業(yè)務(wù)外包管理制度

1、業(yè)務(wù)外包管理制度（第A版 第0次修訂）文件編號(hào)：XXX受控編號(hào)：編 制：【部門】審 核：批 準(zhǔn)： XX集團(tuán) 2012年 月 日發(fā)布 2012年 月 日實(shí)施版本變更版本號(hào)版本日期變更人變更內(nèi)容概述目錄1目的42適用范圍43相關(guān)角色和職責(zé)43.1歸口管理43.2【】崗位人員43.3【】部門負(fù)責(zé)人44流程圖55管理要求65.1業(yè)務(wù)外包方案管理65.1.1業(yè)務(wù)外包范圍和方式65.1.2業(yè)務(wù)外包實(shí)施方案的制定65.1.2業(yè)務(wù)外包實(shí)施方案的審批75.2承包方的選擇75.2.1承包方準(zhǔn)入機(jī)制的建立75.2.2招標(biāo)及承包方的選擇75.3業(yè)務(wù)外包合同的簽訂85.3.1風(fēng)險(xiǎn)因素的識(shí)別及外包合同的簽訂85.3.2業(yè)

2、務(wù)外包管控措施的落實(shí)95.4業(yè)務(wù)外包過程管理95.4.1績效評(píng)價(jià)和考核的開展95.4.2監(jiān)控和應(yīng)急機(jī)制的建立95.4.3違約行為的處理95.5項(xiàng)目驗(yàn)收95.6財(cái)務(wù)核算與披露105.6.1費(fèi)用結(jié)算105.6.2管控與披露106權(quán)限指引117相關(guān)制度文件128相關(guān)表單121目的為加強(qiáng)公司業(yè)務(wù)外包管理，規(guī)范業(yè)務(wù)外包行為，防范業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)，根據(jù)有關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)企業(yè)內(nèi)部控制要求，特制定本制度。2適用范圍適用于集團(tuán)及各子公司將日常經(jīng)營中的部分業(yè)務(wù)委托給公司以外的專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)或經(jīng)濟(jì)組織（以下簡稱“承包方”）完成的經(jīng)營行為, 通常包括【研發(fā)、資信調(diào)查、管理咨詢、可行性研究、委托加工、IT服務(wù)】等業(yè)務(wù)的外包管

3、理。3相關(guān)角色和職責(zé)3.1歸口管理【】是業(yè)務(wù)外包管理的歸口管理部門。3.2【】崗位人員負(fù)責(zé)【】等的管理。3.3【】部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)：（1）統(tǒng)籌計(jì)劃、安排本部門業(yè)務(wù)外包工作，與相關(guān)職能部門溝通協(xié)調(diào)等；（2）對(duì)業(yè)務(wù)外包過程進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和總體控制；（3）定期對(duì)業(yè)務(wù)外包的合理性、合同執(zhí)行、績效以及對(duì)承包方管理等情況進(jìn)行分析，及時(shí)上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)。4流程圖編號(hào)流程圖名稱4.14.24.3【流程圖】5管理要求5.1業(yè)務(wù)外包方案管理5.1.1業(yè)務(wù)外包范圍和方式（1） 與主業(yè)核心能力關(guān)聯(lián)度低、可控度高、外部市場化程度高的業(yè)務(wù)，適合業(yè)務(wù)外包。（2） 與主業(yè)核心能力關(guān)聯(lián)度低，但可控度和外部市場化程度低的業(yè)務(wù)，具備手段

4、或能力對(duì)其外包后的質(zhì)量、信息安全或成本進(jìn)行有效監(jiān)控的業(yè)務(wù)，可以實(shí)施業(yè)務(wù)外包。（3） 與主業(yè)核心能力關(guān)聯(lián)緊密的業(yè)務(wù)，不得進(jìn)行外包。外包方式包括整體外包和部分外包。確定業(yè)務(wù)外包時(shí)要考慮業(yè)務(wù)運(yùn)營具體特點(diǎn)、外包市場成熟程度、管控水平等綜合因素。公司業(yè)務(wù)外包包括：【研發(fā)、資信調(diào)查、管理咨詢、可行性研究、委托加工、IT服務(wù)】等。5.1.2業(yè)務(wù)外包實(shí)施方案的制定公司應(yīng)當(dāng)根據(jù)各類業(yè)務(wù)與核心主業(yè)的關(guān)聯(lián)度、對(duì)外包業(yè)務(wù)的控制程度以及外部市場成熟度等標(biāo)準(zhǔn)，合理確定業(yè)務(wù)外包的范圍，并根據(jù)是否對(duì)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營有重大影響對(duì)外包業(yè)務(wù)實(shí)施分類管理，以突出管控重點(diǎn)，同時(shí)明確規(guī)定業(yè)務(wù)外包的方式、條件、程序和實(shí)施等相關(guān)內(nèi)容。公司應(yīng)根據(jù)

