談?wù)剳?yīng)付賬款的管理

1、談?wù)剳?yīng)付賬款的管理今天，對應(yīng)付賬款的管理已成為企業(yè)加速資金周轉(zhuǎn)，降低經(jīng)營風(fēng)險的，重要手段使企業(yè)財務(wù)管理甚至經(jīng)營理中的重點(diǎn)。相比之下，對應(yīng)付賬款的管理則先比提級在會計理論中，應(yīng)付賬款是指企業(yè)應(yīng)購買材料，商品或接受勞務(wù)供應(yīng)等而發(fā)生的債務(wù)，它反映的是經(jīng)濟(jì)交易中“買方”“與“賣方”之間的關(guān)系。即作為買方的企業(yè)與作為賣方的供應(yīng)商之間的關(guān)系傳統(tǒng)觀念認(rèn)為，既然大多數(shù)生產(chǎn)要素的市場是買方市場，只要我有購買需求，就會有專家找上門來，與供應(yīng)的關(guān)系如何并不重要，因此對應(yīng)付賬款不存在有意識的管理，對賬和盡可能地延緩支付貨款，成為應(yīng)付賬款管理的重主要內(nèi)容但是在目前，流行的供應(yīng)鏈理論看來，企業(yè)與供應(yīng)商之間決非“買”與“賣

2、”關(guān)系這么簡單，而是一種長期的戰(zhàn)略合作伙伴關(guān)系。通過與供應(yīng)鏈上游企業(yè)間的緊密聯(lián)系和協(xié)同運(yùn)作，充分利用內(nèi)外資源，使供應(yīng)商有效地參與企業(yè)自身的產(chǎn)品設(shè)計，銷售預(yù)測，成本降低甚至管理運(yùn)作方式的改進(jìn)等方面，從而創(chuàng)造了一種新型的，能夠增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力的商業(yè)運(yùn)作模式。加強(qiáng)應(yīng)付賬款的管理，是維護(hù)企業(yè)與供應(yīng)商之間的良好合作關(guān)系，保證企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的重要途徑。本文從管理角度出發(fā)，談?wù)勅绾芜M(jìn)行應(yīng)付賬款的管理。一、 規(guī)范應(yīng)付賬款的會計核算核算是管理基礎(chǔ)和信息來源，錯誤的核算將導(dǎo)致錯誤的信息和錯誤的分析結(jié)果，因此規(guī)范應(yīng)付賬款的會計核算至關(guān)重要。1. “應(yīng)付賬款”科目的設(shè)置與核算為了保證數(shù)據(jù)來源的統(tǒng)一性，減少核算級次，

3、對供應(yīng)商的核算通常只采用“應(yīng)付賬款”一個一級科目，“預(yù)付賬款”業(yè)務(wù)反映在應(yīng)付賬款的借方（編制會計報表時需根據(jù)其余額方向進(jìn)行分類）?！皯?yīng)付賬款”科目借方藍(lán)字反映實際收到供應(yīng)商退回多付（或預(yù)付）的款項，借方紅字反應(yīng)收到供應(yīng)商的材料或商品；期末借方余額反映公司實際預(yù)付、尚未到貨的款項，貸方余額反映公司應(yīng)付末負(fù)的款項。“應(yīng)付賬款”科目應(yīng)按供應(yīng)商設(shè)置明細(xì)賬或按往來單位（供應(yīng)商）核算。2. 賬務(wù)處理及時性要求在采購業(yè)務(wù)發(fā)生后，財務(wù)部門應(yīng)及時取得貨物出入庫單據(jù)并做賬務(wù)處理。在企業(yè)實際工作中，由于貨物流轉(zhuǎn)與單據(jù)流轉(zhuǎn)力并非完全同步進(jìn)行，做賬的及時性往往很難得到保證；而賬務(wù)處理不及時導(dǎo)致的財務(wù)信息的時間性差異，將

4、直接影響應(yīng)付賬款張玲分析的準(zhǔn)確性。如何保證物流單據(jù)流轉(zhuǎn)的及時與暢通，是企業(yè)業(yè)務(wù)流程管理中應(yīng)解決的問題。（說明：就我們公司而言，物流單據(jù)流轉(zhuǎn)的時效性還是很強(qiáng)的，目前為全面實施信息化管理提高業(yè)務(wù)處理的效率和準(zhǔn)確率，相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)正在積極努力，確保入庫環(huán)節(jié)將價格因素完全導(dǎo)入打單系統(tǒng)，使數(shù)量、單價等信息完整的反映在入庫單上，為應(yīng)付賬款的準(zhǔn)確核算及核對的快速性打好基礎(chǔ)。）規(guī)范應(yīng)付賬款的會計核算是進(jìn)行應(yīng)付賬款賬齡分析及取數(shù)的基礎(chǔ)二、 建立供應(yīng)商基礎(chǔ)信息檔案供應(yīng)商基礎(chǔ)信息來源渠道有三種，意是財務(wù)部門在財務(wù)軟件中錄入，二是財務(wù)部門平時手工或電腦記載，三是企業(yè)物資處采購部門手工或電腦記載。由于各部門對供應(yīng)商信息

