè)要參與其他條件，單擊“添加

16、按鈕，然后反復(fù)步驟到。用戶最多可以指定三個條件。單擊“確定按鈕。7 7突出顯示符合指定條件的單元格突出顯示符合指定條件的單元格更改、更改、添加和刪除條件格式添加和刪除條件格式選擇含有要更改或刪除的條件格式的單元格或單元格區(qū)域。翻開“格式菜單項選擇擇“條件格式命令。假設(shè)要更改格式，可單擊相應(yīng)條件的“格式按鈕。假設(shè)要在“單元格格式對話框中重新選擇格式，可單擊 “去除按鈕后重新設(shè)置。要添加一個新的條件，可單擊“添加。要刪除一個或多個條件，可單擊“刪除，然后選中要刪除條件的復(fù)選框。12 公式和語法 l1 12 21 1構(gòu)造公式構(gòu)造公式 l1 12 22 2在公式中援用單元格在公式中援用單元格121構(gòu)造

17、公式 l1輸入公式l2構(gòu)造公式l3公式中的運算符 1 1輸入公式輸入公式1單擊將要在其中輸入公式的單元格。2鍵入等號。3輸入公式內(nèi)容。4按Enter鍵。 2構(gòu)造公式 l公式中元素的構(gòu)造或次序決議了最終的計算結(jié)果。Excel中的公式遵照一個特定的語法或次序：最前面是等號=，后面是參與計算的元素運算數(shù)，這些參與計算的元素又是經(jīng)過運算符隔開的。每個運算數(shù)可以是不改動的數(shù)值常量數(shù)值、單元格或援用單元格區(qū)域、標志、稱號、或任務(wù)表函數(shù)。lExcel從等號開場=從左到右執(zhí)行計算根據(jù)運算符優(yōu)先次序?？梢赃\用括號組合運算來控制計算的順序，括號括起來的部分將先執(zhí)行計算。3 3公式中的運算符公式中的運算符1算術(shù)運算

18、符：完成根本的數(shù)學運算。2比較操作符：比較運算符用于比較兩個值。當用操作符比較兩個值時，結(jié)果是一個邏輯值，不是TRUE就是FALSE。3文本運算符：運用和號&可以將文本銜接起來。3 3公式中的運算符公式中的運算符4援用操作符：援用運算符的作用是確定在公式中需求參與運算的數(shù)據(jù)在任務(wù)表中所處的位置，可以運用三個運算符：冒號、逗號和空格。：冒號：區(qū)域運算符，對兩個單元格之間，包括兩個單元格在內(nèi)的一切單元格參與運算。，逗號：結(jié)合運算符，可將多個援用合并為一個援用?？崭瘢航徊孢\算符，它是將同時屬于兩個援用的單元格區(qū)域進展援用，即兩個單元格援用相重疊的區(qū)域。122在公式中援用單元格在公式中援用單元

19、格l1相對援用和絕對援用的區(qū)別l2相對援用與絕對援用之間的切換l3三維援用1相對援用和絕對援用的區(qū)別相對援用和絕對援用的區(qū)別l包括絕對援用單元格的公式，無論將其復(fù)制到什么位置，總是援用特定的單元格。假設(shè)需求絕對援用某一單元格或單元格區(qū)域，需求在單元格列或行標志前加一美圓符號。l在輸入公式時，用戶假設(shè)是經(jīng)過單擊單元格的方法來確定公式中所包括的單元格，這時的單元格援用就是相對援用。假設(shè)用戶將該公式進展復(fù)制操作，那么，隨公式位置的改動，其援用的單元格也會相應(yīng)發(fā)生變化。相對援用單元格無需在單元格行或列標志前加$符號。2相對援用與絕對援用之間的切換相對援用與絕對援用之間的切換l假設(shè)創(chuàng)建了一個公式并希望將

20、相對援用更改為絕對援用反之亦然，有一種簡便的方法，可先選定包含該公式的單元格，然后在編輯欄中選擇要更改的援用并按F4鍵。每次按F4鍵時，Excel會在以下組合間切換：絕對列與絕對行例如，$A$1；相對列與絕對行(A$1)；絕對列與相對行($A1)以及相對列與相對行(A1)，當切換到用戶所需的援用時，按回車鍵確認即可。132Excel2000提供的函數(shù)提供的函數(shù)l1數(shù)學函數(shù)l2文本函數(shù)l3子字符串函數(shù)l4邏輯函數(shù)l5查找和援用函數(shù)l6財務(wù)函數(shù)1.3.3公式和函數(shù)運算常見錯誤及分析公式和函數(shù)運算常見錯誤及分析l1#l出現(xiàn)此錯誤的緣由是由于公式產(chǎn)生結(jié)果太長，超出了單元格的寬度，單元格包容不下。只需適當添加單元格的寬度就可處理此問題。l2#NIV/0l出現(xiàn)此錯誤的緣由是用戶在除法運算中，將除數(shù)設(shè)為0，或者是在公式中所援用的單元格為空白單元格或是包含0值的單元格。處理的方法是修正除數(shù)，使其不為0，或是修正單元格援用，以使所援用的單元格指向不為0值的單元格。1.3.3公式和函數(shù)運算常見錯誤及分析公式和函數(shù)運算常見錯誤及分析3#N/A此信息表示在函數(shù)和公式中沒有可用的數(shù)值可以援用。當公式中援用某單元格數(shù)據(jù)時，如該單元格暫時沒有數(shù)據(jù)，就會出現(xiàn)該錯誤信息。處理的方法是仔細檢查函數(shù)或公式中援用的單元格，確認已在其中正確地輸入了數(shù)據(jù)。4#NAME?假設(shè)用戶在操作中刪除了公式中所運用