5、企業(yè)年度預(yù)算以及生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃，對(duì)實(shí)施方案的重要方面進(jìn)行深入評(píng)估以及復(fù)核，包括承包方的選擇方案、外包業(yè)務(wù)的成本效益及風(fēng)險(xiǎn)、外包合同期限、外包方式、員工培訓(xùn)計(jì)劃等，確保方案的可行性。業(yè)務(wù)外包方案包括但不限于：業(yè)務(wù)外包范圍、方式、條件、程序和實(shí)施等內(nèi)容制定實(shí)施方案，避免將核心業(yè)務(wù)外包，同時(shí)確保方案的完整性。公司對(duì)重大的業(yè)務(wù)外包項(xiàng)目應(yīng)組織可行性分析，必要時(shí)可征詢外部專家的意見，并根據(jù)其合理化建議完善實(shí)施方案。5.1.2業(yè)務(wù)外包實(shí)施方案的審批公司應(yīng)建立和完善業(yè)務(wù)外包的審核批準(zhǔn)制度。明確授權(quán)批準(zhǔn)的方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定各層級(jí)人員應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越權(quán)限審批。公司相關(guān)業(yè)務(wù)部

6、門在對(duì)業(yè)務(wù)外包實(shí)施方案進(jìn)行審查和評(píng)價(jià)時(shí)，應(yīng)當(dāng)著重對(duì)比分析該業(yè)務(wù)項(xiàng)目在自營與外包情況下的風(fēng)險(xiǎn)和收益，確定外包的合理性和可行性。重大業(yè)務(wù)外包項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)由主管財(cái)務(wù)的集團(tuán)副總裁/財(cái)務(wù)總監(jiān)參與決策，對(duì)業(yè)務(wù)外包的經(jīng)濟(jì)效益做出合理評(píng)價(jià)。重大業(yè)務(wù)外包方案，應(yīng)當(dāng)提交董事會(huì)或類似權(quán)力機(jī)構(gòu)審批。5.2承包方的選擇5.2.1承包方準(zhǔn)入機(jī)制的建立公司應(yīng)建立嚴(yán)格的承包方準(zhǔn)入機(jī)制，并指定專人負(fù)責(zé)承包方名錄的日常維護(hù)和定期更新，同時(shí)對(duì)列入名錄的承包方進(jìn)行考量和評(píng)定，評(píng)定結(jié)果由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。具體參見集團(tuán)合同管理制度。5.2.2招標(biāo)及承包方的選擇公司應(yīng)引入競爭機(jī)制，按照有關(guān)法律法規(guī)，遵循公開、公平、公

7、正的原則，采用招標(biāo)等適當(dāng)方式，擇優(yōu)選擇承包方。選擇承包方時(shí)，公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)不同業(yè)務(wù)范圍，組成由相應(yīng)專業(yè)人員組成的承包方評(píng)估小組，并對(duì)外發(fā)布投標(biāo)公告，與候選承包商建立聯(lián)系，發(fā)放外包項(xiàng)目競標(biāo)邀請(qǐng)書及相關(guān)材料。參與競標(biāo)的候選承包商應(yīng)在指定期限內(nèi)提交投標(biāo)書及相關(guān)材料，主要內(nèi)容包括項(xiàng)目解決方案、實(shí)施計(jì)劃、資源配置、報(bào)價(jià)等。評(píng)估小組應(yīng)通過實(shí)地調(diào)研等多種方法，調(diào)查候選承包方的合法性，（即是否為依法成立、合法經(jīng)營的專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)或經(jīng)濟(jì)組織，是否具有相應(yīng)的經(jīng)營范圍和固定的辦公場所）、專業(yè)資質(zhì)、技術(shù)實(shí)力及其從業(yè)人員的履歷和專業(yè)技能，并考察候選承包方從事類似項(xiàng)目的成功案例、業(yè)界評(píng)價(jià)和口碑，同時(shí)綜合考慮企業(yè)內(nèi)外

8、部因素，對(duì)業(yè)務(wù)外包的人工成本、營銷成本、業(yè)務(wù)收入、人力資源等指標(biāo)進(jìn)行測算分析，合理確定外包價(jià)格，嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)外包成本。調(diào)查結(jié)束后，評(píng)估小組應(yīng)編制考核報(bào)告，并按規(guī)定權(quán)限執(zhí)行審批。公司根據(jù)評(píng)估小組反饋的各種信息，按照規(guī)定的程序和權(quán)限從候選承包方中做出選擇，并建立嚴(yán)格的回避制度和監(jiān)督處罰制度，避免相關(guān)人員在選擇承包方過程中出現(xiàn)受賄和舞弊行為。5.3業(yè)務(wù)外包合同的簽訂5.3.1風(fēng)險(xiǎn)因素的識(shí)別及外包合同的簽訂公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門在訂立外包合同前，應(yīng)充分考慮業(yè)務(wù)外包方案中識(shí)別出的重要風(fēng)險(xiǎn)因素，并通過合同條款予以有效規(guī)避或降低。（1） 在合同的內(nèi)容和范圍方面，明確承包方提供的服務(wù)類型、數(shù)量、成本，以及明確界定服