5、需求不同和財務(wù)軟件自身的局限性，對于從前兩種渠道得到的供應(yīng)商信息，仍需進(jìn)行適當(dāng)?shù)募庸げ拍芗右赃\(yùn)用，因此第二三種渠道相結(jié)合，及財務(wù)與采購部門配合，在電腦中共同建立和維護(hù)供應(yīng)商基礎(chǔ)信息檔案，是較佳的選擇。供應(yīng)商基礎(chǔ)信息的內(nèi)容是企業(yè)管理需要而定，通常應(yīng)包括以下信息：供應(yīng)商名稱、供應(yīng)商簡稱（或編號）、國別、城市、供貨商品類型（或品種）、開始合作日期、結(jié)算幣種、結(jié)算方式（細(xì)分為轉(zhuǎn)賬、電匯、信用證、現(xiàn)金、預(yù)付等）、信用額度、信用期、（預(yù)付情況下）首付比例、到貨比例、尾付比例、運(yùn)保費(fèi)承擔(dān)方、稅票類型、我方經(jīng)辦人、對方對方經(jīng)辦人、供應(yīng)商電話、供應(yīng)商地址、供應(yīng)商銀行賬號，等等。應(yīng)當(dāng)注意的是，為了增強(qiáng)數(shù)據(jù)庫之間的

6、有效鏈接、實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動歸集和匯總分析，必需保證上述信息中至少有一條（如“供應(yīng)商簡稱或編號”）與財務(wù)軟件中的供應(yīng)商資料完全匹配。三、 創(chuàng)建應(yīng)付賬款賬齡自動分析表格為了分析企業(yè)對供應(yīng)商欠款時間的長短，維護(hù)企業(yè)對供應(yīng)商的信譽(yù)，為資金安排提供輕重緩急的依據(jù)，需要象對待應(yīng)付賬款客戶一樣，對應(yīng)付賬款的賬齡進(jìn)行分析。（我們公司由于資金較充足，信譽(yù)良好，加之對供應(yīng)商的管理很科學(xué)、嚴(yán)密。而且實行訂單生產(chǎn)，配套材料的采購計劃做得很細(xì)，應(yīng)付賬款的付款周期基本保證在45天內(nèi)，較其他公司而言我們的應(yīng)付賬款周期很短的，即能很好的調(diào)動供應(yīng)商的積極性，暗示報紙備足材料，保證生產(chǎn)，有時這部分資金在45的周期內(nèi)產(chǎn)生新的收入。這

7、是一種良好的循環(huán)。）傳統(tǒng)的賬齡分析法是，從應(yīng)收（付）賬款明細(xì)賬中逐筆提取、按客戶逐個進(jìn)行分析，其結(jié)果是速度慢、工作量大、準(zhǔn)確度低、在客戶數(shù)量眾多、業(yè)務(wù)頻繁時幾乎無法開展。筆者在實際工作中，總結(jié)出一種結(jié)合財務(wù)軟件、利用EXCEL自動快速的編制應(yīng)付賬款賬齡分析表的方法：再按月收集供應(yīng)商采購額、付款額的基礎(chǔ)上將近幾年每個供應(yīng)商每個月采購額、付款額的數(shù)據(jù)反映在同一張工作表中，然后運(yùn)用EXCEL函數(shù)，自動、快速的編制出各種賬齡時間段金額分布的應(yīng)付賬款賬齡分析表。簡化的“應(yīng)付賬款賬齡分析表”格式如下；序號供應(yīng)商名稱、國別、產(chǎn)品品種、幣種、信用期/天、近半年來累計采購金額、欠款余額、近一年累計采購額額、本期

