文件編寫制度規(guī)范

1、文件編寫規(guī)范1 .目的22 .適用范圍23 .職責(zé)24 .工作內(nèi)容25 .附件5文件編寫規(guī)范1 .目的為了規(guī)范公司各類文件的編寫，以求文件的格式和風(fēng)格的統(tǒng)一，特制定本制度。2 .適用范圍本規(guī)范適用于公司各管理文件、流程文件。3 .職責(zé)3.1 公司內(nèi)部各項(xiàng)制度、規(guī)范、程序由各職能部門起草相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，由行政統(tǒng)一編號(hào)，總經(jīng)理批準(zhǔn)后，分發(fā)執(zhí)行；3.2 公司文件由行政負(fù)責(zé)編寫匯總。3.3 各部門編寫文件時(shí)應(yīng)按本規(guī)范要求執(zhí)行。4 .工作內(nèi)容4.1 文件的編寫格式：4.1.2 文件編寫條目按以下格式：1. （第一層）1.1 （第二層）1.1.1 （第三層）1.1.1.1 （第四層）（如此類推，最多不超過(guò)4層）

2、4.1.3 文件的頁(yè)次格式為：頁(yè)面底端居中標(biāo)明頁(yè)碼。4.1.4 版次：版次號(hào)/修訂數(shù)，可以進(jìn)行單頁(yè)修改。在一個(gè)版次內(nèi)只能修訂四次，超四次后，變更版本號(hào):A/0A/1-A/2-A/3-A/4;B/0-B/1一B/2B/3B/4（如此類推）4.1.5 文件的字體4.1.5.1 文件大標(biāo)題-黑體小二加粗4.1.5.2 文件第一層標(biāo)題-宋體小三加粗4.1.5.3 文件內(nèi)容-宋體四號(hào)4.1.5.4 流程表框內(nèi)宋體小四號(hào)4.1.6 文檔行距：文檔自設(shè)行距20磅-22磅，可根據(jù)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整。4.1.7 文檔頁(yè)面設(shè)置：上2.5cm,下2cm左3cm,右2cm4.1.8 文件中須包含以下內(nèi)容：1 目的：介紹編制

3、此文件的作用和意義。2 適用范圍：介紹文件適用的范圍，如：按使用的場(chǎng)所（組織別）、產(chǎn)品、職能等進(jìn)行界定。3 職責(zé)：按文件的相關(guān)方分別介紹在此文件中所承擔(dān)的職責(zé)。4 定義：在此文件中引用，屬公司特定含義的名詞或較難理解的則需要解釋。沒有時(shí)可不寫此項(xiàng)。5 內(nèi)容：文件的主體部分，可用條文敘述的方式，也可用流程圖的方式。6 附件、相關(guān)文件及表單：6.1 附件：本屬于文件的組成部分，但為了突出其內(nèi)容或保證其獨(dú)立性、完整性才附在正文之后，與正文一起編頁(yè)次。沒有時(shí)則刪除此條款。6.2 相關(guān)文件：與此文件一起相互配合或相互引用、參照的文件。沒有時(shí)寫“（無(wú)）”6.3 相關(guān)表單：文件使用過(guò)程中產(chǎn)生的記錄表單。沒有

4、時(shí)則刪除此條款。4.2文件的編號(hào)：文件由行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一編碼，以保證能夠正確識(shí)別文件的編碼、版本號(hào)、修訂狀態(tài)等。管理文件簡(jiǎn)稱G流程/程序文件簡(jiǎn)稱L、技術(shù)類文件簡(jiǎn)稱J。4.2.1 公司所有管理文件均按以下規(guī)則分類編號(hào)：1-I文件順序號(hào)文件類別年份文件類別名拼音字母說(shuō)明舉例：質(zhì)量安全管理制度Q人事及行政管理制度R、物資管理制度W安全管理制度A、資料文件管理制度Z、環(huán)境衛(wèi)生管理制度H、設(shè)備管理制度S、儀器管理制度丫、銷售管理制度X、市場(chǎng)管理制度M崗位說(shuō)明書G財(cái)務(wù)管理制度C等。4.2.2公司所有流程文件均按以下規(guī)則分類編號(hào)：口口,文件順序號(hào)文件類別年份流程類別名拼音字母說(shuō)明舉例：質(zhì)量安全管理流程Q人事及

5、行政管理流程R、物資管理流程W安全管理流程A、資料管理流程Z、環(huán)境衛(wèi)生管理流程H、設(shè)備管理流程S、儀器管理流程Y、銷售管理流程X、市場(chǎng)管理流程M財(cái)務(wù)管理流程C等。4.3 封面和目錄設(shè)計(jì)文件的內(nèi)容較多時(shí)（多余5頁(yè)）設(shè)計(jì)封面和目錄，封面內(nèi)容由版本號(hào)、編號(hào)、文件名稱、起草人、審核人、審批人、發(fā)布單位及實(shí)施日期構(gòu)成。具體見附件1。對(duì)于內(nèi)容不超過(guò)5頁(yè)的不設(shè)置封面，文件頭設(shè)置版本號(hào)、編號(hào)，文件結(jié)束后的最下端設(shè)置起草人、審核人、審批人、發(fā)布單位及實(shí)施日期。具體見附件2。目錄：只標(biāo)注第一層的頁(yè)碼數(shù)。4.4 文件的編制、審核、批準(zhǔn)4.4.1 文件由業(yè)務(wù)歸口部門編制，附文件傳閱單發(fā)至各部門傳閱，業(yè)務(wù)歸口部門將傳閱的意見對(duì)文件進(jìn)行修正。修正后的文件由業(yè)務(wù)歸口部門經(jīng)理審核（三個(gè)工作日內(nèi)完成）。此類文件的內(nèi)容應(yīng)保證與公司各項(xiàng)流程和制度不相沖突。4.4.2 文件由業(yè)務(wù)歸口部門審核后，必須由行政部進(jìn)行有關(guān)文檔格式、文件內(nèi)容重復(fù)性與沖突性的二次審核（兩個(gè)工作日內(nèi)完成），如需修改，由文件編制部門負(fù)責(zé)進(jìn)行修改直至符合要求。二次審核合格后，各文件編制部門方可送交總經(jīng)理批準(zhǔn)。4.5 文件的更改文件在使用過(guò)程中，如有相關(guān)部門發(fā)現(xiàn)不適之處或其它因素需進(jìn)行修訂時(shí)，向原編制部門提出，由編制部門填寫文件更改審批單，