9、務(wù)的環(huán)節(jié)、作業(yè)方式、作業(yè)時(shí)間、服務(wù)費(fèi)用等細(xì)節(jié)。（2） 在合同的權(quán)利和義務(wù)方面，明確企業(yè)有權(quán)督促承包方改進(jìn)服務(wù)流程和方法，承包方有責(zé)任按照合同協(xié)議規(guī)定的方式和頻率，將外包實(shí)施的進(jìn)度和現(xiàn)狀告知企業(yè)，并對(duì)存在問題進(jìn)行有效溝通。（3） 在合同的服務(wù)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)方面，應(yīng)當(dāng)規(guī)定外包商最低的服務(wù)水平要求以及如果未能滿足標(biāo)準(zhǔn)實(shí)施的補(bǔ)救措施。（4） 在合同的保密事項(xiàng)方面，應(yīng)具體約定對(duì)于涉及本企業(yè)機(jī)密的業(yè)務(wù)和事項(xiàng)，承包方有責(zé)任履行保密義務(wù)。（5） 在費(fèi)用結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)方面，綜合考慮內(nèi)外部因素，合理確定外包價(jià)格，嚴(yán)格控制業(yè)務(wù)外包成本。（6） 在違約責(zé)任方面，制定既具原則性又體現(xiàn)一定靈活性的合同條款，以適應(yīng)環(huán)境、技術(shù)和企業(yè)自

10、身業(yè)務(wù)的變化。業(yè)務(wù)外包合同的評(píng)審及簽訂流程，具體參見集團(tuán)合同管理制度。5.3.2業(yè)務(wù)外包管控措施的落實(shí)公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)按照業(yè)務(wù)外包制度、工作流程和相關(guān)要求，落實(shí)業(yè)務(wù)外包實(shí)施全過程的管控措施，包括制定與承包方之間的資產(chǎn)管理、信息資料管理、人力資源管理、安全管理等機(jī)制，確保承包方在履行外包業(yè)務(wù)合同時(shí)有章可循。5.4業(yè)務(wù)外包過程管理5.4.1績效評(píng)價(jià)和考核的開展在承包方提供服務(wù)或制造產(chǎn)品過程中，公司應(yīng)密切關(guān)注重大業(yè)務(wù)外包承包方的履約能力，采取動(dòng)態(tài)管理方式，對(duì)承包方開展日常績效評(píng)價(jià)和定期考核。公司應(yīng)對(duì)對(duì)承包方的履約能力進(jìn)行持續(xù)評(píng)估，包括承包方對(duì)該項(xiàng)目的投入是否能夠支持其產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量達(dá)到企業(yè)預(yù)期目

11、標(biāo)，承包方自身的財(cái)務(wù)狀況、生產(chǎn)能力、技術(shù)創(chuàng)新能力等綜合能力是否滿足該項(xiàng)目的要求。5.4.2監(jiān)控和應(yīng)急機(jī)制的建立公司應(yīng)建立即時(shí)監(jiān)控機(jī)制，一旦發(fā)現(xiàn)偏離合同目標(biāo)等情況，應(yīng)及時(shí)要求承包方調(diào)整改進(jìn)。公司對(duì)重大業(yè)務(wù)外包的各種意外情況做出充分預(yù)計(jì)，建立相應(yīng)的應(yīng)急機(jī)制，制定臨時(shí)替代方案，避免業(yè)務(wù)外包失敗造成企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)中斷。5.4.3違約行為的處理有確鑿證據(jù)表明承包方存在重大違約行為，并導(dǎo)致業(yè)務(wù)外包合同無法履行的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)終止合同，并指定有關(guān)部門按照法律程序向承包方索賠。切實(shí)加強(qiáng)對(duì)業(yè)務(wù)外包過程中形成的商業(yè)信息資料的管理。5.5項(xiàng)目驗(yàn)收公司應(yīng)根據(jù)承包方業(yè)務(wù)外包成果交付方式的特點(diǎn)制定不同的驗(yàn)收方式，嚴(yán)格按照有關(guān)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)承包方交付的產(chǎn)品或服務(wù)進(jìn)行審核及測試，確保產(chǎn)品或服務(wù)的質(zhì)量達(dá)到要求，并出具驗(yàn)收證明。驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)異常情況的，應(yīng)當(dāng)立即報(bào)告，查明原因，視問題的嚴(yán)重性與承包方協(xié)商并采取恰當(dāng)?shù)难a(bǔ)救措施，必要時(shí)依法索賠。5.6財(cái)務(wù)核算與披露5.6.1費(fèi)用結(jié)算公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照合同約定的結(jié)算條件、分包業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收證明進(jìn)行交付。財(cái)務(wù)部門應(yīng)審核相應(yīng)的結(jié)算申請(qǐng)單、發(fā)票等原始憑證