高速公路檔案管理監(jiān)理實施細則

1、高速公路檔案管理監(jiān)理實施細則1.1 檔案管理的目的 檔案管理的目的是通過建立檔案管理制度、組織和程序，全面、系統(tǒng)、準確及時完成竣工文件編制工作，提高工程項目的管理水平。1.2 檔案管理的組織與職責1.2.1 總監(jiān)辦檔案管理機構(gòu)與職責（1）總監(jiān)全面負責檔案管理工作；（2）總監(jiān)辦的檔案管理工作具體由綜合部負責，綜合部設(shè)專人負責文件和檔案的管理。（3）總監(jiān)辦各部門和駐地監(jiān)理組負責分管范圍內(nèi)檔案管理工作。（4）總監(jiān)辦檔案管理職責是：對各施工單位施工資料進行審核并簽認；對各施工單位的竣工圖進行審核和簽認，負責監(jiān)理檔案文件的積累、收集及整理；對各參建單位竣工文件移交的質(zhì)量進行指導和管理。協(xié)助業(yè)主對整理歸檔

2、的竣工文件進行審查和初步驗收。1.2.2 承包人檔案管理機構(gòu)與職責（1）各承包人項目經(jīng)理部要成立專門的檔案管理機構(gòu)，有專人管理工程檔案和文件。（2）承包人檔案管理職責：負責施工文件的積累、收集及初步整理；負責竣工圖的編制。1.3 工程檔案主要內(nèi)容（1）工程檔案文件范圍1）可行性研究文件2）設(shè)計基礎(chǔ)文件3）設(shè)計文件4）工程管理文件5）施工文件6）監(jiān)理文件7）竣工文件8）科研項目文件（2）監(jiān)理文件包括下列文件：1）監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則2）合同管理文件3）工程進度管理文件4）工程技術(shù)管理文件5）工程質(zhì)量控制文件6）工程計量與支付7）監(jiān)理通知、開（停復）工令8）備忘錄、會議紀要9）施工質(zhì)量抽驗檢驗文

3、件10）監(jiān)理工作會議記錄或紀要11）與各單位的來往文件12）監(jiān)理聲像文件1.4竣工文件材料收集、整理和組卷要求1.4.1竣工文件材料收集組卷分工（1）項目準備階段、工程管理性文件和交、竣工驗收階段形成的文件材料。由交通主管部門和建設(shè)單位各承辦機構(gòu)負責收集?？尚行匝芯?、項目建議書及批復、總體規(guī)劃設(shè)計、審批的各階段設(shè)計及有關(guān)文件、竣工驗收鑒定書、驗收委員會名冊等由交通主管部門和建設(shè)單位收集、整理；征地拆遷文件、招標投標與評標文件、承包合同、合同協(xié)議和交、竣工驗收文件、竣工決算及審計、環(huán)保、檔案驗收等報告應分別根據(jù)文件材料形成的階段、內(nèi)容分類收集、整理組卷。（2）勘察設(shè)計文件由勘察設(shè)計單位負責收集；

4、地質(zhì)勘察材料、總體規(guī)劃設(shè)計、方案設(shè)計、初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工圖設(shè)計、工程概預算等文件材料按項目、階段、專業(yè)結(jié)構(gòu)分別整理組卷。變更設(shè)計文件和變更圖紙由完成的單位負責組卷。（3）施工階段形成的文件材料，由總承包單位進行匯總并負總責；各分包單位應各自完成分包部分的施工文件，向總包移交，由總包匯總和理順后向建設(shè)單位移交。其中開工報告、施工組織設(shè)計、施工計劃、施工日志及中間驗收等分別按合同段組卷。單位、分部、分項（匯總表）工程質(zhì)量檢驗評定表組成專卷。各分項工程按施工工序先后形成的工程質(zhì)量檢驗報告單、施工檢查、檢測表及該分項質(zhì)量評定（放在首頁）組成專卷。原材料出廠證明、成品半成品出廠證明和各種試驗記錄等

5、按單位工程分別單獨組卷（試驗臺賬放在首頁，并將自檢、抽檢不含監(jiān)理抽檢、送檢試驗記錄按順序排列）。若一個單位工程試驗文件較多時，可按若干分部（項）工程組卷。重大質(zhì)量事故處理和施工中遇到非正常情況記錄分別單獨組卷。圍繞具體單位工程的會議紀要和監(jiān)理文件按單位（項）工程組卷。（4）監(jiān)理文件由監(jiān)理單位負責收集：一般可按專業(yè)文種時間整理組卷。管理依據(jù)性文件如監(jiān)理大綱、監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實施細則等文件在形成后組卷。工作性文件如工程質(zhì)量控制文件、計量與支付（含變更支付、索賠支付）要分別單獨組卷、監(jiān)理月報按年度組卷。與各有關(guān)單位的往來文件等由監(jiān)理單位按階段、問題分類整理組卷，監(jiān)理日記按時間先后順序單獨組卷。組卷時注

6、意把過程文件（如請示與批復、來文與復文等）一并歸檔。沒有結(jié)論的請示報告可單獨存放，待竣工驗收后處理。 監(jiān)理獨立檢查、抽查的標準試驗或平行試驗按分項分部工程排序單獨組卷（便于比較對照）。（5）科研課題文件材料由承辦單位負責收集和整理。（6）交通安全設(shè)施和機電系統(tǒng)項目文件材料由承包單位負責收集和整理。1.4.2卷內(nèi)文件材料排列要求（1）管理性文件按問題或重要程度排列；（2）項目技術(shù)文件材料按來往文件、質(zhì)量評定、原材料試驗文件、施工原始記錄等順序排列；（3）聲像（照片）按照片檔案管理規(guī)范（GB/T11812-89）的要求組卷。一般以一組照片為單位填寫文字說明（分組說明），表示一組照片的內(nèi)容基本上反映