8、應(yīng)結(jié)算360額結(jié)合供應(yīng)商基礎(chǔ)信息檔案，“應(yīng)付賬款賬齡分析表”能為我們提高與供應(yīng)商管理相關(guān)的極為有用的數(shù)據(jù)信息，如企業(yè)欠各供應(yīng)商貨款的時間長短分布、超過信用期的供應(yīng)商名稱和欠款金額、一定時期內(nèi)各供應(yīng)商與產(chǎn)品品種的采購與付款金額等。四、 建立供應(yīng)商分類管理系1. 供應(yīng)商ABC分類法庫存ABC分類法同樣可以被移植到供應(yīng)商管理中來：供應(yīng)中的少數(shù)將占采購總值的大部分。1) 可將所有供應(yīng)商區(qū)分為三個不同的部分：A類供應(yīng)商：采購額占采購總額的70-80%、但數(shù)量只相當(dāng)于供應(yīng)商總數(shù)的15-20%。B類供應(yīng)商：采購額占采購總額的15-20%、數(shù)量相當(dāng)于供應(yīng)商總數(shù)的30-40%。C類供應(yīng)商，其采購金額在總金額中幾

9、乎可以忽略不計，采購額占采購總額的5-10%,數(shù)量相當(dāng)于供應(yīng)商總數(shù)的60-70%。2) 將“應(yīng)付賬款賬齡分析表”安近半年或近1年累計采購額由大到小排序，計算出累計百分?jǐn)?shù)。通常情況下，當(dāng)累計采購額百分?jǐn)?shù)達(dá)到70%時，組成這些采購額的供應(yīng)商即為A類供應(yīng)商；當(dāng)累計采購額百分?jǐn)?shù)達(dá)到95%時，組成70%-95%采購額之間的供應(yīng)商即為B類供應(yīng)商；剩下的即為C類供應(yīng)商。3) 對于不同類別的供應(yīng)商實施不同的發(fā)展策略和控制措施：類別、發(fā)展策略、優(yōu)先級、內(nèi)部流程參與度、往來記錄A. 流程中最準(zhǔn)確、完整、明確的記錄基本信息、商品數(shù)量與金額、運(yùn)輸、 服務(wù)與產(chǎn)品質(zhì)量、損失等情況B. 平等協(xié)作、互惠互利、關(guān)鍵時優(yōu)先、只參

10、與部分次要流程、只需正常的記錄處理C. 按需交往、不優(yōu)先、不參與內(nèi)部流程、最簡單的記錄處理2. 規(guī)范結(jié)算條件類別結(jié)算條件A. 盡可能長的信用期、一定的授信額度。B. 一定信用期C. 供需雙方協(xié)商3. 規(guī)范結(jié)算流程清晰的結(jié)算流程、能極大的增大財務(wù)工作的計劃性，減輕結(jié)算工作量，提高財務(wù)工作效率，可從以下幾個方面規(guī)范結(jié)算流程：1) 規(guī)定結(jié)算期：根據(jù)本企業(yè)結(jié)算日期（如每月25日），一月為周期劃定一個時間周期（如上月26日本月25日）未結(jié)算期，供應(yīng)商在這個結(jié)算期內(nèi)的所有交貨金額即為當(dāng)月結(jié)算額。統(tǒng)一結(jié)算期是統(tǒng)一對賬，統(tǒng)一付款的前提，可大大提高工效率。2) 將結(jié)算工作劃分為以下幾個時間段;a) 對賬期;一般

11、在企業(yè)結(jié)算日期后幾天內(nèi)，在此期間集中安排與供應(yīng)商的核對工作。對賬結(jié)束后，雙方應(yīng)就對賬結(jié)果予以書面確認(rèn)。b) 資金計劃提交期：屬于企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)流程，一般在月末進(jìn)行，由采購或用款部門提交下月付款計劃，財務(wù)部門根據(jù)資金狀況進(jìn)行審核并將審核結(jié)果反饋給采購或用款部門。c) 付款申請?zhí)峤黄?一般在付款日前一周內(nèi)，由采購或用款部門根據(jù)審批后的付款計劃提交具體的申請單，按企業(yè)付款審批流程進(jìn)行審批。d) 發(fā)票提交期：應(yīng)在對賬后幾天內(nèi)或付款日前幾天，由財務(wù)部門通過采購部通知供應(yīng)商提交發(fā)票。e) 付款期:一般每月集中一、兩次付款，有財務(wù)部門根據(jù)付款計劃付款申請單辦理貨款支付手續(xù)。以上結(jié)算流程適用于提貨后付款或有一定