7、同一組題材；錄像材料要有文字說明。（包括錄制說明、錄制單位、錄制人、帶長及年、月、日）貼在背面上，并在脊背處逐件編號；（4）設(shè)備文件材料按依據(jù)性、設(shè)備開箱驗收，隨機圖樣、設(shè)備安裝調(diào)試和運行維修等材料排列；（5）機電系統(tǒng)工程項目文件材料按省交通廳印發(fā)的廣東省高速公路機電系統(tǒng)工程項目竣工文件編制、整理及驗收暫行辦法（粵交辦2001172號）要求排列；（6）科研項目文件材料按課題準備立項階段、研究實驗階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應用等階段排列；（7）房建項目按項目依據(jù)性文件、地質(zhì)勘察報告、工程設(shè)計各專業(yè)施工文件與圖紙（含土建、機電安裝、電梯、消防等）依次排列；（8）竣工圖按里程、專業(yè)、圖號

8、排列；（9）卷內(nèi)文件材料一般文字材料在前，圖樣在后。1.4.3案卷封面和脊背、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件及備考表（1）檔號，填寫檔案分類號和案卷順序號；分類號編制方法是以建設(shè)單位制定的檔案分類大綱為基礎(chǔ)結(jié)合工程項目設(shè)置類目。（2）案卷題名，應包括公路建設(shè)項目的名稱、起訖里程、單位工程（含分部、分項）名稱及文件名稱。案卷題名應簡明扼要、準確地揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容；（3）立卷單位，是指項目文件材料組卷的部門或項目負責部門；（4）起止日期，是指項目文件材料形成的起止日期；（5）保管期限，填寫其劃定的保管期限；（6）密級，按保密規(guī)定填寫；（7）脊背需填寫案卷題名和檔號。案卷題名從右至左排列，首列空二個字

9、位。1.4.4卷內(nèi)文件目錄（1）順序號，填寫文件排列的順序號，用阿拉伯數(shù)字從1起依次標注（卷內(nèi)目錄，備考表不編頁碼）；（2）文件編號或圖樣圖號，填寫文件材料的原始編號或圖號；（3）責任者，填寫文件材料的直接形成部門或主要責任者，可采用通用的標準簡稱；（4）文件題名，應填寫文件材料標題的全稱，沒有標題或標題不能說明文件材料內(nèi)容的，（如會議紀要、通知等）應自擬標題；（5）日期，指文件材料的形成日期；（6）頁次，填寫每份文件首頁上標準的頁號，最終件注起止號。如所歸檔文件屬符合檔案保管要求的成本成冊的材料，已編有頁號的只需在卷內(nèi)文件目錄頁次中填寫冊數(shù)，并在備考表中注明合計頁數(shù)。 卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件

10、材料的首頁之前。（7）備考表排列在卷內(nèi)文件材料的尾頁之后，其內(nèi)容應標明卷內(nèi)文件材料的件數(shù)、頁數(shù)及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。（8）案卷的編制應按照工程施工的順序，對案卷進行系統(tǒng)排列，參建單位完成案卷的編制后，用鉛筆在封面和脊背編寫案卷流水號。并根據(jù)本辦法“附件二”中保管期限的規(guī)定把組成的案卷劃分為永久、長期、短期三種，并依據(jù)交通部有關(guān)保密規(guī)定，標明案卷密級。1.4.5歸檔文件裝訂歸檔文件材料采用三孔一線方法裝訂，裝訂時靠裝訂邊和下邊取齊。對批語、簽注意見是在文件裝訂線上的，應予以粘貼補寬，對用紙欠規(guī)范的文件要進行補貼或折疊。圖紙可裝訂或不裝訂，不裝訂的圖紙需要每張加蓋檔號章。檔號章內(nèi)

11、容包括分類號、案卷號和件號。1.4.6案卷卷皮和卷內(nèi)表格的樣式尺寸案卷卷皮、卷內(nèi)表格規(guī)格按照科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T11822-2000）中規(guī)定的樣式、尺寸執(zhí)行。1.5 工程檔案編制質(zhì)量要求工程檔案編制質(zhì)量要求，應按照國家標準科學技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求、交通部公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法、廣東省交通廳廣東省實施公路建設(shè)項目文件材料立卷歸檔管理辦法執(zhí)行。歸檔文件的質(zhì)量要求如下：（1）歸檔的工程文件一般應為原件。（2）工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標準和規(guī)程。（3）工程文件的內(nèi)容必須真實、準確、與工程實際相符合。（4）

12、工程文件應采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易退色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。（5）工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。（6）工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面（297mm×210mm）。圖紙宜采用國家標準圖幅。（7）工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強的紙張。圖紙一般采用藍曬圖，竣工圖應是新藍圖。計算機出圖必須清晰，不得使用計算機所出圖紙的復印件。（8）所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。（9）利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更修改依據(jù)；凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置等有重大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應當重新繪制竣工圖。（10）不同幅面的工程圖紙應按技術(shù)制圖復制圖的折疊方法（GB/10609.389）統(tǒng)一折疊成A4幅面，圖標欄露在外面。（11）工程檔案資料的縮微制品，必須按國家縮微標準進行制作，主要技術(shù)指標（解像力、密度、海波殘留量等）要符合國家標準，保證質(zhì)量，以適應長期安全保管。（12）工程檔案資料的照片（含底片）及聲像檔案，要求圖像清晰，聲音清楚，文字說明或內(nèi)容準確。（13）工程文件應采用打印的形式并使用檔案規(guī)定用筆，手工簽字，在不能夠使用原件時，應在復印件或抄件上加蓋公