12、信用期的供應(yīng)商的貨款結(jié)算，對于付款提貨或等預(yù)付款業(yè)務(wù)的結(jié)算，則需要根據(jù)實際情況而定。五、 規(guī)范采購合同文本對于不同類別的供應(yīng)商采用不同的采購合同格式;由于A：B類供應(yīng)商與企業(yè)是長期合作關(guān)系、因此應(yīng)簽訂一年內(nèi)或一個較長時期內(nèi)有效的一般性（框架性）合作協(xié)議，以后每次訂貨時，以雙方傳真或信函形式往來的訂貨清單或采購指令為準(zhǔn)，免去頻繁起草采購合同的繁瑣；針對C類供應(yīng)商的采購合同格式，則應(yīng)包含合作協(xié)議的相關(guān)條款預(yù)定貨清單的內(nèi)容，不能只有訂貨清單。合作協(xié)議應(yīng)包括以下內(nèi)容：以避免因日后交易產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)法律糾紛而帶來的經(jīng)營風(fēng)險：1. 供銷雙方的單位名稱：地址、電話、聯(lián)系人、銀行賬號、稅號等基本信息：2. 對訂貨

13、清單或采購指令法律效力的說明：如“依據(jù)本合同所規(guī)定的補(bǔ)充合同、訂貨清單、采購指令及相關(guān)修訂書等，與本合同構(gòu)成一個統(tǒng)一的整體，與本合同具有相同的法律效力”：3. 關(guān)鍵名詞術(shù)語的定義和解釋：4. 產(chǎn)品技術(shù)規(guī)格和標(biāo)準(zhǔn);5. 知識產(chǎn)權(quán)的約定6. 包裝、運(yùn)輸與保險：7. 結(jié)算條件、含結(jié)算期的約定、信用期、對賬時間和方式、付款方式、幣種、發(fā)票類型和提交時間，等8. 質(zhì)量保證和售后服務(wù)9. 反貪條款：防止賄賂和貪污行為10. 違約責(zé)任和不可抗力的定義11. 合同變更與解除的情形約定12. 合同期限13. 爭議的解決方式（尤其應(yīng)注意仲裁或訴訟地點(diǎn)的規(guī)定）六、 建立供應(yīng)商信用評級制度不同于以預(yù)防收款為目的的銷售

14、客戶為目的的銷售客戶信用評級，對供應(yīng)商的信用評級是為了考察供應(yīng)商在生產(chǎn)能力、資金、管理、成本控制、售后服務(wù)、可持續(xù)發(fā)展等方面的實力，以決定是否選擇該供應(yīng)商作為長期合作伙伴。優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商合作伙伴能夠幫助企業(yè)共度難關(guān)、增強(qiáng)實力。1. 對供應(yīng)的供應(yīng)商的信用評級需要搜集以下資料;供應(yīng)商的資產(chǎn)狀況、財務(wù)狀況、經(jīng)營管理能力、以往業(yè)務(wù)記錄、企業(yè)自信等。2. 建立供應(yīng)商的信用評估模型可按以下步驟進(jìn)行:1) 確定信用評級需采用的大項及其子項目因素或指標(biāo)體系：2) 確定各大項及其子項目因素或指標(biāo)的分值權(quán)重：3) 確定各項目因素或指標(biāo)的計算公式或評分原則（分值）4) 確定綜合測評分值對應(yīng)的信用等級名稱及其含義。最后

15、，結(jié)合供應(yīng)商的信用等級和“應(yīng)付賬款賬齡分析表” 反映的業(yè)務(wù)交往記錄，確定被授信額度大小和期限長短。能否取得相應(yīng)的授信結(jié)果，取決于企業(yè)采購部門與供應(yīng)商之間商談的結(jié)果?！笆袌龈偁帉⒉辉偈菃蝹€企業(yè)之間的競爭，而是供應(yīng)鏈與供應(yīng)鏈之間的競爭?！逼髽I(yè)只有從戰(zhàn)略高度出發(fā)，有目的，有系統(tǒng)的管理好與供應(yīng)商的關(guān)系，加強(qiáng)對應(yīng)付賬款管理，才能使自己在市場競爭中處于有利的地位。七、 在具體應(yīng)付賬款業(yè)務(wù)的處理上，就我在本崗位處理業(yè)務(wù)中所遇到的問題簡單說幾點(diǎn)，希望在座的各位領(lǐng)導(dǎo)和同事多提寶貴意見，我們共同努力，更加準(zhǔn)確、高效的做好應(yīng)付賬款的核算工作。1) 以前在其他單位接觸到了應(yīng)付賬款的核算但比較我們公司來看， 業(yè)務(wù)處理要簡單得多，材料采購品種數(shù)量及頻率小，價格